Czy regularnie rozwiązujesz wiele wątpliwości lub pytań dotyczących oprogramowania online?
Jeśli odpowiedź brzmi TAK, możesz mieć do czynienia z użytkownikami, którzy jeszcze nie rozumieją Twojego produktu i nie odkrywają jego pełnego potencjału.
Ciągłe otrzymywanie pytań dotyczących oprogramowania może zająć dużo przepustowości wsparcia, powodując częste wypalenie operatora. Aby pomóc zespołowi pomocy technicznej uniknąć tego scenariusza, możesz spróbować utworzyć dokumentację oprogramowania online.
Spis treści:
Co to jest dokumentacja online?
Dokumentacja online działa jak podręcznik, który pomaga użytkownikom zrozumieć, czym jest produkt i wyjaśnia jego funkcje krok po kroku. Pomaga nawet użytkownikom zrozumieć możliwe sposoby, w jakie produkt może im pomóc w pełni wykorzystać swój potencjał.
Możesz dodawać obrazy, filmy, pliki GIF produktów i nie tylko, aby pokazać, jak można włączać i obsługiwać różne funkcje produktu. Dokumentacja online rozwiązań programowych może się różnić w zależności od złożoności danego produktu. Dla niektórych dokumentacja może wydawać się sekcją często zadawanych pytań, podczas gdy dla innych może wydawać się szczegółowym przewodnikiem po produkcie.
Jak działa dokumentacja online?
Narzędzie dokumentacji online działa na wiele sposobów. Oto krótka lista, która pomoże Ci ocenić, w jaki sposób może być pomocny po wdrożeniu.
- Działa jako centralny system pamięci masowej: możesz zabezpieczyć wszystkie informacje związane z produktem i stworzyć centralny dostęp dla klientów i zespołów pomocy technicznej, do których mogą się odwoływać, gdy mają wątpliwości co do funkcji lub sposobu jej działania.
- Oszczędność czasu i energii: Tworząc centralne repozytorium informacji o produktach, pomagasz zarówno klientom, jak i przedstawicielom pomocy technicznej zaoszczędzić czas i energię w poszukiwaniu odpowiedniego rozwiązania. Możesz nawet uniknąć częstych wypaleń i pomóc zespołom wsparcia skupić się na pilnych kwestiach wsparcia.
- Promuje zaangażowanie i utrzymanie: narzędzia dokumentacji oprogramowania pomagają również utrzymać klientów w kontakcie z marką podczas całej ich podróży. Klienci mogą uniknąć wyszukiwania odpowiedzi na temat produktu lub jego funkcjonalności w Internecie. Wrócą do stworzonego przez Ciebie zasobu i pozostaną w kontakcie z marką. To świetny sposób, aby utrzymać ich zaangażowanie w markę, a jednocześnie utrzymać je.
- Oferuje dogłębną wiedzę o produkcie: od konfiguracji po wszystkie funkcje, można je znaleźć w dokumentacji online. Możesz nawet dowiedzieć się, kiedy została wydana nowa wersja i jak różni się od poprzedniej. Pomaga potencjalnym klientom w procesie podejmowania decyzji, ponieważ uwzględniają również przypadki użycia i studia przypadków z różnych branż.
- Poprawia jakość obsługi klienta: Jedną z największych korzyści płynących z posiadania dokumentacji online dla Twojej firmy jest poprawa jakości obsługi klienta. Możesz pomóc swojemu zespołowi zaoszczędzić czas i skierować klientów do rozwiązania, które odpowie na ich pytania bez czekania w kolejkach lub oczekiwania na wiadomość e-mail.
Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do dokumentacji online?
Samo zrozumienie dokumentacji online i sposobu jej działania w organizacji nie pomoże w wyborze najlepszego narzędzia. Ale poniższa lista kryteriów może. Oto krótka lista rzeczy, których firma musi szukać, wybierając narzędzie do dokumentacji online.
#1. Intuicyjny edytor
Prosty, ale bogaty w funkcje edytor jest niezbędny, gdy szukasz narzędzi do dokumentacji oprogramowania. Zrozum, że nie jedna, ale wiele osób może skończyć edycję jednego artykułu w tym samym widoku. Dlatego ważne jest, aby każdy mógł zobaczyć, kto wprowadza jaką zmianę w artykule.
#2. Inteligentne wyszukiwanie
Opcja wyszukiwania to ważna funkcja dla każdej platformy dokumentacji. Nie ma nic bardziej katastrofalnego niż odwiedzający, który opuszcza Twoją dokumentację online, sfrustrowany po kilku minutach, ponieważ nie może znaleźć prawidłowych informacji lub produktu, nawet jeśli masz go na stanie. Inteligentna funkcja wyszukiwania oszczędzi czas użytkowników i pomoże im szybko znaleźć odpowiedzi. Wyszukiwanie powinno być wspierane tagami, powiązanymi słowami kluczowymi i nie tylko.
#3. Dogłębna analiza
Dla każdej firmy istotne jest, aby określić, jak ich dokumentacja online radzi sobie wśród klientów/potencjalnych klientów. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy oprogramowanie bazy wiedzy pomaga śledzić następujące wskaźniki:
- Odwiedziny strony
- Najczęściej odwiedzane artykuły
- Nieudane wyszukiwania
- Odpowiedzi zwrotne na każdy artykuł
- Współczynnik odrzuceń
- Średni czas spędzony na artykułach
- Nowi a powracający klienci
I tak dalej. Ale jeśli jedno z rozwiązań programowych oferuje te metryki, nie wahaj się zakwalifikować tej opcji.
#4. Bezpieczeństwo
Zasoby dodane do bazy wiedzy, takie jak informacje o produkcie, jego filmy i obrazy, mają ogromne znaczenie dla każdej organizacji. Dlatego ochrona tych zasobów powinna być jednym z priorytetów podczas wyszukiwania najlepszego oprogramowania do dokumentacji online dla Twojej firmy. Oto lista pytań, które możesz zadać usługodawcy przed sfinalizowaniem produktu:
- Jaka jest Twoja strategia przeciwko nieautoryzowanemu dostępowi?
- Czy do ochrony danych używasz zapór sieciowych lub uwierzytelniania dwuskładnikowego?
- Czy zachowujesz poufność danych?
Pytania takie jak te pomogą Ci wyjaśnić, w jaki sposób dostawca usług zapewnia bezpieczeństwo danych swoim użytkownikom.
#5. Wersjonowanie
Czy platforma obsługuje wersjonowanie?
Jako firma produktowa musisz zapewnić, że ewolucja produktu jest rejestrowana i dokumentowana. Użytkownicy mogą wprowadzać Twój produkt na pokład na różnych etapach ewolucji. Być może będą musieli ponownie zapoznać się ze starszą dokumentacją, aby lepiej zrozumieć funkcję produktu. Jest to przydatne nie tylko dla użytkowników końcowych, ale także dla zespołu ds. rozwoju produktu.
Dlatego platforma powinna obsługiwać wersjonowanie ze znacznikiem czasu.
#6. Zarządzanie przepływem pracy
Twoja baza wiedzy musi oferować pełną kontrolę dostępu do skutecznego zarządzania przepływem pracy. Na przykład, jeśli jesteś administratorem, powinno umożliwiać przypisywanie ról osobom, które będą miały dostęp do oprogramowania w celu pisania i edycji. Osoby piszące artykuł muszą mieć ograniczony dostęp, natomiast osoby edytujące artykuły będą miały inną kontrolę.
7. Dostosowywanie
Jak wiemy, personalizacja służy zadowoleniu użytkowników i zaufaniu do Twojej marki. Dotyczy to również Twojej witryny z dokumentacją. Jeśli użytkownik trafi na Twoją stronę z dokumentacją, powinien to poczuć jako część Twojej marki. Platforma powinna zapewniać swobodę dostosowywania witryny z dokumentacją online, nie tylko za pomocą logo i favicon, ale także niestandardowej domeny, niestandardowego adresu URL i projektowania witryny z dokumentacją.
Oto niektóre z najskuteczniejszych narzędzi do dokumentacji online.
Chociaż wskazówki dotyczące wyboru oprogramowania do dokumentacji online są przydatne, byłoby dobrze, gdybyś miał kilka opcji, aby rozpocząć poszukiwania najlepszego narzędzia w branży. W tej sekcji omówiono najlepsze rozwiązania, które mogą pomóc w bezproblemowym tworzeniu kompletnej dokumentacji oprogramowania online.
Zanurzmy się!
Dokument360®
Document360 oferuje kompletne rozwiązanie dokumentacji online, które obejmuje między innymi proste wyszukiwanie, menedżera kategorii, zarządzanie tagami, szablony artykułów i wiele innych. Interfejs użytkownika typu „przeciągnij i upuść” pomaga wyświetlić wszystkie kategorie i ich podkategorie w żądanej kolejności.
To nie wszystko. Jest wyposażony w wyszukiwanie oparte na sztucznej inteligencji, prywatny hosting, funkcje wersjonowania, tworzenie kopii zapasowych i przywracanie itp. Bogaty edytor to coś, co musisz sprawdzić. Możesz wybrać między edytorem Markdown a edytorem WYSIWYG.
Pozwala na pełną personalizację stron z dokumentacją, a opisy artykułów umożliwią dodanie sedna artykułu, co pomaga w szybkim wyszukiwaniu i pozycjonowaniu. Wspiera współpracę na wyższy poziom z zespołem redaktorów, współtwórców i wydawców. Możesz także skonfigurować powiadomienia, aby usuwać lub aktualizować nieaktualne artykuły.
Integruje się z szeroką gamą technologii helpdesk, chatbot i CRO, takich jak Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack i wiele innych. Możesz także zintegrować się z dowolną inną platformą za pomocą fragmentów kodu JavaScript.
Plan zaczyna się od 99 USD miesięcznie.
Kliknijpomoc
Clickhelp, narzędzie do tworzenia pomocy, pomaga w bezproblemowym tworzeniu dokumentacji oprogramowania. To oparte na chmurze rozwiązanie jest znane z tego, że pomaga swoim użytkownikom usprawnić współpracę między zespołem dokumentacji. Oznacza to, że pomoże im w śledzeniu zmian i wprowadzaniu dalszych ulepszeń po potwierdzeniu, kto pisze i edytuje dokumenty.
Pomaga nawet ulepszyć treść, oferując szczegółowe informacje na temat wyników artykułów za pośrednictwem raportów. Ci, którzy mają wątpliwości dotyczące migracji danych z platform takich jak MS Word, HTML, CHM i innych, mogą zostawić swoje zmartwienia za sobą. Clickhelp specjalizuje się w migracji danych z tych i innych platform. Co więcej, jego prosty interfejs użytkownika sprawia, że konfiguracja to bułka z masłem.
Plan zaczyna się od 55 USD miesięcznie.
Zbieg
Confluence, podobnie jak inne rozwiązania dokumentacji online, pomaga użytkownikom tworzyć dokumenty oprogramowania, które można uporządkować w sposób kategoryczny. To drzewo stron umożliwia wyszukiwanie zaawansowane, co pomaga klientom szybciej znaleźć odpowiednie artykuły.
Poza tym możesz współpracować wewnętrznie z innymi zespołami, aby usprawnić poprawność i jakość treści. Aby usprawnić współpracę wewnętrzną i zabezpieczyć zasoby treści i uprawnienia użytkowników. Pomoże Ci to udostępnić dostęp do konta zespołom, które biorą udział w procesie pisania i edycji.
Płatny plan zaczyna się od 55 USD miesięcznie.
Nuklino
Nuclino to kolejne narzędzie do tworzenia dokumentacji oprogramowania, które Twoja organizacja może wziąć pod uwagę, szukając najlepszego rozwiązania na rynku. Ten dostawca usług twierdzi, że pomaga swoim użytkownikom ożywiać treści za pomocą kreatywnych zasobów, takich jak obrazy, filmy i nie tylko. Obsługuje nawet takie funkcje, jak automatyczne zapisywanie, które pomaga zapisywać postęp treści podczas tworzenia dokumentacji oprogramowania.
Ponadto możesz również znaleźć opcje, takie jak wyszukiwanie błyskawiczne, które pomagają klientom w skutecznym znajdowaniu odpowiednich artykułów. Przekonasz się również, że ponad 40 integracji jest całkiem przydatnych, ponieważ usprawnią Twoją pracę i bezproblemowo zaplanują przyszłe artykuły dotyczące aktualizacji produktów i aktualizacji funkcji.
Plan zaczyna się od 5 USD za użytkownika miesięcznie.
DocuWare
DocuWare jest popularny ze względu na swoje wybitne funkcje, takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), które pomaga użytkownikom konwertować tekst obrazu na dane. Pomaga to ich użytkownikom szybciej dodawać odpowiednie dane i udostępniać je swoim klientom.
Możesz także śledzić wersje istniejących dokumentów. Pomogą Ci one monitorować rzeczywistą zawartość opublikowaną w pierwotnej wersji oraz zmiany wprowadzane przy każdej nowej aktualizacji produktu.
Przeczytaj dokumentację
Read the Docs to rozwiązanie do dokumentacji technicznej, które umożliwia bezpłatne tworzenie i hosting artykułów pomocy technicznej dotyczących oprogramowania. Zgadza się; usługodawca twierdzi, że oferuje usługę dokumentacji za darmo. Możesz efektywnie zarządzać wieloma wersjami swoich dokumentów.
Nie musisz się też martwić o płatność za użytkownika. Możesz mieć dowolną liczbę użytkowników do zarządzania dokumentacją oprogramowania. Jedynym haczykiem, jaki ma produkt, są reklamy. Aby działać bezpłatnie, używają reklam jako źródła wspierającego ich działalność. Użytkownicy decydujący się na bezpłatną wersję mogą napotkać wiele reklam, ponieważ ich konta nie są wolne od reklam. Ale ci, którzy wolą zrezygnować z reklam, muszą zapłacić 5 USD za projekt.
GitHub
GitHub jest powszechnie znany z tego, że pomaga programistom w rejestrowaniu dni programowania w swoich profilach. Jeśli profil jest w większości zielony, oznacza to, że programista często koduje i aktualizuje również swoje postępy. Ale niewielu wie, że ta sama platforma oferuje również oprogramowanie do dokumentacji.
Najwyraźniej oferują strony GitHub, a nawet platformę wiki do tworzenia centralnego repozytorium. Ale jeśli zintegrujesz go z platformami takimi jak Jekyll, strony GitHub pomogą Ci bezproblemowo stworzyć kompletną dokumentację produktu. Pamiętaj jednak, że będzie to w większości publiczne, a nie prywatne. Co więcej, będziesz potrzebować dobrych umiejętności programistycznych, aby dokumentacja działała i działała.
Płatny plan zaczyna się od 19 USD miesięcznie.
Co naprawić
Whatfix pomaga w stworzeniu pełnego cyfrowego przewodnika po produkcie. Dzięki temu rozwiązaniu możesz udzielić wskazówek dotyczących działania produktu w najbardziej interaktywny sposób. Dzięki zainstalowanemu oprogramowaniu możesz tworzyć pełną dokumentację, często zadawane pytania i nie tylko.
Oferuje również szczegółową platformę analityczną. Pomoże Ci ocenić, w jaki sposób każdy czytelnik wchodzi w interakcję z każdym artykułem w repozytorium, dając tym samym więcej możliwości ulepszenia ich w celu uzyskania lepszych wyników, a nawet konwersji.
Papier Dropbox
Jeśli uważasz, że Dropbox ogranicza się do przechowywania, powiedzielibyśmy, że pomyśl jeszcze raz. Ich narzędzie do dokumentacji, Dropbox Paper, jest dość popularne jako narzędzie do współedycji. Obiecuje połączyć tworzenie i koordynację. Doskonale nadaje się do tworzenia repozytoriów zarówno do celów wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Interesująca jest jego zdolność do umieszczania w artykułach obrazów, plików audio, filmów i innych typów kreacji. Jedyną rzeczą, która utrudnia wielu osobom wybór tego narzędzia, jest ograniczona możliwość tworzenia folderów. Będzie również bezpłatny dla tych, którzy mają już konto Dropbox. Ale jeśli chcesz mieć osobną subskrypcję, zalecamy skontaktowanie się z ich zespołem.
HelpDocs
HelpDocs jest również jednym z naszych najlepszych typów. Dzieje się tak dlatego, że podobnie jak inne na tej liście, HelpDocs również oferuje możliwość tworzenia dokumentacji, hostowania ich w ramach swoich usług, a nawet monitorowania wydajności wszystkich tworzonych artykułów.
To oprogramowanie oferuje również funkcję „przeciągnij i upuść”, która pomaga uszeregować artykuły na podstawie ich ważności lub kolejności w produkcie. Pomaga nawet oznaczyć kilka artykułów osobno w edytorze dla pisarzy lub zespołów produktowych. Te znaczniki pomogą im zidentyfikować artykuły, które wymagają aktualizacji w celu uzyskania lepszej wydajności i zadowolenia klienta.
Plan dla tego narzędzia zaczyna się od 46 USD miesięcznie.
Czy jesteś gotowy, aby wybrać najlepsze narzędzie do dokumentacji online?
Martwisz się, że klienci nie zrozumieją Twojego produktu? Co powiesz na tworzenie dokumentacji oprogramowania, która pomoże im zrozumieć jego przeznaczenie, funkcjonalność i funkcje?
Tworząc kompletną dokumentację oprogramowania, możesz zapewnić, że klienci znajdą wszystkie odpowiedzi związane z Twoim produktem w jednym miejscu. Mogą również uniknąć chodzenia do zespołów wsparcia i zaoszczędzić czas i energię. Tworzenie dokumentacji od podstaw może być żmudnym zadaniem i wymagałoby większych zasobów po Twojej stronie. W takim przypadku dobrze byłoby użyć oprogramowania do dokumentacji online do tworzenia dokumentów pomocy dla klientów.
Aby pomóc Ci rozpocząć, wymieniliśmy najlepsze opcje, które pomogą Ci rozpocząć podróż do wyboru najlepszego narzędzia do dokumentacji online dla Twojej firmy. Mamy nadzieję, że to pomoże!
Możesz również przyjrzeć się, jak stworzyć piękną dokumentację API.