10 najlepszych programów stowarzyszenia właścicieli domów (HOA) dla Twojej społeczności

Oprogramowanie HOA jest inteligentne do zarządzania stowarzyszeniami właścicieli domów, wspólnot mieszkaniowych i towarzystw mieszkaniowych.

Zarządzanie wspólnotą właścicieli domów lub spółdzielnią mieszkaniową nie jest łatwym zadaniem. W większości przypadków menedżerowie HOA, właściciele nieruchomości i członkowie zarządu zgłaszają, że zadania się nawarstwiają, prośby o usługi pozostają w toku, a ostatecznie cierpi cała społeczność.

Oto oprogramowanie do zarządzania HOA, które digitalizuje wszystkie dane stowarzyszeń właścicieli domów, zadania i zgłoszenia serwisowe. Operator musi tylko wykonać kilka kliknięć myszką, aby uruchomić całą społeczność tylko z komputera.

Kontynuuj czytanie, aby dowiedzieć się o oprogramowaniu do zarządzania HOA i niektórych popularnych nazwach, które powinieneś sprawdzić.

Co to jest oprogramowanie HOA?

Oprogramowanie do zarządzania HOA lub narzędzie stowarzyszenia właścicieli domów to pakiet aplikacji przeznaczony do pomocy personelowi zarządzającemu HOA, zarządcom nieruchomości lub członkom zarządu HOA. Narzędzia HOA umożliwiają digitalizację całej operacji i zarządzanie małymi i dużymi społecznościami z tabletu lub laptopa.

Większość aplikacji stowarzyszeń właścicieli domów to kompleksowe narzędzie CRM. Standardowe narzędzie może zawierać następujące elementy:

  • Baza danych umów online
  • Kreator stron internetowych
  • Generator zgłoszeń serwisowych
  • Menedżer zgłoszeń serwisowych
  • Wysyłanie e-maili HOA
  • Rozmowa na żywo przez czat
  • Bramy płatnicze
  • Planowanie wydarzeń
  • Finansowanie usług
  • Powiadomienia i przypomnienia

Oprogramowanie HOA może koncentrować się na przepisach, operacjach lub administracji. Jednak uniwersalne narzędzia do zarządzania HOA spełniają prawie wszystkie wymagania. Dzięki temu narzędzia typu „wszystko w jednym” są bardziej opłacalne niż oprogramowanie HOA z indywidualnymi funkcjami.

Kluczowe cechy oprogramowania HOA

To będzie przytłaczające, gdy usiądziesz przed wyszukiwarką Google i zaczniesz szukać aplikacji do zarządzania HOA. Narzędzia różnią się znacznie pod względem cech, funkcjonalności i modułów usług. Jednak przed zainwestowaniem w oprogramowanie HOA należy poszukać następujących funkcji:

System płatności

Moduł płatności powinien umożliwiać tryby płatności online, kartą debetową, kartą kredytową, czekiem i IVR. Ponadto, gdy członek zapłacił swoje składki, powinno być skuteczne śledzenie, rejestrowanie i potwierdzanie takich płatności.

Baza danych mieszkańców

Baza danych członków społeczności jest mózgiem każdej aplikacji do zarządzania HOA. Tutaj będziesz przechowywać wszystkie informacje o członku, mieszkańcu, właścicielu, zarządcy nieruchomości, najemcy, pracownikach obsługi, strażnikach itp.

Powinien być również łatwy w obsłudze, a nie tak, jak potrzebujesz eksperta bazy danych MySQL do wykonywania zapytań, edycji rekordów itp. Powinien istnieć graficzny interfejs użytkownika dla bazy danych z automatycznymi polami, w których możesz po prostu wprowadzić dane. Ponadto do pobierania danych powinna istnieć prosta lista rozwijana do wyboru.

Portal rezydenta

Musi istnieć portal, w którym członkowie społeczności mogą logować się do swoich profili. Stamtąd mogą aktualizować swoje dane dotyczące zasad i przepisów HOA.

W portalu można również hostować zawartość tylko dla członków. Ponadto możesz zezwolić członkom na komunikowanie się ze sobą za pośrednictwem poczty e-mail, czatu i forów.

Śledzenie i raportowanie finansów

Śledzenie napływu i odpływu pieniędzy ma kluczowe znaczenie dla każdej społeczności HOA. Narzędzie powinno umożliwiać tworzenie osobnych pól na zarobki i wydatki. Ponadto powinien istnieć pulpit nawigacyjny z widokiem z lotu ptaka, z którego można uzyskać w czasie rzeczywistym informacje o saldzie skarbowym, stanie zapasów itp.

Co więcej, potrzebujesz również narzędzia do raportowania jednym kliknięciem, aby tworzyć miesięczne, kwartalne i roczne raporty i publikować je online na stronie internetowej HOA w celu zapewnienia przejrzystości. Takie raporty finansowe pomogą Ci również uzyskać status organizacji non-profit, gdy połączysz narzędzie HOA z dowolnym oprogramowaniem księgowym non-profit.

Komunikacja i rozmowy

Oddzielny moduł komunikacyjny powinien posiadać funkcje takie jak powiadomienia push, e-maile, SMS-y, zarządzanie kontaktami i bezpieczne udostępnianie informacji.

Ponadto moduł komunikacyjny powinien rejestrować wszystkie rozmowy do przyszłych celów audytu.

Planowanie i zarządzanie wydarzeniami

Posiadanie funkcji zarządzania zdarzeniami i planowania w oprogramowaniu HOA jest dobre. Takie funkcje ułatwiają zarządzanie wydarzeniami, takimi jak przyjęcia, uroczystości itp., w zorganizowany sposób.

Korzyści z oprogramowania HOA

  • Aplikacje do zarządzania HOA mogą usprawnić całą dokumentację, płatności, zgłoszenia serwisowe, śledzenie zgłoszeń serwisowych, wysyłanie przypomnień o płatnościach, zarządzanie księgami finansowymi i tak dalej.
  • Zarządcy nieruchomości mogą rekrutować pracowników w niepełnym wymiarze godzin jako operatorów oprogramowania i redukować zespół operacyjny HOA, aby zaoszczędzić pieniądze.
  • Możesz bez wysiłku digitalizować wszystkie dane i dokumenty w jednym miejscu. Są dostępne do audytu zawsze, gdy jest to wymagane.
  • Zamiast zabezpieczać fizyczne dokumenty pod kluczem, przechowuj dane w narzędziu HOA lokalnie lub w chmurze z rygorystycznym szyfrowaniem.
  • Poprawia raportowanie finansowe, incydentalne i bezpieczeństwa dla wszelkich operacji HOA.
  • Oprogramowanie może zrewolucjonizować sposób komunikowania się mieszkańców. W ten sposób wszyscy są na bieżąco z całą społecznością.

Teraz znajdź poniżej popularne i niezawodne oprogramowanie HOA do bezproblemowego zarządzania społecznościami mieszkalnymi:

PayHOA

PayHOA zapewnia kompleksowe funkcje i 100% zarządzanie online HOA z dowolnego miejsca. Oprogramowanie jest odpowiednie dla wszystkich społeczności mieszkaniowych, takich jak małe HOA, średnie HOA, duże społeczności mieszkaniowe i wiele społeczności.

Narzędzie do zarządzania stowarzyszeniami mieszkańców obejmuje oddzielne moduły dotyczące finansów, zarządzania finansami, komunikacji, dokumentów i wniosków. Posiada również następujące dodatkowe funkcje:

  • Tworzenie i hosting niestandardowej strony internetowej, aby przenieść HOA online
  • Skrytka do cyfrowego skanowania czeków i kierowania do centrów przetwarzania
  • Elektroniczna księga, która śledzi wszystkie czeki przetwarzane przez Lockbox

Narzędzie jest dostępne przez 30-dniowy okres próbny bez karty kredytowej. Jeśli uznasz aplikację za satysfakcjonującą, możesz subskrybować w zależności od jednostek, którymi chcesz zarządzać. Posiada elastyczny schemat subskrypcji od 0 do 50 jednostek, 51 – 150 jednostek i do 301 – 500 jednostek.

DODAĆ

ADDA to kolejny kompleksowy system zarządzania spółdzielniami mieszkaniowymi oferujący rozliczenia, księgowość, komunikację, helpdesk i bezpieczeństwo. Aby zaprojektować kompleksowy system zarządzania HOA, musisz uzyskać od ADDA trzy różne kombinezony. Te garnitury to:

  • ADDA ERP
  • ADDA Strażnik
  • Klub ADDA

ADDA oferuje również autorską aplikację mobilną Apartament SuperApp, która zapewnia wygodny dostęp do HOA dla zarządców nieruchomości, mieszkańców i pracowników obsługi.

ADDA ERP służy przede wszystkim do pomocy technicznej, komunikacji ze społecznościami, księgowości, zarządzania wydatkami, płatnościami, rozliczeniami, raportami administracyjnymi, zasobami HOA i zarządzaniem zapasami.

Z drugiej strony ADDA Gatekeeper służy do zarządzania gośćmi, zarządzania personelem serwisowym, wyprowadzania się, wprowadzania, zarządzania pojazdami, integracji bezpieczeństwa i służb ratowniczych.

ADDA Clubhouse to Twój najlepszy przyjaciel do zarządzania usługami rekreacyjnymi społeczności, takimi jak rezerwacja miejsc online, zarządzanie dostępem do wydarzeń i księgowość kont klubowych.

Rentec Direct

Rentec Direct to oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami z wbudowanymi funkcjami zarządzania HOA. Jej podstawowe usługi są przeznaczone dla zarządców nieruchomości, właścicieli budynków i kontroli najemców. Standardowa subskrypcja tej aplikacji HOA zapewnia następujące usługi:

  • Profesjonalna strona internetowa dla społeczności mieszkańców lub potrzeb wynajmu
  • Kompleksowy system księgowy obejmujący banki, nieruchomości i najemców
  • Przeprowadź weryfikację najemców przed podpisaniem umowy
  • Portal płatności online dla najemców
  • Zarządzanie dokumentami nieruchomości w chmurze

Jej system subskrypcji oferuje dwa produkty. Są to Rentec Pro i Rentec PM.

Rentec Pro jest odpowiedni dla tych, którzy zarządzają swoimi nieruchomościami. Jeśli jesteś członkiem zarządu HOA, możesz pobrać to narzędzie i przypisać operatora do zarządzania wszystkimi zadaniami operacyjnymi i administracyjnymi.

Wręcz przeciwnie, Rentec PM jest przeznaczony dla zarządców nieruchomości, którzy zarządzają wieloma właścicielami nieruchomości i ich aktywami. Zawiera wszystkie funkcje Rentec Pro, a dodatkowo zapewnia aplikację mobilną Owner Portal Mobile oraz usługi zarządzania i raportowania konta powierniczego.

Buildium

Buildium to ujednolicona platforma do zarządzania nieruchomościami, która jest prosta w użyciu. Jego podstawowe cechy obejmują:

  • Operacje biznesowe
  • Leasing
  • Księgowość i Płatności
  • Marketing
  • Wydajność biznesowa

W zależności od opcji, które wybierzesz powyżej, funkcje będą się nieco różnić. Zasadniczo jednak subskrypcja Essential zapewnia następujące funkcje do zarządzania HOA:

  • Strona zarządzania nieruchomościami
  • Prośby o konserwację
  • 1099 e-zgłoszenie
  • Ośrodek mieszkaniowy
  • Płatności online
  • Portfolio dla zarządców nieruchomości
  • Kontrola najemcy

Oprogramowanie HOA jest przeznaczone nie tylko dla towarzystw mieszkaniowych. Możesz również użyć tego narzędzia, jeśli zarządzasz portfelami, takimi jak mieszkania studenckie, mieszkania w przystępnej cenie, nieruchomości komercyjne i stowarzyszenia społeczne.

Inteligentne sieci

Smartwebs to kolejny popularny dostawca aplikacji do zarządzania HOA, który oferuje wiele rozwiązań. Tak więc, w zależności od potrzeb stowarzyszenia rezydentów, możesz wybrać tylko narzędzie do zarządzania, narzędzie księgowe lub oprogramowanie typu „wszystko w jednym”.

SmartBooks to autorskie oprogramowanie księgowe HOA firmy Smartwebs. Automatyzuje czasochłonne zadania pobierania płatności, oferując płatności cykliczne online, przetwarzanie windykacji, przypomnienia o płatnościach itp. Zawiera również system płatności dostawcy.

Narzędzie Smartwebs Management oferuje wszystkie standardowe funkcje dla operacji niefinansowych dla HOA dowolnej wielkości. Jego funkcjonalności obejmują Naruszenia, Architektury, Zlecenia Robocze, Komunikację i SmartPortale.

Jeśli jednak chcesz, aby aplikacja typu „wszystko w jednym” zarządzała wszystkim, możesz uzyskać platformę Smartwebs One z subskrypcją All-In-One.

Yardi Breeze

Breeze to odświeżająco proste narzędzie do zarządzania HOA firmy Yardi Systems. Jego narzędzie ma różne funkcje dla różnych rodzajów aktywów nieruchomościowych. Poniżej przedstawiono klasy aktywów obsługiwane przez Breeze:

  • Wspólnoty Mieszkaniowe
  • Powierzchnie komercyjne
  • Tanie mieszkania
  • Magazyny samoobsługowe
  • Stowarzyszenia Mieszkaniowe
  • Wyprodukowana obudowa
  • PHA

Możesz użyć narzędzia Residential Associations do wszystkich operacji HOA i potrzeb administracyjnych. Jego kluczowe cechy to:

  • Zarządzanie własnością
  • Śledzenie społeczności
  • Konserwacja
  • Księgowość
  • Pobieranie opłat
  • Konta płatne
  • Konfiguracja i wsparcie
  • Dodatki

Oprogramowanie Residential Associations jest dostarczane tylko z subskrypcją Breeze Premier. Ma stawkę płatności na jednostkę za miesiąc z minimalnym miesięcznym zobowiązaniem do zapłaty.

Miesięczny

Jeśli szukasz aplikacji HOA szybko rozwijających się w branży, Monthli powinien być Twoim pierwszym wyborem. Po pierwsze, oprogramowanie HOA jest całkowicie bezpłatne. Jeśli chcesz zaoszczędzić pieniądze na kosztach operacyjnych i administracyjnych swoich spółdzielni mieszkaniowych, możesz skorzystać z tego narzędzia.

Jest wyposażony w unikalne funkcje zarządzania HOA, a są to:

  • Moduł składów dla onboardingowych członków społeczności
  • Komunikacja z narzędziami moderacji i preferencjami
  • System zarządzania dokumentami i fizycznego dostarczania poczty
  • Obieg biletów dla zgłoszeń serwisowych
  • Powiadomienia i przypomnienia
  • Planowanie i zarządzanie wydarzeniami

Chociaż narzędzie jest bezpłatne, zapewnia opcjonalne płatne usługi, takie jak ubezpieczenie, zewnętrzni dostawcy napraw itp., Aby zarabiać pieniądze.

Kontrola mieszkania

Condo Control to kolejne łatwe w użyciu oprogramowanie HOA, z którego członkowie zarządu, zarządcy nieruchomości i mieszkańcy mogą korzystać niezależnie. W ten sposób HOA oszczędzają dużo pieniędzy na personelu administracyjnym. Co więcej, wszystko działa cyfrowo w Condo Control, a Ty oszczędzasz na papierowych dokumentach.

Kombinezon Condo Control ma dedykowane funkcje do obsługi różnych podmiotów z branży nieruchomości, takich jak Condos & Co-ops, HOAs & Communities, Management Companies, Security Management i Facility Management.

Możesz zapisać się do planu Condo Control Core dla niskoprofilowych HOA. Wręcz przeciwnie, zdobądź plan Premium dla głośnych i dużych HOA, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń, konsjerża, prowadzenia dokumentacji i komunikacji.

AplikacjaFolio

AppFolio Property Management unowocześnia Twój HOA dzięki solidnym rozwiązaniom proptech. Pozwala mieszkańcom zarządzać swoim stowarzyszeniem bez zatrudniania zewnętrznego personelu księgowego lub zarządzającego nieruchomością. Narzędzie jest również odpowiednie dla dużych stowarzyszeń społecznych i agencji zarządzania nieruchomościami komercyjnymi.

Oprogramowanie AppFolio HOA posiada wszystkie funkcje, dzięki czemu nie musisz kupować innego oprogramowania wspomagającego zarządzanie HOA. Narzędzie może obsługiwać komunikację, bilety usług remontowych mieszkań, księgowość, raportowanie, leasing, marketing i zarządzanie.

Konsjerż Plus

Concierge Plus ułatwia życie firmom ochroniarskim i zarządcom nieruchomości. To wolne od bałaganu oprogramowanie HOA oferuje nowe sposoby uszczęśliwiania mieszkańców mieszkań i tablic, jednocześnie zwiększając wydajność codziennych operacji HOA.

Narzędzie jest dostępne dla różnych klas aktywów nieruchomości, takich jak kondominia, Gated Communities, HOA, wielorodzinne rezydencje i firmy zarządzające nieruchomościami.

Aplikacja do zarządzania HOA została podzielona na trzy moduły. Są to Zarządzaj, Komunikuj i Integruj. Chociaż narzędzie wyświetla setki funkcji, ceny nie są publiczne. Musisz zarezerwować wersję próbną lub demo, aby otrzymać spersonalizowaną wycenę.

Wniosek

Powody, dla których warto zainwestować w oprogramowanie HOA, są niezliczone. Narzędzia te umożliwiają efektywne łączenie właścicieli domów, mieszkańców, właścicieli i zarządców nieruchomości. Oprogramowanie pomaga w osiągnięciu celów związanych z zarządzaniem społecznością mieszkaniową, ale pozwala również zaoszczędzić trochę pieniędzy.

Jednak przed zakupem oprogramowania HOA warto zapoznać się z powyższymi narzędziami. Oto niektóre z najlepszych opcji na rynku i zapewniają standardowe funkcje do wygodnego prowadzenia stowarzyszenia właścicieli domów.

Roboty ziemne i konstrukcje to dwie trudne głowy, z którymi często muszą sobie radzić stowarzyszenia właścicieli domów. Dlatego możesz również wypróbować te budowlane narzędzia CRM i oprogramowanie do szacowania robót ziemnych dla przyszłych projektów remontowych.