Świat staje się cyfrowy i pozbawiony papieru, od oficjalnych dokumentów, egzaminów i płatności po podpisy.
Cyfryzacja zrewolucjonizowała życie i miejsca pracy, dając Ci możliwość wyboru podpisu elektronicznego.
Podpisywanie dokumentów długopisem staje się przestarzałe. Pandemia COVID-19 dodała oliwy do ognia, przyspieszając pracę zdalną, gdzie podpisy elektroniczne wydawały się być jedyną opcją.
Dlatego używanie tradycyjnych podpisów do użytku osobistego i biznesowego jest niepraktyczne, zwłaszcza podczas pracy z ludźmi z dużych odległości.
Nie wspominając o tym, że fizyczne podpisy wymagają osobistego spotkania, skanowania, drukowania, wysyłania pocztą lub faksowania dokumentu do zainteresowanego personelu. Cały ten proces jest żmudny, czasochłonny i pracochłonny.
Tutaj przydaje się oprogramowanie do podpisów elektronicznych! Automatyzuje proces i oszczędza kłopotów.
Tak więc, jeśli chcesz poprawić swoją produktywność i przepływ pracy, unikając problemów związanych z odwieczną praktyką podpisów, oto Twoja szansa.
Przygotuj się, aby dowiedzieć się więcej o podpisach elektronicznych, a także o jednym z najlepszych do tego oprogramowania.
Spis treści:
Co to jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny (eSignature) to zaszyfrowana forma podpisu, oznaczająca akceptację umowy lub dokumentu elektronicznego. Oprogramowanie, które umożliwia podpisywanie dokumentów online, można określić mianem oprogramowania do podpisu elektronicznego.
Możesz przesłać dokument za pomocą komputera, tabletu lub smartfona, a następnie wysłać go do wielu osób za pomocą oprogramowania. W ten sposób mogą podpisać go online bez konieczności przechodzenia przez tradycyjny proces.
Dzięki oprogramowaniu eSignature możesz bez wysiłku zbierać i przechowywać podpisy, dodając formularze wejściowe do swoich dokumentów.
I nie martw się o jego bezpieczeństwo, ponieważ te typy oprogramowania umożliwiają weryfikację podpisu i ochronę wszystkich wprowadzonych do niego danych za pomocą silnego szyfrowania. Dobrzy dostawcy oprogramowania mogą również oferować więcej funkcji bezpieczeństwa, takich jak dzienniki kontroli, uwierzytelnianie i inne.
Na przykład mogłeś podpisać się imieniem i nazwiskiem podczas odbierania przesyłki za pośrednictwem firmy kurierskiej za pomocą telefonu komórkowego lub tabletu. To właśnie jest podpis elektroniczny.
Voila! Wiedziałeś to.
Niektóre przypadki użycia:
- Umowy sprzedaży
- Umowy z dostawcami lub dostawcami
- Świeże formularze klientów
- Aprobaty klientów
- Zmienić zamówienia
- Wdrażanie pracowników
- Dokumenty prawne, takie jak pościel z zakresu własności intelektualnej
- Weryfikacja wieku i zgoda rodziców
- Umowy o zachowaniu poufności i kanały
Czy podpisy elektroniczne są legalne?
Kolejne ważne pytanie, które nasuwa się niemal każdemu w związku z podpisami elektronicznymi, brzmi – czy są one legalne?
TAk. Za wszelką cenę.
Podpisy elektroniczne są prawnie wiążące.
W 2000 roku Stany Zjednoczone wprowadziły ustawę ESIGN, czyniąc podpisy elektroniczne legalnymi dla każdego użytku wirtualnego. Podobnie inne regiony na całym świecie, takie jak elDAS w Europie, również poszły w ich ślady.
Teraz firmy i przedsiębiorcy indywidualni nie muszą ograniczać się do zawierania umów na papierze.
Jak może pomóc Twojej firmie?
Popularność podpisów elektronicznych rośnie jak pożar. Według Statystykatransakcji eSignature wzrosła z 200 mln w 2014 r. do około 754 mln w 2017 r. Przewiduje się, że wzrośnie o 39% i może osiągnąć ponad 9 073 $ mln do 2023 roku.
Jaki jest powód?
Rozumiem.
Szybki przepływ pracy, aby zaoszczędzić czas ⏱️
Korzystając z podpisu elektronicznego, zużywany czas jest krótszy, ponieważ dokumenty można przypisywać natychmiast online. Nie musisz czekać na przybycie zainteresowanej osoby, a następnie ją podpisać, co utrudnia przepływ pracy, wstrzymując zadania przez dłuższy czas.
Ta technologia jest szczególnie błogosławieństwem dla opieki zdrowotnej i innych krytycznych firm, w których zatwierdzenie musi być natychmiastowe.
Większa wygoda 💯
Podróżowanie do odległych miejsc tylko po to, by uzyskać zgodę, wydaje się teraz odwieczną praktyką. Mając do dyspozycji internet i oprogramowanie eSignature, możesz błyskawicznie przyjmować zgody, co zwiększa wygodę po obu stronach.
Ekologiczny 🌲
Każdego roku do produkcji papieru zużywa się tony papieru, co degraduje środowisko. Pozbądź się papieru, aby ratować drzewa i środowisko, aby następne pokolenie widziało bardziej zielony ekosystem niż my.
Oszczędzaj zasoby ✂️
Podpisy elektroniczne nie tylko oszczędzają czas, ale także koszty. Nie marnuj swoich zasobów na koszty podróży lub kupowanie większej ilości atramentu i papieru. Dodatkowo możesz także zwolnić część pracowników zaangażowanych w skanowanie, drukowanie i dostarczanie dokumentów do pracy nad innymi ważnymi czynnościami.
Jesteś teraz zaznajomiony z prostymi rzeczami, które mogą Ci pomóc, gdy wybierzesz eSignature zamiast podpisów fizycznych.
Jeśli jesteś przekonany, spójrz na jedne z najlepszych programów do obsługi podpisów elektronicznych na rynku, aby czerpać z nich korzyści.
wieczny znak
Zautomatyzuj zarówno podpisy skierowane do klienta, jak i wewnętrzne, a także zatwierdzenia za pomocą wieczny znak. Podpisywanie za pomocą tego narzędzia jest bezpieczne i łatwe przy użyciu dowolnego urządzenia oraz pomaga firmom o każdej skali i wielkości.
Posiada wbudowany edytor, który zapewnia przydatne narzędzia do modyfikowania, podpisywania i wysyłania wszystkich dokumentów w krótkim czasie.eversign ma również w pełni funkcjonalne i potężne API REST oparte na JSON, które automatyzuje funkcje.
Jego funkcje są podobne do tego, co widzieliście w poprzednich narzędziach, takich jak szablony, ścieżki audytu, podpisywanie osobiste, integracja, zgodność itp. Ze względów bezpieczeństwa oferuje 256-bitowy SSL, a ponadto ściśle obsługują go z monitorowanym infrastruktura.
Możesz także zaplanować automatyczne wygaśnięcie dowolnego dokumentu, usunąć je na stałe lub wyeksportować w inne miejsce prywatne. Możesz dodać do 25 członków do zespołu lub zarządzać wieloma firmami.
Korzystaj z niego bezpłatnie dla 5 dokumentów miesięcznie i 3 dokumentów API. Lub skorzystaj z płatnych planów już od 9,99 USD miesięcznie na nieograniczoną liczbę dokumentów i rozszerzone funkcje.
znak teraz
Skorzystaj z pomocy znak teraz do generowania podpisów elektronicznych dla różnych przypadków użycia i usprawnienia przepływu pracy. Wysyłaj dokumenty, aby były podpisane przez kilku odbiorców lub podpisuj własne pliki za pomocą kilku kliknięć. Ich potężny i prosty interfejs API pomaga w łatwy sposób osadzić podpisy elektroniczne w witrynie lub aplikacji w ciągu kilku minut.
Nawet jeśli nie masz połączenia z Internetem, możesz eSign swoje dokumenty w dowolnym miejscu. Umożliwia składanie prośby o dodatkowe informacje lub dokumenty, ustawianie powiadomień o zakończeniu, zbiorcze zapraszanie wielu odbiorców i ustawianie konkretnych zleceń podpisywania szablonów.
Możesz utworzyć unikalne łącze do podpisu, aby podpisać dokumenty, zażądać opcjonalnych sekcji płatności w wypełnianych formularzach i dostosować wiadomości z zaproszeniem do podpisywania. Dodaj kopię węglową (CC) do niektórych odbiorców, którzy mogą potrzebować powiadomień wraz z datą wygaśnięcia. signNow powiadomi Cię również, jeśli odbiorca odmówi podpisania Twojego dokumentu.
Jest zgodny z PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II i 21 CFR Part 11 i ma zaawansowane funkcje ochrony przed zagrożeniami. signNow ma niesamowity interfejs API RESTful, który można szybko zintegrować z innymi narzędziami.
PandaDoc
Zapieczętuj swoje transakcje za pomocą prawnie wiążących i wygodnych podpisów elektronicznych, używając PandaDoc.
Już ponad 20 tys. firm korzysta z tego rozwiązania, aby zaoszczędzić swój czas i zasoby. Używaj PandaDoc do wysyłania ofert, wycen, umów, pobierania płatności, które wymagają zatwierdzenia.
Możesz skorzystać z tego rozwiązania, używając go w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu; lubisz szybko usprawniać pracę. PandaDoc nigdy nie idzie na kompromis w kwestii bezpieczeństwa i zbudował swoją technologię eSignature z pełną zgodnością z UETA i ESIGN. Do każdego podpisanego dokumentu dołączają również certyfikat elektroniczny.
Unikaj zgadywania; zamiast tego użyj ich analizy dokumentów i powiadomień, aby uzyskać natychmiastowy podgląd, gdy potencjalny klient otworzy wysłane dokumenty lub wyświetli je i skomentuje. Oferują ponad 200 profesjonalnie wyglądających szablonów, które mają na celu wywrzeć trwałe wrażenie na Twojej firmie.
PandaDoc integruje się również z ogromną liczbą integracji, aby przyspieszyć przepływ pracy. Obejmuje HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack itp.
Znak nitro
Zapewnij swoim potencjalnym klientom naprawdę wygodne korzystanie z podpisów elektronicznych Znak nitro.
Eliminuje poziomy użytkowania, nadwyżki i nie kosztuje Cię za podpis. Niezależnie od tego, czy pracujesz z umowami, arkuszami kalkulacyjnymi, formularzami, projektami i innymi dokumentami, Nitro zapewnia narzędzia potrzebne do uproszczenia podpisywania elektronicznego.
Jest kompatybilny z wieloma przeglądarkami internetowymi i urządzeniami mobilnymi. Nitro Sign jest bezpieczny i zgodny z amerykańskim ustawodawstwem dotyczącym podpisów elektronicznych. Ułatwia bezproblemową współpracę poprzez udostępnianie dokumentów online, przeglądanie i dodawanie do nich adnotacji w chmurze.
Możesz łatwo zapraszać innych do komentowania dokumentów i śledzić przepływy pracy, przeglądając analizy i powiadomienia w czasie rzeczywistym. Aby chronić Twoje dokumenty i dane, Nitro Sign wykorzystuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe, ścieżki audytu i zaawansowane certyfikaty zgodności z HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield itp.
Rozwijaj swoje projekty i zapewniaj lepsze wrażenia swoim klientom, tworząc, łącząc, konwertując i organizując pliki PDF na swoim urządzeniu. Dzięki temu pomaga wyeliminować błędy ludzkie zaangażowane w ten proces.
Wypełnić
Jest to prawdopodobnie najlepsze i najbardziej wszechstronne rozwiązanie eSignature dostępne w tej chwili. Jest to również prawdopodobnie najłatwiejsza metoda wypełniania plików PDF, a także wysyłania podpisów, które wytrzymałyby w sądzie. Jedna z najlepszych rzeczy? Wypełnić jest to, że może być używany na praktycznie każdym komputerze, iOS, a nawet urządzeniu z Androidem. To naprawdę pomaga w wieloplatformowej funkcjonalności i dostępności.
Użytkownicy Fill mogą być spokojni, wiedząc, że są w dobrych rękach. Fill jest w stanie spełnić światowe standardy bezpieczeństwa, a także standardy prywatności. Postępują również zgodnie z najlepszymi praktykami, jeśli chodzi o bezpieczeństwo. Właśnie dlatego Fill jest szeroko stosowany w branżach takich jak opieka zdrowotna, organy ścigania, nieruchomości i usługi finansowe.
Użytkownicy z przyjemnością dowiedzą się, że ich dane są przechowywane wyjątkowo bezpiecznie dzięki szyfrowaniu klasy wojskowej i zgodnemu z HIPAA. Fill zapewnia również swoim użytkownikom inteligentne analizy. Może to być bardzo przydatne dla wielu różnych firm.
DocuSign
Przyspiesz swoją pracę od umów, listów ofertowych i otwarcia kont po faktury, wykorzystując dźwignię DocuSign. Wysyłaj umowy i podpisuj je online z zachowaniem bezpieczeństwa, bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystasz Ty lub druga strona.
Wyeliminuj powtarzające się ręczne zadania i zaoszczędź niepotrzebnie wydane pieniądze; zamiast tego korzystaj z ich bezproblemowych ofert i imponujących funkcji. Udostępnia aplikacje na trzy platformy – Android, Windows i iOS, dzięki czemu możesz pracować z dowolnego miejsca.
Dowiedz się, jak daleko zaszła Twoja umowa, i ustaw przypomnienia, aby otrzymywać automatyczne powiadomienia na każdym etapie. Do umowy możesz dołączyć standardowe pola, takie jak data i podpis, lub utworzyć pola niestandardowe i zapisać je.
DocuSign umożliwia użytkownikom podpisywanie się w 43 językach i wysyłanie dokumentów w 13 językach. Standaryzuj cały proces i oszczędzaj czas, przechowując dokumenty, z których często korzystasz, i ponownie korzystając z routingu odbiorcy, pól niestandardowych itp. używanych w tych dokumentach.
Połącz i zintegruj eSignatures z narzędziami i oprogramowaniem, z których korzystasz, ponieważ DocuSign obsługuje ponad 350 integracji i wiodące interfejsy API, w tym Salesforce, produkty Google, SAP itp. Odporna infrastruktura DocuSign umożliwia dostarczanie 99,99% dostępności, bardzo potrzebnej w Twojej pracy.
Nie martw się o bezpieczeństwo, ponieważ DocuSign spełnia rygorystyczne standardy bezpieczeństwa stosowane na całym świecie, w tym w UE i USA, a także wykorzystuje silne i zaawansowane technologie szyfrowania danych. Jest zgodny z organami regulacyjnymi, takimi jak UETA, US ESIGN Act i EU elDAS. Przechowują również i generują precyzyjne ścieżki audytu dla Twoich dokumentów.
Jego ceny zaczynają się od 10 USD miesięcznie.
Adobe Sign
Adobe Sign to kolejna dobra opcja dla Ciebie. To proste narzędzie ułatwia wysyłanie dokumentów, podobnie jak wiadomości e-mail. Wszystko, co musisz zrobić, to przesłać plik, wpisać adres e-mail osoby podpisującej i nacisnąć przycisk „wyślij”.
Po stronie osoby podpisującej może kliknąć przesłany przez Ciebie link i samodzielnie się tam podpisać za pomocą przeglądarki na dowolnym urządzeniu, czy to smartfonie, czy komputerze. Dla ich wygody firma Adobe nie wymaga od nich rejestracji lub pobierania.
Możesz przeglądać status podpisu, wysyłać przypomnienia, przeglądać szczegółowe audyty lub anulować prośby o transakcje. Adobe Sign może bezproblemowo współpracować z różnymi narzędziami, dzięki czemu możesz wysyłać dokumenty z narzędzi takich jak Microsoft 365, Dropbox, Box i innych.
Ze względów bezpieczeństwa jest zgodny ze standardami takimi jak PCI DSS, SOC 2 Type 2 i ISO 27001. Obsługuje również różne formaty plików, w tym Adobe PDF i inne pliki PDF, MS Word, Excel i PowerPoint, Text, WordPerfect, grafiki takie jak PNG , GIF, JPG, JPEG, TIF i BMP; wraz z HTML i HTM.
PodpiszŁatwy
Dzięki ponad 10 lat konsekwentnej innowacji, PodpiszŁatwy pomogła już ponad 35 000 organizacjom zautomatyzować proces podpisywania za pomocą eSignatures. Zapomnij o drukowaniu, skanowaniu i faksowaniu dokumentów; zamiast tego użyj tego łatwego w użyciu narzędzia, które oferuje doskonałe wrażenia z podpisywania.
Wystarczy wstawić podpisy do dokumentu za pomocą palca, rysika lub myszy. Możesz też przesłać obraz odręcznego podpisu zrobiony na papierze. Umożliwia wysyłanie dokumentów w sekwencji równoległej lub seryjnej do wielu osób. Możesz także umożliwić innym podpisywanie ich w określonej kolejności, pojedynczo lub jednocześnie.
Możesz przeglądać postęp wysyłania dokumentów, sprawdzając, kto musi je podpisać lub kto już to zrobił. Wysyłaj powiadomienia push lub e-maile jako przypomnienie i otrzymuj powiadomienia, gdy ma miejsce akcja. Inne funkcje obejmują szeroką integrację, zgodność, globalne rozpoznawanie, zaawansowane zabezpieczenia z uwierzytelnianiem odcisków palców, hasłami i certyfikacją SSL.
Obsługuje formaty plików, takie jak MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG itp. Umożliwia także zapisywanie niedokończonych dokumentów, dzięki czemu można wrócić później i wprowadzać zmiany, a także uzyskać dostęp do plików w trybie offline. Importuj swoje dokumenty z chmury, kart SD, e-maili i innych aplikacji.
Jego jakość podpisów jest również wysoka, przypominająca podpisy fizyczne. Możesz ponownie wykorzystać istniejące szablony, dodawać obrazy, adnotacje, inicjały poza tekstami oraz ustawiać niestandardowe pola i stopki wiadomości e-mail, aby przyspieszyć pracę. SignEasy jest dostępny w 24 językach. Dla pewności możesz skorzystać z 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.
WitajPodpisz
Zaufany przez tysiące osób i firm na całym świecie, WitajPodpisz to bezproblemowe rozwiązanie eSignature. Teraz jest własnością Dropbox, dzięki czemu możesz władać mocą obu niesamowitych platform.
Jest dostępny w postaci unikalnego interfejsu internetowego, dodatku Salesforce lub przyjaznego dla programistów API.
Masz możliwość ponownego wykorzystania dokumentów podpisu jako szablonów wraz z szeregiem funkcji, takich jak niestandardowe oznakowanie, załączniki podpisującego, białe etykiety, zaawansowane zarządzanie zespołem, osadzone podpisy elektroniczne i integracja z Salesforce. HelloSign to skarga do HIPAA, więc nie musisz się martwić.
Jego ceny zaczynają się od 15 USD miesięcznie, gdy płacisz rocznie. Możesz również przetestować HelloSign za darmo bez podawania danych karty kredytowej.
Szkice
Szkice to bezpłatne narzędzie do szybszego podpisywania i buduje podpisy elektroniczne w bardzo intuicyjny sposób. To jest powód, dla którego to narzędzie jest łatwe dla każdego, kto ma jakiekolwiek umiejętności, aby z niego korzystać. Archiwizuje i chroni podpisane dokumenty, aby nikt nie mógł ich manipulować w żadnym przypadku.
Docsketch jest zgodny zarówno z amerykańskimi, jak i globalnymi przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych. Ustaw proces podpisywania, aby pytać ich jeden po drugim; wybór nalezy do ciebie! Jeśli ustawisz jakiś porządek, zainteresowana osoba zostanie automatycznie powiadomiona, gdy nadejdzie jej kolej. Pomoże Ci również zobaczyć, ile osób pozostało do podpisania Twojego dokumentu.
Możesz przekształcić dokument w szablon wielokrotnego użytku, aby mieć do niego dostęp w dowolnym miejscu i czasie. Z każdym podpisanym plikiem otrzymasz również szczegółowy raport z informacjami prawnymi. Posiada automatyczne wykrywanie pustych linii w plikach, co pomaga w prawidłowym pozycjonowaniu pól. Dzięki temu przygotowanie dokumentów do ich wypełnienia staje się łatwe i szybsze.
Korzystając z funkcji „Wyślij jako dokument sprzedaży”, możesz uzyskać zatwierdzone pewne typy dokumentów, takie jak oferty, szacunki i propozycje. Jeśli odbiorca jest gotowy do zatwierdzenia, może kliknąć przycisk „Zatwierdź”, a następnie zostanie poprowadzony przez kolejne kroki.
Dodatkowe wskazówki dotyczące wyboru dobrego oprogramowania do podpisu elektronicznego
Może się okazać, że to oprogramowanie oferuje podobny zestaw funkcji, ale są one wyjątkowe pod względem sposobu dostarczania rozwiązań. Dlatego wybór może być mylący. Dlatego zrozum kilka rzeczy, a następnie podejmij decyzję.
- Objętość dokumentów: określ, jak często wysyłasz dokumenty wymagające podpisów elektronicznych. Jeśli jest to tylko kilka razy w roku, nie ma sensu kupować oprogramowania, które oferuje bardzo dużą przepustowość. Zamiast tego wybierz zakres na podstawie wymagań dotyczących głośności.
- Zgodność: nie ufaj ślepo rozwiązaniu. Sprawdź poziom bezpieczeństwa i zgodności, których przestrzegają. Musi weryfikować autentyczność, zapewniać ścieżki audytu i inne ważne cechy potwierdzające jego autentyczność.
- Integracje i API: Sprawdź, jak bezproblemowo integruje się oprogramowanie z narzędziami innych firm, z których już korzystasz. Dowiedz się również, czy udostępniają one konfigurowalny otwarty interfejs API do osadzania funkcji podpisu elektronicznego bezpośrednio w Twojej aplikacji lub witrynie internetowej.
- Wieloplatformowość: upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest łatwo kompatybilne z różnymi platformami. Nie możesz napotkać trudności, jeśli wysyłasz umowę ze smartfona z Androidem, a odbiorca korzysta z systemu macOS.
- Typy dokumentów: oprogramowanie eSignature musi obsługiwać wiele typów dokumentów i formatów, więc nie będziesz mieć problemów w połowie.
Wniosek
Podpisy elektroniczne stały się niezbędne zarówno dla nowoczesnych firm, jak i osób prywatnych. Został szeroko zaakceptowany przez firmy i ma zalety przepisów dotyczących zgodności, które są bardzo potrzebne w kontaktach z klientami z różnych krajów.
Tak więc, jeśli nadal nie korzystasz z tej technologii, nie jest za późno. Pobierz teraz oprogramowanie eSignature i przyspiesz przepływ pracy szybciej niż kiedykolwiek wcześniej!
Następnie wygeneruj swój podpis e-mail.