Zarządzanie codziennym napływem setek wiadomości e-mail może stanowić spore wyzwanie, zwłaszcza jeśli chodzi o wyławianie tych naprawdę istotnych. Standardowe czynności, takie jak odpowiadanie, przekazywanie dalej, kategoryzowanie, archiwizowanie, kasowanie czy ustawianie przypomnień, choć z pozoru zajmują pojedyncze minuty, w sumie potrafią pochłonąć sporą część dnia roboczego.
Na szczęście, dużą liczbę tych rutynowych działań można zautomatyzować, wykorzystując wbudowane funkcje Gmaila oraz aplikacje zewnętrznych dostawców. Co prawda wymaga to początkowego nakładu pracy, polegającego na zdefiniowaniu pewnych reguł i skonfigurowaniu filtrów, jednakże w dłuższej perspektywie pozwala to zaoszczędzić wiele godzin pracy w skali tygodnia.
W dalszej części artykułu przedstawię kilka sprawdzonych metod automatyzacji najczęściej wykonywanych zadań w Gmailu, które pozwolą Ci zyskać cenny czas i uniknąć zbędnego stresu.
Automatyczne dodawanie podpisu do e-maili
Wprowadzenie firmowego podpisu do wiadomości e-mail to skuteczny sposób na wzmocnienie rozpoznawalności marki. Zamiast ręcznego dodawania podpisu, warto zautomatyzować ten proces, tak aby Twój podpis był automatycznie dołączany do każdej nowej wiadomości, a także odpowiedzi. Poniżej opisuję, jak to skonfigurować:
Kliknij ikonę zębatki, a następnie wybierz opcję „Zobacz wszystkie ustawienia”.
W zakładce „Ogólne” odszukaj sekcję „Podpis”. W obszarze „Domyślne ustawienia podpisu” wybierz swój podpis z opcji „Do nowych e-maili” oraz/lub „Przy odpowiedzi/przesłaniu dalej”.
Od tej chwili Twój podpis będzie automatycznie dodawany do każdej napisanej lub wysłanej przez Ciebie odpowiedzi. Jeśli nie masz jeszcze utworzonego podpisu, możesz go stworzyć w tej samej sekcji „Podpis”.
Konfiguracja filtrów
Funkcja filtrowania w Gmailu umożliwia automatyczne wykonywanie różnorodnych akcji w odniesieniu do przychodzących wiadomości. Możesz na przykład kierować maile do konkretnych folderów, archiwizować je, kasować, przekazywać dalej oraz wykonywać inne czynności bez potrzeby ręcznej interwencji. Oto instrukcja, jak to zrobić:
Kliknij przycisk „Pokaż opcje wyszukiwania”, który znajduje się na końcu paska wyszukiwania w górnej części ekranu.
W tym miejscu masz możliwość precyzyjnego określenia, które wiadomości e-mail chcesz filtrować, wykorzystując m.in. nazwę nadawcy, zawarte w treści słowa kluczowe, wykluczenia, temat, załączniki oraz zakres dat. Wypełnij odpowiednie pola według własnych preferencji i kliknij przycisk „Utwórz filtr”.
W następnym kroku zobaczysz listę akcji, które możesz zastosować zarówno do nowych, jak i już zapisanych wiadomości (opcjonalnie). Możliwe jest wybranie kilku akcji jednocześnie. W przypadku, gdy dana akcja wyklucza inną, zostanie ona automatycznie dezaktywowana. Po dokonaniu wyboru, kliknij „Utwórz filtr”, aby zakończyć konfigurację.
Możesz edytować lub usunąć utworzony filtr w ustawieniach Gmaila, w zakładce „Filtry i zablokowane adresy”.
Włącz opcję „Wyślij i archiwizuj”
Aby utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej, możesz archiwizować wiadomości, na które już odpowiedziałeś i które nie wymagają dalszej uwagi. Aby usprawnić ten proces, włącz opcję „Wyślij i archiwizuj” w ustawieniach Gmaila. Spowoduje to automatyczne archiwizowanie wiadomości po udzieleniu na nią odpowiedzi.
W celu aktywowania tej funkcji, przejdź do ustawień Gmaila i w zakładce „Ogólne” zaznacz opcję „Pokaż przycisk „Wyślij i archiwizuj” w odpowiedzi”.
W ten sposób przy odpowiadaniu na e-maile pojawi się nowy przycisk wysyłania. Kliknięcie go lub użycie skrótu klawiszowego Ctrl+Enter spowoduje wysłanie odpowiedzi i automatyczne zarchiwizowanie wiadomości.
Wykorzystanie szablonów odpowiedzi
Możesz znacząco podnieść efektywność swojej pracy z pocztą, tworząc szablony wiadomości, z których będziesz korzystać w sytuacjach, kiedy otrzymujesz powtarzalne pytania. Chociaż początkowo wymaga to pewnego nakładu pracy, w efekcie pozwala znacznie przyspieszyć odpowiadanie na maile, ponieważ wystarczy wybrać odpowiedni szablon, aby wiadomość była gotowa do wysłania.
Na początek należy aktywować tę funkcję. Przejdź do ustawień Gmaila, a w zakładce „Zaawansowane” włącz opcję „Szablony”.
Aby utworzyć szablon, zacznij od napisania wiadomości, a następnie kliknij menu „Więcej opcji” i najedź kursorem na „Szablony”. W tym miejscu zobaczysz listę utworzonych szablonów i opcję „Zapisz wersję roboczą jako szablon”.
Kiedy następnym razem będziesz chciał użyć szablonu, po prostu wybierz go z listy, a zostanie on automatycznie dodany do wiadomości. Możesz także skorzystać z dodatku „Canned Responses Ultimate” do Gmaila, który oferuje jeszcze bardziej zaawansowane funkcje dostosowywania i zarządzania szablonami.
Użycie opcji „Zaplanuj wysyłanie”
Jeśli chcesz, aby wiadomość została wysłana o określonej godzinie, która nie jest dla Ciebie dogodna lub nie chcesz ryzykować, że o tym zapomnisz, możesz zaplanować automatyczne wysłanie wiadomości w późniejszym terminie. Wystarczy, że napiszesz wiadomość, klikniesz strzałkę obok przycisku „Wyślij” i wybierzesz opcję „Zaplanuj wysyłkę”.
Teraz możesz wybrać jedną z sugerowanych godzin lub kliknąć „Wybierz datę i godzinę”, aby otworzyć kalendarz i precyzyjnie wskazać datę i godzinę, o której wiadomość ma zostać automatycznie wysłana.
Możesz również wypróbować rozszerzenie Right Inbox, które oferuje bardziej rozbudowane funkcje planowania i przypomnień.
Automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail
Jeśli używasz wielu kont Gmail, możesz uprościć ich obsługę poprzez automatyczne przekazywanie przychodzących wiadomości z jednego konta na drugie, dzięki czemu będziesz mógł przeglądać je w jednym miejscu. Poniżej opisano, jak to ustawić:
W ustawieniach Gmaila przejdź do zakładki „Przekazywanie i POP/IMAP” i kliknij przycisk „Dodaj adres do przekazywania dalej”.
Wprowadź adres e-mail drugiego konta, a następnie kliknij „Dalej” i zatwierdź monit.
Spowoduje to wysłanie kodu weryfikacyjnego na drugie konto. Skopiuj kod i wklej go w okienku „Weryfikacja”, aby rozpocząć przekazywanie.
Po pomyślnej weryfikacji będziesz mógł skonfigurować, co ma się dziać z wiadomościami e-mail na tym koncie po przekazaniu ich na wskazany adres.
Konfiguracja automatycznej odpowiedzi o nieobecności
W sytuacji, kiedy nie masz możliwości odpowiadania na e-maile, możesz ustawić funkcję automatycznej odpowiedzi o nieobecności, która poinformuje nadawców o Twojej niedostępności i orientacyjnym terminie powrotu.
Aby ustawić automatyczną odpowiedź o nieobecności, otwórz ustawienia Gmaila i w zakładce „Ogólne” odszukaj sekcję „Wiadomość o urlopie”.
W tym miejscu możesz napisać treść wiadomości, ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia automatycznej odpowiedzi. Możesz także wybrać, czy odpowiedź ma być wysyłana do wszystkich nadawców, czy tylko do osób z Twojej listy kontaktów.
Wprowadź potrzebne zmiany i kliknij „Zapisz zmiany”, aby aktywować automatyczną odpowiedź o nieobecności.
Automatyczna organizacja e-maili
Za pomocą aplikacji online SaneBox możesz automatycznie porządkować swoje e-maile, wykorzystując specjalne etykiety i predefiniowane reguły. SaneBox automatycznie tworzy specjalne etykiety, które pomagają uporządkować wszystkie nowe i dotychczasowe e-maile, pozwalając Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne.
Do przykładowych etykiet należą: „wiadomości”, „później”, „usuń później”, „brak spamu”, „brak odpowiedzi”, „załączniki” oraz foldery do odkładania e-maili. Dzięki temu możesz np. automatycznie odkładać mniej istotne wiadomości na później lub otrzymywać przypomnienia o konieczności wysłania odpowiedzi.
Aplikację można także „wytrenować”, ręcznie przenosząc wiadomości do konkretnych folderów. SaneBox zapamięta ten ruch i w przyszłości będzie automatycznie kierować wiadomości o podobnej treści do tego samego folderu.
W celu konfiguracji, należy przyznać SaneBox dostęp do Twojego konta Gmail i przejść przez proces konfiguracji krok po kroku. Po zakończeniu, zmiany zostaną automatycznie wprowadzone w Twojej skrzynce odbiorczej bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania.
Usługa oferuje 15-dniowy okres próbny, po którym należy wybrać jedną z płatnych subskrypcji, aby móc dalej z niej korzystać.
Wyodrębnianie danych z przychodzących wiadomości e-mail może być szczególnie przydatne dla firm, ułatwiając zarządzanie fakturami, kosztami, zamówieniami czy zgłoszeniami do działu obsługi. Z pewnością jednak również zwykli użytkownicy mogą na tym skorzystać, np. wyodrębniając dane o subskrypcjach, rachunkach czy planach wydarzeń.
W tym celu Mailparser jest doskonałym narzędziem, które umożliwia wyodrębnianie informacji w oparciu o reguły zdefiniowane przez użytkownika. Narzędzie udostępnia unikalny adres e-mail, na który można przekazywać wiadomości. Automatycznie wyodrębni ono określone informacje z przesłanych maili w oparciu o zdefiniowane przez Ciebie reguły.
Możesz wykorzystać reguły bazujące na słowach kluczowych, pozycji, wzorcu, danych nagłówka, załącznikach itp., aby zapewnić, że wyodrębnione zostaną tylko potrzebne informacje. Następnie dane można przenieść do arkusza kalkulacyjnego lub systemu CRM.
Dostępna jest bezpłatna wersja narzędzia, pozwalająca na wyodrębnianie danych z 30 wiadomości miesięcznie. W przypadku większej liczby wiadomości, konieczne jest wykupienie odpowiedniej subskrypcji profesjonalnej, która zaspokoi Twoje potrzeby.
Aby uzyskać najwyższy poziom automatyzacji, potrzebujesz dedykowanego narzędzia do automatyzacji Gmaila. Polecam Zapier, przede wszystkim dlatego, że inne narzędzia do automatyzacji ograniczają się zazwyczaj do planowania i filtrowania. Chociaż głównym celem Zapiera jest automatyzacja zadań pomiędzy ponad 5000 różnymi aplikacjami, tutaj skupię się na jego możliwościach automatyzacji zadań w Gmailu.
Za pomocą prostych reguł typu „jeśli to, to tamto” możesz tworzyć nieograniczoną liczbę reguł automatyzujących działania w Gmailu. Poniżej prezentuję kilka możliwych zastosowań:
- Automatyczne zapisywanie załączników w Twojej ulubionej chmurze.
- Tworzenie zadań na podstawie nowych e-maili i automatyczne przesyłanie ich do odpowiednich aplikacji, takich jak Trello.
- Przesyłanie nowych wiadomości spełniających określone kryteria do komunikatorów zespołowych, np. Slack, w celu automatycznego powiadamiania członków zespołu.
- Zapisywanie danych z określonych typów e-maili w Arkuszach Google. Idealne do przesyłania danych z formularzy lub ankiet.
- Uruchamianie automatycznej akcji po ręcznym oznaczeniu wiadomości jako przeczytanej lub oznaczonej gwiazdką.
- Wysyłanie e-maila na podstawie akcji w innej aplikacji, np. po otrzymaniu pliku w Slacku lub rozpoczęciu wydarzenia w Kalendarzu Google.
- Automatyczne dodawanie danych nowego kontaktu do Twojego systemu CRM.
- Tworzenie wydarzeń w Kalendarzu Google na podstawie informacji z nowych e-maili, np. rezerwacji lub zaproszeń.
- Tworzenie list zadań na podstawie nowych e-maili i przesyłanie ich do odpowiednich aplikacji, np. Todoist.
- Wysyłanie automatycznych odpowiedzi o nieobecności na e-maile od konkretnych osób lub zawierające określone słowa kluczowe.
Zapier oferuje w pełni funkcjonalny 15-dniowy bezpłatny okres próbny, po którym należy wybrać jedną z płatnych subskrypcji.
Podsumowanie 🖋️
Wszystkie wymienione funkcje automatyzacji Gmaila są bardzo użyteczne, jednak szczególnie cenię sobie opcję filtrowania, którą można wykorzystać w nietypowy sposób, aby zwiększyć efektywność pracy. Na przykład, automatyczne przesyłanie e-maili z załącznikami do konkretnej etykiety lub automatyczne wysyłanie przygotowanej odpowiedzi na konkretne wiadomości.
Zachęcam również do wypróbowania Zapiera. 15-dniowy okres próbny powinien dać Ci wystarczająco dużo czasu, aby znaleźć sposób na zaoszczędzenie wielu godzin pracy.
Na koniec, warto zapoznać się z ustawieniami Gmaila, aby w pełni dostosować go do swoich potrzeb.
newsblog.pl