Wiele przedsiębiorstw korzysta z oprogramowania do rozliczania czasu i rozliczeń w celu kontrolowania danych finansowych i biznesowych organizacji.
Jako kierownik zespołu prawdopodobnie rozumiesz znaczenie śledzenia czasu pracy i rozliczania. Będziesz chciał mieć pewność, że członkowie Twojego zespołu pracują wydajnie, a proces rozliczeniowy przebiega sprawnie.
Jednak po prostu nie jest możliwe, aby ktoś mógł wydajnie wykonywać te zadania ręcznie. Oto najlepsze oprogramowanie do pomiaru czasu i rozliczeń do śledzenia czasu zespołu w celu ułatwienia śledzenia czasu.
W tym artykule omówiono oprogramowanie do rozliczania czasu i rozliczeń, od tego, jakie są, po korzyści płynące z integracji jednego i kilku doskonałych programów, które pomogą Ci zwiększyć wydajność przepływu pracy.
Ale zanim to, zrozummy,
Spis treści:
Jak definiowane są rozliczane godziny?
Godziny rozliczeniowe to liczba godzin, które firma poświęciła na pracę dla klienta. Może być obliczany na podstawie projektu lub może to być kalkulacja ogólna.
Aby obliczyć rozliczane godziny, musisz najpierw śledzić liczbę godzin przepracowanych przez pracowników nad każdym projektem. W tym celu możesz użyć oprogramowania do śledzenia czasu lub ręcznie, prosząc pracowników o przesyłanie grafików (co jest jednak dość uciążliwe).
Po prześledzeniu godzin możesz określić godziny, którymi obciążony jest klient. Opłaty zależą od rodzaju projektu, umowy, jaką firma ma z klientem oraz polityki firmy.
Jakie są nieefektywności w ręcznym pomiarze?
Mierzenie godzin i czasu rozliczeń może być przytłaczające, gdy próbujesz to zrobić ręcznie. Oczekuje się kilku nieefektywności:
- Dokładne śledzenie godzin przepracowanych nad projektem może być trudne, zwłaszcza dla każdego pracownika. Może to prowadzić do przepłacania lub zaniżania rachunków klientów.
- Ręczne śledzenie rozliczanych godzin jest czasochłonne i stresujące. Wymaga dużego wysiłku i może odwrócić uwagę od pracy nad projektami.
- Zawiera ślad papieru, który może być trudny do zarządzania i może zostać zgubiony lub zagubiony.
- Możesz czuć się zestresowany, upewniając się, że pracownicy dokładnie zgłaszają przepracowane godziny.
- Określenie rentowności projektu również może być nieco trudne. Kiedy masz dużo na stole, obliczanie stawki rozliczeniowej dla każdego projektu może prowadzić do niedokładności w fakturowaniu.
Jakie są główne zalety oprogramowania do rozliczania czasu i rozliczeń?
Istnieje kilka dodatków i oprogramowania rozliczeniowego, których nie chciałbyś przegapić. Obejmuje:
Poprawiona odpowiedzialność
Śledząc rozliczane godziny, możesz dokładnie fakturować swoich klientów i mieć pewność, że otrzymujesz wynagrodzenie za całą swoją pracę. Oprogramowanie może pomóc w śledzeniu wydatków. Dzięki tym informacjom możesz kontrolować swój budżet i upewnić się, że nie wydajesz więcej, niż możesz sobie pozwolić.
Co więcej, możesz łatwo zarządzać wieloma projektami jednocześnie. Może pomóc w utrzymaniu projektów na właściwym torze i zapewnić terminową realizację.
Usprawnij płatności
Zamiast ręcznie śledzić faktury i płatności, oprogramowanie może zrobić to wszystko za Ciebie. Może zwolnić dużo czasu, dzięki czemu możesz skupić się na większej liczbie aspektów swojej firmy.
Kolejną korzyścią jest unikanie opóźnień w płatnościach. Jeśli ręcznie śledzisz płatności, istnieje prawdopodobieństwo, że płatność zostanie pominięta. Może to zaszkodzić reputacji Twojej firmy i utrudnić utrzymanie się na rynku finansowym. Dzięki oprogramowaniu do śledzenia czasu i rozliczeń możesz skonfigurować przypomnienia o terminach płatności, aby nigdy więcej nie przegapić płatności.
Przechwytuje dane
Śledząc swój czas i dane rozliczeniowe, tworzysz historyczny zapis swojej pracy.
Może to być korzystne dla różnych celów, takich jak:
- Identyfikowanie trendów we wzorcach pracy
- Analizowanie procesu pracy w celu znalezienia nieefektywności
- Rekonstrukcja Twojej historii pracy do celów rozliczeniowych lub innych
Zmniejsz koszty operacyjne
Oprogramowanie do śledzenia czasu i rozliczeń może pomóc obniżyć koszty operacyjne poprzez automatyzację procesu śledzenia i rozliczania usług. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania danych i fakturowania.
Lepsza produktywność zespołu
Śledzenie czasu, jaki Twoi pracownicy spędzają na wykonywaniu różnych zadań, pozwala lepiej zrozumieć, dokąd zmierza czas Twojego zespołu. Informacje te można wykorzystać do dostosowania przepływu pracy zespołu, zapewniając, że jest on tak produktywny, jak to tylko możliwe.
Niezbędne funkcje w oprogramowaniu do rozliczania czasu i rozliczeń
Wybierając oprogramowanie do rozliczania czasu i rozliczeń, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji, aby upewnić się, że oprogramowanie jest odpowiednie dla Twojej firmy. Idealnie oprogramowanie do rozliczania czasu i rozliczeń powinno mieć następujące funkcje:
Przydział zadań
Oprogramowanie do rozliczania czasu i rozliczeń musi mieć funkcję przydzielania zadań, w której można przydzielać zadania członkom zespołu i dawać im dostęp do monitorowania postępów. Oprogramowanie musi również umożliwiać przeglądanie zadań przypisanych do każdej osoby i śledzenie postępu każdego zadania.
Śledzenie czasu — rozliczane i nierozliczane godziny
Każda firma świadcząca usługi godzinowe potrzebuje czasu i oprogramowania rozliczeniowego do śledzenia liczby rozliczanych i nierozliczanych godzin. Pozwala nam dokładnie fakturować klientów za świadczone usługi i pomaga firmom identyfikować obszary, w których pracownicy spędzają czas.
Raporty rozliczeniowe
Raporty rozliczeniowe są niezbędne, ponieważ umożliwiają śledzenie dochodów i wydatków. Bez tej funkcji firmy musiałyby ręcznie generować raporty, co jest czasochłonne i podatne na błędy.
Funkcja raportu rozliczeniowego pomaga generować raporty za określony okres i zawiera wszystkie istotne informacje, takie jak data, godzina, zafakturowana kwota i status płatności.
Generowanie faktur
Posiadanie oprogramowania, które może automatycznie generować faktury, pozwoli Ci zaoszczędzić czas i kłopoty. Ta funkcja ułatwia upewnienie się, że prawidłowo rozliczasz klientów.
Dostępność przez telefon komórkowy
Oprogramowanie do rozliczania czasu i rozliczeń powinno być dostępne mobilnie, aby ułatwić zapracowanym profesjonalistom śledzenie czasu i rozliczanych godzin. Może być ratunkiem dla osób, które często pracują poza biurem i nie zawsze mają dostęp do komputera.
Przystępne ceny
Dobre oprogramowanie do rozliczania czasu i rozliczeń to oprogramowanie o przystępnej strukturze cenowej i wielu odpowiednich funkcjach. Ceny muszą być przejrzyste i elastyczne, bez ukrytych opłat i długoterminowych umów.
Należy zaoferować bezpłatną wersję próbną, aby pomóc potencjalnym klientom wypróbować ją przed zakupem, zawsze załatwia sprawę!
Dobra obsługa klienta
Jakość obsługi klienta odzwierciedla, jak bardzo są zaangażowani w wysłuchanie obaw swoich klientów. Zanim dokonasz zakupu, sprawdź ich obsługę klienta i przeczytaj recenzje, aby sprawdzić, czy mówią!
Oto lista najlepszych programów do obsługi czasu i rozliczeń:
Zegaruj mnie
Szukasz wszechstronnego narzędzia do rozliczeń i śledzenia? Twoje polowanie kończy się tutaj! Clockify to najlepsze w swojej klasie oprogramowanie do rozliczania czasu i rozliczeń, które pozwala łatwo śledzić rozliczane godziny i ułatwia obliczanie godzin rozliczeniowych, wykluczając godziny niepodlegające rozliczeniu.
Każda funkcja Clockify ma na celu uproszczenie procesu rozliczeniowego. Możesz usprawnić pracę, konfigurując projekty, śledzenie i tworzenie faktur.
Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, start-upem czy przedsiębiorstwem, to narzędzie z pewnością spełni Twoje wymagania. Nie tylko to, ale otrzymujesz informacje o cennych spostrzeżeniach na temat rentowności klientów.
Najlepsza część? Clockify jest całkowicie darmowy dla każdego.
Faktura Zoho
Zoho Invoice to jedno z najlepszych narzędzi do rozliczania czasu i rozliczeń, które pomaga nadzorować inwestycję czasu dokonaną przez każdą osobę lub cały zespół. To narzędzie może radykalnie zoptymalizować proces rozliczeń i śledzenia.
Faktura Zoho stała się narzędziem do rozliczania faktur i grafików. Korzystając z tego oprogramowania, możesz przydzielać zadania zespołowi, zarządzać projektami i zwiększać produktywność zespołu. Możesz stworzyć uporządkowany przepływ pracy za pomocą zaawansowanej funkcji raportowania Zoho.
Zoho, najlepsze oprogramowanie rozliczeniowe, używane głównie przez małe firmy, jest bezpłatne.
Scoro
Scoro zostało stworzone z myślą o potrzebach firmy w zakresie efektywnego zarządzania czasem i usprawniania faktur. Jest łatwy w użyciu i zrozumiały dla wszystkich członków zespołu.
Zapewnia również automatyczne generowanie raportów śledzenia czasu dla wszystkich członków zespołu, tygodniowe i miesięczne statystyki dotyczące potrzeb rozliczeniowych oraz dobry przegląd projektów, które pochłaniają większość zasobów.
Moje godziny
Dzięki przystępnym planom, intuicyjnemu interfejsowi i imponującym funkcjom Myhours stał się dobrze znanym narzędziem do śledzenia zarządzania listą płac.
Myhours pozwala śledzić działania zespołu bez spędzania godzin na wielu narzędziach. Dzięki temu narzędziu możesz zarządzać całym zespołem z jednego miejsca i mieć jasny wgląd w jego ogólną aktywność.
To narzędzie do rozliczania i śledzenia umożliwia tworzenie raportów dotyczących wszystkich projektów, nad którymi pracujesz dla poszczególnych klientów. Możesz także rzucić okiem na dostępność członków swojego zespołu, dzięki czemu będziesz na bieżąco informowany o tym, do kogo się udać, gdy szukasz outsourcingu.
Dzięki temu narzędziu możesz zwiększyć odpowiedzialność, udostępniając klientom automatyczne raporty i pielęgnując z nimi relacje.
Bill4time
Bill4time został stworzony, aby pomóc Ci uzyskać pełny wgląd w całą operację przepływu pracy. Dzięki przejrzystemu interfejsowi użytkownika firmy mogą bez wysiłku korzystać z pulpitu nawigacyjnego i uzyskiwać zaawansowane analizy.
Bill4time umożliwia dostęp do wszystkich danych za pomocą jednego kliknięcia i eliminuje potrzebę korzystania z narzędzi i arkuszy kalkulacyjnych. Zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym i zaawansowane wskaźniki KPI, aby nadążać za wynikami Twojej firmy. To narzędzie zostało stworzone z myślą o agencjach.
Dostosuj i ustaw cykliczne faktury, rejestruj wydatki i organizuj je za pomocą tego oprogramowania. Bill4time oferuje trzy płatne plany: Time & Billing, Legal Pro i Legal Enterprise.
Toggl
Toggl to kolejne ekonomiczne oprogramowanie do śledzenia czasu i rozliczeń. Został stworzony z myślą o firmach, które chcą poradzić sobie z powtarzającymi się procesami, monitorować czas zainwestowany w każdą czynność i stworzyć zorganizowaną strukturę pracy.
To oprogramowanie skraca czas poświęcany na rutynowe czynności związane ze śledzeniem czasu i rozliczeniami, zapewnia członkom zespołu bezproblemowy przepływ pracy w celu rejestrowania czasu i rozliczeń oraz umożliwia pracę w intuicyjnym i łatwym w użyciu środowisku.
Dzięki Toggl możesz zaoszczędzić czas na ponownym wprowadzaniu kart czasu pracy i fakturowaniu, skrócić czas audytu i poprawić wydajność. Mają bezpłatny plan, plan startowy, plan premium i plan konfigurowalny.
Getcanopy
Getcanopy to świetne oprogramowanie rozliczeniowe dla branż opartych na usługach. To fantastyczne narzędzie jest przeznaczone dla firm, które nie lubią tracić czasu na przepływy pracy i nie mają centralnego systemu do zarządzania czasem nad projektem.
Dzięki Getcanopy łatwo jest sprawdzić czas spędzony przez wszystkich nad każdym projektem. Co więcej, masz widok z lotu ptaka na postępy swojego zespołu i możesz upewnić się, że wszyscy wykonują swoją część pracy za pomocą tego narzędzia.
Kolejną wspaniałą cechą Getcanopy są gotowe do użycia niestandardowe raporty i szablony rozliczeń. Getcanopy ma wiele płatnych planów i dodatków opartych na niektórych zaawansowanych funkcjach, wraz z bezpłatnym planem.
Nutcache
Nutcache to wielofunkcyjne rozwiązanie, które pomaga firmom w budżetowaniu projektów, zarządzaniu wydatkami i zarządzaniu kartami pracy w podróży.
To dobrze zaprojektowane oprogramowanie może z łatwością skonfigurować śledzenie czasu, fakturowanie i rozliczanie konta, zobaczyć rzeczywisty czas spędzony na projekcie klienta i generować dokładne faktury. Dodatkowo za pomocą tego narzędzia możesz wysyłać przypomnienia o zaległych fakturach i dane o opóźnieniach w płatnościach oraz akceptować płatności.
Oprócz funkcji śledzenia czasu i rozliczeń, Nutcache zawiera również wiele funkcji automatyzacji i narzędzi do śledzenia projektów. W zależności od wymagań i wielkości firmy możesz wybrać jeden z planów bezpłatnych, pro i korporacyjnych.
Pszczół
Beebole jest znany ze swojego solidnego narzędzia do śledzenia czasu projektu, którego celem jest pomoc firmom każdej wielkości w optymalizacji ich produktywności.
Skonfiguruj projekty w Beebole i zacznij wypełniać rozliczane godziny w dowolnym miejscu i czasie. Możesz nawet pracować teraz i wypełniać karty czasu pracy później, korzystając z przechowywanych raportów. Członkowie zespołu mogą przeglądać i aktualizować swoje dzienniki czasu i przydziały do zespołu.
Replika
Replicon koncentruje się na wyeliminowaniu stresu związanego z rozliczaniem czasu pracy. Daje ci całą sumę rozliczanych godzin na wyciągnięcie ręki i pozwala śledzić postęp projektu, budżet i rentowność w jednym miejscu.
Oszczędzając od niepotrzebnych bólów głowy i czasu, Replicon to niedrogie, wydajne i skalowalne rozwiązanie, które oferuje wszystko, czego potrzebujesz od narzędzia do śledzenia czasu i fakturowania.
Od szacunków projektów, przez śledzenie wydatków, po szczegółowe raporty, które można udostępniać, a także portal dla klientów — Replicon spełnił oczekiwania. Mają trzy płatne plany, od narzędzia do zarządzania projektami po profesjonalny pakiet do automatyzacji usług.
aplikacja do rozliczania czasu
Aplikacja Timebilling może poprawić jakość Twojej pracy, tworząc zorganizowany obszar roboczy. Twój zespół może śledzić czas i rozliczenia, pingując jednocześnie użytkowników, aby wprowadzali przepracowany czas w czasie rzeczywistym. Wyposażony w intuicyjne pulpity nawigacyjne, Timebilling zapewnia dostęp do członków zespołu oparty na rolach. Pozwala także każdemu uzyskać dostęp i śledzić swoje postępy w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca na świecie.
Dzienniki czasu i faktury są generowane automatycznie, co oznacza, że nie trzeba już poświęcać czasu na rozliczenia. Wszystkie dzienniki czasu są przechowywane w Twojej prywatnej chmurze, więc nie ma koszmaru związanego z eksportem lub tworzeniem kopii zapasowych.
Wniosek
Chociaż na rynku jest nadmiar czasu i oprogramowania rozliczeniowego, tylko kilka z nich jest odpowiednich dla Twojej firmy. Oprogramowanie do śledzenia czasu może być wykorzystywane do wielu różnych celów. Możesz śledzić zadania i rozliczane godziny, monitorować produktywność pracowników i tworzyć listy płac za pomocą najlepszego oprogramowania do rozliczania czasu i rozliczeń.
Ponadto będziesz otrzymywać raporty o tym, jak Twój zespół spędza czas, dzięki czemu możesz zoptymalizować efektywność.
Z powyższej dobrze zbadanej listy 11 narzędzi możesz wybrać to, które wydaje się idealnie pasować do Twojej firmy. Robiąc to, nie zapomnij sprawdzić, czy rozmawiają!
Możesz także zapoznać się z najlepszym oprogramowaniem księgowym dla małych i dużych firm.