Nie masz czasu na czekanie klientów? Usprawnij swoje obowiązki związane z obsługą połączeń dzięki wirtualnym usługom recepcjonisty.
Usługi wirtualnego recepcjonisty to najlepszy sposób na zaoszczędzenie kosztów pracy i zwiększenie produktywności firmy. Te usługi pomogą Ci zwolnić czas i skupić się na rozwiązywaniu innych istotnych problemów biznesowych.
Ten artykuł pomoże Ci znaleźć najlepsze usługi wirtualnego recepcjonisty do odbierania połączeń nawet wtedy, gdy jesteś niedostępny.
Zagłębmy się w więcej szczegółów.
Spis treści:
Czym są usługi wirtualnego recepcjonisty?
Rozmowy telefoniczne są niezbędne w przypadku zapytań i usprawniają proces generowania leadów dla każdej firmy. Odbieranie i obsługa telefonów obsługi klienta ma kluczowe znaczenie i nie można tego uniknąć, nawet jeśli jesteś zajęty prowadzeniem działalności biznesowej.
Tradycyjnie duże firmy z dużym budżetem zatrudniają recepcjonistę na pełen etat, który zajmie się połączeniami przychodzącymi i obsługą klienta. Ale recepcjonistka w domu staje się kosztem ogólnym dla małych firm z ograniczoną liczbą członków.
W tym miejscu pojawiają się usługi wirtualnego recepcjonisty.
Usługi wirtualnego recepcjonisty zapewniają żywym ludzkim recepcjonistom powitanie dzwoniących i zrozumienie powodu ich połączeń. Po przeanalizowaniu dostarczonych informacji połączenia te są kierowane do odpowiednich członków zespołu, poprawiając tym samym interakcję klienta z firmą.
Ogólnie rzecz biorąc, usługi te zapewniają obsługę na żywo 24/7 dla połączeń przychodzących i wiadomości tekstowych. W ten sposób masz pewność, że żadne telefony od klientów nie zostaną przeoczone.
Dlaczego warto zatrudnić wirtualną recepcjonistkę?
Zatrudnienie wirtualnej recepcjonistki to kwestia subiektywna. To zależy od tego, czy potrzebujesz wewnętrznego członka zespołu, czy możesz zlecić pracę.
Podczas gdy duże firmy mogą mieć dedykowany zespół recepcjonistów, nie jest tak w przypadku właścicieli małych firm i start-upów. W celu obniżenia kosztów operacyjnych małe firmy powinny zdecydować się na usługę wirtualnego recepcjonisty.
Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się niektórym korzyściom płynącym z zatrudniania wirtualnych usług recepcjonistów:
- Dodaje profesjonalizmu: powitanie połączeń przychodzących od klientów profesjonalnie nagranym powitaniem ma długotrwały wpływ na Twoją firmę. Stwarza poczucie zaufania, że nie mają do czynienia z nowicjuszem.
- Opłacalność: wirtualni recepcjoniści są tańsi i nie mają żadnego okresu blokady. Możesz aktywować i skonfigurować usługę odbierania połączeń, która zajmie się zapytaniami klientów.
- Ulepszona obsługa klienta: Profesjonalni recepcjoniści są szkoleni w zakresie efektywnej obsługi połączeń i zapytań klientów. Mają doświadczenie w radzeniu sobie z różnymi sytuacjami i pomagają zwiększyć efektywność biznesową.
- Możliwość dostosowania: usługi wirtualnego recepcjonisty umożliwiają zmianę reguł przekazywania połączeń, powitania powitalnego i innych szczegółów komunikacji biznesowej.
- Dostępność: Wewnętrzni recepcjoniści mogą odbierać połączenia przychodzące tylko w godzinach pracy. Natomiast wirtualni recepcjoniści mogą działać przez cały dzień, każdego dnia i zapewniać klientom usługę odbierania połączeń na żywo 24/7.
- Integracje: Zintegruj usługi wirtualnego recepcjonisty z narzędziami komunikacji biznesowej, takimi jak Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams i wieloma innymi.
Teraz, gdy znasz już korzyści z zatrudniania usług wirtualnego recepcjonisty, zacznijmy od naszej listy.
RecepcjaHQ
ReceptionHQ jest światowym liderem dla małych firm, które chcą pracować wydajniej, ale nadal mają w swoim zespole pełnoetatowego pracownika. Ich usługi wirtualnego recepcjonisty obejmują całodobowe odbieranie i obsługę połączeń przychodzących, e-maili i SMS-ów. Mogą również obsługiwać połączenia wychodzące i inne zadania, takie jak planowanie spotkań i wysyłanie przypomnień.
ReceptionHQ obsługuje większość połączeń dla firm ze Stanów Zjednoczonych w godzinach szczytu. Oferują usługę dwujęzyczną bez żadnej umowy o zablokowaniu, dzięki czemu możesz rozpocząć od pozbawionego ryzyka okresu próbnego na 7-dniowe usługi.
Yodel.io
Yodel.io to wirtualna firma recepcyjna, która istnieje od ponad 15 lat, więc wiedzą, co robią. Możesz wybierać spośród w pełni zautomatyzowanego asystenta IVR lub recepcjonisty pracującego zdalnie, aby obsługiwać połączenia. Niektóre godne uwagi funkcje Yodel obejmują inteligentne systemy głosowe IVR, filtrowanie połączeń i integrację z narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Hubspot, Zendesk, Intercom i Slack.
Oferują bezpłatną wersję próbną bez umowy. Ale jeśli chcesz nadal korzystać z ich usług po zakończeniu okresu próbnego, mają różne plany w zależności od Twoich potrzeb.
Konik polny
Jeśli szukasz usługi wirtualnego recepcjonisty, która pozwoli Ci korzystać z osobnego numeru telefonu i odbierać połączenia z dowolnego miejsca na świecie, Grasshopper to świetna opcja. Zapewnia również wirtualny numer telefonu do odbierania połączeń przychodzących na komputerze lub urządzeniu mobilnym. W ten sposób Twój numer pozostanie prywatny i możesz skupić się na wykonywaniu swoich obowiązków biznesowych bez przerwy.
Usługa rozpoczyna 7-dniowy bezpłatny okres próbny, bez wymaganej umowy, więc jeśli to nie zadziała, nie ma żadnych zobowiązań.
Moja Recepcjonistka
MyReceptionist oferuje usługi wirtualnego recepcjonisty i obsługi recepcji, aby zapewnić całodobową dostępność firmy po niższej cenie niż zatrudnienie recepcjonisty na miejscu. Otrzymujesz wszystkie korzyści osobistej recepcjonistki, która pomaga zarządzać połączeniami przychodzącymi, planować terminy lub spotkania i rezerwować podróże, bez żadnych kłopotów, jakie możesz napotkać podczas zatrudniania wewnętrznego pracownika.
MyReceptionist oferuje wiele różnych pakietów w zależności od tego, ile czasu w tygodniu lub miesiącu potrzebujesz pomocy przy obsłudze połączeń od klientów w Twojej firmie.
Rubin
Ruby Receptionists zapewnia profesjonalne wsparcie telefoniczne dla Twojej firmy, wykorzystując moc sztucznej inteligencji (AI) do obsługi połączeń przychodzących do firm na całym świecie. Mogą odpowiadać na pytania dotyczące Twojej firmy w czasie rzeczywistym, odpowiadać klientom w imieniu Twojej firmy, a nawet planować dla Ciebie spotkania.
Z Ruby otrzymujesz dedykowaną aplikację mobilną do sprawdzania czynności związanych z obsługą połączeń i wiadomości tekstowych otrzymywanych od klientów. Możesz łatwo zsynchronizować swoje codzienne harmonogramy z integracjami kalendarza Ruby.
Konwersacyjny
Conversational to usługa wirtualnego recepcjonisty dla firm, które potrzebują wirtualnego recepcjonisty z pełnym zakresem usług lub tych, które mają wiele lokalizacji i potrzebują kogoś do zarządzania połączeniami przychodzącymi z całego świata.
Dzięki Conversational otrzymujesz trzy główne komponenty: zarządzanie recepcją, routing połączeń i zarządzanie pocztą głosową (na przykład konfigurowanie automatycznych sekretarek), a także harmonogram spotkań online i platformę marketingu e-mailowego.
Możesz także korzystać z usług konwersacyjnych na istniejących systemach telefonicznych, takich jak Microsoft Lync lub Cisco Jabber.
Siła odpowiedzi
AnswerForce to w pełni funkcjonalna wirtualna recepcjonistka, która pozwala zarządzać połączeniami przychodzącymi dzięki usługom recepcjonisty 24/7. Zapewnia wiele funkcji, w tym konfigurowalny pulpit nawigacyjny, na którym można przeglądać połączenia przychodzące i zarządzać nimi z jednego miejsca.
Możesz również zintegrować AnswerForce z systemem IVR, takim jak IVRX lub Intercom, jeśli chcesz mieć jeszcze większą kontrolę nad tym, jak dzwoniący są witani, gdy dzwonią do biura firmy lub przez swoje telefony komórkowe.
OdpowiedzPołącz
AnswerConnect to firma telefoniczna działająca od 2001 roku, świadcząca usługi wirtualnego recepcjonisty. Jest członkiem Better Business Bureau, National Association of Professional Women i nie tylko.
Możesz wybrać jeden z dwóch typów wirtualnych recepcjonistów: czat na żywo i wiadomości błyskawiczne (IM). AnswerConnect zapewnia użytkownikom przewagę, ponieważ możesz wybrać odpowiedni typ w oparciu o swoje specyficzne potrzeby.
Niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą, właścicielem firmy, czy osobą, która potrzebuje pomocy przy odbieraniu połączeń, system AnswerConnect może być dostosowany do Twoich wymagań.
Pomoce
Helpware to wirtualna usługa recepcjonistka dla małych i średnich firm. Oferuje szereg usług, w tym planowanie spotkań, przekazywanie połączeń, pocztę głosową i obsługę poczty e-mail.
Helpware to internetowa usługa wirtualnego recepcjonisty, która umożliwia zarządzanie połączeniami przychodzącymi z dowolnego miejsca w dowolnym czasie. Możesz także skonfigurować automatyczne odpowiedzi w zależności od potrzeb dzwoniącego (takie jak umówienie spotkania) lub dodać funkcje, takie jak automatyczna sekretarka, która robi notatki podczas spotkań z potencjalnymi klientami, dzięki czemu nie musisz tego robić samodzielnie.
Abby
Abby to usługa wirtualnego recepcjonisty świadczona przez Zendesk, której można używać do zarządzania połączeniami przychodzącymi, wiadomościami e-mail i czatami. Możesz skonfigurować automatyczne odpowiedzi na zapytania klientów dotyczące zamówień lub terminów dostawy.
Dzięki Abby otrzymujesz powiadomienie, gdy nowy klient zapisze się do newslettera, a także możesz wysłać podziękowanie klientom, którzy przekazują opinie na temat swoich doświadczeń.
PieniądzeGrosz
Moneypenny jest usługodawcą telefonicznym 24/7 z siedzibą w Wielkiej Brytanii i USA od 2000 roku. Masz swobodę wybierania oddanych osób z ich zespołu, a Moneypenny przeszkoli ich w zakresie odbierania telefonów firmowych i zapewnia pomoc na czacie na żywo, dzwonienie transfery, CRM i integracje z kalendarzami.
Możesz zaktualizować swoją dostępność na ich portalu, aby odbierać zaplanowane połączenia, a także sprawdzać historię ostatnich połączeń i wiadomości za dotknięciem palca.
Uwaga końcowa
Podsumujmy, że mówimy o budowaniu relacji z Twoimi klientami.
Ustawienie odpowiedniego tonu na początku każdej rozmowy jest ważne, w przeciwnym razie klienci mogą mieć wrażenie, że zautomatyzował ich system, który nawet nie pamięta ich nazwisk.
Wybranie dowolnej firmy z powyższej listy wirtualnych recepcjonistów wystarczy, aby Twój biznes wyglądał bardziej profesjonalnie i usprawnił proces zapytania.
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci dowiedzieć się więcej o tym, jak usługi wirtualnego recepcjonisty mogą pomóc Ci skoncentrować się na rozwoju firmy, nie martwiąc się o to, jak sprawy są załatwiane za kulisami.
Nie zapomnij zapoznać się z naszą listą najlepszych rozwiązań helpdesku IT, aby zminimalizować wpływ problemów na operacje biznesowe.