W obecnym, szybko zmieniającym się świecie biznesu, zarządzanie płacami w Indiach może stanowić spore wyzwanie.
Na szczęście, pojawienie się specjalistycznego oprogramowania do obsługi płac przyniosło rewolucję w dotychczasowym sposobie realizacji tych procesów.
Obecnie, Twoją rolą jest jedynie monitorowanie całego procesu, podczas gdy oprogramowanie wykonuje za Ciebie najbardziej wymagającą pracę. 🏋️
W tym artykule przyjrzymy się najefektywniejszym indyjskim rozwiązaniom programowym do obsługi płac, które pomogą firmom w usprawnieniu i optymalizacji operacji związanych z wynagrodzeniami.
Czym jest oprogramowanie do obsługi płac?
Oprogramowanie płacowe to zaawansowane narzędzie, które ma za zadanie pomóc organizacjom w uproszczeniu i automatyzacji skomplikowanego procesu administracji płacami. Obejmuje on takie aspekty jak:
- Wyliczanie wynagrodzeń
- Rejestracja czasu pracy
- Obliczenia podatkowe
- Generowanie i dystrybucja list płac
Oraz wiele innych zadań.
Co więcej, dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownika i szerokiej gamie funkcji, firmy mogą zagwarantować terminowe i bezbłędne wypłaty, jednocześnie oszczędzając czas i zasoby.
Zgodnie z najnowszymi analizami, sektor oprogramowania do zarządzania kadrami i płacami odnotowuje ciągły wzrost, osiągając roczne tempo na poziomie 5,5% w latach 2018-2023.
Źródło
Oprogramowanie do obsługi płac znacznie skraca czas potrzebny na ich przetworzenie, a jednocześnie minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami podatkowymi.
Korzyści wynikające z używania oprogramowania płacowego
Oszczędność czasu
Oprogramowanie do obsługi płac przejmuje odpowiedzialność za czasochłonne zadania, takie jak obliczanie wynagrodzeń, potrącenia podatkowe oraz tworzenie list płac. Automatyzacja tych procesów administracyjnych pozwala zespołom kadrowo-płacowym na skupienie się na pilnych inicjatywach i działaniach kluczowych dla rozwoju firmy.
Precyzja i zgodność
Te zaawansowane narzędzia eliminują ryzyko błędów oraz problemów związanych z niezgodnością, które często pojawiają się przy ręcznym obliczaniu list płac.
Oprogramowanie płacowe wspiera firmy w automatyzacji obliczeń zgodnie z wewnętrznymi zasadami i rządowymi regulacjami podatkowymi, co gwarantuje dokładne wypłaty, właściwe potrącenia podatkowe i zgodność z wymogami prawnymi.
Efektywne raportowanie
Oprogramowanie płacowe generuje kompleksowe raporty, oferując wgląd w wydatki związane z wynagrodzeniami, zobowiązania podatkowe oraz zarobki pracowników.
Te raporty ułatwiają sprawozdawczość finansową i umożliwiają rzetelną analizę danych, co wspiera podejmowanie strategicznych decyzji. Ponadto, oprogramowanie pomaga w generowaniu gotowych raportów podatkowych, co znacząco upraszcza proces rozliczeń podatkowych.
Ścieżka audytu i archiwizacja danych
Dzięki oprogramowaniu płacowemu przedsiębiorstwa mogą utrzymywać pełną ścieżkę audytu działań związanych z płacami. System śledzi i dokumentuje:
- Zmiany w aktach pracowniczych
- Korekty wynagrodzeń
- Potrącenia podatkowe
- Raporty z audytów i zapytań
Zapewniając tym samym przejrzystość i zgodność.
Jednakże, wybierając oprogramowanie płacowe na rynku indyjskim, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji.
Funkcje, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania płacowego w Indiach
#1. Automatyzacja
Upewnij się, że oprogramowanie automatyzuje większość zadań administracyjnych, takich jak obliczanie wynagrodzeń, potrąceń podatkowych, premii, potrąceń jednorazowych, urlopów i obecności. Szukaj funkcji automatyzacji, które usprawnią proces obsługi płac i zmniejszą nakład pracy manualnej.
#2. Zgodność z indyjskimi przepisami podatkowymi
Sprawdź, czy oprogramowanie działa w zgodzie z indyjskimi regulacjami podatkowymi, takimi jak TDS (podatek potrącany u źródła), PF (Fundusz Emerytalny), podatek zawodowy (PT), państwowe ubezpieczenie pracownicze (ESI) oraz podatek dochodowy.
Większość oprogramowania do obsługi płac automatycznie aktualizuje i odzwierciedla wszelkie zmiany w indyjskim prawie pracy i przepisach podatkowych.
Co więcej, większość oprogramowania płacowego dostępnego w Indiach wspiera użytkowników w kwestiach związanych ze składaniem zeznań podatkowych, generując niezbędne raporty.
#3. Samoobsługowy portal pracowniczy
Najlepsze globalne systemy płacowe posiadają funkcje ESS (Employee Self-Service). Dzięki nim pracownicy mają dostęp do portali samoobsługowych lub aplikacji mobilnych, gdzie mogą sprawdzać informacje o swoich wynagrodzeniach, przeglądać potrącenia oraz bezproblemowo pobierać dokumenty podatkowe, wszystko w jednym miejscu.
Poza tym, daje to pracownikom możliwość samodzielnego wykonywania wielu zadań związanych z płacami, oszczędzając tym samym czas i energię, które trzeba by poświęcić na wizyty w dziale kadr lub administracji w każdej drobnej sprawie.
#4. Integracje
W pierwszej kolejności, sprawdź, czy oprogramowanie jest w stanie obsługiwać import danych z arkuszy kalkulacyjnych Excela lub innych programów.
Kolejno, powinno mieć wbudowaną opcję integracji z innymi narzędziami HR, takimi jak Quickbooks, systemami zarządzania czasem pracy i obecnością oraz innymi.
Na przykład, jeśli zależy Ci na integracji z zegarem lub systemem biometrycznym, zadanie to powinno być wykonane sprawnie i bez straty czasu.
Jak widać, bezproblemowa integracja z niezbędnymi narzędziami i funkcjami, czyni cały proces komfortowym.
#5. Raportowanie i analityka
Oprogramowanie do obsługi płac musi posiadać zaawansowane funkcje raportowania, które pozwalają generować kompleksowe raporty płacowe, podsumowania finansowe oraz dokumenty podatkowe.
Dodatkowo, narzędzie powinno oferować zaawansowaną analitykę, umożliwiającą analizę trendów płacowych oraz wsparcie w strategicznym podejmowaniu decyzji.
#6. Skalowalność i dostosowywanie
Upewnij się, że plany rozwoju Twojej firmy idą w parze z potencjałem skalowalności oprogramowania. Często, skalowalność wiąże się z dodatkowymi opłatami. Wybierz więc oprogramowanie, które będzie rosło razem z Twoją firmą, nie obciążając przy tym Twojego budżetu.
Ponadto, sprawdź, czy istnieje możliwość dostosowania oprogramowania do specyficznych wymagań płacowych.
Poniżej znajduje się lista wybranych, najlepszych indyjskich programów płacowych. Firmy mogą wybrać oprogramowanie, które najlepiej odpowiada ich potrzebom i budżetowi, aby usprawnić procesy płacowe i zoptymalizować operacje HR.
Zoho Payroll
Zoho Payroll, popularne oprogramowanie płacowe w Indiach, jest kompleksowym rozwiązaniem do zarządzania płacami.
Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie pracownikami, rejestrację obecności, przetwarzanie wynagrodzeń czy zapewnienie zgodności z przepisami, Zoho Payroll obejmuje te wszystkie aspekty.
Kluczowe funkcje
- Zarządzaj listą płac za pomocą kilku kliknięć i automatycznie generuj paski wypłat online, włączając w to podatki, dodatki i zestawienie potrąceń
- Przelewaj wynagrodzenia bezpośrednio na konta bankowe pracowników, zapewniając terminowe wypłaty i potwierdzenia przelewów
- Wbudowane integracje z Zoho People i Zoho Books do zarządzania HR i księgowością
- Zapewnij zgodność z przepisami dotyczącymi PF, PT, ESI, LWF i IT, a także uprość raportowanie podatkowe, ułatwiając ich składanie
- Umożliwiaj bezproblemową współpracę i ogranicz liczbę zapytań od pracowników, dzięki portalom samoobsługowym
- Wprowadź zarządzanie oparte na rolach, aby kontrolować dostęp do najważniejszych danych
Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, czy średnią firmę w Indiach, Zoho Payroll to doskonały wybór, który uprości proces zarządzania płacami. Rozpoczęcie korzystania z oprogramowania jest bezpłatne i umożliwia pracę do 10 pracowników.
RazorpayX Payroll
RazorpayX Payroll (dawniej Opfin) to oprogramowanie oparte na chmurze, które oferuje zestaw funkcji zaprojektowanych w celu uproszczenia zarządzania płacami w firmach. Oprogramowaniu zaufało już ponad 5000 szybko rozwijających się firm, w tym Inc42, Dukaan, Stoa i inne.
Kluczowe funkcje
- Usprawnij zarządzanie urlopami dzięki łatwemu procesowi składania wniosków przez pracowników i scentralizowanej akceptacji dla administratorów za pośrednictwem usługi Slack
- Przetwarzaj listy płac jednym kliknięciem i bezpośrednio przelewaj wynagrodzenia na konta bankowe pracowników
- Efektywnie zarządzaj pracownikami, od wdrożenia po odejście, za pomocą narzędzi takich jak generowanie listów i kalkulator CTC
- Oferuje intuicyjny panel użytkownika do zarządzania odcinkami wypłaty, formularzami 16, deklarowania inwestycji i składania wniosków o płatności
- Zapewnij zgodność z indyjskim prawem pracy i przepisami podatkowymi, automatyzując zgodność ustawową, taką jak TDS, PF, PT, ESIC i inne wymagane dokumenty
RazorpayX Payroll jest najbardziej odpowiedni dla startupów, ze względu na swoją opłacalność i łatwość obsługi. Oferuje darmowy plan, bez żadnych warunków. Istnieje również możliwość indywidualnego dostosowania planów do potrzeb Twojej firmy.
Keka
Keka oferuje szereg inteligentnych narzędzi HR, które usprawniają proces zarządzania zasobami ludzkimi. Jeden z jej podstawowych produktów, Keka Payroll, eliminuje wszelkie problemy związane z tworzeniem, zarządzaniem i wypłatą wynagrodzeń.
Kluczowe funkcje
- Wyświetl podgląd listy płac, porównaj zmiany i przeanalizuj każdy aspekt przed ostatecznym zatwierdzeniem i wydaniem
- Udostępniaj listy płac w różnych formatach za pośrednictwem aplikacji mobilnej, e-maila lub SMS-a; masowo drukuj paski wypłat za pomocą jednego kliknięcia
- Wbudowana zgodność listy płac z automatycznymi obliczeniami dla PF, ESI, TDS i innych
- Rozbuduj system zarządzania wydatkami o narzędzia takie jak skanowanie paragonów, śledzenie przebiegu i tworzenie indywidualnych zasad dotyczących wydatków zespołu
- Zintegruj Keka Payroll z oprogramowaniem księgowym QuickBooks i Tally, w celu wydajnego i dokładnego przesyłania danych oraz optymalizacji procesów zarządzania płacami i finansami
Keka cieszy się zaufaniem ponad 6500 firm, w tym niektórych wiodących marek, takich jak OnePlus, Hyundai, Oppo, eBay i inne. Dodatkowo, możesz skorzystać z darmowej wersji próbnej oprogramowania.
greytHR
greytHR to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania płacami, które zapewnia szybsze przetwarzanie i dokładne wypłaty. Eliminuje uciążliwe arkusze Excela i błędy w obliczeniach płac, zapewniając 100% zgodność z przepisami prawa i terminowe wypłaty wynagrodzeń.
Kluczowe funkcje
- Efektywnie zarządzaj pożyczkami pracowniczymi, w tym śledź spłaty i obliczaj odsetki
- Oferuje portale ESS (Employee Self-Service), które zapewniają pracownikom najwyższej jakości obsługę, większą przejrzystość i mniejszą liczbę zapytań
- Polecenie zapłaty umożliwia przelewanie wynagrodzeń i płatności bezpośrednio na konta bankowe pracowników
- Usprawnij procesy rozliczeń końcowych dla odchodzących pracowników; śledź zaległości wynikające z korekt wynagrodzeń
- Wbudowana analityka listy płac, umożliwiająca podejmowanie trafnych i szybkich decyzji
- Uzyskaj gotowe raporty MIS oraz raporty dotyczące zgodności lub twórz indywidualne raporty dotyczące zgodności z przepisami, wyciągów płacowych lub zapytań ad hoc
GreytHR Payroll cieszy się zaufaniem ponad 20 000 firm i ponad 2 milionów pracowników. Platforma oferuje również dedykowaną aplikację mobilną dla pracowników, dającą dostęp do potrzebnych dokumentów, przesyłanie zgłoszeń i wniosków o urlop.
Paybooks
Paybooks to kompleksowe oprogramowanie kadrowo-płacowe przeznaczone dla firm, które chcą zarządzać listą płac i zapewnić zgodność z przepisami. Platforma wyposażona jest w samoobsługową aplikację mobilną i zaawansowane funkcje automatyzacji, dzięki którym proces płacowy jest niezwykle prosty.
Kluczowe funkcje
- Szybko obliczaj wynagrodzenia i przelewaj je bezpośrednio na konta bankowe pracowników.
- Automatycznie obliczaj podatek i generuj gotowe raporty podatkowe dla Provident Fund, Professional Tax, ESI, Income Tax i innych
- Skonfiguruj zaawansowane zasady urlopowe i ciesz się bezproblemową synchronizacją danych urlopowych i płacowych
- Włącz automatyczną synchronizację z urządzeniami biometrycznymi w celu rejestrowania obecności, nadgodzin i urlopów w czasie rzeczywistym, aby zapewnić płynną obsługę płac
- Bezproblemowo integruj się z Zoho, QuickBooks, Oracle, Securax i innymi platformami w celu zwiększenia funkcjonalności.
Co więcej, Paybooks ma wbudowane narzędzie do planowania podatkowego, które pomaga pracownikom w rozliczeniach i edukuje ich w zakresie odliczeń podatkowych i działań zgodnych z prawem. Paybooki nie posiadają darmowej wersji. Istnieje jednak możliwość skorzystania z 30-dniowego okresu próbnego bez ponoszenia ryzyka.
Empxtrack
Łatwe w obsłudze oprogramowanie płacowe Empxtrack upraszcza proces przetwarzania listy płac i składania deklaracji podatkowych dla firm różnej wielkości. Oprogramowanie zawiera wstępnie skonfigurowane opcje, ale także wiele możliwości dostosowania, aby skonfigurować i modyfikować procesy zgodnie z przepływem pracy w Twojej firmie.
Kluczowe funkcje
- Zapewnij zgodność z przepisami podatkowymi, automatycznie obliczając i potrącając podatki, generując gotowe raporty podatkowe i składając deklaracje podatkowe.
- Usprawnij śledzenie urlopów, zatwierdzanie i obliczenia, w tym różne rodzaje urlopów i rozliczenia międzyokresowe
- Śledź działania poza listą płac, takie jak prowizje, nagrody i inne; twórz raporty specyficzne dla wszystkich działań związanych z listą płac w celu prowadzenia dokumentacji
- Łatwa integracja z wieloma aplikacjami HR i księgowymi dzięki wbudowanemu API
Empxtrack oferuje wielopoziomowy przepływ pracy, zapewniający pełną kontrolę nad obliczeniami płac przed ich ostatecznym zatwierdzeniem.
Cieszące się zaufaniem firm takich jak WarnerBros, HCL i ponad 15 500 innych, oprogramowanie płacowe Empxtrack może zautomatyzować proces wypłaty wynagrodzeń, zapewnić zgodność z przepisami ustawowymi oraz oszczędzić czas i wysiłek.
FactoHR
FactoHR to oprogramowanie płacowe, które zapewnia terminowe i dokładne przetwarzanie listy płac. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi i scentralizowanemu zarządzaniu danymi, upraszcza cały proces płacowy.
Kluczowe funkcje
- Skonfiguruj proces płacowy z nieograniczoną liczbą składników zarobków lub potrąceń dla dowolnego typu struktury wynagrodzeń
- Ponad 15 formatów odcinków wypłaty o różnych układach i sekcjach, które można dopasować do potrzeb Twojej organizacji
- Wbudowane funkcje bezpieczeństwa zapewniające poufność i ochronę danych płacowych
- Gotowe integracje z narzędziami innych firm, takimi jak systemy zarządzania frekwencją i aplikacje księgowe
Ponadto, FactoHR pozwala na grywalizację wyników pracowników, poprzez powiązanie ich celów z konkretnymi zachętami. Możesz również skorzystać z dodatkowych funkcji, takich jak rozpoznawanie twarzy, geo-ogrodzenie, samoobsługa, w celu promowania kultury samoobsługi.
Wave
Oprogramowanie płacowe Wave zostało stworzone z myślą o małych firmach, freelancerach i pracownikach tymczasowych. Oprogramowanie sprawia, że rozliczenia podatkowe stają się wyjątkowo łatwe, a jednocześnie integruje się z narzędziami Wave Accounting, Invoicing i Payments, tworząc zunifikowane środowisko administracyjne.
Kluczowe funkcje
- Bezproblemowo obliczaj i przetwarzaj listy płac dla pracowników i kontrahentów; wypłacaj środki bezpośrednio na konta bankowe za pomocą kilku kliknięć
- Automatycznie obliczaj, potrącaj i przesyłaj niezbędne podatki, aby zapewnić zgodność z przepisami
- Przeglądaj zestawienie wydatków na wynagrodzenia według pracownika, typu wydatków i nie tylko
- Daj pracownikom dostęp do odcinków wypłat i dokumentów podatkowych za pośrednictwem portalu samoobsługowego
- Obsługuj rozliczenia podatkowe, w tym formularze W-2 i 1099 na koniec roku, oszczędzając czas i wysiłek
Dzięki Wave Payroll możesz skupić się na rozwoju swojej firmy, jednocześnie zapewniając płynne i wydajne zarządzanie płacami. Oferuje 30-dniowy okres próbny, z którego możesz skorzystać w dowolnym momencie.
PocketHRMS
PocketHRMS to zaawansowane, inteligentne rozwiązanie płacowe, które upraszcza zarządzanie listą płac, dzięki automatyzacji zgodności.
Kluczowe funkcje
- Automatyczne obliczanie wynagrodzeń, generowanie formularzy i przetwarzanie list płac; użyj narzędzia do projektowania odcinków wypłat, aby utworzyć markowe odcinki wypłat
- Automatycznie obsługuj wymagania ustawowe, takie jak PF, ESI, PT, TDS i inne, zmniejszając liczbę błędów i minimalizując kary.
- Umożliwiaj pracownikom przeglądanie pasków wypłat i informacji podatkowych oraz wnioskowanie o urlopy za pośrednictwem mobilnych i stacjonarnych portali ESS
- Zapewnij poufność i bezpieczeństwo poufnych danych płacowych dzięki zaawansowanym zabezpieczeniom, kontroli dostępu użytkowników i szyfrowaniu danych.
- Ponad 100 szablonów raportów i Super Data Wizard z funkcją obrotową, umożliwiające generowanie indywidualnych raportów
Dzięki PocketHRMS rozliczenia końcowe są bezstresowym procesem. Platforma obsługuje płynne rozliczenia z automatycznym wyliczeniem odpraw, wypłatą niewykorzystanych urlopów i odzyskiwaniem aktywów.
SumoPayroll
SumoPayroll to nowoczesne rozwiązanie kadrowo-płacowe przeznaczone dla małych i średnich przedsiębiorstw. Charakteryzuje się prostym w obsłudze interfejsem, a intuicyjne przetwarzanie listy płac zapewnia w pełni zgodny z przepisami proces płacowy.
Kluczowe funkcje
- Wbudowane rozwiązanie do zarządzania obecnością i czasem, które śledzi zaangażowanie pracowników podczas pracy zdalnej lub w biurze
- Ułatw pracownikom zgłaszanie wydatków, pobieranie pasków wypłat i składanie wniosków o urlop za pośrednictwem samoobsługowej aplikacji mobilnej
- Uzyskaj dostęp do różnorodnych raportów dotyczących zobowiązań podatkowych, rozproszonych płatności, informacji o pracownikach i nie tylko
- Usprawnij planowanie pracowników dzięki konfigurowalnym zasadom zmian, zapewniając zoptymalizowane harmonogramy pracy i eliminując konflikty harmonogramów dla pracowników
SumoPayroll cieszy się zaufaniem setek firm w Indiach. Największą zaletą jest to, że jest bezpłatne, jeśli masz mniej niż 10 pracowników.
HROne
HROne to wiodące indyjskie oprogramowanie kadrowo-płacowe, które zapewnia w 100% bezbłędne i zgodne z przepisami zarządzanie płacami.
Kluczowe funkcje
- Automatycznie twórz strukturę wynagrodzeń dla nowych pracowników; automatycznie kopiuj CTC do bazy danych płac z listu ofertowego, aby zapewnić prawidłowe płatności
- Automatyczne potrącenia ustawowe i generowanie dokumentów dla PF, ESI, podatku zawodowego i innych, w formatach gotowych do opodatkowania
- Posiada inteligentne algorytmy, które porównują różnice w składnikach wynagrodzeń i wyróżniają je na liście błędów
- Portale samoobsługowe dla pracowników, oferujące wsparcie w zakresie pożyczek, łatwe płatności ratalne i szybki dostęp do dokumentów
- Uzyskaj wgląd w czasie rzeczywistym w miesięczne wahania płac, trendy CTC i zobowiązania biznesowe, w jednym miejscu
- Ponad 15 integracji z platformami finansowymi, takimi jak SAP Business One, Microsoft Navision, Tally, niestandardowe systemy ERP i inne
Z HROne możesz doświadczyć inteligentnych, zintegrowanych i uproszczonych procesów kadrowo-płacowych, eliminując ryzyko pomyłek i minimalizując straty czasu.
Saral PayPack
Saral PayPack to kompleksowe oprogramowanie płacowe z najnowocześniejszymi funkcjami bezpieczeństwa i wysoce konfigurowalnymi opcjami, które można dostosować do potrzeb firm dowolnej wielkości, segmentu i branży.
Kluczowe funkcje
- Z łatwością zbieraj i zarządzaj bazą danych pracowników, korzystając z ponad 400 różnych informacji i samoobsługowej aplikacji mobilnej
- Kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami, począwszy od zdefiniowania struktury wynagrodzeń, a skończywszy na dokładnych obliczeniach i generowaniu pasków płacowych
- Dostosuj struktury wynagrodzeń, aby uwzględnić różne dodatki, potrącenia i składniki premii, spełniając unikalne wymagania firmy
- Włącz Saral Intelligent Assistant (SIA), chatbota opartego na sztucznej inteligencji, aby wnioskować o urlopy, przeglądać odcinki wypłat, wykonywać obliczenia TDS i nie tylko
Niezależnie od tego, czy chodzi o dokładne i terminowe przetwarzanie płac, czy o śledzenie obecności pracowników, Saral PayPack jest uniwersalnym oprogramowaniem kadrowo-płacowym dla firm, które chcą w łatwy sposób zarządzać procesem wypłat.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego oprogramowania płacowego ma kluczowe znaczenie dla sprawnej obsługi wypłat w Indiach.
Dzięki przedstawionym tu najlepszym opcjom oprogramowania płacowego w Indiach, automatyzacja obliczeń, zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi, zaoferowanie pracownikom samoobsługi i dostarczenie solidnych raportów stało się proste i łatwe.
Skorzystaj z wygody i wydajności tych najlepszych rozwiązań programowych do obsługi płac, aby zapewnić bezproblemową obsługę wypłat.
Warto również zapoznać się z najlepszymi globalnymi rozwiązaniami płacowymi dla Twoich międzynarodowych pracowników zdalnych.