Zarządzanie prawne przedsiębiorstwem (ang. Enterprise Legal Management – ELM) to podejście, które zapewnia, że wewnętrzny dział prawny dużych organizacji działa sprawnie, transparentnie, odpowiedzialnie, efektywnie i przewidywalnie, szczególnie w kontekście zarządzania kwestiami prawnymi.
Systemy ELM notują ciągły wzrost popularności od lat 90. Prognozy wskazują, że do roku 2028 ich wartość rynkowa przekroczy 1 miliard dolarów. ELM to kluczowy element dla działów prawnych w korporacjach, wspomagający zarządzanie wewnętrznymi doradcami i radzenie sobie z wyzwaniami prawnymi.
W celu zapewnienia jak najlepszej obsługi, systemy ELM korzystają z zaawansowanych technologii oprogramowania, baz danych i technik eDiscovery. W sytuacjach, gdy w grę wchodzą ogromne sumy, firmy potrzebują najwyższej klasy specjalistów i narzędzi prawnych.
Jeżeli reprezentujesz dużą firmę i poszukujesz najlepszego oprogramowania ELM dla swojej organizacji, jesteś we właściwym miejscu. Alternatywnie, jeśli jesteś zespołem ekspertów prawnych i programistycznych, pragnących stworzyć innowacyjne narzędzie ELM, mamy nadzieję, że poniższe informacje zainspirują cię, przedstawiając najnowsze rozwiązania w tej dziedzinie.
Czym jest zarządzanie prawne przedsiębiorstwem (ELM)?
Duże korporacje posiadają własne wewnętrzne działy prawne. Zarządzanie prawne przedsiębiorstwem to obszar, który nadzoruje administrację, działania, strategie, obowiązki oraz efektywność tychże działów prawa korporacyjnego.
ELM jest elementem zarządzania przedsiębiorstwem i obejmuje szereg zadań, takich jak kontrola kosztów w kwestiach prawnych, rozliczenia elektroniczne, budżetowanie korporacyjne, zarządzanie własnością intelektualną (IP), papierami wartościowymi i nadzorowanie zgodności procesów finansowych.
Nowoczesne technologie tworzenia oprogramowania umożliwiły stworzenie zaawansowanej aplikacji, która jest w stanie obsłużyć wszystkie aspekty prawne organizacji na poziomie korporacyjnym. Do zadań wchodzących w zakres ELM należą:
- Przejęcia i fuzje
- Rozstrzyganie sporów i postępowania sądowe
- Licencjonowanie produktów, usług, firm lub własności intelektualnej
- Zarządzanie znakami towarowymi
- Zapewnianie zgodności i zarządzanie poprzez normy prawne
- Kwestie związane z nieruchomościami, roszczeniami, zatrudnieniem, zakupami itp.
Przed pojawieniem się aplikacji ELM firmy korzystały z oddzielnych narzędzi dla każdego z powyższych zadań. Następnie, dane były kompilowane w jednym miejscu w celu sporządzania raportów i podejmowania decyzji. Obecnie, dzięki rozwiązaniom ELM, udziałowcy i kierownictwo firmy mają łatwy dostęp do wszystkich informacji z jednego bezpiecznego oprogramowania, niezależnie od czasu i miejsca.
Jakie problemy rozwiązują systemy ELM?
#1. Zarządzanie sprawami prawnymi, w tym danymi sprawy, dokumentami, zasobami i aktualnym statusem, bez dedykowanej aplikacji może być bardzo skomplikowane. ELM znacząco ułatwia ten proces, czyniąc go jednocześnie bardziej efektywnym kosztowo.
#2. Kontrola wydatków na obsługę prawną wymaga od firmy utworzenia osobnego działu, który będzie śledził koszty doradztwa wewnętrznego, wydatki na zewnętrznych doradców, ewidencję czasu pracy, rozliczenia. Wdrożenie aplikacji ELM pozwala na obniżenie kosztów takiego działu.
#3. Podczas gdy przygotowanie raportu dla inwestorów zajmowało paralegalowi kilka dni, aplikacja ELM jest w stanie wygenerować taki raport w kilka minut. System ELM może również pobierać dane z innych systemów, np. Power BI, Tableau, Excel, ODATA.
#4. Zarządzanie i przechowywanie dokumentacji prawnej, wzorów, umów, podpisów itp. to złożone zadanie. Obecne narzędzia ELM ułatwiają to dzięki digitalizacji, przeglądaniu online, podpisom elektronicznym, zatwierdzaniu online i analizie opartej o sztuczną inteligencję.
#5. Praktyka prawnicza w dużym stopniu opiera się na wcześniejszych sprawach i badaniach ksiąg prawnych. ELM pozwala na automatyzację i usprawnienie pracy badawczej, oferując szablony, listy kontrolne, sprawdzone praktyki, biblioteki klauzul i prognozy dotyczące postępowań sądowych.
#6. Systemy ELM umożliwiają również monitorowanie zgodności, egzekwowanie i stosowanie kodeksów postępowania firmy. Pozwala to na łatwe ustalenie zasad bez konieczności dużych nakładów finansowych na decydowanie o polityce. W jednej scentralizowanej aplikacji dostępne są przepisy dotyczące ochrony środowiska, zarządzania, kwestii społecznych, etycznych, prywatności i korporacyjnych.
7. Jednym z największych wyzwań dla firm jest uzyskiwanie i obrona patentów, znaków towarowych, praw autorskich, wynalazków i innowacyjnych pomysłów. Narzędzia ELM pomagają w zbieraniu pomysłów, badaniach, tworzeniu wniosków patentowych dotyczących własności intelektualnej, licencjonowaniu i zgłaszaniu roszczeń licencyjnych.
Poniżej znajduje się lista popularnych narzędzi ELM, które mogą wesprzeć pracę działu prawnego w twojej firmie:
Bramka Plexus
Bramka Plexus to proste rozwiązanie ELM przeznaczone do zarządzania ryzykiem w różnych podmiotach i grupach biznesowych na poziomie korporacyjnym. Narzędzie wykorzystuje technologie automatyzacji do przekształcenia manualnych procesów administracyjno-prawnych w w pełni zautomatyzowane.
Narzędzie ELM składa się z trzech podstawowych modułów: zarządzanie kontraktami, automatyzacja kontraktów i zarządzanie sprawami. Dodatkowo, oferuje funkcje takie jak:
- Integracja z DocuSign
- Dostęp dla nieograniczonej liczby pracowników
- Zautomatyzowane i zdigitalizowane procesy zatwierdzania
- Bezpieczna współpraca z podmiotami zewnętrznymi
- Szczegółowe analizy danych za pomocą kilku kliknięć
Dzięki temu narzędziu, wewnętrzny zespół ds. ryzyka, zgodności i prawny może zmniejszyć obciążenie administracyjne i skupić się na ważniejszych kwestiach, takich jak przyspieszenie wdrażania wytycznych dotyczących ryzyka i zapewnienie zgodności z normami.
doeLEGAL
doeLEGAL to czołowy dostawca rozwiązań ELM, eDiscovery, usług wsparcia procesów sądowych, oprogramowania do innowacji biznesowych i narzędzi do zarządzania IP. Ascent ELM to marka, pod którą doeLEGAL oferuje rozwiązania dla działu prawnego na poziomie korporacyjnym.
Oferuje szeroki zakres funkcji ELM, m.in.:
- Dostęp do cyfrowego zarządzania kwestiami prawnymi dla wszystkich użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia
- Automatyzacja procesów rozliczeń prawnych poprzez zastosowanie systemów takich jak Uniform Task-Based Management System (UTBMS) i Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES)
- Zarządzanie blokadą prawną za pomocą harmonogramów, e-maili, powiadomień i komunikacji z opiekunami
Głównym celem systemu Ascent ELM jest uproszczenie operacji prawnych w przedsiębiorstwie i obniżenie kosztów, aby zwiększyć marżę zysku firmy.
Pole wyboru
Jeśli twój wewnętrzny zespół prawny napotyka trudności w optymalizacji i automatyzacji procesów prawnych, warto wypróbować Pole wyboru. Jest to narzędzie do tworzenia przepływów pracy metodą „przeciągnij i upuść”, dedykowane wyłącznie dla procesów prawnych. Zmienia sposób, w jaki działa dział prawny, zwiększając jego produktywność i efektywność.
Dostępne są gotowe do użycia aplikacje, które umożliwiają:
- Samoobsługowe i intuicyjne generowanie dokumentów
- Pełną automatyzację obiegu dokumentów i umów prawnych
- Automatyczne formularze online do zbierania danych od wielu współpracowników
- Automatyzację podejmowania decyzji dzięki digitalizacji procesów i wiedzy eksperckiej
- Zarządzanie danymi do rejestrowania i aktualizacji plików
Ponadto, możesz tworzyć aplikacje ukierunkowane na konkretne zadania związane z kwestiami prawnymi, zarządzaniem ryzykiem i zgodnością. Nie wymaga to specjalistycznego szkolenia z programowania, ani wsparcia IT do wyjaśniania skomplikowanych procesów prawnych.
Banita
Czy w procesie zawierania umów często występują opóźnienia? Warto spróbować Banita! Narzędzie to oferuje zaawansowane zarządzanie cyklem życia umowy (CLM), które ułatwia projektowanie bardziej wydajnych przepływów transakcji. Umożliwia również szybkie finalizowanie umów prawnych.
System zawiera zaawansowane funkcje, takie jak automatyczne przepływy umów prawnych, dynamiczne tworzenie szablonów i wbudowaną edycję. Dzięki Outlaw, uruchomienie nowej umowy zajmuje tylko kilka godzin, a nie tygodni.
Innowacyjny system tworzenia umów pozwala na ustawianie szablonów logiki warunkowej bez konieczności pisania kodu. System oferuje też wyszukiwanie umów za pomocą sztucznej inteligencji, obsługę dokumentów od stron trzecich, automatyczne dostosowywanie przepływu pracy i śledzenie dokumentów umów.
Narzędzie można zintegrować z większością aplikacji biznesowych, np. Hubspot, Salesforce, Microsoft 365, SharePoint, QuickBooks, Adobe Sign, Slack.
ProstyPrawny
ProstyPrawny to inteligentna, intuicyjna, skalowalna i łatwa w obsłudze aplikacja w chmurze, przeznaczona do nadzorowania wszelkich aspektów zarządzania prawnego przedsiębiorstwa.
Podstawowe funkcje SimpleLegal to:
- Moduł e-rozliczeń ułatwia pełną wizualizację danych finansowych, monitorowanie wydatków prawnych i prognozowanie przyszłych potrzeb.
- Sprawy są centralnym punktem narzędzia, dlatego wykorzystuje ono dedykowany moduł do zarządzania wszystkimi zewnętrznymi i wewnętrznymi kwestiami prawnymi.
- Narzędzie do zarządzania dostawcami umożliwia monitorowanie zewnętrznych usługodawców i zwiększanie ich produktywności, przy jednoczesnym egzekwowaniu zasad ochrony danych.
- Solidne narzędzie do raportowania i analizy, oferujące pulpity nawigacyjne i sugestie działań strategicznych.
SimpleLegal jest preferowanym rozwiązaniem w wielu działach prawnych.
Bodhala
Jeśli wydajesz zbyt dużo na zewnętrznych radców prawnych, co negatywnie wpływa na przychody firmy, wypróbuj Bodhala. Narzędzie to łączy uczenie maszynowe (ML), sztuczną inteligencję i dane z analizy rynku, aby pomóc zespołowi prawnemu i interesariuszom firmy w podejmowaniu lepszych decyzji i oszczędzaniu pieniędzy.
Przykładowo, możesz korzystać z rozwiązań porównawczych, które zapewniają szczegółową analizę kosztów różnych zewnętrznych kancelarii prawnych w odniesieniu do konkretnego procesu, z którym musisz się zmierzyć. Moduł Comparative Analytics dostarcza danych dotyczących godzin, kosztów, personelu, dokumentacji i zadań związanych z danym zagadnieniem prawnym.
Pancernik
Pancernik to oparte na chmurze narzędzie, które pomaga firmom w automatyzacji, tworzeniu i zarządzaniu procesami prawnymi związanymi z umowami i kontraktami. Narzędzie udostępnia platformę do samodzielnej obsługi dla osób zajmujących się biznesem i prawem, umożliwiając dostosowywanie lub projektowanie szablonów i szybkie zawieranie umów.
Jego funkcje to m.in. podgląd na czerwono, ścieżka audytu, wyszukiwalne zapisy umów, automatyczne podpisy i silnik przepływu pracy umów. Umożliwia firmom na poziomie korporacyjnym anonimowe przeglądanie umów prawnych i kontraktów.
Dodatkowo, strony zewnętrzne i wewnętrzne mogą współpracować przy umowach w celu ich zatwierdzenia i analizować ścieżkę audytu, aby wyłapać błędy, brakujące elementy itp. w celu wprowadzenia poprawek. Narzędzie integruje się z Dropbox, DocuSign, HelloSign, Google Drive, Adobe Sign, Egnyte i umożliwia pobieranie i przesyłanie metadanych.
PrawoVu
Jeśli szukasz wydajnej przestrzeni prawnej dla ELM, PrawoVu to popularne rozwiązanie. LawVu działa jako centralne miejsce dla wszystkich kwestii prawnych, dzięki zintegrowanym narzędziom prawnym. Narzędzia obejmują systemy wspierające produktywność i współpracę, stworzone specjalnie dla wewnętrznych zespołów radców prawnych na poziomie korporacyjnym.
Jest to bezpieczne, szyfrowane i oparte na chmurze oprogramowanie, które umożliwia ekspertom prawnym zarządzanie umowami, wydatkami na usługi prawne, postępowaniami sądowymi, raportami danych i bazami wiedzy.
Ponadto, narzędzie integruje się z aplikacjami biznesowymi. Możesz bez problemu współpracować z narzędziami innych firm do wymiany danych, takimi jak Workshare, Slack, Okta, Microsoft 365, Teams, DocuSign i Gmail.
BRYTER
BRYTER pomaga w transformacji przepływu pracy w obszarze usług prawnych w firmie, upodabniając go do systemu samoobsługowego w trybie autopilota, a nie do grupy ludzi, którzy nim sterują.
Jest to idealne rozwiązanie, aby od samego początku dostosować narzędzie procesów prawnych do potrzeb twojej firmy. Pozwala to na uniknięcie problemów związanych z dalszym wsparciem technicznym.
BRYTER stosuje podejście oparte na zestawach narzędzi do uproszczonego zarządzania prawnego w przedsiębiorstwie z podstawowymi funkcjami, takimi jak automatyczne przepływy pracy prawnej, automatyczne zatwierdzanie dokumentów, zabezpieczenia klasy korporacyjnej, integracja za pośrednictwem API i analiza danych.
Jasna flaga
Jasna flaga to oparte na sztucznej inteligencji rozwiązanie ELM, które ułatwia obsługę wszystkich operacji prawnych, które twoja firma chce obsługiwać za pomocą wewnętrznego zespołu prawnego. Niezależnie od tego, czy chodzi o budżetowanie, zgłoszenia serwisowe, czy prognozowanie, ta aplikacja w chmurze umożliwia wewnętrznym działom prawnym śledzenie i rejestrowanie wszystkich spraw prawnych.
System umożliwia również kontrolowanie i zarządzanie wydatkami prawnymi w tym samym interfejsie użytkownika. Ponadto, posiada ciągle rozwijający się silnik sztucznej inteligencji, który może skanować i analizować dane z dokumentów prawnych, takich jak dokumenty, oświadczenia i formularze.
Mitratech
Mitratech rozpoczęła działalność jako lokalny system zarządzania prawnego. W 2002 roku firma zaczęła oferować kompleksowe narzędzia do zarządzania prawnego w przedsiębiorstwie dla firm średnich i korporacji.
Jest to narzędzie z bogatym zestawem funkcji, z których warto wymienić:
- Zarządzanie cyklem życia umowy (prawnej lub pozaprawnej)
- Zarządzanie sprawami prawnymi
- Automatyzacja przepływu pracy prawnej
- Zarządzanie wydatkami
- Przegląd prawny firmy
Podsumowując, jest to kompleksowe narzędzie do zarządzania prawem, opracowane z myślą o indywidualnych potrzebach prawnych firmy. Cztery moduły oprogramowania: współpraca, TAP Workflow Automation, TeamConnect i Acuity ELM tworzą kompletne rozwiązanie ELM.
ContractPodAi
ContractPodAi to aplikacja online, która umożliwia użytkownikom korporacyjnym, zarówno prawnikom, jak i osobom spoza tego środowiska, pełny wgląd, kontrolę i nadzór nad całym procesem prawnym przedsiębiorstwa. Jest to jedyne rozwiązanie ELM, które umożliwia załatwienie wielu spraw prawnych jednocześnie, posiadające zasoby do kontrolowania niemal każdego postępowania sądowego.
Aplikacja w chmurze obejmuje wszystkie prawne przepływy pracy i oferuje zaawansowane narzędzia samoobsługowe, które pomagają prawnikom w konfigurowaniu, tworzeniu i automatyzacji większości dokumentów prawnych. Inne ważne funkcje to zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), inteligentne repozytorium, zaawansowana analityka i portal negocjacji z dostawcami.
Podsumowanie
Strategia zarządzania prawnego twojej firmy zawsze będzie unikalna. Dlatego potrzebujesz dostosowanego rozwiązania ELM, które będzie odpowiadało na aktualne problemy i wyzwania, jakie mogą pojawić się w przyszłości.
W powyższych sekcjach przedstawiliśmy kilka najlepszych narzędzi ELM, które są używane przez liderów w firmach na poziomie korporacyjnym na całym świecie. Zalecamy skonsultowanie się z działem prawnym, aby wybrać rozwiązanie, które najlepiej pasuje do twojej firmy.
Jeżeli jesteś kancelarią lub grupą prawników obsługującą małe i średnie firmy, szukającą niezawodnego oprogramowania (legal tech) dla kancelarii, zachęcamy do zapoznania się z naszym innym artykułem.
newsblog.pl