12 Oprogramowanie do generowania dokumentów w celu usprawnienia procesów

Jedna rzecz jest niezmienna w twoich operacjach biznesowych — wymóg generowania dokumentów.

W epoce napędzanej technologią firmy przestawiły się z dokumentów papierowych na pliki elektroniczne w chmurze, które nie tylko zmniejszają zużycie papieru, ale także usprawniają proces generowania dokumentów.

Twoje codzienne procesy pracy będą jeszcze bardziej zależeć od generowania dokumentów, jeśli pracujesz w branży prawnej, ubezpieczeniowej lub bankowej.

Faktury, oferty, kontrakty, prezentacje dla klientów, budżety i deklaracje dotyczące polityki wewnętrznej to kluczowe dokumenty, na których Twoja firma zawsze będzie polegać, prowadząc swoją działalność i komunikując się z klientami, pracownikami i dostawcami.

Będziesz musiał działać szybko, aby przygotować i dostarczyć dokumenty polisowe, ujawnienia kont, dokumenty sądowe i inne ważne komunikaty.

W tym artykule wyjaśnimy, dlaczego generowanie dokumentów jest niezbędne i jak może pomóc w zwiększeniu wydajności w Twojej firmie. Zacznijmy więc od razu, bez zbędnych ceregieli!

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do generowania dokumentów

Korzystanie z oprogramowania do generowania dokumentów stało się niezbędne dla firm z następujących powodów.

Twój zespół odniesie korzyści z oszczędności czasu

Projektowanie, edytowanie, tworzenie i importowanie dokumentów to tylko kilka zadań przyspieszonych dzięki doskonałemu zautomatyzowanemu systemowi generowania dokumentów. Uwalnia to kluczowe zasoby ludzkie i zmniejsza potrzebę zmuszania zespołu programistów do tworzenia procesu i rozwiązywania problemów.

Eliminuje błędy i pominięcia

Automatyzacja wszelkich procedur obejmujących liczne ręczne wprowadzanie danych automatycznie zmniejsza prawdopodobieństwo popełnienia błędu przez człowieka. To samo dotyczy tworzenia dokumentów.

Pracownicy uczą się szybciej i mogą regularnie produkować dokumenty wyższego kalibru, gdy w ramach platformy sprzedażowej oferowane jest przyjazne dla użytkownika rozwiązanie do tworzenia wysokiej jakości dokumentów.

Twój branding staje się spójny

Jednolity wygląd i charakter całej komunikacji korporacyjnej ma zasadnicze znaczenie dla skutecznego budowania marki firmy. Dotyczy to papierowej i elektronicznej dokumentacji Twojej firmy, a nie tylko materiałów marketingowych.

Pracownicy mogą tworzyć wysoce konfigurowalne wydruki dla konkretnego klienta, zachowując jednocześnie spójny wizerunek firmy, korzystając z systemu generowania solidnych dokumentów.

Funkcje oprogramowania do generowania dokumentów

Dobre oprogramowanie do generowania dokumentów obejmuje następujące funkcje:

Automatyczne formatowanie i wielokrotne formatowanie

Możesz szybko zmodyfikować dowolny dokument, aby zmienić czcionkę, rozmiar lub typ dokumentu (PDF, Docx, CSV) i nie naruszy to integralności dokumentu.

Ponieważ wielu klientów ma określone preferencje dotyczące rodzaju stosowanego formatu dokumentu, jest to kluczowa funkcja. Upewnij się, że wybrane rozwiązanie zapewnia szeroki zakres opcji formatowania.

Prosta integracja

Możesz szybko łączyć dokumenty z wielu różnych aplikacji, w tym JSON i XML, oraz integrować je z innymi często używanymi programami.

W rezultacie trasowanie danych staje się bardziej powierzchowne i szybsze, a produkcja gotowego produktu jest łatwiejsza ze świadomością, że wszystko zostało wykonane poprawnie.

Zawartość dynamiczna

Jednym z kluczowych elementów narzędzia do tworzenia dokumentów jest możliwość łączenia zakresów dynamicznych w celu utworzenia dokumentu. Aby odpowiednio dostosować przekaz i dotrzeć do właściwych odbiorców, warto zdecydować się na narzędzie, które zbierze odpowiednie dane i zamieści je w dokumencie.

Zgodność i bezpieczeństwo

Najlepsze rozwiązania oferują wybór protokołów bezpieczeństwa i zgodności w zależności od potrzeb lub na podstawie dokumentu. Upewnij się, że wybrane rozwiązanie wykorzystuje bezpieczne połączenia SSL i niezawodne, godne zaufania zapory sieciowe.

Teraz, gdy już wiesz, jak wygląda zaawansowane oprogramowanie do generowania dokumentów, poniżej znajduje się lista niektórych z powszechnie używanych platform generowania dokumentów przez firmy.

Inteligentne Dokumenty

Zacznijmy od SmartDocuments, zautomatyzowanej platformy do tworzenia dokumentów, która umożliwia wdrażanie inteligentnych szablonów zdolnych do unowocześnienia obiegu dokumentów, zwiększając w ten sposób produktywność.

Można go łatwo zintegrować z Microsoft Teams i Sharepoint i automatycznie zapisuje dokument.

SmartDocuments jest w stanie automatycznie wstawiać dane klientów i produktów z SAP do dokumentów, co znacznie skraca czas.

Korzystając z poręcznego narzędzia SmartWizard, możesz łatwo tworzyć i zarządzać standardowymi szablonami dokumentów, wprowadzać dane z zewnętrznych systemów i wzmacniać tożsamość korporacyjną.

Dzięki funkcjom tworzenia dokumentów i zarządzania szablonami platforma znajduje zastosowanie w różnych branżach, takich jak rząd, prawo i rekrutacja, w celu skrócenia czasu i ryzyka związanego z tworzeniem dokumentów.

Docmoza

Docmosis zapewnia szybki, niezawodny i skalowalny proces generowania dokumentów przy użyciu inteligentnego podejścia opartego na szablonach. Możesz wykorzystać funkcje platformy do tworzenia spersonalizowanych listów, faktur, ofert, umów, zestawień i raportów w formatach PDF i Word.

Jest wyposażony w samoobsługowy mechanizm generowania dokumentów, który z powodzeniem integruje się z niestandardowymi aplikacjami i aplikacjami innych firm. Docmosis zapewnia mnóstwo funkcji usprawniających proces tworzenia złożonych struktur dokumentów.

  • Użyj programu Microsoft Word lub LibreOffice Writer do tworzenia szablonów dokumentów.
  • Wpisz lub dodaj symbole zastępcze zwykłego tekstu dla całej zawartości dynamicznej.
  • Dodaj tekst, obrazy i tabele, kod kreskowy, kod QR i nie tylko.
  • Dodaj konfigurowalne raporty do szablonów.

Fastdok

Fastdok to wszechstronne oprogramowanie do tworzenia dokumentów, które znajduje zastosowanie w różnych sektorach, w tym w IT, biznesie, edukacji, zasobach ludzkich i innych, do tworzenia niezbędnych dokumentów.

To oparte na chmurze oprogramowanie do generowania dokumentów jest szybkie i łatwe oraz okazuje się skuteczne w tworzeniu dokumentów do różnych celów.

To, co jest wyjątkowe w Fastdok, to proces automatyzacji, który przedstawia gotowe do użycia dokumenty na podstawie listy pytań, na które odpowiadasz.

Fastdok kieruje procesem dokumentacji cyfrowej, dostarczając zestaw ukierunkowanych kwestionariuszy, przejrzysty zestaw przykładów i wyjaśnień z zamiarem pomocy w generowaniu dokumentów w najprostszy możliwy sposób.

Edocgen

Edocgen zapewnia elastyczny proces generowania dokumentów, wspierając automatyzację dokumentów opartą na danych i oferując szereg prostych i złożonych szablonów w celu poprawy produktywności zespołu.

To oprogramowanie do generowania dokumentów jest przyjazne dla użytkownika i gwarantuje transformację procesu tworzenia dokumentów, zapewniając klientom lepszą komunikację i doświadczenie.

Kluczowe cechy Edocgen są następujące:

  • Generuje masowo tysiące dokumentów, wypełniając dane z kilku źródeł, takich jak JSON/XML/Excel, bazy danych i inne.
  • Automatycznie generuje formularze internetowe z szablonów w celu tworzenia dokumentów.
  • Obsługuje generowanie na żądanie przy użyciu REST API i pobiera wyciągi w czasie rzeczywistym.
  • Można go łatwo wdrożyć lokalnie lub w chmurze, aby działał na platformie Azure, GCP lub AWS.
  • Udostępnia szablony dokumentów w formatach PPTX, Microsoft Word, PDF do wypełnienia i Excel.

Pole wyboru

Sprawdzony przez firmy takie jak Deloitte, KPMG i BMW, Checkbox to wszechstronne oprogramowanie do tworzenia i zarządzania dokumentami, które ułatwia żmudny proces tworzenia dokumentów, skutecznie redukując czas poświęcany na ręczne opracowywanie i zarządzanie dokumentami, umożliwiając kierownictwu skupić się na ważniejszych pracach związanych ze strategią.

Checkbox sprawdza i eliminuje ewentualne błędy w dokumencie, porównując je ze standardowymi szablonami. Checkbox pozwala również uzyskać natychmiastowy wgląd, wyświetlić status zatwierdzenia, uzyskać podpisy elektroniczne i otrzymać automatyczne wyniki dotyczące właśnie utworzonego dokumentu.

Narzędzie ułatwia również proces negocjacji i logowania, skracając czas przetwarzania dokumentu i ułatwiając podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Docshifter

Docshifter to scentralizowane oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, które pomaga zarządzać wszystkimi dokumentami opartymi na szablonach i konwertować je do formatu PDF.

Narzędzie jest szybkie, skalowalne i zgodne, a zautomatyzowany proces eliminuje konieczność kopiowania i wklejania danych do szablonów dokumentów i oszczędza Twoje cenne dane.

Docshifter to nie tylko platforma do tworzenia dokumentów; jest to również oprogramowanie do konwersji PDF, które pobiera wiele formatów plików z przedsiębiorstwa jako dane wejściowe, wzbogaca pliki i konwertuje je do formatu PDF. Oto niektóre ze słynnych funkcji Docshifter:

  • 10x szybsza konwersja plików PDF przy zmniejszonych kosztach licencji i infrastruktury
  • Można zintegrować z istniejącymi narzędziami za pomocą natywnych łączników lub Rest API
  • Zaprojektuj szablony w programie Microsoft Word, aby obniżyć koszty.

Szablony

Templafy to narzędzie, które musisz wdrożyć, aby zarządzać wszystkimi działaniami związanymi z dokumentami w Twojej firmie. Platforma oferuje zestaw modułów i szablonów, które można również wykorzystać do zaprojektowania rozwiązania spełniającego potrzeby Twojego przedsiębiorstwa.

Templafy oferuje solidne centrum administracyjne dla przedsiębiorstw do zarządzania wszystkimi aspektami procesu tworzenia dokumentów biznesowych. Ułatwia zarządzanie i dystrybucję wstępnie zaprojektowanych szablonów, zasobów dokumentów, czcionek i podpisów e-mail.

Wzmocnij infrastrukturę IT i zapewnij większą wartość dzięki bezpiecznej integracji z istniejącymi aplikacjami do obsługi treści dokumentów. Templafy zapewnia firmom następujący zestaw funkcji, aby spełnić indywidualne potrzeby firm:

  • Bogata biblioteka firmowych szablonów i zasobów w aplikacjach do obsługi dokumentów.
  • Inteligentna technika automatyzacji pomagająca w dynamicznym i dokładnym tworzeniu dokumentów.
  • Automatycznie skanuj dokumenty i prezentacje, aby znaleźć nieaktualne treści i sprawdzić zgodność z regułami.
  • Udostępniaj, współpracuj i uzyskuj dostęp do praktycznych spostrzeżeń, aby zoptymalizować wydajność dokumentu.

Nintex

Przełącz się na Nintex, aby automatycznie tworzyć i udostępniać wszystkie dokumenty związane z przedsiębiorstwem, takie jak umowy, zlecenia pracy i faktury, bezpośrednio z Salesforce lub Office 365. Pomaga to wyeliminować potrzebę kopiowania i wklejania danych oraz minimalizuje błędy, dostarczając w ten sposób precyzyjne i zgodne dokumenty zamierzonych odbiorców.

Nintex pomaga zautomatyzować proces tworzenia dokumentów, oferując następujące funkcje:

  • Zautomatyzuj tworzenie dokumentów bez pisania kodu, aby poprawić wydajność.
  • Korzystaj z gotowych szablonów w różnych językach, aby tworzyć dokumenty w formatach Word, Excel, PowerPoint i PDF.
  • Usprawnij proces generowania recenzji wewnętrznych i podpisywania dokumentów poprzez automatyzację kierowania dokumentów.
  • Dynamicznie łącz dane z dowolnego źródła za pomocą szablonów dokumentów i rozwiązań do przechowywania w chmurze, takich jak Salesforce, SharePoint i Box.

Pandadoc

Pandadoc to oprogramowanie, na którym powinieneś polegać przy tworzeniu, wysyłaniu i zarządzaniu dokumentami zgodnymi z HIPAA, FERPA i RODO bez poświęcania dużej ilości czasu. To narzędzie typu „zrób to sam” oferuje mnóstwo markowych szablonów i niestandardowych motywów, aby przyspieszyć proces tworzenia ważnych dokumentów.

Pandadoc dąży do uproszczenia procesu generowania dokumentów, jednocześnie dbając o zachowanie charakteru i stylu marki.

Zwraca szczególną uwagę na kreatywność i szczegóły, dlatego oferuje markowe szablony i niestandardowe motywy, a także integrację z serwisem Canva, która umożliwia łatwe przeciąganie i upuszczanie oszałamiających elementów projektu.

Pandadoc umożliwia osadzanie olśniewających filmów, animowanych plików GIF i inteligentnej tabeli cenowej, która daje klientowi możliwość wyboru usług, w których chce się zarejestrować.

Łatwe tworzenie dokumentów

Obsługiwane przez Salesforce, Docs Made Easy umożliwia tworzenie solidnych, zaawansowanych i dynamicznych dokumentów, które przyspieszają proces tworzenia dokumentów w Twojej organizacji.

Platforma umożliwia tworzenie prezentacji, raportów, wycen, faktur, kontaktów i wielu innych rzeczy poprzez przeniesienie danych ze standardowego obiektu do wstępnie sformatowanych szablonów.

Docs Made Easy zwiększa produktywność profesjonalistów, dając im możliwość tworzenia wydajnych dokumentów przy użyciu następujących funkcji.

  • Elegancko synchronizuje dane Salesforce, aby zautomatyzować generowanie dokumentów.
  • Wyodrębnia dane z CRM i obiektów niestandardowych i łączy je ze wstępnie sformatowanymi szablonami.
  • Transportuje i bezproblemowo dostarcza profesjonalnie wyglądające dokumenty szybko i łatwo za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
  • Otrzymuj natychmiastowe powiadomienia, gdy klient wejdzie w interakcję z Twoim dokumentem.

Stos formularzy

Formstack to kolejna opcja, którą możesz sprawdzić, aby zautomatyzować proces generowania dokumentów w Twojej organizacji. Narzędzie minimalizuje wymagania związane z papierkową robotą do tworzenia profesjonalnych i estetycznych dokumentów, które można łatwo wysłać praktycznie w dowolne miejsce.

Dzięki prostemu kreatorowi dokumentów i edytorowi obsługującemu gest „przeciągnij i upuść” możesz w ciągu kilku minut stworzyć niezliczoną ilość dokumentów, takich jak oferty, wnioski, umowy, kontakty. Formstack umożliwia dostęp do następujących funkcji:

  • Dodaj sekcje warunkowe, aby pokazać lub ukryć zawartość dla widza.
  • Generuj wiele dokumentów z jednego źródła danych.
  • Udostępniaj dokumenty w dowolnym miejscu lub przesyłaj je do innej aplikacji bezpośrednio z interfejsu Formstack.
  • Korzystaj z gotowych szablonów z biblioteki, aby szybko projektować dokumenty biznesowe.

SDocs

Na koniec na liście mamy SDocs, niezwykle szybkie i łatwe oprogramowanie do generowania dokumentów oparte na Salesforce, które zapewnia organizacjom niezawodne bezpieczeństwo. Kilka firm polega na tym narzędziu w celu poprawy wydajności, zmniejszenia liczby błędów i wyeliminowania żmudnej pracy związanej z dokumentami.

Ponieważ SDocs jest natywnym rozwiązaniem do tworzenia dokumentów dla Salesforce, dane nigdy nie opuszczają ekosystemu, zapewniając większe bezpieczeństwo i szybsze świadczenie usług. Możliwe jest również dostosowanie ustawień widoczności dokumentów w profilach użytkowników i filtrowanie dokumentów, które mogą tworzyć.

Platforma jest wyposażona we wszystkie funkcje, których kiedykolwiek będziesz potrzebować, aby usprawnić proces automatyzacji dokumentów. Wbudowany edytor dokumentów jest przyjazny dla użytkownika i prosty w użyciu oraz łatwy w użyciu, nie wymagając dodatkowego szkolenia w celu wykonania zadań.

Wniosek

Artykuł rzuca światło na niektóre z niezawodnych narzędzi do tworzenia dokumentów dostępnych na rynku. Wybierając jedno dla swojej organizacji, najlepiej jest przeanalizować wymagania swojej firmy, a następnie porównać narzędzia i funkcje oferowane przez te narzędzia do automatyzacji dokumentów.

Co ciekawe, większość wymienionych tutaj opcji oferuje bezpłatną wersję próbną, z której można skorzystać, aby zrozumieć, czy spełniają obietnicę, czy nie.