12 Oprogramowanie do generowania dokumentów w celu usprawnienia procesów

W każdej działalności gospodarczej istnieje stały element – potrzeba generowania różnego rodzaju dokumentów.

W dobie cyfryzacji, przedsiębiorstwa masowo przechodzą z tradycyjnych, papierowych dokumentów na ich elektroniczne wersje, przechowywane w chmurze. Takie podejście nie tylko ogranicza zużycie papieru, ale również przyspiesza i usprawnia cały proces tworzenia dokumentów.

Szczególnie w sektorach takich jak prawo, ubezpieczenia czy bankowość, gdzie generowanie dokumentów jest codziennością, efektywny system staje się wręcz niezbędny.

Faktury, oferty, umowy, prezentacje dla klientów, budżety oraz wewnętrzne regulaminy to tylko niektóre z kluczowych dokumentów, które są filarami każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Umożliwiają one komunikację z klientami, pracownikami i partnerami biznesowymi.

Szybkie i sprawne przygotowywanie oraz dostarczanie dokumentów polisowych, wyciągów z kont, dokumentacji sądowej i innych, ważnych komunikatów to podstawa w wielu branżach.

W niniejszym artykule omówimy, dlaczego automatyzacja procesu tworzenia dokumentów jest tak istotna oraz jak może przyczynić się do wzrostu produktywności Twojej firmy. Przejdźmy od razu do konkretów, bez zbędnych wstępów!

Dlaczego warto zainwestować w oprogramowanie do generowania dokumentów?

Korzystanie z wyspecjalizowanego oprogramowania do generowania dokumentów stało się nieodzowne dla współczesnych firm z kilku istotnych powodów:

Oszczędność czasu dla zespołu

Projektowanie, modyfikacja, tworzenie i importowanie dokumentów to tylko niektóre z zadań, które mogą być znacznie przyspieszone dzięki zautomatyzowanemu systemowi generowania dokumentów. Uwalnia to cenny czas pracowników i ogranicza konieczność angażowania działu IT w tworzenie i rozwiązywanie problemów.

Eliminacja błędów i pomyłek

Automatyzacja wszelkich procedur, które obejmują ręczne wprowadzanie danych, minimalizuje ryzyko popełnienia błędów ludzkich. Dotyczy to również tworzenia dokumentów. Zapewniając przyjazne użytkownikowi narzędzie, firmy mogą zwiększyć jakość i regularność tworzonych dokumentów.

Spójność wizerunku marki

Jednolity styl i wygląd wszystkich materiałów firmowych jest bardzo ważny dla budowania silnej marki. Dotyczy to nie tylko materiałów marketingowych, ale też całej dokumentacji – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dzięki systemom do generowania dokumentów pracownicy mogą tworzyć wysoce spersonalizowane dokumenty, zachowując przy tym spójny wizerunek firmy.

Kluczowe funkcje oprogramowania do generowania dokumentów

Dobre oprogramowanie do generowania dokumentów powinno oferować następujące funkcje:

Automatyczne i wszechstronne formatowanie

Możliwość szybkiej zmiany dowolnego dokumentu, w tym czcionki, rozmiaru, czy typu pliku (PDF, Docx, CSV) bez naruszenia jego struktury. Jest to bardzo istotne, ponieważ wielu klientów preferuje konkretne formaty dokumentów. Dlatego upewnij się, że wybrane rozwiązanie oferuje szeroki zakres opcji formatowania.

Łatwa integracja

Sprawna integracja dokumentów z różnymi aplikacjami, w tym JSON i XML, oraz innymi programami, z których regularnie korzystasz. Ułatwia to przepływ danych i usprawnia cały proces tworzenia dokumentu, dając pewność, że wszystko zostało wykonane poprawnie.

Dynamiczna zawartość

Ważnym aspektem jest zdolność do dynamicznego łączenia różnych zakresów danych w celu stworzenia dokumentu. Wybierając narzędzie, upewnij się, że potrafi ono pobierać odpowiednie informacje i umieszczać je w dokumencie, aby dotrzeć do właściwych odbiorców.

Zgodność i bezpieczeństwo

Najlepsze rozwiązania oferują szereg protokołów bezpieczeństwa i zgodności, dostosowanych do potrzeb i charakteru dokumentu. Niezawodne zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie SSL i zapory sieciowe, są absolutną koniecznością.

Teraz, gdy już wiesz, jakie cechy powinno posiadać zaawansowane oprogramowanie do generowania dokumentów, przejdźmy do przeglądu kilku popularnych platform, które są często wykorzystywane przez firmy.

SmartDocuments

Zacznijmy od SmartDocuments, czyli platformy do automatycznego generowania dokumentów, która opiera się na inteligentnych szablonach. Pozwalają one usprawnić obieg dokumentów i zwiększyć produktywność firmy.

SmartDocuments integruje się z Microsoft Teams i Sharepoint, co pozwala automatycznie zapisywać utworzone pliki.

SmartDocuments potrafi automatycznie umieszczać w dokumentach dane klientów i produkty z systemu SAP, co pozwala zaoszczędzić czas.

Narzędzie SmartWizard ułatwia tworzenie i zarządzanie standardowymi szablonami dokumentów, a także wprowadzanie danych z zewnętrznych systemów i dbanie o spójność wizualną firmy.

Ze względu na swoje wszechstronne funkcje, SmartDocuments znajduje zastosowanie w różnych branżach, takich jak administracja publiczna, prawo, czy rekrutacja, pomagając ograniczyć czas i ryzyko związane z tworzeniem dokumentów.

Docmosis

Docmosis zapewnia szybkie, niezawodne i skalowalne generowanie dokumentów przy użyciu inteligentnych szablonów. Możesz go używać do tworzenia spersonalizowanych listów, faktur, ofert, umów, wyciągów i raportów w formatach PDF i Word.

Docmosis integruje się z niestandardowymi aplikacjami i oprogramowaniem firm trzecich, oferując wiele funkcji usprawniających tworzenie skomplikowanych struktur dokumentów.

  • Wykorzystaj programy Microsoft Word lub LibreOffice Writer do tworzenia szablonów.
  • Wprowadź lub dodaj symbole zastępcze dla dynamicznej zawartości.
  • Dodaj tekst, obrazy, tabele, kody kreskowe, kody QR i inne elementy.
  • Dodaj konfigurowalne raporty do szablonów.

Fastdok

Fastdok to wszechstronne oprogramowanie do tworzenia dokumentów, które sprawdza się w wielu branżach, takich jak IT, biznes, edukacja, czy HR. Ułatwia tworzenie potrzebnych dokumentów.

Jest to oparte na chmurze oprogramowanie, które działa szybko, jest proste w obsłudze i efektywne w tworzeniu różnych typów dokumentów.

Unikalną cechą Fastdok jest automatyzacja, która umożliwia tworzenie gotowych dokumentów na podstawie odpowiedzi na zadane pytania.

Fastdok oferuje przejrzyste kwestionariusze, przykłady i objaśnienia, dzięki czemu cały proces tworzenia dokumentacji jest maksymalnie uproszczony.

Edocgen

Edocgen oferuje elastyczny proces generowania dokumentów, wspierając automatyzację opartą na danych. Dostępne są różne szablony, które pomagają zwiększyć produktywność zespołu.

Oprogramowanie jest łatwe w obsłudze i zapewnia transformację procesu tworzenia dokumentów, poprawiając komunikację z klientami i ich ogólne doświadczenie.

Główne cechy Edocgen:

  • Generuje tysiące dokumentów jednocześnie, pobierając dane z różnych źródeł, takich jak JSON/XML/Excel, bazy danych i inne.
  • Automatycznie tworzy formularze internetowe na podstawie szablonów, aby przyspieszyć tworzenie dokumentów.
  • Umożliwia generowanie dokumentów na żądanie za pomocą REST API oraz pobieranie danych w czasie rzeczywistym.
  • Może być wdrażane lokalnie lub w chmurze (Azure, GCP, AWS).
  • Dostępne szablony dokumentów w formatach PPTX, Microsoft Word, PDF i Excel.

Checkbox

Używany przez firmy takie jak Deloitte, KPMG i BMW, Checkbox to wszechstronne oprogramowanie do tworzenia i zarządzania dokumentami. Pomaga ono zautomatyzować ten żmudny proces, oszczędzając czas i pozwalając zarządowi skupić się na ważniejszych strategicznych zadaniach.

Checkbox porównuje dokumenty z szablonami, aby wykryć i wyeliminować ewentualne błędy. Pozwala on również na uzyskanie wglądu w status zatwierdzenia, otrzymanie podpisów elektronicznych oraz generowanie automatycznych raportów na temat utworzonego dokumentu.

Narzędzie ułatwia negocjacje i proces podpisywania umów, skracając czas przetwarzania dokumentów i ułatwiając podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Docshifter

Docshifter to scentralizowane oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, które pomaga zarządzać wszystkimi plikami opartymi na szablonach i przekształcać je w format PDF.

Dzięki automatyzacji proces ten staje się szybszy, skalowalny i zgodny z wymogami prawnymi. Eliminuje on również konieczność kopiowania i wklejania danych do szablonów, oszczędzając cenny czas.

Docshifter to nie tylko platforma do tworzenia dokumentów, ale też narzędzie do konwersji plików PDF. Pobiera pliki w różnych formatach, wzbogaca je i konwertuje do formatu PDF. Oto niektóre z jego kluczowych funkcji:

  • Konwersja PDF jest 10 razy szybsza przy niższych kosztach licencji i infrastruktury.
  • Można go zintegrować z istniejącymi narzędziami za pomocą natywnych łączników lub Rest API.
  • Szablony można projektować w programie Microsoft Word, co obniża koszty.

Templafy

Templafy to narzędzie, które warto wdrożyć do zarządzania wszystkimi aspektami związanymi z dokumentami w firmie. Platforma oferuje szereg modułów i szablonów, które można wykorzystać do zaprojektowania rozwiązania spełniającego potrzeby Twojego przedsiębiorstwa.

Templafy oferuje rozbudowane centrum administracyjne do zarządzania wszystkimi etapami procesu tworzenia dokumentów. Ułatwia zarządzanie i dystrybucję szablonów, zasobów, czcionek oraz podpisów e-mail.

Dzięki integracji z istniejącymi aplikacjami, firma zyskuje solidną infrastrukturę IT i większą wartość. Templafy oferuje następujące funkcje:

  • Bogata biblioteka szablonów i zasobów w aplikacjach do obsługi dokumentów.
  • Inteligentna automatyzacja wspierająca dynamiczne i precyzyjne tworzenie dokumentów.
  • Automatyczne skanowanie dokumentów w celu wykrycia nieaktualnych treści i weryfikacji zgodności z przepisami.
  • Udostępnianie, współpraca i dostęp do analiz, aby zoptymalizować efektywność dokumentu.

Nintex

Wybierz Nintex, aby zautomatyzować tworzenie i udostępnianie wszystkich firmowych dokumentów, takich jak umowy, zlecenia czy faktury, bezpośrednio z Salesforce lub Office 365. Eliminuje to potrzebę kopiowania i wklejania danych, minimalizując błędy i zapewniając precyzyjne dokumenty, które trafiają do odpowiednich odbiorców.

Nintex oferuje następujące funkcje do automatyzacji procesu tworzenia dokumentów:

  • Automatyczne tworzenie dokumentów bez konieczności pisania kodu.
  • Gotowe szablony w różnych językach do tworzenia dokumentów w formatach Word, Excel, PowerPoint i PDF.
  • Usprawnienie procesów przeglądu i podpisywania dokumentów poprzez automatyzację.
  • Dynamiczne pobieranie danych z dowolnego źródła za pomocą szablonów i rozwiązań chmurowych, takich jak Salesforce, SharePoint i Box.

Pandadoc

Pandadoc to oprogramowanie, które sprawdzi się podczas tworzenia, wysyłania i zarządzania dokumentami zgodnymi z HIPAA, FERPA i RODO bez konieczności poświęcania dużej ilości czasu. Oferuje mnóstwo szablonów i motywów, które przyspieszają tworzenie ważnych dokumentów.

Pandadoc dąży do uproszczenia procesu generowania dokumentów, dbając jednocześnie o zachowanie charakteru i stylu marki.

Dbałość o szczegóły i kreatywność sprawiają, że oferuje markowe szablony, motywy, a także integrację z Canva, która ułatwia projektowanie.

Pandadoc umożliwia osadzanie filmów, animowanych plików GIF i interaktywnych tabel cenowych, które pozwalają klientowi wybrać usługi, z których chce skorzystać.

Łatwe tworzenie dokumentów

Docs Made Easy, obsługiwane przez Salesforce, umożliwia tworzenie solidnych, zaawansowanych i dynamicznych dokumentów, które przyspieszają proces ich tworzenia w organizacji.

Platforma umożliwia tworzenie prezentacji, raportów, wycen, faktur, umów i wielu innych dokumentów poprzez przenoszenie danych do wstępnie sformatowanych szablonów.

Docs Made Easy zwiększa produktywność, oferując następujące funkcje:

  • Synchronizacja danych z Salesforce w celu automatycznego generowania dokumentów.
  • Pobieranie danych z CRM i obiektów niestandardowych i łączenie ich z szablonami.
  • Łatwe i szybkie tworzenie profesjonalnie wyglądających dokumentów za pomocą kilku kliknięć.
  • Otrzymywanie natychmiastowych powiadomień, gdy klient wchodzi w interakcję z dokumentem.

Stos formularzy

Formstack to kolejna opcja, która może pomóc w zautomatyzowaniu procesu generowania dokumentów w firmie. Narzędzie minimalizuje potrzebę korzystania z papierowych dokumentów, umożliwiając tworzenie profesjonalnych i estetycznych dokumentów, które można szybko wysłać w dowolne miejsce.

Dzięki prostemu kreatorowi dokumentów i edytorowi „przeciągnij i upuść”, można w kilka minut stworzyć różnego rodzaju dokumenty, takie jak oferty, wnioski, umowy. Formstack oferuje następujące funkcje:

  • Dodawanie sekcji warunkowych, aby pokazywać lub ukrywać zawartość w zależności od odbiorcy.
  • Generowanie wielu dokumentów z jednego źródła danych.
  • Udostępnianie dokumentów lub przesyłanie ich do innych aplikacji bezpośrednio z interfejsu Formstack.
  • Korzystanie z gotowych szablonów.

SDocs

Ostatnie na liście jest SDocs, oprogramowanie oparte na Salesforce, które oferuje szybkie i proste generowanie dokumentów oraz niezawodne bezpieczeństwo. Wiele firm polega na tym narzędziu, aby zwiększyć wydajność, zredukować błędy i zautomatyzować żmudne procesy związane z dokumentami.

SDocs jest natywnym rozwiązaniem Salesforce, dzięki czemu dane nigdy nie opuszczają ekosystemu, co zapewnia większe bezpieczeństwo i szybsze działanie. Możliwe jest również dostosowanie widoczności dokumentów w profilach użytkowników i filtrowanie dokumentów, które mogą tworzyć.

Platforma posiada wszystkie funkcje potrzebne do usprawnienia automatyzacji dokumentów. Wbudowany edytor jest łatwy w obsłudze i nie wymaga dodatkowych szkoleń.

Podsumowanie

Artykuł przedstawia kilka popularnych i niezawodnych narzędzi do tworzenia dokumentów dostępnych na rynku. Wybierając odpowiednie rozwiązanie dla swojej organizacji, najlepiej jest przeanalizować potrzeby firmy, a następnie porównać funkcje oferowane przez te narzędzia do automatyzacji dokumentów.

Wiele z wymienionych opcji oferuje darmową wersję próbną, którą warto wykorzystać, aby ocenić, czy dane narzędzie spełnia swoje obietnice.


newsblog.pl