Gdy globalna siła robocza przechodzi do modelu pracy w domu, spotkania w salach konferencyjnych zostały przeniesione do aplikacji do rozmów wideo online. Jeśli nie masz doświadczenia w wideokonferencjach, jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc!
Spis treści:
Zamknij inne aplikacje, aby uzyskać najlepszą wydajność
Zanim rozpoczniesz wideokonferencję, poświęć trochę czasu na zapisanie swojej pracy i zamknięcie wszystkich niepotrzebnych aplikacji. Szczególnie chcesz zamknąć wszystkie programy, które zawierają dane osobowe lub zużywają zbyt dużo mocy procesora.
Zbyt wiele otwartych aplikacji spowolni Twój komputer podczas rozmowy wideo. Dzieje się tak, ponieważ samo połączenie wymaga dużej ilości zasobów, zwłaszcza jeśli używasz lekkiego laptopa. Jeśli usłyszysz, że wentylatory wirują podczas połączenia lub aplikacja do wideokonferencji zaczyna się opóźniać, zamknij wszystkie inne otwarte aplikacje.
Zachowaj środki ostrożności przed udostępnieniem ekranu
Jeśli zamierzasz udostępniać ekran podczas rozmowy wideo, dobrze jest podjąć dodatkowe środki ostrożności, aby ludzie nie widzieli niczego prywatnego lub potencjalnie zawstydzającego. Najpierw przejdź do przeglądarki i zamknij wszystkie karty, zwłaszcza wszystko, czego nie chcesz, aby ktokolwiek inny widział.
Następnie włącz tryb Nie przeszkadzać na komputerze Mac lub Windows. Dzięki temu inne osoby nie zobaczą przypadkowo wiadomości z prywatnych rozmów, gdy udostępniasz swój ekran.
Sprawdź połączenie internetowe
Przed rozmową skorzystaj z narzędzia do testowania szybkości, takiego jak Fast.com lub Speedtest.net, aby sprawdzić szybkość internetu. Jeśli nie uzyskujesz wystarczającej prędkości, zbliż się do routera Wi-Fi lub wypróbuj inne wskazówki, aby wzmocnić sygnał Wi-Fi. Możesz także użyć jednego z te narzędzia aby przyspieszyć połączenie internetowe.
Wybierz jasny punkt i neutralne tło
Najlepiej jest prowadzić rozmowę wideo w miejscu z dużą ilością naturalnego światła. W ten sposób twoja twarz będzie czysta. Jeśli jednak w Twoim pokoju nie ma dużo światła słonecznego, spróbuj usiąść pod delikatnym fluorescencyjnym oświetleniem (nic zbyt ostrego).
Najlepiej jest też wybrać miejsce z neutralnym tłem – nic nie jest zbyt ruchliwe. Jeśli po prostu usiądziesz przed ścianą, to powinno być w porządku.
Jeśli nie możesz znaleźć odpowiedniego tła, możesz spróbować rozmyć tło w Skypie. Jeśli używasz Zoom, możesz nawet przełączyć się na wirtualne tło.
Przetestuj wideo i audio
Przed rozpoczęciem połączenia wideo upewnij się, że zarówno urządzenia wideo, jak i audio są podłączone i działają prawidłowo. Większość narzędzi do wideokonferencji ma usługę połączeń testowych. Zajrzyj do opcji lub menu ustawień w aplikacji do wideokonferencji.
Na przykład w programie Skype możesz przejść do sekcji „Audio i wideo” w „Preferencjach”, aby wykonać połączenie testowe.
Ustaw aparat na poziomie oczu
To ważne, żebyś ty ustawić aparat na optymalnym poziomie. Spróbuj umieścić go na poziomie oczu, aby nie patrzeć w górę ani w dół. Nie chcesz, aby twoi koledzy patrzyli ci w nozdrza podczas ważnego spotkania.
Kiedy rozmawiasz, nie patrz na siebie ani w okno czatu – patrz prosto w kamerę. W ten sposób inni nie będą czuć się rozproszeni.
Uzyskaj lepszy mikrofon lub kamerę
W przypadku sporadycznych połączeń wbudowany mikrofon i kamera w laptopie powinny działać dobrze. Ale jeśli Twój laptop ma kilka lat, możesz zauważyć, że wideo nie jest nawet tak wyraźne, jak kamera w smartfonie.
Jeśli zamierzasz codziennie uczestniczyć w spotkaniach online, możesz rozważyć zakup lepszy aparat i / lub zestaw słuchawkowy.
Następnie spróbuj użyć słuchawek lub wkładek dousznych podczas rozmowy wideo. Ze względu na bliskość ust będzie brzmiał lepiej niż przy użyciu wbudowanego mikrofonu laptopa. Aby uniknąć opóźnień, wybierz przewodowe słuchawki.
Zorganizuj wcześniej
Jeśli prowadzisz spotkanie, postaraj się wcześniej przygotować wszystkie kwestie do omówienia i dokumenty. Jeśli Twoi współpracownicy chcą zobaczyć dokument, wyślij go przed rozmową telefoniczną i upewnij się, że wszyscy mają dostęp do wszystkich niezbędnych danych przed spotkaniem wideo.
W ten sposób nie będziesz musiał spędzać pierwszych kilku minut rozmowy, czekając, aż wszyscy się rozpędzą.
Ubierz się odpowiednio
To, że pracujesz w domu, nie oznacza, że możesz chodzić na spotkania w piżamie. Oczywiście nie trzeba też przesadzać z pełnym trzyczęściowym garniturem. Znajdź środek i ubierz się biznesowy na co dzień lub formalnylub jakikolwiek ubiór obowiązuje w Twoim miejscu pracy.
Tak, spodnie są opcjonalne, ale po co ryzykować? Jeśli w pewnym momencie zapomnisz wyłączyć aparat, zanim wstaniesz, może to być katastrofalne.
Wycisz się, gdy nic nie mówisz
Podczas spotkania wideo z wieloma uczestnikami w domu najlepiej jest zachować wyciszenie przez większość czasu. Wyłącz wyciszenie tylko wtedy, gdy musisz mówić.
Eliminuje to hałas w tle. Ponadto, jeśli ktoś wejdzie do pokoju i zacznie mówić, gdy rozmawiasz przez telefon (bardzo realna możliwość, ponieważ jesteś w domu), nie będziesz musiał spieszyć się, aby znaleźć przycisk wyciszania.
Skoncentruj się, jakbyś uczestniczył osobiście
Chociaż kuszące jest wykorzystywanie czasu wideokonferencji do przeglądania skrzynki odbiorczej lub czytania artykułów, prawdopodobnie nie powinieneś tego robić. Staraj się zwracać uwagę, gdy ktoś mówi, i nie spuszczaj wzroku z aparatu.
Zasadniczo traktuj to tak samo, jak spotkanie w prawdziwym życiu. Czy przeglądałbyś memy kotów na Reddicie, gdybyś był teraz w sali konferencyjnej? Jeśli nie, nie rób tego również podczas rozmowy wideo.
Jeśli coś piszesz lub patrzysz, Twoi koledzy będą w stanie stwierdzić, że nie zwracasz uwagi.
Staraj się trzymać zwierzęta i dzieci z daleka, ale nie stresuj się
Jeśli masz dzieci lub zwierzęta, najlepiej poprosić kogoś o opiekę nad nimi podczas rozmowy wideo. Jeśli w pobliżu nie ma nikogo, kto mógłby ich oglądać, spróbuj zaangażować ich w aktywność, którą lubią, na przykład oglądanie kreskówek.
Nawet jeśli podejmiesz te kroki, Twoje dzieci nadal mogą wtargnąć do pokoju, ale nie stresuj się tym zbytnio. Biorąc pod uwagę obecną sytuację, wszyscy powinni być dość wyrozumiali.
Jeśli tak się stanie, po prostu uprzejmie zapytaj kolegów, czy możesz na chwilę odejść, a na pewno zrozumieją.
Jeśli jesteś nowy w pracy w domu, spójrz na kilka porad i wskazówek aby poprawić wrażenia.