5 najlepszych funkcji Microsoft Teams do spotkań online

Microsoft Teams to znakomite rozwiązanie do organizacji spotkań, jednak dla wielu osób spotkanie w tym kontekście często ogranicza się jedynie do rozmowy wideo. W momencie, gdy użytkownicy muszą prowadzić bardziej złożone rozmowy wideo i natrafiają na różne ograniczenia prostych narzędzi, zaczynają dostrzegać potrzebę korzystania z zaawansowanego rozwiązania, jakim jest Microsoft Teams.

Top 5 funkcji Microsoft Teams

Jeśli słyszałeś wiele o Microsoft Teams, ale nie jesteś pewny, co sprawia, że jest on lepszy od innych narzędzi do spotkań online, zapoznaj się z poniższą listą, aby poznać jego najważniejsze zalety.

1. Planowanie spotkań i wysyłanie zaproszeń

Organizacja spotkań ad hoc jest prosta w przypadku większości narzędzi do spotkań online, ale planowanie wymaga bardziej zaawansowanych rozwiązań. Kiedy ustalasz datę i godzinę spotkania online, musisz również dostarczyć inne istotne informacje, takie jak link do spotkania, który uczestnicy mogą kliknąć, aby dołączyć.

Teoretycznie można udostępnić link w momencie rozpoczęcia spotkania, ale to jest czasochłonne i może wprowadzić zamieszanie. Microsoft Teams umożliwia stworzenie zaproszenia, które można wysłać do wszystkich zainteresowanych. To zaproszenie można w każdej chwili edytować, a zawarty w nim link do spotkania będzie zawsze aktualny. Wystarczy, że uczestnicy klikną przycisk „Dołącz”.

2. Pokoje do pracy w mniejszych grupach

Funkcja pokoi typu Breakout jest stosunkowo nowa w Microsoft Teams. Pokoje te powstają w trakcie trwającego spotkania i są przeznaczone dla wybranej grupy uczestników.

Pokoje te pozwalają uczestnikom na pozostanie w głównym spotkaniu, jednocześnie umożliwiając im tworzenie własnych, mniejszych spotkań. Mogą swobodnie przemieszczać się między różnymi pokojami, a w razie potrzeby wracać do głównego spotkania.

Można to porównać do dużego spotkania, w którym członkowie dzielą się na mniejsze grupy, aby omówić określone zagadnienia, a następnie wracają, aby uczestniczyć w dalszej dyskusji. Pokoje Breakout to wirtualna wersja tego procesu.

3. Tryb prezentacji: udostępnianie ekranu i kontrola żądań

Większość platform do rozmów wideo umożliwia udostępnianie ekranu, jednak często nie wystarcza to podczas spotkań. Microsoft Teams oferuje zaawansowany tryb prezentacji, który pozwala użytkownikom na prezentację slajdów PowerPoint, przeglądanie notatek oraz kontrolowanie, które slajdy są widoczne i do których można nawigować w trakcie prezentacji.

W trybie udostępniania ekranu uczestnicy mogą żądać kontroli nad ekranem innego użytkownika lub aplikacji, która jest udostępniana. Prezenter ma również możliwość dobrowolnego przekazania kontroli innemu uczestnikowi za pomocą funkcji „Udziel dostępu”.

4. Tła i ich rozmycie

Jeśli nie dysponujesz biurem w domu lub chcesz zminimalizować rozpraszające elementy w tle podczas wideo, funkcja rozmycia tła lub dodawania niestandardowego tła może być pomocna.

Microsoft Teams oferuje tę funkcję w sposób natywny, a jej skuteczność jest imponująca. Narzędzie jest w stanie precyzyjnie wykryć osobę, oddzielić ją od tła i zamazać lub całkowicie zastąpić tło. Funkcja ta jest dostępna jedynie w klasycznych aplikacjach, a nie w wersji przeglądarkowej Microsoft Teams.

5. Nagrywanie i transkrypcje spotkań

Spotkania, które odbywają się w rzeczywistości, z fizyczną obecnością wszystkich uczestników w jednym pomieszczeniu, są zwykle planowane z wyprzedzeniem oraz oparte na programach. W przypadku spotkań online nie ma powodu, aby rezygnować z tych narzędzi, jeśli mogą one okazać się przydatne później.

Microsoft Teams umożliwia nie tylko nagrywanie spotkań, ale także generowanie ich transkrypcji. Choć ta funkcja wymaga posiadania licencji korporacyjnej, transkrypcja jest dość dokładna, co eliminuje potrzebę ręcznego sporządzania notatek.

Podsumowanie

Przedstawione funkcje Microsoft Teams to tylko wybrane zalety tego narzędzia do spotkań. Spotkania to jedynie jeden z aspektów aplikacji; oferuje ona również zaawansowane możliwości planowania, rozbudowane rozwiązania telekomunikacyjne oraz znakomite opcje współpracy. Choć istnieją inne narzędzia do organizacji spotkań, które mogą oferować podobne funkcje, większość alternatyw koncentruje się głównie na organizacji spotkań, a ich dodatkowe możliwości są ograniczone.


newsblog.pl