System zarządzania dokumentami pozwala zaoszczędzić cenny czas, sprawnie organizując dokumenty i umożliwiając łatwe wyszukiwanie plików.
Firmy zatrudniające stosunkowo mniej pracowników często mają trudności z zarządzaniem licznymi dokumentami i zapisami biznesowymi. Jeśli zdecydują się na solidny system zarządzania dokumentami (DMS), łatwiej będzie im uporządkować dokumenty.
Co więcej, narzędzia te zwiększają również wydajność zespołu, umożliwiając im szybki dostęp do potrzebnych danych.
Spis treści:
Co to jest zarządzanie dokumentami?
Zarządzanie dokumentami oznacza zarządzanie, przechowywanie i śledzenie dokumentów (dokumentów Word, PDF lub dowolnych innych formatów) w formacie cyfrowym. Dzięki temu systemowi firmy mogą bezpiecznie przechowywać dokumenty i centralizować cały proces.
Korzyści z systemów zarządzania dokumentami
Lepsza produktywność
Wydajność jest kluczem do sukcesu firmy. System zarządzania dokumentami sprawnie i bezpiecznie organizuje pliki firmowe. Dzięki temu zespół może mniej martwić się o utrzymanie dokumentów i skupić się na zadaniach, które mają największe znaczenie. Gdy wiesz, że wszystkie Twoje pliki są bezpiecznie przechowywane, spokój ducha jest paliwem zwiększającym produktywność.
Ulepszone bezpieczeństwo
Każda firma chce chronić swoje kluczowe i kluczowe dane. Możesz przechowywać poufne dokumenty w systemie zarządzania dokumentami i kontrolować dostęp do tych plików. W ten sposób zarządzanie dokumentami staje się wysoce identyfikowalne, a jego ślady audytu mogą być wykorzystane później, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Zredukowana przestrzeń do przechowywania
Nie musisz już konserwować szafek na akta, pojemników do przechowywania i pudeł. Dzięki DMS możesz zrezygnować z papieru i zarządzać dokumentami cyfrowo bez zajmowania miejsca fizycznego.
Szybkie pobieranie dokumentów
Wyszukiwanie dokumentów i pobieranie plików może być procesem czasochłonnym. Korzystając z systemu zarządzania dokumentami, możesz szybko zlokalizować żądany plik i zaoszczędzić cenny czas. DMS umożliwia wyszukiwanie plików na podstawie nazwy, metadanych i treści przy użyciu zaawansowanej technologii.
Optymalna współpraca zespołowa
Większość rozwiązań do zarządzania dokumentami umożliwia współpracę z kolegami z zespołu. Może przechowywać pliki zebrane z różnych zasobów, a ludzie mogą uzyskiwać dostęp do plików ze zdalnych lokalizacji. Niektóre narzędzia umożliwiają również użytkownikom zewnętrznym poprzez autoryzowany dostęp.
Czytaj dalej, aby poznać najlepsze aplikacje do zarządzania dokumentami, z których mogą korzystać małe i średnie firmy.
daję radę
daję radę to system zarządzania dokumentami, który pomaga przekształcać dane w wartościową wiedzę poprzez łączenie dokumentów. Zapisuje wszystkie dokumenty w jednym folderze i kategoryzuje je według projektu lub klienta.
Użytkownicy mogą szybko i wydajnie tworzyć, wyszukiwać i udostępniać dane w iManage. Pozwala również łatwo znaleźć dowolny dokument, a tym samym zwiększa wydajność.
To narzędzie można zintegrować z różnymi narzędziami biurowymi Office 365 i Google Workspace w celu usprawnienia zarządzania dokumentami.
Skrzynka
Za pomocą Skrzynka, firmy mogą bezpiecznie przechowywać, zarządzać i współpracować nad zawartością niezależnie od typu urządzenia. Funkcja zarządzania cyklem życia dokumentów zapewnia, że proces zarządzania treścią jest zgodny z przepisami, zasadami przechowywania danych i żądaniami wykrywania.
Możesz ustawić odpowiednie uprawnienia użytkownika dla każdego dokumentu, aby dostęp miały tylko odpowiednie osoby. Pomaga również kontrolować aktywność użytkowników, aby uzyskać pełną widoczność i kontrolę.
Box może również bezproblemowo integrować się z otwartymi interfejsami API i aplikacjami korporacyjnymi. Dzięki takim atrybutom, jak historia wersji, udostępnione linki i komentowanie, współpraca między członkami zespołu staje się łatwa. Ponadto wykorzystuje niestandardowe metadane do kategoryzowania i organizowania dokumentów.
Folderit
Szukasz rozwiązania do zarządzania dokumentami, które oferuje stosunkowo zrównoważony system przechowywania i zarządzania dokumentami cyfrowymi? W takim razie idź po Folderit. Jest to oparty na chmurze system zarządzania dokumentami, który pomaga pozbyć się papieru w sposób przyjazny dla użytkownika.
Bezpiecznie przechowuje metadane i starsze wersje pliku lub dokumentu. Użytkownicy mogą wyszukiwać preferowane pliki za pomocą nazwy pliku, metadanych, słów kluczowych i treści dokumentu. Obsługuje również przepływ pracy zatwierdzania, łączenie plików, automatyczne przechowywanie, przypomnienia, numerowanie dokumentów, ścieżkę audytu i lokalną kopię zapasową.
Możesz bezproblemowo kontrolować dostęp do dokumentów cyfrowych z różnymi uprawnieniami. Za pomocą tego narzędzia możesz zintegrować aplikacje Office 365 i DocuSign.
OpenKM
OpenKM to rozwiązanie do zarządzania dokumentami biznesowymi, które pozwala kontrolować produkcję, przechowywanie i dystrybucję dokumentów cyfrowych. Dzięki niemu możesz mieć lepszą kontrolę nad przepływem dokumentów i poprawić efektywność pracy zespołu.
Ta aplikacja oferuje kilka narzędzi administracyjnych, takich jak definicja roli użytkownika, wyszukiwanie zaawansowane, kontrola dostępu, poziom bezpieczeństwa dokumentów, szczegółowy dziennik użycia, konfiguracja automatyzacji i limit użytkowników.
Tutaj możesz tworzyć treści oddechowe do szybkiego podejmowania decyzji i tworzenia wiedzy. Co więcej, korzystając z tego systemu DMS, możesz zbierać dane z dowolnego źródła cyfrowego i współpracować z kolegami z zespołu.
eFileCabinet
eFileCabinet to potężny system zarządzania dokumentami, który małe i średnie firmy mogą wykorzystać do organizacji danych online, niezależnie od liczby posiadanych dokumentów.
Aby zapisać plik, po prostu prześlij go na tę platformę. Użytkownicy mogą zlokalizować dowolny plik, korzystając z nazwy pliku lub szablonu folderu. Ponadto eFileCabinet umożliwia szybki dostęp do często używanych dokumentów.
Ułatwiając współpracę między członkami zespołu, narzędzie to pozwala również dodawać różne poziomy bezpieczeństwa w celu kontrolowanego dostępu. Obsługuje również integrację z narzędziami innych firm, takimi jak MS Office, DocuSign i Salesforce.
Niektóre z jego innych funkcji to zautomatyzowany przepływ pracy, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, udostępnianie zaszyfrowanych plików, uwierzytelnianie oparte na lokalizacji lub adresie IP oraz uprawnienia oparte na rolach.
DocuWare
DocuWare to platforma, na której możesz zdigitalizować swoje dokumenty i zabezpieczyć je z dowolnego urządzenia, w dowolnym czasie. Poza tym pomaga w przetwarzaniu faktur i zarządzaniu pracownikami. Jest to szczególnie przydatne dla firm, które opierają się na zdalnych zespołach lub mają rozproszoną siłę roboczą.
DocuWare oferuje bezpieczne repozytorium wszystkich najważniejszych dokumentów biznesowych, takich jak umowy, informacje o pracownikach i akta finansowe. Po zapisaniu pliku w tym narzędziu Ty lub Twoi współpracownicy możecie bezpośrednio edytować lub dodawać adnotacje do tego dokumentu na tej samej platformie.
Co więcej, posiada inteligentne narzędzia zwiększające produktywność, dzięki którym użytkownicy mogą łatwo wyszukiwać, śledzić i współpracować. Ta aplikacja wykorzystuje również dane indeksu do uporządkowania wszystkich dokumentów.
Na świeżym powietrzu
Na świeżym powietrzu to platforma oferująca takie funkcje, jak zarządzanie dokumentami, zarządzanie treścią WWW, zarządzanie zapisami i obrazami oraz repozytorium treści w celu usprawnienia przepływu pracy w organizacji.
To narzędzie typu open source jest kompatybilne z systemami operacyjnymi Windows i Unix. Pomimo łatwości dostosowania, nowi użytkownicy potrzebują trochę czasu, aby nauczyć się go obsługiwać.
Ostatnie słowa 📃
Dzięki wydajnemu rozwiązaniu do zarządzania dokumentami nie będzie potrzeby przeszukiwania niezliczonych szafek w celu uzyskania niezbędnych plików. W tym artykule omówiono niektóre najlepsze narzędzia, które pomogą Ci zbudować system zarządzania dokumentami dla Twojej organizacji.
Narzędzia te mają cechy dostosowane do potrzeb różnych branż. Podobnie możesz dowiedzieć się o narzędziach do zarządzania zasobami cyfrowymi.