Spotkania bez planu są podstawową przyczyną nieproduktywnych sesji. Zmieńmy zasady gry za pomocą tych szablonów porządku obrad dla produktywnych spotkań.
Więc żyjesz we wspólnocie, ale nie uczestniczyłeś w żadnych spotkaniach bez pojęcia? Czy ty żartujesz? Wszyscy uczestniczyliśmy w kilku spotkaniach, na których albo nie mieliśmy okazji wnieść swojego wkładu, albo nie mieliśmy żadnych wskazówek dotyczących dyskusji.
W efekcie wracamy do naszego stolika bez konkretnych wyników i bezproduktywnych godzin. Na szczęście nadal możesz wprowadzić pozytywne zmiany do swojego spotkania poprzez agendę.
Dzisiaj w tym artykule nie tylko pomogę Ci zrozumieć, czym są programy spotkań, ale także przedstawię jedne z najlepszych szablonów programów spotkań, aby jak najlepiej wykorzystać Twoje spotkanie. Nie zajmujmy teraz dużo czasu i zacznijmy produktywność.
Spis treści:
Jakie są korzyści z dokumentowania programów spotkań?
Zanim przejdziemy do korzyści płynących z dokumentowania programów spotkań, pozwól, że powiem ci, czym są programy spotkań. Agenda spotkania to krótki plan spotkania lub konspekt, który organizator udostępnia wszystkim uczestnikom. Agenda spotkania pomaga zespołowi w ustaleniu jasnych oczekiwań co do spotkania, na jakie pytania należy odpowiedzieć i nie tylko.
Wracając do pytania, jakie są korzyści z dokumentowania programów spotkań? Oto kilka zalet dokumentowania programów spotkań.
Każdy może przyczynić się
Podstawowym wyzwaniem każdego nieplanowanego spotkania jest to, że nie wszyscy uczestnicy mogą dalej mówić na spotkaniu. Może to mieć różne przyczyny; albo nie wiedzą, co mówić, albo inni nie pozwalają im mówić. Ale sytuacja może się odwrócić, jeśli udokumentujesz swoje spotkanie. Ponieważ dokumentacja spotkania pozwala wszystkim uczestnikom wiedzieć, dlaczego, jak i kiedy odbyło się spotkanie.
Zoptymalizuj czas
Dokumentacja spotkania nie składa się z niczego specyficznego dla czasu. Mimo to może pomóc w utrzymaniu krótkiego i produktywnego spotkania. Zachęca członków zespołu do wcześniejszego zrozumienia celów spotkania i rozwiązuje wszelkie nieporozumienia. Ponadto dokumentacja ze spotkania pomaga uniknąć rozmów niezwiązanych z tematem, co oszczędza czas.
Może nadążyć za dyskusją
Podstawową cechą dokumentacji spotkań są dobrze skategoryzowane i uporządkowane dane. Dzięki tym funkcjom uczestnicy spotkania mogą z łatwością nadążać za dyskusjami i przedstawiać swoje uwagi, ponieważ wiedzą, co będzie dalej i kiedy będą mogli zabrać głos.
Zachowaj zapis dyskusji
Spotkania są nieodzownym elementem każdej firmy i przedsiębiorstwa. Być może będziesz musiał uczestniczyć w dwóch lub więcej spotkaniach dziennie, a czasem nawet w jednym. Ale czy potrafisz zapamiętać każdy punkt i plan wypracowany na spotkaniu?
Dlatego dokumentacja ze spotkania może pomóc Ci w uporządkowanym sporządzeniu wszystkich ważnych notatek. Poza tym dokumentacja spotkań może być później wykorzystana do udostępnienia podsumowania dyskusji nieobecnym uczestnikom.
W jaki sposób szablon planu spotkania może pomóc w organizacji i usprawnieniu spotkania?
Kiedy już wiesz, czym jest agenda spotkania i jakie są jej zalety, na pewno będziesz ciekawy, jak zrobić agendę spotkania. Ale planowanie programu spotkania nie jest tak proste, jak jednominutowe majsterkowanie. Ale internet sprawił, że większość skomplikowanych zadań stała się prostsza.
Dlatego zamiast samodzielnie planować agendę spotkania, zawsze możesz wybrać szablony agendy spotkań online. Te wstępnie zaprojektowane szablony przedstawiające przyczyny i strukturę spotkania mają kilka zalet. Poniżej omówiono najważniejsze zalety korzystania z szablonów agend spotkań.
Usprawnienie
Szablony planu spotkań pomagają stworzyć produktywną agendę spotkania, jeszcze bardziej usprawniając spotkanie, wprowadzając prosty przewodnik dla wszystkich uczestników spotkania. Te szablony zawierają wszystkie niezbędne tematy i działania, które mają zostać omówione na spotkaniu.
Dzięki temu uczestnicy nie muszą myśleć o wszystkich istotnych kwestiach na ostatnią chwilę. Zamiast tego mogą się przygotować nawet wcześniej, korzystając z dokumentacji.
Oszczędność czasu
Przygotowanie agendy spotkania nie jest proste. Oprócz przemyślenia wszystkich istotnych kluczowych punktów, musisz także uporządkować i skategoryzować program w określonej formie, aby uniknąć pominięcia jakichkolwiek istotnych tematów.
W tym miejscu z pomocą przychodzą szablony planu spotkań. Szablony planu spotkań zawierają już dobrze zorganizowane i skategoryzowane dane. Musisz tylko dodać do nich najważniejsze punkty, a ta funkcja nie tylko oszczędza Twój czas, ale także pozwala omówić wszystkie tematy bez poświęcania dużo czasu.
Liczne opcje
Jak wiemy, nie wszystkie spotkania są takie same. Więc nawet program spotkania nie może być taki sam. Ale nadal nie musisz się martwić, ponieważ kilka platform internetowych oferuje wiele rodzajów szablonów planu spotkań.
Niezależnie od tego, czy szukasz konsultacji 1:1, czy masz zespół, możesz w ciągu kilku sekund znaleźć i zorganizować spotkanie za pomocą szablonów harmonogramów online. Nawet planowanie projektów staje się łatwiejsze dzięki odpowiednim szablonom spotkań.
Według ostatnich badań około 83% pracowników spędza na spotkaniach do 33% swojego tygodnia pracy, a przeciętny pracownik spędza na spotkaniach co najmniej 3 godziny pracy. Te liczby są więcej niż wystarczające, aby powiedzieć, jak czasochłonne są spotkania.
Poza tym te wiele godzin może pójść na marne, jeśli spotkania nie przyniosą pożądanego rezultatu. Dlatego ważne jest, aby mieć dobrze zorganizowany program spotkania, aby zaoszczędzić czas i uzyskać produktywny wynik. Oto niektóre z najlepszych szablonów planu spotkań, na których możesz polegać podczas kolejnych spotkań.
Hugo
Gdy szukasz szablonów planu spotkań, zawsze zobaczysz Hugo u góry. Nie wynika to z dobrej strategii marketingowej, ale także z powodu ich usług. Hugo oferuje ponad 80 darmowych szablonów programów spotkań stworzonych przez doświadczonych ludzi. Możesz znaleźć szablony różnych spotkań, takie jak pomysły na kampanie reklamowe, spotkania z udziałem wszystkich pracowników, podstawowe protokoły ze spotkań i inne.
Szablony planu spotkań firmy Hugo obsługują zarówno programy Word, jak i Dokumenty Google. Oprócz tego możesz ich również używać w Fellow. Hugo udostępnia szablony w 13 różnych kategoriach, w tym zwinne szablony spotkań, spotkania jeden na jeden, szablony spotkań itp.
Hugo ma wiele innych dodatkowych funkcji dla użytkowników. Na przykład Hugo pozwala użytkownikom robić notatki, wspólnie przygotowywać programy spotkań, synchronizować kalendarze i nie tylko. Hugo to strona przyjazna dla użytkownika. Dlatego możesz się do tego przyzwyczaić w ułamku czasu.
Hugo jest wolny. Jednak zawsze możesz wybrać wersję premium, aby uzyskać więcej funkcji.
Płótno
Ta jest popularną aplikacją, z której większość z nas korzysta codziennie. Ale czy wiesz, że nasza ulubiona aplikacja do edycji, Canva, może również pomóc w stworzeniu idealnego planu spotkania? Jeśli nie, nie martw się; teraz wiesz.
Canva to potężna aplikacja z kilkoma szablonami, takimi jak zaproszenia, posty w mediach społecznościowych i tak dalej. Ale szablony planu spotkań dodają wisienkę na torcie. Canva oferuje dziesiątki bezpłatnych szablonów planu spotkań, które można łatwo używać, edytować i drukować.
W aplikacji można znaleźć zarówno formalne, jak i nieformalne szablony. Oprócz tego Canva oferuje również konfigurowalne szablony prezentacji porządku obrad, które mogą pomóc w uczynieniu spotkania jeszcze bardziej autentycznym i produktywnym. Ponieważ już znamy Canvę, korzystanie z tej strony nie byłoby dla nikogo trudne.
Asany
Szukasz szablonów planu spotkań, które zaspokoją wszystkie potrzeby Twojego biura? Asana może cię uratować. Asana to bezpłatna witryna internetowa, która może ożywić Twoje spotkania i uczynić je bardziej produktywnymi i ekscytującymi.
Jest to łatwa w obsłudze strona internetowa z najlepszymi szablonami planu spotkań dla Ciebie. Szablony w tej witrynie zmniejszają obciążenie, ponieważ zawierają wszystkie istotne tematy i punkty, które należy omówić na spotkaniu.
Jeśli chodzi o typy, Asana oferuje zarówno szablony podstawowe, jak i zaawansowane. Znajdziesz tutaj dobrze ustrukturyzowane szablony agendy spotkań oparte na konkretnych typach spotkań. Niezależnie od tego, czy szukasz spotkań rozpoczynających projekt, burzy mózgów w zespole, spotkań w całej firmie, czy innego rodzaju szablonu, Asana może ułatwić Ci pracę w kilka sekund.
Inteligentny arkusz
Smartsheet to bezpłatna witryna internetowa oferująca kilka szablonów planu spotkań. Witryna oferuje dobrze zorganizowaną i obszerną listę, dzięki czemu wyszukiwanie jest łatwe i trwalsze.
Ta witryna zawiera różne rodzaje szablonów porządku obrad spotkań, takie jak klasyczne szablony porządku obrad, szablony porządku obrad konferencji, szablony porządku obrad nieformalnych spotkań, szablony porządku obrad zarządu i wiele innych.
Oprócz kilku szablonów, Smartsheet jest przydatnym narzędziem dla firm, ponieważ ta strona oferuje wiele dodatkowych funkcji, takich jak współpraca w czasie rzeczywistym, zautomatyzowany przepływ pracy, lepsza widoczność i wiele innych. Ogólnie rzecz biorąc, można stwierdzić, że Smartsheet jest idealnym asystentem spotkań.
Trello
Trello to popularna i zaufana witryna i aplikacja. Trello jest uważany za idealnego menedżera projektów. Ta platforma pomaga organizować zadania, zarządzać projektami i nie tylko. Jeśli chodzi o szablony, Trello oferuje wiele szablonów planu spotkań, które można łatwo wykorzystać i dostosować.
Poza tym Trello umożliwia również użytkownikom przesyłanie obrazów i dokumentów w celu wydajniejszego zarządzania pracą. Co więcej, możesz także współpracować z członkami swojego zespołu bezpośrednio z witryny, aby udostępniać program spotkania i oszczędzać.
Miro
Znalezienie jednej platformy dla wszystkich potrzeb biurowych to kocia kołyska. Ale Miro ma wszystkie te cechy. Miro to bezpłatna strona internetowa z kilkoma szablonami planu spotkań i zaawansowanymi funkcjami.
Podstawowym szablonem Miro jest agenda spotkania zespołu. Ten szablon zawiera wszystkie niezbędne dane, które później mogą posłużyć do podejmowania mądrych decyzji dotyczących firmy. Szablony harmonogramu spotkań zespołu mogą pomóc w przeglądaniu postępów, udostępnianiu istotnych aktualizacji projektu, uznawaniu indywidualnych wysiłków i nie tylko.
Szablon planu spotkania zespołu jest uważany za szablon pełen mocy. Ten szablon można łatwo dostosować do dowolnego innego działu, takiego jak kampanie marketingowe, planowanie sprintu itp.
Atlassian
Jeśli szukasz produktywnego szablonu planu spotkania dla wszystkich osób, Twoje poszukiwania mogą zakończyć się na następującej stronie. Atlassian to bezpłatna strona internetowa, która oferuje wiele rodzajów szablonów programów spotkań. Ale ta witryna jest najbardziej znana z szablonu planu spotkania wszystkich rąk.
Spotkania ogólne są uważane za jedno z najważniejszych spotkań każdej organizacji. Mając to na uwadze, ta witryna oferuje najlepsze szablony planu spotkań dla wszystkich osób, które zapewniają przejrzysty i łączący format.
Ten szablon firmy Atlassian zawiera temat dyskusji everAtlassiany. Od celów po zwrócenie uwagi na określony zespół, ten szablon nie zawiedzie Twojego spotkania pod żadnym względem. Szablon planu spotkań dla wszystkich pracowników firmy Atlassian zapewnia produktywny i dokładny format planu, który musi wybrać każda firma.
Wniosek
Spotkania są istotną częścią organizacji. Pozwala członkom zespołu poznać ich cele, aktualną pozycję, plany i inne czynniki firmowe. Ale jaki jest pożytek ze spędzania godzin na spotkaniach, jeśli uczestnicy wracają z pytaniem „Jaki jest pożytek z tego spotkania?”
To właśnie sprawia, że firma musi korzystać z szablonów planu spotkań. Dzisiaj na tym blogu rozmawialiśmy o jednych z najlepszych szablonów planu spotkań, które mogą nie tylko sprawić, że spotkanie będzie produktywne, ale także ożywić je.
Możesz także zapoznać się z najlepszymi aplikacjami do zdalnych spotkań na stojąco dla Slack i Teams.