Dokumenty od wieków stanowią istotny element każdej branży. Dokumentacja biznesowa musi ogromnie się rozrosnąć i stać się bardziej złożona w miarę rozwoju firmy.
Aby efektywnie wykorzystywać dokumenty, firmy muszą je precyzyjnie kategoryzować i sortować; w przeciwnym razie mogą pojawić się problemy dla członków personelu.
W tym szybko zmieniającym się świecie dobrze jest, że istnieje oprogramowanie do automatyzacji dokumentów.
Automatyzacja dokumentów jest możliwa dzięki postępowym technologiom, które wpływają na sposób postępowania z dokumentacją przez firmy oraz ułatwiają żmudne i czasochłonne procesy manualne.
Jednak przy wielu dostępnych opcjach podjęcie decyzji, która jest najlepsza dla Twojej firmy, może zająć trochę czasu. Niektóre mają inną funkcjonalność, a niektóre są dostosowane do określonych typów użytkowników.
Na przykład wymagania zespołu sprzedaży w zakresie automatyzacji dokumentów różnią się od wymagań firmy prawniczej i każda z nich skorzystałaby na rozwiązaniu zaprojektowanym z myślą o ich codziennej rutynie.
W tym poście dowiesz się więcej o najlepszym oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów i o tym, jak może zaoszczędzić Ci godziny.
Spis treści:
Co to jest automatyzacja dokumentów?
Automatyzacja dokumentów wykorzystuje programy i oprogramowanie do tworzenia dokumentów elektronicznych przy mniejszym udziale człowieka.
Automatyzacja dokumentów pomaga zautomatyzować przepływy pracy, w tym skanowanie, przechowywanie, ekstrakcję, przechwytywanie danych i klasyfikację dokumentów.
Użytkownicy tworzą dokumenty znane jako „szablony” w oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów. Szablony te określają, w jaki sposób należy dodawać, zmieniać lub usuwać dokumenty w oparciu o określone dane wejściowe.
Automatyzacja dokumentów może być:
- Przetwarzanie dokumentów: Pozyskuje istotne informacje z różnych dokumentów, weryfikuje je i przekształca we wzbogacone dane dla użytkownika końcowego. Każdy etap cyklu życia dokumentu jest obsługiwany podczas przetwarzania dokumentu.
- Tworzenie dokumentów: Oznacza to wykorzystanie danych, które zostały już zebrane lub odzyskane, jako dane wejściowe do tworzenia ofert, umów, listów biznesowych, faktur i innych.
Dlaczego firmy potrzebują automatyzacji dokumentów?
Firmy muszą zajmować się wieloma dokumentami, których nieefektywne zarządzanie może być kosztowne.
Przetwarzanie dokumentów jest bardziej dostępne i wygodniejsze dzięki automatyzacji. Spójrz na następujące powody, dla których firmy potrzebują automatyzacji dokumentów:
Zmniejszenie powtarzalnej pracy nad dokumentami
Automatyzacja dokumentów zmniejsza czas i wysiłek pracowników poświęcany na powtarzające się procedury. Skanowanie dokumentów, ekstrakcja danych, klasyfikacja, indeksowanie dokumentów i przechowywanie danych są niezbędne do efektywnego działania każdej firmy. Automatyzacja dokumentów spełnia to wszystko i jeszcze więcej.
Przetwarzaj dokumenty szybciej
Stosowanie niestandardowych szablonów może skrócić czas poświęcany na papierkową robotę i usprawnić proces przetwarzania dokumentów. Pomaga to w ustaleniu procedury dokumentacji, którą wszyscy członkowie personelu mogą stosować, aby dobrze wykorzystać swój czas i wysiłek.
Niższy wskaźnik błędów
Dokumenty tworzone ręcznie mogą wymagać kopiowania i wklejania lub nowsze mogą zawierać błędy, które trzeba wielokrotnie poprawiać, co wymaga żmudnego wysiłku ludzkiego i niepotrzebnych opóźnień w operacjach.
Błędy te można wyeliminować lub znacznie ograniczyć dzięki dokładności zaawansowanej automatyzacji dokumentów. Wstępnie zdefiniowane szablony i technologie oparte na sztucznej inteligencji, które wykorzystują przechwytywanie danych, ułatwiają uzyskanie niezbędnych informacji i powiadamiają odpowiedni personel w przypadku braku danych.
Oszczędności na wydatkach
Firmy, które automatyzują tworzenie dokumentów, bez wątpienia skorzystają na niższych kosztach. Automatyzacja może znacznie obniżyć łączne opłaty, w tym te związane z drukowaniem dokumentów, budowaniem kartotek na rzeczywiste dokumenty itp., a także usprawnić kontrolę administracyjną.
Wzmacnia interakcje z klientami i partnerstwa handlowe
Dobre relacje między pracownikami, dostawcami i konsumentami są niezbędne dla sukcesu każdej organizacji. Utrzymanie pozytywnych połączeń może ucierpieć, jeśli ręczne tworzenie dokumentów ma skłonność do błędów, opóźnień i niespójności.
Dostęp do dokumentacji online sprawia, że współpraca z większą liczbą dostawców i kontakt z większą liczbą konsumentów jest prostsza i bezpieczniejsza. Łatwość przeglądania gazet z dowolnego miejsca w dowolnym czasie sprzyja lepszym interakcjom i pomaga tworzyć zindywidualizowane doświadczenia klienta.
Zwiększa bezpieczeństwo i prywatność
Systemy automatyzacji dokumentów posiadają wbudowane cyfrowe obszary przechowywania z wymaganymi uprawnieniami dostępu, aby uniknąć utraty dokumentów i poprawić bezpieczeństwo danych.
Na przykład sektory prawne i medyczne mogą chronić wrażliwe dane przed wyciekami i naruszeniami za pomocą oprogramowania do automatyzacji dokumentów z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa.
Jak to jest bardziej wydajne niż ręczne przetwarzanie dokumentów?
Jeśli często tworzysz te same rodzaje dokumentów, takie jak umowy, faktury lub raporty miesięczne, możesz napotkać następujące problemy:
- Ręczne zbieranie danych z wielu źródeł, wykonywanie skomplikowanych obliczeń i tworzenie wizualizacji ilustrujących dane zajmuje dużo czasu i wysiłku.
- Trudno jest zagwarantować, że dokumenty są całkowicie wolne od błędów, nawet po spędzeniu godzin (lub dni) na szukaniu błędów.
Problemy te można rozwiązać za pomocą oprogramowania do automatyzacji dokumentów, które umożliwia automatyczne zbieranie danych z wielu źródeł i porządkowanie ich w dowolny sposób.
W rezultacie możesz utworzyć dowolny raport w ułamku sekundy, mając jednocześnie pewność, że wszystkie informacje są dokładne i wolne od błędów.
Cechy
#1. dostęp do sieci
Użytkownicy muszą mieć dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca w erze, w której Internet jest tak szeroko stosowany. W dobie internetu oprogramowanie do automatyzacji dokumentów oparte na sieci WWW oferuje szybki i prosty dostęp do plików i folderów, co ma kluczowe znaczenie. Należą do nich:
- Dostęp przez urządzenia mobilne w celu przeglądania lub edycji dokumentów
- Aby przechowywać dokumenty w chmurze, użyj pamięci w chmurze.
- Udostępniaj foldery lub pojedyncze pliki innym osobom poprzez udostępnianie plików.
#2. Przeciągnij i upuść
Przeciągnij i upuść to niezbędny element każdego systemu automatyzacji dokumentów. Możesz przeciągać i upuszczać pliki z jednej lokalizacji do drugiej, a nawet z jednej aplikacji do drugiej.
#3. Wyszukiwanie dokumentów
Każdy użytkownik ma dużo plików. Dlatego muszą być w stanie szybko je przeszukiwać, używając zaledwie kilku liter wyszukiwanego hasła. Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów pomaga w organizacji przechowywania dokumentów, dzięki czemu w razie potrzeby można łatwo odzyskać dokumenty.
Użytkownicy mogą łatwo przeszukiwać przechowywane materiały, korzystając z funkcji wyszukiwania dokumentów.
#4. Wersjonowanie dokumentów
Kolejną istotną cechą systemu automatyzacji dokumentów jest wersjonowanie. Dzięki wersjonowaniu użytkownicy mogą uzyskać dostęp do wcześniejszych wersji dokumentu, porównać je i w razie potrzeby przywrócić poprzednią wersję.
#5. Blokowanie plików
Kluczowym elementem oprogramowania do automatyzacji dokumentów jest blokowanie plików. Użytkownicy nie mogą wprowadzać zmian w zablokowanym pliku, dopóki osoba, która go zablokowała, nie otworzy go.
#6. Zintegrowana przeglądarka i edytor
Możesz przeglądać i edytować dokumenty za pomocą wbudowanej przeglądarki bez pobierania ich lub otwierania w nowym oknie, oszczędzając czas, eliminując konieczność przeskakiwania między kartami lub programami.
Gdy oprogramowanie zauważy, że ktoś inny wprowadza poprawki w pliku, blokuje go, a następnie odblokowuje, gdy przejdą.
7. Ocena i udostępnianie
Użytkownicy powinni mieć możliwość bezpiecznego i wygodnego udostępniania dokumentów przy użyciu dobrego oprogramowania do automatyzacji dokumentów.
Może również posiadać system oceny, który umożliwia użytkownikom przypisanie wartości liczbowej do każdego dokumentu przy użyciu z góry określonej skali. Ta metoda oceny pomaga w śledzeniu, które dokumenty są lubiane przez pracowników, a które wymagają modyfikacji.
#8. Uprawnienia do plików i folderów
Każde oprogramowanie do automatyzacji dokumentów musi zawierać uprawnienia do plików i folderów. Możesz zarządzać tym, co Twój zespół może zrobić z dokumentami, nad którymi pracuje, przyznając im prawa do edycji.
#9. Łączenie dokumentów
Proces łączenia dokumentów, plików lub innych źródeł danych, aby można było uzyskać do nich dostęp z jednego miejsca, nazywa się łączeniem dokumentów.
Ta funkcja umożliwia powiązanie dokumentu z dowolnym innym odpowiednim zapisem w oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów lub uzyskanie dostępu do jednej kopii z innej.
#10. Inteligentne zarządzanie treścią
Najlepsze systemy powinny bezproblemowo aktualizować się na wszystkich kontach i źródłach danych, edytować szablony, tworzyć dostosowane przepływy pracy i egzekwować reguły zapewniające dokładność, zgodność i standardy marki.
Co więcej, niektóre platformy zapewniają funkcje automatyzacji partii, które pozwalają użytkownikom na jednoczesne tworzenie setek lub tysięcy prezentacji, zestawień, raportów i innych rodzajów zabezpieczeń, umożliwiając sprzedawcom tworzenie na żądanie dokumentów technicznych skierowanych do określonych segmentów klientów.
Stworzyliśmy listę najpopularniejszych rozwiązań z krótkim przeglądem ich kluczowych funkcji, aby pomóc Ci uniknąć zagubienia się w szerokiej gamie dostępnych opcji oprogramowania do automatyzacji dokumentów.
DocuPilot
Docupilot to przyjazny dla użytkownika i elastyczny program do automatyzacji dokumentów. Do tworzenia dokumentów możesz wykorzystać dostępne dane i szablony kreacji. Wbudowany kreator dokumentów może tworzyć niestandardowe szablony.
Możesz także wysłać e-mailem dokumenty, które tworzysz za pomocą tego oprogramowania do automatyzacji, do usług takich jak Dropbox, Zapier i Docusign.
Cechy
- Predefiniowane szablony: Docupilot zawiera predefiniowane szablony, których firmy mogą używać do tworzenia ofert, umów, faktur i innych dokumentów.
- Integracja: CRM, formularze, bazy danych online, ankiety i HR to tylko kilka źródeł danych, z którymi możesz połączyć oprogramowanie.
- Bezpieczny: Za pomocą Docupilot możesz zabezpieczyć hasłem i zaszyfrować swoje dokumenty. Zawsze możesz zagwarantować prywatność swoich klientów, budując bardzo potrzebne zaufanie klientów.
- Automatyczny obieg pracy: Niektóre z najbardziej skomplikowanych obiegów dokumentów w firmie są prostsze dzięki Docupilot. Aby nie trzeba było powtarzać procesu wprowadzania danych za każdym razem, gdy tworzysz dokument, cały proces jest prosty.
DocuPilot wyróżnia się stosunkowo niskimi kosztami, co czyni go bardziej dostępnym.
airSlate
Od generowania przepływu po analizę procesów, airSlate to kompleksowa aplikacja w chmurze, która może zarządzać każdym etapem automatyzacji Twoich dokumentów. Jest to również narzędzie bez kodu.
Twój personel zajmujący się ręcznym przetwarzaniem dokumentów może zostać zmniejszony o połowę, jeśli możesz w pełni wykorzystać aplikację.
Cechy
- Flow Creator: Przeciągnij i upuść interfejs użytkownika Flow Creator umożliwia tworzenie wizualnego obrazu przepływu dokumentów (UI).
- Podpis elektroniczny: Cyfrowe formularze, ankiety, dokumenty i treści można łatwo dodać do prawnie wiążących podpisów elektronicznych.
- Ankiety online: Korzystając z funkcji ankiet online, możesz tworzyć ankiety publiczne, dokumenty dotyczące testowania aplikacji beta i kwestionariusze.
- Robotic Process Automation: Możesz zautomatyzować procesy za pomocą botów airSlate bez pisania ani jednego ciągu kodu.
Ponadto airSlate ma obszerną bibliotekę z tysiącami szablonów automatyzacji dokumentów dla większości sektorów.
PandaDoc
Tworzenie, edytowanie i podpisywanie dokumentów można wykonać w jednym miejscu za pomocą PandaDoc.
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz oprogramowania eSignature, automatycznych ofert, narzędzi sprzedażowych i marketingowych, czy też bezpiecznego przetwarzania dokumentów, PandaDoc zapewni narzędzia, których potrzebujesz, aby przyspieszyć lejek biznesowy i błyskawicznie podpisać dokumenty.
Aby zapewnić bezproblemowe zarządzanie dokumentami na wielu cyfrowych frontach, PandaDoc łatwo integruje się z ponad 30 aplikacjami.
Cechy
- Upuść i przeciągnij: zapewnia użytkownikowi domyślne opcje przeciągania i umieszczania w dokumencie na podstawie kategorii zamiast funkcji szablonów.
- Podpis cyfrowy: Jest to jedna z najważniejszych funkcji, ponieważ umożliwia użytkownikom cyfrowe podpisywanie dokumentów bez użycia papieru.
- Tworzenie dokumentów: Użytkownicy mogą tworzyć tutaj dowolny dokument, jaki chcą, i kontrolować inne treści. Jest to idealne rozwiązanie, jeśli potrzebujesz budować kontrakty biznesowe, oferty, oferty i inne dokumenty.
- Archiwa zapisu: Po zakończeniu tworzenia dokumentu możesz kategoryzować i nagrywać archiwa.
Klienci lubią elastyczność szablonów PandaDoc. Kolejną fantastyczną funkcją, którą konsumenci uznają za pomocną, jest śledzenie i analiza dokumentów.
Crove
Możesz zaprojektować i zautomatyzować wszystkie dokumenty swojej firmy za pomocą Crove. Dzięki solidnemu edytorowi dokumentów może pomóc w automatyzacji wszystkich dokumentów. Aby zautomatyzować dowolny dokument, możesz dodać zmienne, warunki logiczne, formuły programu Excel i podpisy elektroniczne.
Centralizując operacje na dokumentach w Crove, możesz pozbyć się niepotrzebnych narzędzi. Dzięki wbudowanej bibliotece szablonów Crove wykracza poza prostą automatyzację dokumentów.
Cechy
- Obliczenia: użyj formuł matematycznych, aby wykonywać obliczenia bezpośrednio na polach w dokumentach.
- Formularze: Utwórz ankietę, dołącz logikę, aby ukryć lub pokazać pytania i zezwól każdemu na tworzenie dokumentów, odpowiadając na pytania.
- Szybki podgląd: Wypełnij kwestionariusz i sprawdzaj swoje dokumenty w czasie rzeczywistym.
- Opublikuj formularze: opublikuj swoje formularze na publicznym adresie URL; każdy może tworzyć dokumenty za ich pomocą, jeśli przestrzegają ograniczeń, które ustawiłeś dla swojego łącza.
Crove może być idealnym narzędziem, jeśli szukasz bezpłatnego oprogramowania do automatyzacji dokumentów.
Dokumentuj
Documate to łatwe w użyciu, niewymagające kodu oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, służące do składania dokumentów prawnych.
Grupa prawników i technologów stworzyła Documate początkowo, aby pomóc organizacjom charytatywnym zajmującym się pomocą prawną w tworzeniu przepływów pracy dla klientów.
Z tego oprogramowania korzystają głównie prawnicy. Jednak każda firma może tworzyć dokumenty, korzystając z prostych funkcji Documate.
Cechy
- Formularze internetowe: Użytkownicy mogą projektować unikalne formularze internetowe, które wprowadzają dane do dokumentów Word lub PDF.
- Ankieta online: użytkownicy tworzą ankietę, a następnie ładują dokumenty szablonów, które łączą się z polami formularza ankiety.
- Osadź: z pomocą programu użytkownicy mogą generować dokumenty z danych wejściowych, rozpowszechniać opracowane przepływy pracy, a nawet osadzać je na stronach internetowych.
Ta platforma do automatyzacji dokumentów jest odpowiednia dla profesjonalistów i prawników, którzy potrzebują rozwiązania bez kodu z prostym interfejsem użytkownika.
Szablony
Duże przedsiębiorstwa mogą szybko uporządkować zawartość i zasoby firmy za pomocą tego oprogramowania do automatyzacji dokumentów – Templafy.
Zwiększając efektywność dla użytkowników końcowych poprzez automatyzację tworzenia dokumentów, system zapewnia zgodność marki i zgodność z prawem w dokumentach.
Ta platforma jest wiecznie zielona i można ją dostosować do stale zmieniającej się infrastruktury informatycznej i aplikacyjnej używanej przez dzisiejsze firmy i organizacje.
Cechy
- System oparty na uprawnieniach: umożliwia menedżerom i zespołom ds. zgodności zarządzanie kontrolą jakości nad wszystkimi zasobami dokumentów, zapewniając członkom zespołu korzystanie tylko z dozwolonych informacji.
- Integracja: Pracownicy mogą uprościć tworzenie umów, ofert i materiałów sprzedażowych w swoich programach do edycji tekstu za pomocą narzędzi do automatyzacji dokumentów Templafy, które łączą się z aplikacjami Microsoft Office i Google G Suite.
- Interfejs administratora: Pracownicy mogą uzyskać dostęp do standardowych narzędzi do generowania dokumentów dzięki centralnej dystrybucji plików szablonów biurowych.
Większe firmy mogą korzystać z Templafy, ponieważ potrzebuje co najmniej 50 użytkowników.
ExperLogix
Użytkownicy biznesowi mogą usprawnić, usprawnić i zautomatyzować krytyczne procesy związane z dokumentami za pomocą wszechstronnego, ale przyjaznego dla użytkownika oprogramowania do automatyzacji dokumentów firmy Experlogix.
Cechy
- Przepływy dokumentów: Korzystając z interfejsu wizualnego, możesz szybko tworzyć przepływy dokumentów, które wykorzystują logikę warunkową bez kodowania.
- Projektowanie szablonów: zapewnia narzędzia potrzebne do tworzenia dynamicznych, opartych na danych szablonów i konfigurowania skomplikowanych przepływów pracy.
- Cyfrowe zbieranie danych: Experlogix Smart Forms to elastyczne, wbudowane i internetowe formularze gromadzenia danych, które ułatwiają użytkownikom lub klientom wprowadzanie i przesyłanie informacji drogą elektroniczną.
- Zarządzanie wydrukami: usługi Document Services oferują niezwykle elastyczne, zautomatyzowane metody obsługi dużych ilości wydruków dokumentów.
Content Manager firmy Experlogix to bezpieczne i zorganizowane repozytorium, które ułatwia i przyspiesza zarządzanie, przechowywanie i pobieranie zasobów cyfrowych, w tym formularzy i dokumentów PDF, logo, obrazów i treści multimedialnych.
Ostatnie słowa
Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów to oczywistość. Automatyzując tworzenie podobnych dokumentów, Twoja firma może zmniejszyć liczbę błędów, zaoszczędzić pieniądze i zrezygnować z męczącego, nieprzyjemnego zadania.
Następnie możesz sprawdzić najlepsze narzędzia do współpracy przy dokumentach.