Zrozumienie struktury organizacyjnej: Przewodnik po schematach organizacyjnych
Jasne zrozumienie hierarchii w organizacji lub zespole jest kluczowe, aby skutecznie komunikować się z właściwymi osobami. Wykorzystanie szablonu schematu organizacyjnego to znakomity sposób na zobrazowanie struktury Twojej firmy.
W każdym przedsiębiorstwie schemat organizacyjny pełni istotną rolę, prezentując relacje zależności w ramach zespołu lub całej struktury. Zapewnia on przejrzystość i ułatwia współpracę, a także pomaga nowym pracownikom w orientacji, kto komu podlega.
Stworzenie schematu organizacyjnego może być procesem złożonym i czasochłonnym. Szablon takiego schematu znacząco ułatwia to zadanie. Przeanalizujmy, czym jest schemat organizacyjny, jakie ma zastosowania, jakie są jego rodzaje i gdzie znaleźć sprawdzone szablony.
Czym jest schemat organizacyjny?
Schemat organizacyjny, często nazywany „organigramem”, to wizualne przedstawienie hierarchii powiązań w zespole lub organizacji. Mówiąc najprościej, pokazuje, jak poszczególni pracownicy są ze sobą powiązani.
Najczęściej, wykresy te wykorzystywane są do zobrazowania struktury firmy, ale mają również zastosowanie w planowaniu i budżetowaniu.
Dlaczego zespoły używają schematów organizacyjnych?
Schemat organizacyjny jest przydatny z wielu powodów. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych:
Efektywne zarządzanie rozwojem
Liderzy potrzebują jasnego wglądu w to, gdzie poszczególni pracownicy wpasowują się w strukturę organizacji i jakie role pełnią. Tylko na podstawie takiego obrazu mogą identyfikować obszary wymagające zmian. W sytuacjach takich jak przyjmowanie nowych pracowników czy łączenie zespołów, schematy organizacyjne pozwalają zaplanować działania z wyprzedzeniem i przewidzieć potencjalne konsekwencje.
Sprawniejsza komunikacja w zespole
Schemat organizacyjny w sposób przejrzysty wizualizuje relacje służbowe. Dzięki niemu każdy pracownik wie, do kogo zwrócić się w razie potrzeby. Zamiast samodzielnie szukać rozwiązania problemu, może skontaktować się z właściwą osobą.
Dodatkowo, organigram pozwala zorientować się, kto jest zaangażowany w dany projekt, unikając proszenia o pomoc niewłaściwych osób. To w efekcie zwiększa efektywność i minimalizuje straty czasu.
Prezentacja struktur raportowania
W dużych firmach często dochodzi do przesunięć wewnętrznych. Nowi pracownicy mogą mieć trudności z zapamiętaniem hierarchii w zespole. Schemat organizacyjny pomaga zrozumieć, gdzie dany pracownik pasuje do struktury firmy. Dzięki niemu, można łatwo sprawdzić, do kogo należy się zgłaszać i z kim się komunikować w ramach swojej pozycji.
Pełna perspektywa
Pracownicy często zapominają, że ich praca przyczynia się do czegoś większego. Schemat organizacyjny pomaga to uświadomić. Gdy pracownicy widzą, jakie jest ich miejsce w strukturze firmy i jak wpływają na jej sprawne działanie, wzrasta ich morale i efektywność.
Rodzaje struktur organizacyjnych
Przeglądając przykładowe schematy organizacyjne, szybko zauważymy, że jest ich wiele. Wynika to z faktu istnienia różnych typów struktur organizacyjnych, na których opierają się schematy. Przyjrzyjmy się kilku popularnym rodzajom:
Hierarchiczna struktura organizacyjna
To najczęściej stosowany typ struktury. Osoby na najwyższych stanowiskach umieszczane są na górze schematu, a pod nimi osoby zajmujące niższe pozycje.
Struktura ta przypomina piramidę. Sprzyja to poczuciu odpowiedzialności i motywuje pracowników do awansu, podnosząc jednocześnie wydajność.
Funkcjonalna struktura organizacyjna
Ten typ struktury również przypomina strukturę hierarchiczną. Różnica polega na tym, że pracownicy są grupowani w oparciu o ich specjalizacje i pozycje w firmie. Jest to struktura skalowalna.
Pozioma lub płaska struktura organizacyjna
Firmy z małą liczbą szczebli zarządzania uznają płaski schemat za korzystny. Startup-y często stosują ten model przed utworzeniem większych działów. Niektóre firmy wybierają go ze względu na nacisk na przejrzystą komunikację między pracownikami i mniejszą kontrolę.
Oddziałowa struktura organizacyjna
Struktura ta sprawdza się w dużych korporacjach z wieloma wydzielonymi jednostkami. Oddziały mają kontrolę nad swoim personelem i posiadają odrębne działy awansu, zespół pracowniczy, dystrybucyjny, IT itp.
Korporacje z taką strukturą łatwiej reagują na potrzeby rynku i klienta. Promuje ona demokrację i personalizację strategii, pomagając jednocześnie zachować elastyczność.
Macierzowa struktura organizacyjna
W tym modelu tworzone są interdyscyplinarne zespoły do realizacji konkretnych projektów. Jest to połączenie dwóch lub więcej struktur organizacyjnych. Pozwala to pracownikom lepiej zrozumieć organizację.
Zespołowa struktura organizacyjna
Firmy stosujące ten model dzielą pracowników na działy. Zamiast kłaść nacisk na tradycyjną hierarchię, skupiają się na autonomii pracowników, współpracy w zespole i rozwiązywaniu konfliktów. Ten system dobrze sprawdza się w firmach działających w oparciu o metodyki Agile i Scrum.
Struktura organizacyjna sieci
Współczesne realia wymuszają na wielu firmach rozproszenie zasobów w różnych lokalizacjach. Tam, gdzie kluczowe są komunikacja i powiązania, a nie hierarchia, struktura sieciowa jest najbardziej odpowiednia. Ten model przedstawia złożone zależności pomiędzy zasobami w siedzibie firmy i poza nią.
Bez względu na rodzaj struktury, poniższe narzędzia pomogą Ci łatwo stworzyć schemat organizacyjny.
SmartDraw
SmartDraw udostępnia szereg szablonów schematów organizacyjnych dla różnych branż, w tym korporacji, firm gamingowych, działów badawczych, finansowych, rządowych, HR, organizacji non-profit, szpitali i firm fotograficznych.
Jeśli nie masz czasu na samodzielne tworzenie wykresu, możesz skorzystać z gotowego szablonu i dodać nazwy, aby uzyskać spersonalizowany schemat. Narzędzie oferuje opcje edycji wykresu: zmianę kształtu, dodawanie obrazów, tworzenie podwykresów, zmianę kierunku wykresu i stylu gałęzi.
Canva
Canva to kolejna platforma z obszerną biblioteką szablonów schematów organizacyjnych. Posiada profesjonalnie zaprojektowane szablony, które ułatwią Ci pracę. Każdy, kto zna metodę „przeciągnij i upuść”, może z łatwością stworzyć schemat organizacyjny swojej firmy. Canva pozwala na dodawanie obrazów do wykresu i dostosowanie kolorystyki do identyfikacji wizualnej marki.
Poza tworzeniem wykresów, Canva oferuje funkcje udostępniania, pobierania i publikowania wykresów w wysokiej rozdzielczości. Możesz również umieścić wykres w raportach i prezentacjach.
Lucidchart
Lucidchart to intuicyjna platforma działająca w chmurze, która umożliwia łatwe tworzenie schematów organizacyjnych. Możesz tworzyć wykres od podstaw lub edytować jeden z dostępnych szablonów, aby uzyskać spersonalizowany schemat.
Edytor schematów organizacyjnych umożliwia utworzenie schematu w kilku prostych krokach, dzięki funkcji importu danych. Wystarczy przesłać dane pracowników do szablonu, a narzędzie automatycznie stworzy wykres.
Lucidchart umożliwia również integrację z narzędziami do zarządzania biznesem i zasobami ludzkimi, takimi jak BambooHR, Slack, Confluence, Google Slides itp.
Venngage
Niezależnie od tego, czy reprezentujesz dużą, czy małą firmę, na Venngage znajdziesz odpowiedni szablon schematu organizacyjnego dla swojej organizacji. Wybierz szablon, który spełnia Twoje wymagania i dostosuj go do swoich potrzeb za pomocą edytora Venngage.
Możesz dodawać tekst, ikony, wykresy, mapy, tła i obrazy. Dodając linki do YouTube, ankiety, formularze i kod HTML, sprawisz, że wykres będzie interaktywny. Możesz również dodać elementy, których często używasz w swojej marce.
Visme
Jeśli potrzebujesz narzędzia, które w ciągu kilku minut przekształci strukturę Twojej organizacji w atrakcyjne wizualizacje, Visme to właściwy wybór. Oferuje szeroki wybór atrakcyjnych szablonów schematów organizacyjnych.
Możesz użyć dowolnego z motywów, aby wykres pasował do identyfikacji wizualnej Twojej marki. Visme oferuje szablony dla szkół, działów redakcyjnych, agencji web designu, zespołów projektowych i wielu innych. Wybierz ten, który najlepiej pasuje do Twojego zespołu i edytuj go za pomocą intuicyjnego formatowania.
Adobe Express
Adobe Express oferuje bezpłatną platformę do tworzenia schematów organizacyjnych online. Uważa, że przejrzysty projekt to podstawa skutecznego organigramu. Dlatego udostępnia piękne i popularne szablony, które można łatwo dostosować.
Użytkownicy mogą wybierać szablony i dodawać obrazy, ikony, grafikę i obramowania. Możesz wgrać własne pliki lub skorzystać z biblioteki Adobe Express. Po pobraniu wykresu możesz do niego wrócić w przyszłości, aby go zaktualizować.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online to platforma internetowa, na której możesz bezpłatnie narysować schemat organizacyjny. Możesz wybierać z setek szablonów i edytować je za pomocą funkcji przeciągnij i upuść.
Największym atutem tego narzędzia jest nielimitowany czas dostępu oraz nieograniczona ilość kształtów i diagramów. Osoby tworzące wykresy do użytku osobistego zachowują prawo własności. Wykresy można pobrać w formatach PNG, JPG, GIF, SVG i PDF.
Podsumowanie
Schemat organizacyjny jest nieoceniony, jeśli chcemy mieć kontrolę nad pracownikami. Dostępne są różne rodzaje schematów, które można dopasować do konkretnych potrzeb zespołu.
Dzięki szerokiemu wyborowi szablonów możesz stworzyć funkcjonalny i atrakcyjny schemat organizacyjny, który pozwoli Ci efektywniej zarządzać zespołem.
Osoby zarządzające projektami powinny również zapoznać się z wykresem kamieni milowych, aby skutecznie monitorować postępy w realizacji projektu.
newsblog.pl