Oprogramowanie do automatyzacji zadań ogranicza pracę ręczną i zwiększa produktywność w większości firm korzystających z technologii w formie cyfrowej lub fizycznej!
Automatyzacja to łatwy owoc dla właścicieli firm i menedżerów, gdy muszą obniżyć koszty ogólne bez uszczerbku dla produktywności i wydajności.
Od urządzeń konsumenckich, towarów i produkcji pojazdów po kodowanie oprogramowania, cała branża czerpie korzyści z automatyzacji zadań i procesów.
Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z automatyzacją zadań lub już korzystasz z automatyzacji, ale chcesz usprawnić istniejące scenariusze automatyzacji, trafiłeś we właściwe miejsce!
W tym artykule opisano kilka wyjątkowych narzędzi do automatyzacji zadań, z których korzystają wiodące małe i średnie firmy, start-upy i przedsiębiorstwa. Ponadto dowiesz się więcej o krokach i zaletach automatyzacji zadań. Więc zacznij czytać!
Spis treści:
Czym jest automatyzacja zadań? 👩💻
Automatyzacja zadań to wykorzystanie oprogramowania lub algorytmów programowania do wykonywania powtarzalnych i przewidywalnych zadań ręcznych przy użyciu komputerów, smartfonów, tabletów lub komputerów jednopłytowych (SBC), takich jak Raspberry Pi.
Zwiększa spójność i dokładność przepływów pracy. Nie wspominając o tym, że automatyzacja zadań zapewnia niezwykłą wydajność nawet najbardziej skomplikowanym zadaniom. Najwyraźniej minimalizuje pracę fizyczną wymaganą do uzyskania określonego rezultatu, jednocześnie usprawniając cały projekt biznesowy lub komercyjny.
Automatyzacja zadań nie eliminuje całkowicie zaangażowania ludzi. Zmniejsza to po prostu potrzebę ręcznej interwencji ze strony pracowników Twojej firmy, podczas gdy oni mogą poświęcić czas na zwiększenie sprzedaży, poprawę wskaźników marketingowych i ostatecznie zwiększenie przychodów.
Kroki automatyzacji zadania biznesowego 🏦
Automatyzacja zadań biznesowych w dużym stopniu opiera się na instrukcjach warunkowych, segmencie programowania komputerowego, który rozwiązuje problemy JEŚLI TO WSZYSTKO (inaczej: Jeśli to, to tamto).
Jednak nie musisz wchodzić w kodowanie, ponieważ istnieją narzędzia typu „przeciągnij i upuść” do automatyzacji zadań. Możesz tworzyć bardzo złożone receptury automatyzacji bez pisania ani jednej linijki kodu.
Oto kroki, które należy wykonać w przypadku większości narzędzi wymienionych w tym artykule lub znalezionych w innych miejscach w Internecie:
# 1. Utwórz przepływ pracy dla powtarzalnych zadań
Najpierw musisz określić, czy proces biznesowy jest powtarzalny. Zapoznaj się z poniższym przepływem pracy dotyczącym zarządzania projektami w Asanie. To doskonały przykład przepisu na automatyzację:
- Kierownik projektu dodał zadanie w Asanie.
- Dodali także cesjonariusza do Asany.
- Aplikacja Kalendarz Google przypisanej osoby automatycznie wyświetli to zadanie jako harmonogram zadań.
Możesz użyć swojej wyobraźni i kreatywności, aby stworzyć takie przepływy pracy.
#2. Wybierz aplikację wyzwalającą i dodaj zdarzenia wyzwalające
Większość programów do automatyzacji zadań poprosi o wybranie aplikacji wyzwalającej i zdarzenia wyzwalającego, które uruchomią zautomatyzowany przepływ pracy. W powyższym przykładzie:
- Zdarzenie wyzwalające: Dodano nowe zadanie i przydzielono członka zespołu
#3. Wybierz aplikację akcji i zdarzenia akcji
Teraz wystarczy wybrać Kalendarz Google jako aplikację akcji i dodać wydarzenie kalendarza jako wydarzenie akcji.
#4. Opublikuj automatyzację
Narzędzie do automatyzacji przeprowadzi różne testy i uwierzytelnienie konta podczas całego procesu. Kiedy zobaczysz, że automatyzacja testów działa zgodnie z twoimi oczekiwaniami, opublikuj przepis.
Od teraz aplikacja do automatyzacji zadań będzie automatycznie rezerwować miejsce w kalendarzu członków Twojego zespołu, gdy przypiszesz nowe zadanie. Nie musisz ich ścigać ani wysyłać e-maili z przypomnieniem!
Korzyści z automatyzacji zadań 👍
Korzyści, jakie Twoja firma czerpie z automatyzacji zadań, zależą od branży. Ale następujące są wspólne korzyści w każdej branży:
- Przyspiesza powtarzalne zadania. Jeśli potrafisz przewidzieć dokładne kroki zadania, oprogramowanie może odtworzyć te kroki, a Ty możesz się zrelaksować, podczas gdy program wykonuje zadania jedno po drugim.
- Możesz uchronić swoich pracowników przed wypaleniem i zmęczeniem, używając kodu algorytmicznego do wykonywania powtarzalnych zadań.
- Ludzie mają tendencję do popełniania drobnych błędów, takich jak literówki, podczas powtarzalnej pracy nad tymi samymi etapami zadania. Ale takie błędy mogą okazać się śmiertelne dla Twoich klientów. Możesz wykorzystać oprogramowanie do automatyzacji zadań, aby wykonywać powtarzalne zadania i uchronić swoją firmę przed utratą reputacji.
- Takie narzędzia uwalniają Twoich pracowników od pracy ręcznej, dzięki czemu możesz ich podnieść i obsadzić w innych działach generujących przychody, takich jak sprzedaż, marketing, dosprzedaż czy obsługa klienta.
- Większość branż produkujących towary konsumpcyjne, urządzenia i przemysł motoryzacyjny wykorzystuje kombinację algorytmów i ramion robotów do automatyzacji całej linii produkcyjnej. Zmniejsza to głównie koszty produkcji.
- Automatyzacja zadań zapewnia spójność cyfrowych procesów biznesowych z zasadami korporacyjnymi, takimi jak automatyzacja obiegu dokumentów w celu tworzenia i zatwierdzania dokumentów biznesowych.
- Zyskujesz większą kontrolę nad operacjami biznesowymi i liniami produkcyjnymi. W sytuacjach awaryjnych możesz łatwo przywoływać rozwiązania do odzyskiwania po awarii, takie jak przeniesienie aplikacji w chmurze do innego dostawcy chmury lub potrzeby produkcyjne fabryki, której to nie dotyczy.
- Wreszcie, najbardziej poszukiwaną korzyścią jest lepszy zwrot z inwestycji w ręczne procesy biznesowe, takie jak marketing cyfrowy, marketing e-mailowy, wprowadzanie klientów online, cyfrowa weryfikacja KYC i inne.
Teraz znasz definicję oprogramowania do automatyzacji zadań, jego kroki i zalety. Nadszedł czas, aby zapoznać się z niektórymi popularnymi narzędziami do łatwej i niedrogiej automatyzacji zadań do dowolnego użytku biznesowego lub osobistego:
Pipety
Jeśli chodzi o automatyzację zadań lub przepływu pracy, Pipefy jest tutaj dla Ciebie. Oprócz automatyzacji możesz tworzyć i modyfikować każdy rodzaj przepływu pracy na tej platformie z możliwością nieskończonego i łatwego skalowania. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi wizualnemu proces automatyzacji staje się bezproblemowy.
W rezultacie wydajność zespołu wzrasta, a oni mogą w pełni wykorzystać swoje aplikacje. Pomaga także zarządzać szybkimi zmianami w przepływie pracy wynikającymi z opinii klientów lub nowych wymagań wewnętrznych.
Teraz musisz mniej polegać na śladach e-maili i arkuszach kalkulacyjnych, ponieważ to oprogramowanie do automatyzacji pozwala uniknąć błędów, eliminując zduplikowane wpisy danych.
Pipefy pozwala zbudować przepływ pracy od podstaw za pomocą edytora wizualnego lub wybrać dowolny z jego szablonów, aby dostosować go do własnych potrzeb. Co więcej, konfigurowalne pulpity nawigacyjne i raporty tego narzędzia są przydatne do śledzenia KPI, monitorowania stanu i identyfikowania nowych możliwości.
Ta aplikacja umożliwia łączenie, sortowanie i kierowanie przychodzących żądań, przyjęć i biletów, niezależnie od ich źródła. Wspiera współpracę, umieszczając każdego członka zespołu na tej samej stronie i określając uprawnienia użytkownika do widoczności i współpracy.
Przepływ Zoho
Czy jesteś zmęczony zarządzaniem wieloma aplikacjami indywidualnie dla swoich zespołów? Zoho Flow pozwala zautomatyzować przepływy pracy i zadania biznesowe, łącząc używane aplikacje. Teraz pozbądź się wszelkich silosów informacyjnych dzięki funkcji inteligentnej integracji tego oprogramowania.
Aplikacja łączy wszystkie aplikacje, dzięki czemu wszystkie e-maile, rekordy i raporty przechodzą nieprzerwanie. Przepływy można projektować, dostosowując gotowe kolekcje przepływów w celu uzyskania maksymalnej produktywności i wykonywania rutynowych zadań.
Co więcej, nie ma potrzeby wkładania wysiłku w skomplikowane kodowanie integracyjne, ponieważ jego dynamiczny kreator pozwala ustawić wyzwalacz i działania poprzez bezproblemową integrację. Zespoły mogą nawet tworzyć przepływy pracy, które łączą różne działy w celu lepszej orkiestracji biznesowej.
Ponadto organizacje mogą tworzyć niestandardowe integracje za pomocą tego narzędzia w różnych funkcjach biznesowych. Niektóre z najpopularniejszych obsługiwanych aplikacji to Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox i Salesforce.
Wrike
Jeśli Twój zespół jest zmęczony wykonywaniem żmudnych procesów wpływających na produktywność, nadszedł czas, aby wybrać Wrike. Jego potężny i wydajny Automation Engine może zautomatyzować codzienne przepływy pracy, dzięki czemu możesz zająć się czynnościami najważniejszymi dla Twojej firmy.
Firmy mogą tworzyć reguły dla powtarzalnych zadań za pomocą wyzwalaczy i działań w celu przyspieszenia i usprawnienia procesów roboczych. Poza tym narzędzie ostrzega i automatycznie aktualizuje w celu szybszego skalowania, usprawnienia procesów i redukcji błędów.
Kiedy używasz Wrike, automatycznie przenosi zadanie do następnego etapu przepływu pracy, w zależności od priorytetu zadania, statusu i ryzyka. Ponieważ wszyscy członkowie zespołu mają pełny wgląd w przepływy pracy, zapewniona będzie przejrzystość.
Aplikacja posiada również takie funkcje, jak @wzmianki, powiadomienia i przypomnienia dla lepszej współpracy.
Kliknij w górę
Dzięki funkcji ClickUp Automations możesz łatwo zautomatyzować swoje rutynowe zadania i pomóc swojemu zespołowi skoncentrować się na ważniejszych zadaniach.
Za pomocą tej platformy można tworzyć zadania na ponad 100 sposobów. Oprócz tworzenia niestandardowej automatyzacji, pozwala zautomatyzować zadania związane z cesjonariuszami, statusami, priorytetami, datami, tworzeniem i przenoszeniem.
Co więcej, umożliwia przydzielanie zadań, zmianę statusu, zamieszczanie komentarzy i wykonywanie wielu innych czynności. Użytkownicy mogą wybrać akcję, która nastąpi podczas wyzwalania automatyzacji, oszczędzając w ten sposób swój cenny czas.
ClickUp Automations obsługuje kilka aplikacji zewnętrznych, w tym Slack, Arkusze Google, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform i Airtable, do tworzenia pojedynczego, ale współdzielonego przepływu pracy. Przede wszystkim zapewnia bezpieczeństwo danych użytkowników dzięki bezpiecznej platformie i oferuje wysoki poziom dostępności.
Jira Automation
Szukasz rozwiązania do automatyzacji zadań, które pomoże Ci skupić się na ważnych zadaniach? Wybierz Jira Automation, aby za pomocą kilku kliknięć zautomatyzować dowolne zadanie lub przepływ pracy w Twojej firmie.
Dzięki tej platformie możliwości są nieograniczone — możesz jej używać do automatyzacji przydziału zadań do synchronizacji zadań między działami.
Nie wymaga również pisania kodów. Wybierz dowolny z ponad 100 szablonów (DevOps, Slack, Business, Global itp.) i zacznij tworzyć reguły automatyzacji w ciągu kilku minut. Możesz także skorzystać z jego przewodników i filmów, aby rozpocząć proces.
Firmy mogą używać tego oprogramowania z innymi popularnymi narzędziami biznesowymi, takimi jak MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket itp.
Zapier
Dzięki 5000 aplikacji i nieskończonej automatyzacji Zapier jest rozwiązaniem do automatyzacji zadań dla renomowanych marek, takich jak Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable i innych. Jest to oprogramowanie do automatyzacji zadań bez kodu z następującymi godnymi uwagi funkcjami:
- Wieloetapowa automatyzacja, która może obejmować do 100 aplikacji
- Prosta logika if/then do programowania warunkowego w wizualnym obszarze roboczym
- Całkowicie przeciągnij i upuść budowanie receptur automatyzacji
- Wiele filtrów, dzięki którym możesz tworzyć złożone receptury automatyzacji
- Sformatuj swoje dane w formule automatyzacji za pomocą funkcji Formatter
W chwili pisania tego tekstu platforma integracji aplikacji jest odpowiednia dla ról biznesowych, takich jak sprzedaż, informatyka (IT), właściciele małych firm i marketerzy online.
Mówiąc o przepływach pracy w biznesie, możesz użyć integracji aplikacji Zapier lub Zaps do komunikacji z klientami, zarządzania danymi, zarządzania potencjalnymi klientami i procesów biznesowych.
Tallyfy
Tallyfy jest bardzo odpowiedni dla firm z większą ilością dokumentów, plików i danych niż inne. Sam twórca platformy automatyzacji położył nacisk na automatyzację zadań w przypadku formularzy online, przepływów pracy w biznesie, procesów, zadań, zatwierdzania dokumentów i nie tylko.
Ma integracje i webhooki dla różnych aplikacji biznesowych i profesjonalnych, takich jak poczta e-mail Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau i inne.
Ponadto oprogramowanie do automatyzacji zadań obsługuje narzędzia do automatyzacji innych firm, takie jak Zapier Connector i Power Automate. Dlatego jeśli nie znajdziesz integracji dla swojej aplikacji biznesowej w Tallyfy, możesz zintegrować aplikację z Power Automate lub Zapier, a następnie obsługiwać ją w Tallyfly.
Nintex
Jeśli chodzi o korzystanie z kompletnej platformy automatyzacji, Nintex jest idealnym wyborem dla firm. To narzędzie pozwala użytkownikom automatyzować ręczne i codzienne zadania oraz zarządzać przepływem pracy w firmie poprzez zautomatyzowaną automatyzację procesów.
Wszystko, co musisz zrobić, to znaleźć procesy, które wymagają automatyzacji i zacząć je automatyzować za pomocą kilku kliknięć – i absolutnie bez kodów. Nie ma potrzeby korzystania z formularzy papierowych, ponieważ firmy mogą zbierać informacje cyfrowo z formularzy i smartfonów.
Ponadto Nintex umożliwia składanie podpisów elektronicznych w dokumentach i umożliwia automatyczne generowanie dokumentów w razie potrzeby. Możesz także stać się częścią globalnej sieci partnerów w celu szybkiej i skutecznej automatyzacji.
Ostatnie słowa
Automatyzacja zadań to sekret produktywności, wydajności i rentowności biznesu. Pomaga uniknąć kar za błędy i szybciej wykonywać fizyczne lub cyfrowe zadania. Jednak sukces w automatyzacji leży w oprogramowaniu, którego używasz do pisania zautomatyzowanych procesów lub receptur zadań.
Wypróbuj powyższe oprogramowanie do automatyzacji zadań i wybierz takie, które pasuje do Twojej domeny biznesowej i potrzeb w zakresie stylu automatyzacji.
Następnie możesz sprawdzić narzędzia do automatyzacji rozrachunków z dostawcami.