8 szablonów Ultimate Impact Effort Matrix do podejmowania świadomych decyzji

Zarządzanie projektami i ustalanie priorytetów staje się dla Ciebie zbyt skomplikowane? Jak wspaniale byłoby, gdyby istniał sposób, aby pomóc ci w zrozumieniu, jakie zadania wymagają jakiego rodzaju uwagi i energii.

Tutaj do gry wkracza Impact Effort Matrix lub 2×2. Jest to narzędzie, które upraszcza ustalanie priorytetów i pomaga zespołom i jednostkom ponownie połączyć się z ich celami i zidentyfikować możliwe do wykonania kroki, aby rozpocząć pracę.

Jeśli szukasz łatwego szablonu macierzy wysiłku wpływu, ten artykuł jest doskonałym wprowadzeniem. Ale najpierw zapoznajmy się z podstawami macierzy wysiłku uderzeniowego.

Co to jest macierz wysiłku wpływu?

Impact Effort Matrix lub macierz 2×2 to nic innego jak narzędzie używane przez firmy i osoby prywatne do skutecznego ustalania priorytetów zadań. Priorytetyzacja odbywa się poprzez analizę wysiłku, który należy podjąć w celu wykonania zadania i porównanie go z jego wpływem.

W większości przypadków macierz wysiłku wpływu jest tworzona przez burzę mózgów z Twoim zespołem. Dzięki temu możesz określić łączną liczbę zadań i projektów dla wszystkich członków zespołu. Następnie możesz określić wagę i pilność tych zadań.

Dzięki temu ćwiczeniu możesz określić kolejność zadań, które należy wykonać, aby osiągnąć najlepszy efekt przy jak najmniejszym wysiłku.

Zwykle zadania wymagające najmniejszego wysiłku i największego wpływu to te, na których musisz się skoncentrować. Nie oznacza to jednak, że zadania o niskim nakładzie pracy i niewielkim wpływie są bezużyteczne. Czasami nawet one mogą w jakiś sposób pomóc.

4 kwadranty macierzy wysiłków uderzeniowych

Poniżej przedstawiono 4 kwadranty macierzy wysiłku uderzeniowego:

Te cztery bloki są rozdzielone przez Oddziaływanie na oś X i Wysiłek na oś Y. Każdy z bloków wygląda następująco:

#1. Szybkie wygrane – niski wysiłek i duży wpływ

Ten blok zawiera wszystkie zadania, które można wykonać łatwo lub szybko, ale znacząco wpłynąć na firmę lub twoją pracę. Zadania w tym bloku mają najwyższy priorytet.

#2. Duże projekty — duży wysiłek i duży wpływ

Ten blok zawiera wszystkie zadania, które wymagają znacznego nakładu pracy i mają ogromny wpływ. Są one uważane za długoterminowe cele firmy i mają przyzwoicie wysoki priorytet.

#3. Wypełnienia — niski wysiłek i niewielki wpływ

Ten blok zawiera wszystkie zadania, które można łatwo wykonać, ale nie zapewniają wystarczająco dużego wpływu. Tak więc zadania w ramach tego bloku nie mają największego priorytetu.

Jednak nadal możesz wykonywać te zadania w dodatkowym czasie lub gdy nie czujesz się produktywny, aby usunąć te zadania z drogi.

#4. Niewdzięczne zadania — duży wysiłek i niewielki wpływ

Ten blok zawiera wszystkie zadania, które zajmują dużo czasu i wysiłku, ale nie zapewniają wystarczającego wpływu. Te zadania są bardzo niepotrzebne i należy je pozostawić niewykonane, jeśli wszystkie inne zadania muszą zostać wykonane.

Kiedy stosować macierz wysiłku uderzeniowego?

Macierz wpływu jest niezbędna, gdy Ty lub Twój zespół macie wiele projektów lub zadań z szerokim zakresem potencjalnych korzyści.

Potrzebujesz go również wtedy, gdy nie masz pewności co do najlepszego sposobu działania lub decydujesz, od czego zacząć.

Czasami macierz 2×2 może nawet pomóc uporządkować przepływ pracy i sprawić, że będzie on wolny od bałaganu.

Zwykle start-upy lub mniejsze organizacje mają mnóstwo różnych prac, które musi wykonać bardzo mała grupa ludzi. W tak chaotycznej strukturze wiele pomysłów i projektów może być utrudnionych. Tak więc macierz może uporządkować ten bałagan i uruchomić organizację.

Oto lista niesamowitych korzyści, jakie macierz wysiłku wpływu ma dla Ciebie i Twojego zespołu:

Korzyści z macierzy wysiłku uderzenia

#1. Trzymaj wszystkich w pętli i synchronizuj

Największą korzyścią z macierzy wysiłku wpływu jest w rzeczywistości sposób, w jaki wszyscy znajdują się na tej samej stronie w celu osiągnięcia celu. Twój zespół może również użyć szablonów macierzy wysiłku wpływu, aby dodać kolejną warstwę organizacji pracy.

#2. Zoptymalizuj zasoby i ich alokację

Wiedząc, jakie zadania należy wykonać i kiedy należy je wykonać, możesz zarządzać swoimi zasobami i odpowiednio je alokować. Tak więc zasoby krytyczne są zachowywane dla zadań priorytetowych.

#3. Tworzy sekwencję zadań roboczych i ustala priorytety zadań

Macierz wysiłku wpływu pomaga stworzyć sekwencję działań/zadań zorganizowanych w oparciu o priorytety. Tworzy to liniową ścieżkę, którą zespół może podążać.

#4. Dopasowuje zespół do celów firmy

Oprócz znajdowania zadań priorytetowych, macierz wyjaśnia również, dlaczego zadania muszą być priorytetyzowane. Tak więc zespół rozumie stojące za nim cele, a co za tym idzie rozumie cele firmy.

#5. Oszczędność czasu i maksymalizacja wydajności w przepływie pracy

Dzięki matrycy możesz uniknąć spędzania czasu na rzeczach, które wymagają zbyt wiele czasu, aby uzyskać znacznie mniejszy wpływ. W ten sposób przepływ pracy staje się bardziej czasochłonny, a wydajność pracy wzrasta.

Chociaż macierz wysiłku wpływu wygląda na prostą, wciąż jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zmaksymalizować korzyści i użyteczność tej praktyki.

Wskazówki, jak ułatwić macierz wysiłku wpływu

#1. Zdefiniuj jasne cele matrycy

Dlaczego wszystkie rzeczy są wszędzie ważne. Upewnij się, że znajdziesz to również dla matrycy. Posiadanie jasnych celów i powodów do stworzenia matrycy da ci dokładny kierunek, aby poprawnie wykonać tę praktykę.

#2. Przeprowadź burzę mózgów ze wszystkimi działaniami i zadaniami ze swoimi kolegami z drużyny

Burza mózgów zawsze umożliwia holistyczną dyskusję o rzeczach. Zrobienie tego z kolegami z zespołu wprowadzi inną perspektywę do matrycy, a zadania można nadać priorytetom z myślą o wszystkich.

#3. Stwórz solidny plan działania dla procesu po utworzeniu macierzy

Sama macierz wysiłku wpływu nie załatwi sprawy. Właściwie posiadanie solidnego planu działania i wykonanie go to jedyna rzecz, która to zrobi. Dlatego upewnij się, że masz gotowy plan na wszystkie zadania i ich sekwencje, aby zapewnić płynny przepływ pracy.

#4. Miej silną komunikację w zespole i sporządzaj raporty dotyczące zadań

Po rozpoczęciu pracy musisz proaktywnie komunikować się z zespołem, czy kolejność lub priorytety były wystarczająco dokładne.

Jeśli istniały obszary wymagające poprawy, stwórz raport na temat tego, jak poszło wprowadzanie korekt na następny raz, gdy wykonasz kolejną macierz wysiłku wpływu.

To wszystko, co musiałeś wiedzieć o Impact Effort Matrix. Zobaczmy teraz kilka szablonów Impact Effort Matrix, które ułatwią Ci życie!

Miro

Miro to fantastyczne narzędzie przeznaczone dla zespołów i osób indywidualnych do tworzenia wykresów, tabel, map i nie tylko do planowania i organizowania rzeczy.

Podczas korzystania z tego szablonu dowiedzieliśmy się o kilku rzeczach:

  • Aspekt projektowania jest bardzo przyjazny dla użytkownika i każdy, kto ma podstawową wiedzę na temat modyfikowania tych szablonów projektowych, może korzystać z tego narzędzia
  • Nie ma zbyt wiele pomocy w wyjaśnieniu, jak działa szablon macierzy wysiłku wpływu, więc początkujący może być zmuszony do zbadania, co to jest i jak to zrobić.
  • Podczas rozpoczynania pierwszego projektu narzędzie prosi o Twoje doświadczenie w korzystaniu z narzędzi projektowych, takich jak Miro, dzięki czemu jest przyjazne dla początkujących pod względem projektowania.

Miro to narzędzie freemium, więc możesz go używać do tworzenia szablonów za darmo. Możesz jednak również go uaktualnić, aby uzyskać dostęp do funkcji premium, takich jak nieograniczona liczba projektów, współpraca z wieloma członkami zespołu itp.

Lucidispark

Lucidispark to kolejne narzędzie do projektowania stworzone specjalnie z myślą o wydajności i zadaniach związanych z pracą. Posiada prosty interfejs użytkownika oraz łatwe tworzenie i edytowanie szablonów.

Oto cechy szablonu macierzy wysiłku wpływu Lucidspark:

  • Interfejs użytkownika jest prosty i szybki; możesz szybko stworzyć macierz, dodając projekty w polach
  • Szablon ma podstawowy projekt, ale możesz dodawać obrazy oraz zmieniać kolory i czcionki, aby dostosować go do własnych potrzeb
  • Podstawowy układ czterech ćwiartek jest tak skonstruowany, aby przedstawiać zadania o zmiennym poziomie wysiłku i wpływu, nie tylko definiować je w ramach jednego bloku, ale można je odpowiednio przesuwać.

Możesz zacząć korzystać z Lucidspark za darmo, ale możesz także uaktualnić go, aby uzyskać dostęp do innych funkcji premium.

Kanwa

Kanwa to narzędzie do projektowania, które można wykorzystać do wszelkiego rodzaju potrzeb projektowych. Możesz go użyć do tworzenia wykresów wydajności, takich jak macierz wysiłku wpływu, logo projektowe, infografiki i wiele innych.

Oto kilka rzeczy dotyczących szablonu Canva dla macierzy wysiłku wpływu:

  • Zawiera wiele funkcji projektowych, takich jak dodawanie elementów, zmiany kolorów i czcionek, dodawanie obrazów i filmów, tworzenie animacji itp., co jest nieco przesadą
  • Świetne narzędzie dla użytkowników, którzy często będą go używać do innych wymagań projektowych i tworzenia treści
  • Szablon macierzy wysiłku wpływu ma tradycyjny projekt, który może wyświetlać tylko zadania w blokach i nie ma niestandardowych poziomów dla tego samego.

Jeśli chodzi tylko o produktywność, Canva może wydawać się trochę zbyt zaawansowana dla wielu początkujących.

Może być jednak doskonałym narzędziem dla średnio zaawansowanych lub zaawansowanych użytkowników do tworzenia unikalnych projektów i szablonów.

Jest darmowy, ale posiadanie wersji premium pozwoli ci uzyskać dostęp do różnych szablonów i innych elementów.

Twórczy

Twórczy to narzędzie do projektowania produktywności stworzone specjalnie dla firm i organizacji do obsługi zadań organizacyjnych, takich jak tworzenie szablonu matrycy wpływu.

Oto cechy szablonu macierzy wysiłku Creately impact:

  • Szablon jest łatwy i kolorowy, z bardzo prostymi sposobami zapisywania zadań pod każdym kwadrantem
  • Układ matrycy ułatwia zrozumienie, ale nie oferuje wyższego poziomu dostosowania
  • Przyjazny dla początkujących, ale ogranicza użytkownikom możliwość dostosowywania szablonu w celu uzyskania lepszych projektów i układu matrycy

Mimo że Creately nie jest najlepszy do dostosowywania, wykonuje swoją pracę bardzo dobrze i jest doskonałym rozwiązaniem dla liderów zespołów i menedżerów, którzy chcą łatwo i szybko wykonać zadanie.

Mapa grupy

Mapa grupy jest jednym z najlepszych narzędzi na tej liście dla szablonu macierzy wysiłku wpływu. Łączy w sobie to, co najlepsze z obu światów, tj. design i skuteczność.

Oto cechy szablonu macierzy nakładu pracy na mapę grupową:

  • Szablon jest bardzo dobrze wykonany, w którym wystarczy kliknąć w dowolnym miejscu i zacząć pisać zadania, a nadal będzie wyglądać niesamowicie
  • Układ jest bardzo płynny i możesz mikroregulować poziomy wpływu i wysiłku potrzebnego do tego zadania
  • Nie ma wiele do zrobienia w zakresie projektowania, ale szablon zawiera atrakcyjny projekt, który spełnia swoje zadanie

Jeśli chodzi o projekt, istnieje ograniczenie dostosowywania, w którym można zmienić układ tła i osi, aby dopasować je do swoich potrzeb. Jednak przy minimalnym wysiłku można stworzyć doskonałą i skuteczną matrycę.

Ajoa

Ajoa to narzędzie do projektowania map produktywności, w którym można znaleźć szablony schematów przepływu projektów, wykresów, matryc itp.

Oto cechy szablonu macierzy wysiłku wpływu Ayoa:

  • Szablon jest łatwy w obsłudze i ma wystarczająco dużo opcji projektowania, aby dodać trochę personalizacji
  • Układ macierzy wysiłku uderzeniowego charakteryzuje się płynną konstrukcją z indywidualnymi polami projektów, aby poprawnie zidentyfikować każdy z nich
  • Interfejs użytkownika jest przyjazny dla początkujących, ale jest nieco wolniejszy niż pozostałe narzędzia z tej listy

Bezpłatna wersja próbna Ayoa trwa tylko 7 dni, po czym musisz pobrać wersję premium, aby tworzyć nowe szablony.

Figma

Figma to narzędzie do projektowania, które oferuje różne szablony dla różnych typów map i wykresów, których organizacje potrzebują do produktywności i zarządzania zespołem.

Oto cechy szablonu macierzy wysiłku wpływu Figma:

  • Po uruchomieniu dowolnego diagramu lub szablonu w Figma wita Cię samouczek dotyczący korzystania z narzędzia, co jest świetną funkcją dla początkujących
  • Istnieje również pudełko z instrukcjami, jak korzystać z szablonu macierzy wysiłku uderzenia i jak można go dostosować, aby uzyskać lepszą skuteczność.

Narzędzie jest minimalistyczne i oferuje wystarczającą ilość wskazówek dla początkujących, aby stworzyć porządną matrycę wysiłku wpływu bez niczyjej pomocy. Jest niesamowity dla początkujących użytkowników, a nawet weteranów, którzy chcą to zrobić i szybko odkurzyć.

Venngage

Venngage to narzędzie do projektowania freemium używane do tworzenia różnych szablonów projektów i grafik. Impact Effort Matrix jest częścią biznesowej wersji Venngage, która jest płatną wersją narzędzia.

Oto cechy szablonu macierzowego wysiłku związanego z wpływem Venngage:

  • Szablon macierzy wysiłku wpływu oferuje świetny, płynny układ, w którym można dostosować ilość wysiłku i wpływ projektu
  • Pod względem projektowym narzędzie oferuje doskonałe dostosowanie i przyzwoity szablon startowy, aby stworzyć atrakcyjny projekt, aby skutecznie wyświetlać Twoje projekty.

Szablon macierzy wysiłku wpływu firmy Venngage to świetne narzędzie, ale poziom dostosowania, który oferuje, nie jest wystarczający, aby uzasadnić zakup. Niezależnie od tego, jeśli szukasz dobrego oprogramowania do projektowania dla wielu projektów, jest to dobre narzędzie!

Zawijanie

Impact Effort Matrix jest niezbędną praktyką oceny harmonogramu i priorytetów Twojej pracy. Aby to zrobić, potrzebujesz również idealnego szablonu, który działa dokładnie tak, jak tego potrzebujesz.

Po użyciu wszystkich tych narzędzi stwierdziliśmy, że nie musisz mieć wysokiego poziomu dostosowywania, aby uzyskać przyzwoity szablon macierzy.

Jeśli jednak zdecydujesz się na narzędzia, które to oferują, możesz zmaksymalizować atrakcyjność i skuteczność matrycy.

Możesz również zapoznać się z niektórymi szablonami drzew decyzyjnych.