Sukces każdego projektu zależy od efektywnego zarządzania projektem i planowania. Zarządzanie projektami jest wyzwaniem dla kierowników projektów, zwłaszcza gdy istnieje kilka projektów, terminów i członków zespołu do skoordynowania.
Na szczęście oprogramowanie do planowania projektów może znacznie uprościć ten proces. Narzędzia te oferują szereg funkcji upraszczających planowanie i realizację projektów, w tym wykresy Gantta i alokację zasobów.
Jednak wybór tego, który odpowiada Twoim potrzebom, może być wyczerpujący, biorąc pod uwagę szeroki zakres dostępnych możliwości. Aby pomóc Ci w dokonaniu świadomego wyboru i zwiększeniu sukcesu Twojego nadchodzącego projektu, przyjrzymy się najlepszym dostępnym programom do planowania projektów, zagłębiając się w ich funkcje. Najpierw jednak zrozummy, jak ważne jest planowanie projektów w przestrzeni zarządzania projektami.
Dlaczego planowanie projektu ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu projektami?
Harmonogramowanie projektów jest kluczowym elementem zarządzania projektami, ponieważ pomaga zarządzać czasem, zasobami i zadaniami niezbędnymi do pomyślnej realizacji projektu.
- Zarządzanie czasem: Harmonogramowanie projektów umożliwia kierownikom projektów określenie terminu zakończenia poszczególnych zadań w ramach projektu i całego projektu. Pomaga im w przewidywaniu opóźnień, tworzeniu planów awaryjnych i zapewnianiu ukończenia projektu zgodnie z harmonogramem.
- Alokacja zasobów: wydajnie rozdziela zasoby, w tym personel, materiały eksploatacyjne i sprzęt. Gwarantuje to, że projekt będzie postępował bez opóźnień, a zasoby będą dostępne w razie potrzeby.
- Ustalanie priorytetów: kierownicy projektów mogą organizować zadania i działania według priorytetu i pilności. Daje to gwarancję, że kluczowe działania zostaną zakończone na czas, a projekt będzie przebiegał zgodnie z planem.
- Komunikacja: Planowanie pomaga w informowaniu interesariuszy, członków zespołu i klientów o harmonogramie projektu, oczekiwaniach i kamieniach milowych.
- Budżetowanie: planowanie projektów umożliwia kierownikom projektów bezpieczne przewidywanie czasu i zasobów potrzebnych do wykonania każdego zadania, co pomaga w planowaniu budżetu i zarządzaniu kosztami.
Ogólnie rzecz biorąc, planowanie projektów odgrywa kluczową rolę w skutecznym planowaniu, monitorowaniu i kontrolowaniu projektów, aby zapewnić ich ukończenie zgodnie z harmonogramem, budżetem i celami projektu.
Funkcje, których należy szukać w oprogramowaniu do planowania projektów
Oto niektóre z ważnych cech, które należy wziąć pod uwagę, szukając oprogramowania do planowania projektów:
- Zarządzanie zadaniami: powinno być możliwe tworzenie zadań i administrowanie nimi, w tym delegowanie członkom zespołu, ustalanie terminów i monitorowanie postępów.
- Wykresy Gantta: Wykresy Gantta to graficzne przedstawienie harmonogramów projektów. Program powinien umożliwiać tworzenie wykresów Gantta i umożliwiać modyfikację wykresów.
- Współpraca: Podczas pracy nad projektem niezbędne są narzędzia do współpracy. Program powinien umożliwiać członkom zespołu interakcję, udostępnianie plików i wspólną pracę nad projektami.
- Śledzenie czasu: Funkcje śledzenia czasu są niezbędne do śledzenia czasu spędzonego na zadaniach i projektach. Oprogramowanie powinno być w stanie śledzić czas spędzony przez każdego członka zespołu, co daje kierownikom projektów raporty o tym, ile czasu spędzili na każdym zadaniu.
- Raportowanie: Menedżerowie projektów powinni być w stanie monitorować stan projektu, śledzić jego postępy i wykrywać problemy dzięki funkcjom raportowania oprogramowania.
Teraz, gdy znamy rolę oprogramowania do planowania projektów w pomyślnej realizacji projektów w organizacjach, przejdźmy do sprawdzenia najlepszych dostępnych opcji.
Poniedziałek
Monday to pełnoprawna platforma do zarządzania projektami, a planowanie projektów jest jedną z wielu jej możliwości. Narzędzie można dostosować do potrzeb organizacji i pomaga zrozumieć postęp zadań wraz z ich statusem.
Funkcja osi czasu w poniedziałek pozwala planować projekty, ustalać terminy, przydzielać członków zespołu, wyznaczać zadania i ustalać zależności. Oprogramowanie pomaga również ponownie przydzielać zadania jednym kliknięciem i śledzić postępy po zebraniu danych z wielu tablic.
Kluczowe cechy:
- Twórz podsumowujące wykresy i eksportuj plany projektów w kilku formatach, takich jak XML, PDF i inne.
- Poniedziałkowa integracja ze Slackiem, Excelem, Dyskiem Google, Gmailem, Kalendarzem Google, Jira, GitHubem i nie tylko.
- Tablice Kanban do zarządzania wszystkim, od projektów po działy.
- Tygodniowa lista kontrolna do organizowania cotygodniowych zadań i śledzenia projektów.
Menadżer projektu
Tak proste jak jego nazwa, ProjectManager to proste oprogramowanie do planowania projektów, które sprawia, że tworzenie dokładnych planów projektów i planowanie projektów jest dziecinnie proste. Możesz wizualizować swoje plany projektów za pomocą osi czasu, wykresów Gantta i kalendarzy, aby być na bieżąco.
Funkcje zarządzania zadaniami i śledzenia czasu pozwalają Twojemu zespołowi zobaczyć nadchodzące zadania i dostarczać zainteresowanym stronom aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym. Podsumowując, zawiera wszystkie przydatne funkcje, które zapewniają pomyślny postęp projektów.
Kluczowe cechy:
- Wykresy Gantta, listy zadań, arkusze kalkulacyjne, tablice Kanban i kalendarze projektów do ustalania zależności, terminów i kamieni milowych oraz identyfikowania faz projektu.
- Integruje się z ponad 1000 aplikacji biznesowych, w tym między innymi z Office 365, Google, Jira, Slack i Zapier.
- Umożliwia tworzenie wizualnych harmonogramów i uzyskiwanie aktualizacji w czasie rzeczywistym.
- Pulpity projektów online do śledzenia zasobów, danych i budżetu w czasie rzeczywistym.
- Karty czasu pracy do śledzenia czasu spędzonego na każdym zadaniu.
Inteligentny arkusz
Smartsheet to zaawansowana platforma do planowania projektów, która umożliwia firmom synchronizację harmonogramów projektów, śledzenie zadań i budżetów oraz dostarczanie projektów na czas. Zapewniając wiele intuicyjnych widoków, takich jak tabela, wykresy Gantta i kalendarz, członkowie zespołu mają wystarczającą elastyczność, aby analizować to, nad czym pracują.
Smartsheet zaszczepia współpracę między członkami zespołu, umożliwiając członkom zespołu dzielenie się swoją pracą z dostępem do szczegółów projektu w podróży, niezależnie od ich lokalizacji. Niektóre z kluczowych ofert Smartsheet to:
- Zarządzanie zasobami, aby dowiedzieć się, nad czym pracują członkowie zespołu i szybko dostosować alokacje.
- Stwórz system ewidencji w czasie rzeczywistym, dołączając dokumentację projektową, szczegóły i korespondencję z harmonogramem projektu i poszczególnymi zadaniami.
- Interaktywny widok kalendarza z kolorowym kodem do szybkiego identyfikowania zadań i zbliżających się terminów.
- Aplikacje mobilne na systemy iOS i Android umożliwiają dostęp do planów projektów w dowolnym miejscu.
- Integracja z aplikacjami takimi jak Microsoft, Google, Dropbox, Jira i Salesforce.
- Szablony planowania projektów, które pomogą Ci rozpocząć.
Zespół Gantta
Zaufany przez marki takie jak Amazon, Netflix i Nike, TeamGantt zapewnia wszystko, czego potrzebuje, aby dotrzymać terminów, zaoszczędzić czas i zrealizować projekty w ramach określonego budżetu. To oprogramowanie do planowania projektów umożliwia przydzielanie zadań, tworzenie harmonogramów oraz umożliwia łatwe planowanie i budowanie harmonogramów projektów.
Panoramiczny widok osi czasu projektu pozwala menedżerom przeglądać zadania każdego członka zespołu, aktualizować harmonogramy projektów i przydzielać zadania z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Raport bazowy umożliwia porównanie pierwotnego planu projektu z bieżącym harmonogramem w celu wizualizacji poczynionych postępów.
Inne oferty teamgantt obejmują widoki portfolio, raporty, kalendarze, widoki list i aplikację mobilną do zarządzania projektami w podróży.
Kluczowe cechy:
- Funkcja „przeciągnij i upuść” ułatwiająca tworzenie harmonogramów.
- Aktualizuj i sprawdzaj harmonogramy projektów z dowolnego urządzenia.
- Funkcje współpracy upraszczające komunikację.
- Zobacz obciążenia i dostępność zespołu.
- Formaty widoku kalendarza i listy.
Prognoza
Forecast oferuje firmom intuicyjną i łatwą w użyciu platformę do zarządzania projektami, zasobami i budżetem. Inteligentne funkcje tego oprogramowania, oparte na sztucznej inteligencji, pomagają w planowaniu i realizacji projektów oraz podejmowaniu decyzji opartych na danych.
Wyjątkową cechą Forecst jest inteligentny mechanizm ostrzegania, który pomaga ograniczać ryzyko, gdy harmonogram odbiega od planu.
Kluczowe cechy:
- Planowanie projektów oparte na sztucznej inteligencji w celu podejmowania mądrzejszych decyzji.
- Możliwości zarządzania zasobami w celu zarządzania pracą, zasobami i finansami.
- Automatyczna, dogłębna analiza biznesowa wspierająca decyzje biznesowe.
- Efektywna współpraca zespołowa, aby wszyscy byli na bieżąco.
- Oprogramowanie do zarządzania projektami do planowania, śledzenia i prowadzenia projektów oraz zarządzania finansami.
- Integracja z popularnymi narzędziami do zarządzania projektami i zwiększania produktywności, takimi jak Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira i inne.
GanttaPro
GanttPro umożliwia precyzyjne planowanie zadań i śledzenie projektów w celu przyspieszenia procesu zarządzania za darmo. Oprogramowanie działa bezbłędnie dla wszystkich rodzajów planów online i umożliwia tworzenie zadań jednym kliknięciem. Wykres Gantta przedstawia zadania, kamienie milowe, terminy i zależności w atrakcyjny wizualnie sposób.
Umożliwiając szybkie śledzenie i monitorowanie harmonogramu, GanttPro jest idealnym wyborem dla każdego scenariusza, w którym planowanie i zarządzanie projektem są koniecznością.
Kluczowe cechy:
- Przydzielaj zadania i przydziały oraz zarządzaj nimi jednym kliknięciem.
- Funkcje współpracy zespołowej w celu zwiększenia produktywności.
- Zarządzaj zasobami wraz z ich obciążeniem pracą i w razie potrzeby ponownie przydzielaj zadania.
- Eksportuj i udostępniaj harmonogramy projektów interesariuszom, klientom i członkom zespołu.
- Porównaj aktualny postęp harmonogramu z początkowym planem, aby zidentyfikować ryzyka.
Inteligentne zadanie
Marki takie jak Pepsi, Reliance i Hitachi oraz ponad 2000 firm ufają SmartTask w zakresie zarządzania projektami i planowania. Prosta, ale potężna platforma oferuje wszystko, czego potrzeba do współpracy z członkami zespołu, pracy nad projektami i utrzymywania porządku.
Scentralizowany pulpit nawigacyjny jest wysoce konfigurowalny i umożliwia przełączanie widoku jako listy, tablicy, kalendarza i osi czasu. Rozbudowany moduł tworzenia raportów pozwala tworzyć wykresy w czasie rzeczywistym i identyfikować potencjalne problemy.
Kluczowe cechy:
- Kamienie milowe projektu, aby śledzić główne postępy w projekcie.
- Oś czasu, aby z łatwością przeglądać i śledzić postępy oraz szybko identyfikować, nad czym pracujesz.
- Automatyczne planowanie zadań zależnych od opóźnienia.
- Linia bazowa do porównania obecnego postępu z pierwotnym planem projektu.
- Szablony projektów do szybkiej realizacji powtarzalnych projektów.
Zegaruj
Clockify to renomowane oprogramowanie do ewidencji czasu pracy, które umożliwia również zarządzanie projektami i zasobami oraz planowanie ich. Umożliwia zarządzanie pracownikami, wizualizację zmian i projektów na osi czasu oraz śledzenie czasu spędzanego przez członków zespołu, aby zachować synchronizację. Możesz także tworzyć i eksportować raporty z projektów w formacie Excel i PDF, aby udostępniać je interesariuszom.
Używanie Clockify do planowania projektów jest nieskomplikowanym zadaniem. Musisz skonfigurować projekty i sklasyfikować je według klientów. Następnie przypisz członków zespołu i rozpocznij planowanie zadań. Ponadto możliwe jest dodawanie projektów, wyznaczanie kamieni milowych i tworzenie zadań bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego.
Kluczowe cechy:
- Umożliwia śledzenie czasu, wydarzeń, zadań i postępów w projekcie.
- Wizualizuj postęp projektu i prognozuj wydajność projektu.
- Raporty z przydziału do porównywania zaplanowanego planu z rzeczywistym planem projektu.
- Żądaj i śledź czas wolny.
- Clockify może łatwo synchronizować się z Outlookiem i Kalendarzem Google
ProProfs
Oparte na chmurze oprogramowanie do planowania projektów, ProProfs, umożliwia bezproblemowe śledzenie projektów i zadań oraz upraszcza współpracę między członkami zespołu. Umożliwia kierownikom projektów identyfikowanie postępów za pomocą wykresu Gantta i otrzymywanie przypomnień w Kalendarzach Google, aby dotrzymać terminów.
Możesz ponownie przydzielać zadania, monitorować postępy, otrzymywać natychmiastowe aktualizacje i efektywnie wykorzystywać zasoby za pomocą programu do planowania projektów.
Kluczowe cechy:
- Współpracuj w czasie rzeczywistym i twórz zależności między zadaniami.
- Dotrzymuj terminów i planuj projekty za pomocą Kalendarza Google i tablic Kanban.
- Osiągaj kamienie milowe projektu i śledź postęp projektu za pomocą wykresów Gantta.
- Śledź czas i monitoruj wydajność każdego członka zespołu.
- Generuj wnikliwe raporty i eksportuj je w różnych formatach, aby udostępniać je interesariuszom.
Ostatnie słowa
Oprogramowanie do planowania projektów pozwala kierownikom projektów i członkom zespołów wykonywać swoje zadania, zarządzać czasem i budżetem oraz dotrzymywać terminów. Jednak wszystko sprowadza się do wyboru odpowiedniego oprogramowania do planowania projektów, które spełni wymagania biznesowe. Zanim zdecydujesz się na jeden, dokładnie przejrzyj ich funkcje i porównaj ich oferty, aby uzyskać maksymalne korzyści.
Możesz także zapoznać się z darmowym oprogramowaniem do zarządzania zadaniami i projektami.
