9 Oprogramowanie do tworzenia harmonogramów pracy zwiększające produktywność

Systemy planowania czasu pracy to oparte na chmurze rozwiązania, które usprawniają proces przydzielania zmian pracownikom, biorąc pod uwagę różnorodne czynniki.

Samo w sobie, rozplanowanie grafiku dla zespołu tak, by zadania zostały wykonane, jest wymagające. Jednak gdy dołożymy do tego ograniczenia takie jak lokalizacja, terminy i wymagana liczba osób, zadanie staje się o wiele bardziej skomplikowane.

Osoba odpowiedzialna za grafik musi mieć pełną świadomość, kto jest dostępny danego dnia, a nawet o konkretnej godzinie. Niedokładne planowanie może prowadzić do strat – zarówno w kontekście sprzedaży, jak i pod względem kosztów pracowniczych.

Brzmi to jak nie lada wyzwanie, prawda? Aby wyeliminować błędy i usprawnić ten kluczowy proces, firmy – niezależnie od wielkości – coraz częściej sięgają po dedykowane oprogramowanie.

Systemy do planowania czasu pracy, w inteligentny sposób dostarczają informacji o pracownikach, którzy są na urlopie lub niedostępni w określonych godzinach. Dzięki temu, ryzyko pomyłek w porównaniu z ręcznym tworzeniem grafików maleje niemal do zera.

Przeanalizujmy teraz korzyści, jakie może przynieść wdrożenie oprogramowania do zarządzania pracownikami w Twojej firmie:

Ułatwienie zarządzania różnymi działami: Gdy zarządzanie personelem w wielu działach sprawia trudności, oprogramowanie do harmonogramowania może okazać się nieocenione.

Minimalizacja błędów: „Błądzić jest rzeczą ludzką” – to znane powiedzenie, które znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Nawet gdy używamy arkuszy kalkulacyjnych, w proces planowania mogą wkraść się błędy, np. niedobór pracowników. Oprogramowanie do planowania automatyzuje ten proces, gromadząc wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu, a nawet ostrzega, gdy coś przeoczymy.

Ograniczenie powtarzalnych zadań: Planowanie grafików to ciągłe tworzenie i przypisywanie zmian tydzień po tygodniu i miesiąc po miesiącu – zadanie bez końca. Systemy do planowania pozwalają jednak na tworzenie szablonów, które można wykorzystać w przyszłości lub kopiować wcześniejsze grafiki, oszczędzając sporo czasu.

Współpraca w planowaniu: Oprogramowanie działające w chmurze umożliwia pracownikom zamianę zmian i modyfikację godzin. To eliminuje ryzyko powstawania konfliktów.

Tworzenie bazy danych: Systemy planowania mogą również przewidywać zapotrzebowanie na pracowników w szczycie sezonu, na podstawie danych historycznych, które są w nich zapisane.

Imponujące, prawda? Teraz, kiedy wiesz już, jak oprogramowanie do harmonogramowania może wpłynąć na wydajność i produktywność Twojego zespołu, a także na redukcję kosztów, przejdźmy do omówienia dostępnych na rynku rozwiązań.

Breathe Rota

Rota od Breathe to narzędzie, które sprawia, że planowanie zespołu staje się proste i efektywne.

Wyposażone jest w intuicyjny system „przeciągnij i upuść”, z opcjami łatwego przypisywania ról i udostępniania.

Co więcej, pozwala zapisywać szablony grafików, co ułatwia planowanie w przyszłości. Aplikacje mobilne i powiadomienia oparte na chmurze zapewniają, że wszyscy są na bieżąco.

Rota oferuje indywidualny panel, w którym pracownicy mogą akceptować, odrzucać i zamieniać się zmianami. Dodatkowo, wbudowany zegar czasu pomaga w automatycznym tworzeniu grafików.

Możesz wypróbować Breathe Rota w ramach 14-dniowego okresu próbnego, aby przekonać się o jego funkcjonalności i usprawnić zarządzanie zespołem.

Shiftboard

Shiftboard to platforma w chmurze, która pomaga firmom w monitorowaniu harmonogramów pracowników i zarządzaniu szczegółami. Koncentruje się przede wszystkim na pracownikach zatrudnionych na godziny, gdzie planowanie, interakcja w czasie rzeczywistym i przekazywanie informacji zwrotnej mają kluczowe znaczenie dla efektywnej pracy. Oprócz planowania, Shiftboard oferuje również rejestrację czasu pracy, śledzenie kandydatów i narzędzia do onboardingu.

Shiftboard jest znany z tego, że w dłuższej perspektywie obniża koszty pracy i poprawia efektywność pracowników. Cechą wyróżniającą jest jego wysoka konfigurowalność, co pozwala na dostosowanie do unikalnych potrzeb każdej firmy.

Kluczowe zalety korzystania z Shiftboard:

• Optymalizacja planowania: Możliwość dostosowania profili stanowisk, harmonogramów zespołów i zasad biznesowych, aby sprostać wyzwaniom związanym z planowaniem. Shiftboard monitoruje dostępność pracowników, zapobiegając planowaniu zmian dla osób nieobecnych.
• Alerty w czasie rzeczywistym: Gdy zmiany zostają przypisane pracownikom, Shiftboard automatycznie ich o tym informuje. Automatyczne przypomnienia pomagają także uniknąć przegapienia zmiany.
• Planowanie oparte na zapotrzebowaniu: Dobrze zorganizowane dane historyczne pomagają zoptymalizować harmonogram, co przekłada się na niższe koszty i umożliwia dostosowanie grafiku do potrzeb klientów.
• Niezależność od platformy: Pracownicy mogą przeglądać i zarządzać swoimi zmianami za pośrednictwem przeglądarki internetowej, niezależnie od systemu operacyjnego. Aplikacje są dostępne dla użytkowników Androida i iPhone’a.

Shiftboard oferuje dwa warianty oprogramowania, aby sprostać potrzebom firm produkcyjnych i usługowych. Plany korporacyjne są skalowalne i obsługują ponad 100 000 pracowników.

ScheduleAnywhere

ScheduleAnywhere to internetowa platforma do planowania czasu pracy, która pomaga menedżerom w planowaniu grafików dla różnych działów i lokalizacji. Umożliwia nadzorowanie potrzeb kadrowych, śledzenie przepracowanych godzin, rozpatrywanie wniosków o urlopy, przydzielanie nadgodzin i powiadamianie pracowników o zmianach.

Oprogramowanie jest zaprojektowane tak, aby spełniało wymagania różnych branż, takich jak handel detaliczny, usługi biznesowe, transport, administracja, energetyka, opieka zdrowotna, bezpieczeństwo publiczne i organy ścigania. Menedżerowie mogą przydzielać zmiany, rotować grafikami i tworzyć schematy zmian. Funkcja planowania dla wielu pracowników i możliwość kopiowania całych grafików eliminują konieczność ich ponownego wprowadzania.

Dodatkowe korzyści:

• Eliminacja ryzyka nakładania się zmian, co zapobiega przeciążeniu pracowników.
• Dostęp do szczegółowych raportów, obejmujących dane o pracownikach, lokalizacji, godzinach pracy, działach i innych.
• Możliwość wyboru preferowanej formy komunikacji przez pracowników w celu otrzymywania powiadomień o zmianach.
• Dostępność różnych zakresów harmonogramów – 1-dniowych, 7-dniowych, 14-dniowych, 28-dniowych i 42-dniowych. Dodatkowo, możliwość oznaczania grafików kolorami w celu łatwej identyfikacji zwolnień lekarskich, urlopów i innych nieobecności.
• Śledzenie szkoleń, umiejętności, certyfikatów pracowników z automatycznym powiadomieniem przed ich wygaśnięciem.

ScheduleAnywhere jest relatywnie przystępny cenowo, a plany zaczynają się od 25 USD miesięcznie. Istnieje możliwość dostosowania planu do wielkości firmy i wybranych dodatków.

Humanity

Humanity to oprogramowanie do planowania czasu pracy przeznaczone dla małych, średnich i dużych firm. Pomaga właścicielom i menedżerom w przydzielaniu pracy i tworzeniu grafików. Możliwość dostosowania oprogramowania do standardów firmy i kompatybilność z urządzeniami mobilnymi, umożliwiają zarządzanie harmonogramami i rozwiązywanie problemów z dowolnego miejsca.

Humanity oferuje szereg funkcji, w tym system „przeciągnij i upuść” do przypisywania zmian na podstawie umiejętności i poziomu stanowiska. Oprogramowanie jest również dostępne dla pracowników, którzy mogą wymieniać się zmianami i wnioskować o urlopy. Harmonogramy można przeglądać w aplikacji mobilnej.

Funkcje oprogramowania Humanity:

• Wykorzystywane przez ponad 175 000 firm na całym świecie do planowania w czasie rzeczywistym, zarządzania czasem zmian i zatwierdzania wniosków o urlopy.
• Zintegrowany zegar czasu umożliwia dokładne śledzenie przepracowanych godzin, obliczanie obecności i eksportowanie grafików do zarządzania płacami.
• Moduł urlopowy ułatwia pracownikom wnioskowanie o dni wolne, co przekłada się na lepszą orientację w dostępności personelu w czasie rzeczywistym.
• Możliwość importowania wskaźników KPI, które pomagają w przewidywaniu przyszłych potrzeb w planowaniu.

Humanity oferuje trzy plany abonamentowe. Plan startowy kosztuje 3 USD za użytkownika miesięcznie. Plan korporacyjny można dostosować do potrzeb większych firm.

ZoomShift

ZoomShift to kolejna platforma do planowania czasu pracy, która umożliwia planowanie zmian i przydzielanie pracy pracownikom pracującym w systemie godzinowym, w tym freelancerom.

Działając w chmurze, ZoomShift umożliwia rozpatrywanie wniosków o urlopy, przydzielanie nadgodzin i sprawdzanie dostępności pracowników, co pomaga uniknąć konfliktów. Po utworzeniu harmonogramu, pracownicy są domyślnie o nim powiadamiani za pomocą preferowanej przez siebie platformy komunikacyjnej, z opcją wnioskowania o zamiany.

ZoomShift posiada wbudowany zegar czasu, który monitoruje godziny pracy i dostarcza informacji o spóźnieniach, wczesnym przybyciu lub pracy poza grafikiem. Umożliwia także tworzenie raportów płacowych, które można eksportować do oprogramowania płacowego. ZoomShift jest dostępny w przeglądarce internetowej oraz w formie aplikacji mobilnej.

Najważniejsze korzyści korzystania z ZoomShift:

• Łatwe tworzenie harmonogramów.
• Projektowanie szablonów grafików.
• Zatwierdzanie wniosków o urlop.
• Zarządzanie zamianami zmian.
• Monitorowanie nadgodzin i eliminacja konfliktów.
• Śledzenie czasu pracy pracowników.
• Wysyłanie powiadomień o harmonogramie.
• Generowanie i eksportowanie raportów dla celów płacowych.

Plany subskrypcji ZoomShift zaczynają się od 2,50 USD za użytkownika miesięcznie dla małych firm. Plany premium dla średnich firm kosztują 4 USD na użytkownika, a dla dużych firm dostępne są niestandardowe rozwiązania.

When I Work

When I Work to platforma do planowania czasu pracy, dostępna w popularnych przeglądarkach internetowych. Umożliwia firmom tworzenie i modyfikowanie harmonogramów pracy, przypisywanie zmian i zadań oraz śledzenie godzin pracy, wypełnianie zmian i zarządzanie obecnością pracowników.

Menedżerowie mogą zarządzać grafikami pracy i śledzić przepracowane godziny bezpośrednio z aplikacji mobilnych, gdzie pracownicy otrzymują również powiadomienia o zmianach i mogą wnioskować o ich zamianę.

Platforma umożliwia zarządzanie wnioskami urlopowymi i ich zatwierdzanie, co pomaga zminimalizować błędy w grafikach. Dane pracowników można zaimportować w formacie CSV, co eliminuje ręczne wprowadzanie informacji.

When I Work integruje się z oprogramowaniem płacowym, takimi jak Gusto, QuickBooks i ADP, ułatwiając tworzenie list płac. Platforma wspiera onboarding nowych pracowników, zatwierdzanie dni wolnych, zamiany zmian i wypełnianie grafików.

Umożliwia również potwierdzanie zmian, przydzielanie zadań i komunikację z zespołem. Prywatne i grupowe czaty ułatwiają komunikację. Pracownicy mogą informować o swojej dostępności, wnioskować o urlopy i uczestniczyć w zamianach zmian.

When I Work kosztuje 2 USD za użytkownika miesięcznie dla małych firm. Większe firmy muszą wybrać plan korporacyjny z opcją dostosowania do potrzeb.

Sling

Sling to platforma do planowania czasu pracy i współpracy, zaprojektowana by wspierać firmy z pracownikami zmianowymi w zarządzaniu zmianami, godzinami pracy, listą płac i innymi zadaniami.

Centralny panel sterowania umożliwia konfigurowanie szablonów zmian, uzyskiwanie dostępu do dostępności pracowników, reagowanie na wnioski o urlopy i zamianę zmian. Wbudowany zegar czasu umożliwia rejestrowanie czasu wejścia i wyjścia, śledzenie godzin pracy i otrzymywanie powiadomień o spóźnieniach i niekompletnych wpisach. Dzięki jednemu współdzielonemu kalendarzowi administratorzy mogą przydzielać zmiany i zadania pracownikom w różnych lokalizacjach.

Sling składa się z czterech głównych funkcji: zadań, zmian, wiadomości i kanału informacyjnego. Funkcje czatu umożliwiają pracownikom komunikację za pomocą postów, linków, filmów i zdjęć, co ułatwia omówienie zamiany zmian i powiadamianie o wprowadzonych zmianach.

Platforma oferuje również szablony zmian, które menedżerowie mogą wykorzystywać do szybkiego przypisywania grafików. Te szablony posiadają wbudowane filtry, takie jak data, stanowisko, dział, co ułatwia wyszukiwanie konkretnych informacji. Pracownicy mogą również wnioskować o dni wolne i zamiany zmian za pośrednictwem portalu.

Darmowa wersja Sling oferuje wiele funkcji. Możliwość uaktualnienia do wersji premium i biznesowej za 3 i 4 USD.

Workforce

Workforce to kompleksowe rozwiązanie w chmurze, które oferuje menedżerom HR funkcje planowania i zarządzania frekwencją. Unikalny edytor „przeciągnij i upuść” pozwala na automatyzację tworzenia harmonogramów z uwzględnieniem lokalizacji i ograniczeń dostępności pracowników.

Oprogramowanie automatycznie dba o zgodność z przepisami i ostrzega, jeśli dany harmonogram narusza zasady firmy lub prawo pracy.

Platforma integruje się z popularnymi systemami HR i programami do generowania list płac, takimi jak Gusto, ADP, Paychex, Square, Sage i inne. Pracownicy mają dostęp do aplikacji, która informuje ich o bieżących wydarzeniach.

Pracownicy mogą wybierać preferowane medium, np. SMS lub e-mail, do otrzymywania aktualizacji grafików. W przypadku rezygnacji ze zmiany, menedżerowie mogą łatwo udostępnić informację o wolnej zmianie innym dostępnym pracownikom.

Workforce pozwala na analizę danych historycznych w celu optymalizacji harmonogramów. Możliwe jest również tworzenie szablonów grafików, które można wykorzystywać w przyszłości.

Funkcje planowania Workforce są dostępne w ramach abonamentu biznesowego, który kosztuje 4 USD za użytkownika miesięcznie. Możliwość skorzystania z 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.

Deputy

Deputy to popularna platforma do zarządzania zasobami ludzkimi, oferująca wbudowane funkcje zarządzania personelem i planowania czasu pracy. Zaawansowana funkcja planowania zmian umożliwia przydzielanie zmian, zadań i automatyczne obliczanie nadgodzin.

Oprogramowanie Deputy może również śledzić godziny pracy i obecność pracowników za pomocą wbudowanego zegara czasu. Dodatkowo, funkcje komunikacyjne przydają się do ogłaszania ważnych informacji. Rozwiązanie można łatwo zintegrować z platformami płacowymi, POS i HR, aby uzyskać dodatkową wydajność.

Dzięki intuicyjnej aplikacji mobilnej, zarządzanie zmianami jest możliwe niezależnie od lokalizacji. Dodatkowo, aplikacja kiosku na iPada umożliwia pracownikom samoobsługę i rejestrowanie czasu wejścia i wyjścia.

Deputy automatycznie powiadamia pracowników o zmianach za pośrednictwem preferowanej formy komunikacji, np. e-mail, SMS, powiadomienia push. Pracownicy mają możliwość rezygnacji ze zmiany, a menedżerowie mogą w to miejsce zaplanować innego pracownika.

Korzyści z używania Deputy:

• Obsługa wielu lokalizacji i działów z jednego konta.
• Przyspieszenie procesu generowania listy płac i obsługi zadań administracyjnych.
• Potwierdzenie przyjęcia zmian przez pracowników.
• Przydzielanie zadań pracownikom i śledzenie ich postępów.
• Redukcja nadmiarowości w zarządzaniu harmonogramami.
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych.
• Brak konieczności zakupu specjalnego sprzętu.

Oprogramowanie Deputy kosztuje 2,50 USD za użytkownika miesięcznie. Dostępna jest wersja próbna na 31 dni.

Podsumowanie 👨‍💻

Dotarliśmy do końca! To zestawienie obejmuje najlepsze oprogramowanie do planowania czasu pracy, które ułatwia zarządzanie zespołem i zmianami. Wybór najlepszego rozwiązania zależy od potrzeb i wymagań konkretnej firmy.

Możesz także zapoznać się z innymi narzędziami do zarządzania zasobami ludzkimi.

Zachęcamy do obejrzenia wersji wideo tego artykułu. Polub i zasubskrybuj kanał Youtube newsblog.pl .