Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy jest niezbędnym narzędziem dla każdej firmy zajmującej się wieloma krytycznymi dokumentami. Jednym z najlepszych narzędzi oferujących solidną automatyzację związaną z dokumentami jest airSlate.
Potoki przetwarzania dokumentów zawierają wiele ręcznych i powtarzalnych zadań, które są podatne na błędy i powinny być przypisane do zautomatyzowanego narzędzia, a nie do ludzkiej siły roboczej. Z tak produktywnych i wydajnych koncepcji powstało na rynku wiele narzędzi do automatyzacji obiegu dokumentów. Nie możesz jednak po prostu wybrać żadnego z nich.
Dołącz do nas podczas przeglądania oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy airSlate, aby ustalić, czy narzędzie jest naprawdę korzystne dla Twojej firmy.
Spis treści:
Co to jest automatyzacja przepływu pracy?
Automatyzacja przepływu pracy to proces projektowania, wykonywania i automatyzacji procesu biznesowego w oparciu o pewne wewnętrzne reguły przepływu pracy. W większości firmy, które mają do czynienia z wieloma umowami, dokumentami, plikami, multimediami i treścią, wykorzystują automatyzację przepływu pracy do kierowania zadań, plików i dokumentów między ludźmi i maszynami w zależności od ustalonych kryteriów biznesowych.
W dzisiejszych czasach istnieje narzędzie do pracy w trybie online, w którym wszyscy członkowie zespołu logują się do swoich zadań. Menedżerowie mogą przeglądać wczorajsze dokumenty i wysyłać je dalej w celu zatwierdzenia lub odesłać autorowi do edycji.
Dlaczego firmy naprawdę potrzebują automatyzacji przepływu pracy?
Unikanie ludzkich błędów
Ludzie mają tendencję do popełniania błędów, gdy muszą wykonywać powtarzalne zadania. A w informatyce powtarzalne zadania to najlepsze scenariusze automatyzacji. Dlatego musisz zautomatyzować proces przetwarzania dokumentów, aby uniknąć błędów.
Dokładność treści
Treść Twojego dokumentu biznesowego będzie bardziej dokładna i profesjonalna, gdy użyjesz maszyn i szablonów do zainicjowania i zakończenia cyklu życia przetwarzania dokumentów.
Spójność dokumentu
Możesz również uniknąć wysyłania wielu ofert o różnych wartościach do klientów, jeśli korzystasz ze zautomatyzowanego systemu do zarządzania umowami.
Marka biznesowa
Firmy wywierają wpływ na swoich klientów, wykorzystując unikalne zasoby brandingowe. Kiedy używasz zautomatyzowanego oprogramowania do tworzenia każdego dokumentu biznesowego, nie musisz martwić się o odpowiednie oznakowanie każdego pliku.
Wydajność operacyjna
Twoja firma może tworzyć setki umów, treści i dokumentów oraz wysyłać je do zatwierdzenia, podpisywania elektronicznego i nie tylko w ciągu kilku sekund. Tak więc, jeśli przetwarzasz ważne dokumenty biznesowe w dużych ilościach, potrzebujesz teraz oprogramowania do automatyzacji obiegu dokumentów.
Wydajność procesu
Strumień treści operacji biznesowych staje się bardzo wydajny, gdy można zrównoważyć ilość i jakość dokumentów za pomocą zautomatyzowanego systemu.
Skalowalność
Jeśli Twoja firma obsługuje sezonowo większą liczbę dokumentów, musisz użyć narzędzia do automatyzacji przepływu pracy, aby zwiększyć skalę. Nie musisz przechodzić przez ból związany z zatrudnieniem tymczasowej siły roboczej.
Co to jest airSlate?
airSlate to kompleksowa aplikacja w chmurze, która może obsłużyć każdy etap procesu obiegu dokumentów, od tworzenia przepływu po analizę procesów. Ponadto jest to narzędzie bez kodu. Nie musisz zatrudniać specjalisty ds. kodowania, aby zarządzać narzędziem i rozwiązywać jego problemy. Nie wspominając o tym, że nie będziesz też musiał przydzielać swoim pracownikom szkoleń, aby nauczyć się kodowania.
Zawiera wiele botów integracyjnych i szablonów automatyzacji bez kodu. Jeśli możesz w pełni wykorzystać możliwości aplikacji, możesz zmniejszyć o połowę liczbę pracowników fizycznych w dziale przetwarzania dokumentów. W ten sposób możesz zwolnić więcej pracowników i ponownie przypisać ich do sprzedaży i marketingu, które przynoszą dochody.
Co więcej, narzędzie jest całkowicie kompatybilne z chmurą. Oznacza to, że nie musisz hostować żadnych danych ani oprogramowania na terenie firmy. Możesz także połączyć airSlate z innymi aplikacjami w chmurze, z których korzysta Twoja firma, takimi jak NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce i Microsoft Power Automate.
Co więcej, airSlate zawiera obszerną bibliotekę składającą się z dziesiątek tysięcy szablonów automatyzacji dokumentów dla większości branż. Dlatego nawet jeśli nie masz żadnych ekspertów od automatyzacji, nadal możesz korzystać z automatycznych przepływów pracy w airSlate, korzystając tylko z szablonów.
Główne produkty airSlate
airSlate jest dostarczany ze wszystkimi potrzebnymi narzędziami w oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów z pełną obsługą. Oto produkty tej aplikacji w chmurze, z których musisz regularnie korzystać:
#1. Kreator przepływu
Flow Creator umożliwia tworzenie wizualnej reprezentacji przepływu dokumentów w interfejsie użytkownika (UI) typu „przeciągnij i upuść”. Ponadto może zautomatyzować routing warunkowy na żywo i przypisywanie kroków, aby w ciągu kilku minut zbudować i uruchomić różne usprawnione przepływy pracy.
#2. Podpis elektroniczny
Możesz szybko skonfigurować prawnie wiążące podpisy elektroniczne dla formularzy cyfrowych, ankiet, dokumentów i treści w ciągu kilku sekund. Do Twojej dyspozycji jest ponad 100 botów bez kodu do przypisywania kroków, automatyzacji, integracji z CRM i powiadomień.
#3. Zrobotyzowana automatyzacja procesów
Boty airSlate ułatwiają zrobotyzowaną automatyzację procesów i nie musisz pisać ani jednej linii kodu. Boty te mogą obsługiwać większość zadań związanych z przepływem dokumentów, takich jak tworzenie dokumentów, przekazywanie ich, wysyłanie do zatwierdzeń, zbieranie podpisów elektronicznych, wysyłanie powiadomień i przeprowadzanie analiz danych.
#4. Negocjacje kontraktu
Umożliwia automatyczne tworzenie umów o różnych formatach i wymaganiach regulacyjnych. Możesz również wstępnie wypełnić dokument umowy wewnętrznymi danymi biznesowymi z serwerów lokalnych, aplikacji w chmurze, arkuszy kalkulacyjnych, CRM i baz danych SQL.
Moduł przekierowuje umowy przez Twoich klientów, umożliwia wprowadzanie poprawek jednym kliknięciem, a na koniec podpisanie umowy bez czekania tygodniami.
#5. Generowanie dokumentów
Ten produkt airSlate umożliwia niemal natychmiastowe tworzenie formularzy, umów, umów, raportów itp. Ponadto niektóre boty mogą wypełniać dokumenty danymi biznesowymi i zasobami marki.
#6. Ankiety online
Możesz użyć narzędzia Ankiety Online do tworzenia ankiet, kwestionariuszy, quizów, ankiet publicznych, formularzy testowania aplikacji beta itp. Ponadto możesz zintegrować różne CRM, ERP, bazy wiedzy itp. w chmurze, aby udostępniać dane między ankietami i maszynę.
7. Formularze internetowe
Formularze internetowe ułatwiają przechwytywanie na żywo opinii i danych od pracowników lub klientów. Te formularze online są responsywne i bezproblemowo otwierają się na komputerach, tabletach i telefonach komórkowych.
#8. Płatności
Umożliwia zautomatyzowanie systemu płatności poprzez integrację platformy płatności na fakturach, umowach, umowach i obiegach księgowych.
#9. Analiza procesów
Moduł Analytics zapewnia kluczowe narzędzia potrzebne do wykonywania audytów przepływów pracy, tworzenia raportów biznesowych i analizowania przepływów pracy, aby uczynić go bardziej produktywnym.
#10. Edycja PDF
Edytor PDF umożliwia Tobie, Twojemu zespołowi i Twoim klientom wykonywanie wszystkich podstawowych i zaawansowanych zadań związanych z modyfikacją plików PDF. Są to edycja treści, zastępowanie podpisów, wyróżnianie, dodawanie adnotacji, dodawanie obrazów i redagowanie dokumentów.
# 11. Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy
Umożliwia instalowanie kroków w zautomatyzowanym przepływie pracy, ułatwianie warunkowego routingu, automatyzację powtarzalnych zadań i integrację danych z CRM.
#12. Zarządzanie kontraktami
Narzędzie do zarządzania umowami służy do zarządzania procesami zaopatrzenia i sprzedaży. Pozwala tworzyć zamówienia, wyceny, umowy i faktury. Możesz także otrzymywać płatności i monitorować przetwarzanie umów w tym samym narzędziu.
airSlate jako automatyzacja przepływu pracy
airSlate to zasadniczo narzędzie do automatyzacji obiegu dokumentów. Za pomocą tego narzędzia możesz tworzyć wiele obiegów dokumentów i automatyzować procesy za pomocą botów. Dodatkowo możesz przydzielić kilku pracowników w ramach przepływów pracy, aby nadzorowali całą operację.
Pozwala zbudować następujące elementy:
- Przydatne szablony dokumentów biznesowych dla przyszłych potrzeb
- Usprawnij integrację, powiadomienia i rutynową automatyzację
- Wbudowane narzędzie eSignature do procesów zatwierdzania dokumentów
To nie wszystko! Możesz współpracować z podmiotami zewnętrznymi i wewnętrznymi przy produkcji dokumentów. Gdy treść, plik i dokumenty są gotowe, udostępniaj je bez wysiłku za pomocą kodów QR, SMS-ów itp.
Zalety oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy airSlate
- Zawiera wszystkie rodzaje podstawowych i zaawansowanych przepływów pracy.
- Możesz także tworzyć niestandardowe przepływy pracy dla bardzo rzadkich przypadków biznesowych.
- Większość przepływów pracy, których potrzebują znane branże, znajduje się już w bibliotece szablonów airSlate.
- Możesz wykonać routing warunkowy bez pisania jakichkolwiek kodów.
- Aplikacja do automatyzacji przepływu pracy zapisuje Twój dokument na każdym kroku. Dzięki temu możesz łatwo odzyskać poprzednią wersję bez przeskakiwania przez obręcze
Funkcje oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy airSlate
- Podstawowe przepływy pracy dla małych i średnich firm
- Zaawansowane przepływy pracy dla startupów i przedsiębiorstw
- Routing warunkowy bez kodu
- Dostosowane przepływy pracy
- Tworzenie dostosowanych botów
- Kontrola wersji treści na każdym etapie jej cyklu życia
- Role odbiorców w umowach, dokumentach, formularzach itp.
- Wbudowane przepływy pracy
- Automatyzacja przepływu pracy w wielu chmurach i synchronizacja danych
- Przydziel zadania online
- Podpis elektroniczny
Jak działa automatyzacja przepływu pracy airSlate?
Zasadniczo po prostu replikuje wszystkie ręczne i powtarzalne zadania, które wykonujesz w projekcie przetwarzania dokumentów. Po utworzeniu przepływu pracy lub ponownym użyciu szablonu przepływu pracy z jego biblioteki, narzędzie tworzy dokument po otrzymaniu sygnału wyzwalającego.
Następnie wypełnia dokument, na przykład wycenę biznesową, danymi biznesowymi z Twoich aplikacji w chmurze lub serwerów. Narzędzie kieruje tę wersję roboczą do następnego menedżera ds. sprzedaży, marketingu lub negocjacji w celu zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu wycena trafia do skrzynki pocztowej przedstawiciela handlowego lub bezpośrednio do skrzynki odbiorczej klienta.
Na każdym etapie tego procesu narzędzie zapisuje wersję wyceny. Dlatego, jeśli chcesz przejrzeć wycenę, nie musisz zaczynać od zera.
Jak korzystać z airSlate?
- Załóż darmowe konto za pomocą Google Facebook lub konta Apple.
- Gdy zobaczysz pulpit nawigacyjny airSlate, kliknij Utwórz nowy przepływ.
- Na ekranie Dodaj dokumenty i formularze możesz utworzyć niestandardowy przepływ za pomocą opcji Importuj dokumenty i Prześlij dokumenty.
- Jeśli chcesz utworzyć nowy Flow z istniejącego procesu, wybierz dowolną z 9 opcji w sekcji Utwórz.
- Po przesłaniu dokumentu możesz teraz wybrać przepływy pracy i boty do automatyzacji.
- W przepływach pracy możesz wstawić wyzwalacz autostartu z opcji Dodaj autostart.
- Mogą one pochodzić z programu SharePoint, aktualizacji Arkuszy Google, zaplanowanego rozpoczęcia itp.
- Teraz możesz dodać nowy krok, aby przypisać odbiorcę w przepływie pracy.
- Gdy potrzebujesz zatwierdzić dokument od wielu menedżerów, możesz dodać nowy oddział, a następnie dodać nowe kroki.
- Teraz zacznij dodawać boty do zadań automatyzacji, takich jak wstępne wypełnianie plików SharePoint, eksportowanie do PostgreSQL, zapisywanie do Dropbox itp.
- Kliknij przycisk Kontynuuj, aby wysłać przepływ do odbiorców dodanych w sekcji Przepływ pracy.
Zastosowania przepływu pracy airSlate
Potrzebujesz airSlate, jeśli Twoja firma działa w jednej z następujących branż:
- Edukacja: Wnioski o kurs, wnioski o pomoc dla studentów, wnioski o zmianę programu itp.
- Rządy: rejestracja skarg, rozpatrzenie skarg, zapytania obywatelskie, wydawanie zaświadczeń itp.
- Ubezpieczenia: Ubieganie się o polisy, rozpatrywanie roszczeń, przeglądanie umów itp.
- Opieka zdrowotna: rejestracja pacjentów w systemie Enterprise Revenue Cycle Management (RCM), przetwarzanie dokumentacji medycznej itp.
To nie jest pełna lista branż. Są to bardziej usługi budowlane, kadrowe, informatyczne, konsultingowe, bankowe, finansowe, prawne, turystyczne, eCommerce itp.
Ceny airSlate
Nasz przegląd kilku planów cenowych oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy sugeruje, że airSlate jest zdecydowanie najbardziej opłacalnym narzędziem do automatyzacji przepływu pracy, jakie można uzyskać. Po pierwsze, prawie pełna wersja jest dostępna dla Ciebie i Twojego zespołu za darmo przez 30 dni.
Po tym okresie ewaluacyjnym, jeśli podoba Ci się produkt, możesz uzyskać Basic (36 USD
Subskrypcja Flow Creator/miesiąc) lub Business Cloud (50 USD Flow Creator/miesiąc). Możesz zaoszczędzić więcej, jeśli wykupisz roczny abonament.
Polecamy subskrypcję Business Cloud, ponieważ daje nieograniczony dostęp do wszystkich funkcji, produktów, botów i integracji.
Alternatywy airSlate
Przeglądanie internetowej aplikacji biznesowej pod kątem krytycznych operacji związanych z przychodami pozostaje niekompletne, jeśli nie porównasz jej z kilkoma podobnymi aplikacjami. Dlatego spójrz na następujące alternatywy airSlate i dowiedz się, jak solidna jest airSlate w porównaniu z konkurencją:
Awokado
Avokaado to narzędzie do zarządzania cyklem życia umowy wraz z kilkoma funkcjami automatyzacji obiegu dokumentów. Daje Twojemu zespołowi wspólną przestrzeń roboczą dla wszystkich dokumentów. Dzięki temu współpraca, zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów elektronicznych stają się łatwiejsze niż kiedykolwiek. Oferuje bezpłatny plan użytkowania, ale nie jest skuteczny dla firm.
Dokument360
Document360 to samoobsługowa platforma bazy wiedzy z niektórymi funkcjami automatyzacji obiegu dokumentów. Za pomocą tego narzędzia możesz zbudować solidną wewnętrzną lub zewnętrzną bazę wiedzy, aby pomóc przedstawicielom obsługi klienta.
Ponadto można zautomatyzować niektóre części procesu zarządzania bazą wiedzy, korzystając z integracji innych firm. Możesz pobrać narzędzie za darmo dla maksymalnie 5 zespołów do celów związanych z bazą wiedzy, ale nadal będziesz potrzebować airSlate do automatyzacji zbiorczej.
Ostatnie słowa
Do tej pory zapoznałeś się z podstawami automatyzacji przepływu pracy i jej wymagań w Twojej firmie. Zapoznałeś się również szczegółowo z oprogramowaniem do automatyzacji przepływu pracy airSlate dla operacji biznesowych opartych na treści lub dokumentach.
Nasz werdykt sugeruje, że narzędzie airSlate to oprogramowanie do automatyzacji obiegu dokumentów z pełną obsługą dla każdej małej, średniej, start-upowej lub dużej firmy. Posiada również potrzebne moduły i duże możliwości obciążenia pracą dla firm na poziomie korporacyjnym.
Możesz być również zainteresowany najlepszymi platformami do automatyzacji i integracji przepływu pracy do użytku biznesowego lub osobistego.