Problemy pojawią się w każdym projekcie, bez względu na podjęte środki ostrożności i usprawnienie systemu. Ale masz potężną metodę, znaną jako analiza przyczyn źródłowych (RCA), która pomaga w bezproblemowym identyfikowaniu problemów.
Doświadczeni kierownicy projektów i liderzy biznesowi korzystają z procedury RCA, aby znaleźć problemy, które szkodzą firmie. Identyfikacja problemów pomaga również w opracowaniu rozwiązań, które pozwolą uniknąć tych samych problemów w przyszłości.
Jeśli jesteś kierownikiem biznesowym, kierownikiem projektu, kierownikiem operacyjnym lub stażystą, musisz poznać metodę RCA i narzędzia pomocnicze lub szablony.
Kontynuuj czytanie artykułu, aby odkryć podstawowe i zaawansowane informacje na temat RCA. Znajdziesz również kilka łatwych w użyciu szablonów analizy przyczyn źródłowych, które pomogą Ci w karierze zarządzania projektami.
Spis treści:
Co to jest analiza przyczyn źródłowych?
RCA to procedura znajdowania pierwotnych przyczyn problemów i wąskich gardeł w celu opracowania odpowiednich rozwiązań. Proces uważa, że naprawdę skuteczne jest systematyczne zapobieganie konkretnym problemom i ich rozwiązywanie, a nie tylko zajmowanie się poszczególnymi objawami.
Twój zespół może wykonać procedurę RCA za pomocą zestawu zasad, metodologii i technik. Musisz sformułować proces, aby zespół mógł wykorzystać zasoby RCA do zidentyfikowania elementów powodujących problemy dla dowolnego trendu biznesowego, projektu lub wydarzenia.
System analizy przyczyn źródłowych pomaga zidentyfikować podstawową przyczynę niepowodzenia lub przestoju zorganizowanego procesu. Na przykład przetwarzanie biletów obsługi klienta, produkcja towarów itp. zawsze będą stawiać czoła nowym wyzwaniom. Twoją bronią do walki z takimi nowatorskimi problemami jest RCA i jej dokumentacja.
Prawie wszystkie branże lub działalność handlowa używają tego narzędzia do wykrywania głębszych problemów leżących u podstaw operacji lub procesów usługowych. Nie jest ekonomicznie opłacalne rozwiązywanie za każdym razem tego samego problemu. Dlatego musisz zidentyfikować faktyczną przyczynę, a następnie usunąć ją raz na zawsze za pomocą techniki RCA.
Dlaczego analiza przyczyn źródłowych jest ważna?
#1. Obniż koszty
Jeśli brak konserwacji maszyn fabrycznych powoduje uszkodzenie ruchomych części, możesz skontaktować się z producentem w celu wymiany tych części. Jeśli zdarza się to często, zwiększy to koszt produkcji. Zamiast tego możesz wykonać RCA, aby wskazać główną przyczynę serwisowania przyrządu, co pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.
#2. Odkrywanie wad i głównych przyczyn
Jeśli Twoja firma zajmuje się produktami, usługami, procesami, technologiami i systemami, przeprowadzenie RCA przed wprowadzeniem produktu na rynek pomoże Ci zidentyfikować podstawowe błędy projektowe. Gdy je naprawisz i dostarczysz produkty lub usługi, zdobędziesz zaufanie klientów.
#3. Opracuj usprawnione narzędzie do rozwiązywania problemów z procesem
Dokumenty RCA umożliwiają każdemu powiązanemu z procesem rozwiązywanie przyszłych problemów zgodnie z artykułem pomocy. Dzięki temu nie musisz oszczędzać eksperta ani płacić osobom trzecim za każdym razem, gdy pojawia się stary problem.
#4. Uczyń miejsca pracy bezpieczniejszymi
Większość miejsc pracy, które zajmują się krytycznymi i niebezpiecznymi zadaniami, przeprowadza RCA w celu wykrycia problemów związanych z bezpieczeństwem w miejscu pracy. Pomaga organizacji zachować zgodność z lokalnymi lub międzynarodowymi wymogami bezpieczeństwa w miejscu pracy.
#5. Szybciej wprowadzaj produkty na rynek
Jeśli starannie wykonasz RCA przed rozpoczęciem procesu produkcyjnego, możesz rozwiązać wady projektowe, które zwykle pojawiają się, gdy użytkownicy końcowi używają produktu. W ten sposób wprowadzisz na rynek produkty wysokiej jakości szybciej niż konkurenci.
7. Reaguj na problem natychmiast
RCA pomagają firmom opracować standardowe procedury operacyjne (SOP) dotyczące problemów z bezpieczeństwem, przestojów oprogramowania, awarii procesów, klęsk żywiołowych itp. Dzięki temu Twój zespół może po prostu postępować zgodnie z SOP i szybciej reagować na nowe i stare problemy.
Niezbędne elementy szablonu analizy przyczyn źródłowych
Jeśli tworzysz szablon RCA lub dostosowujesz istniejący, pamiętaj, że w dokumencie RCA musisz uwzględnić następujące elementy:
#1. Opis wydarzenia
Musisz stworzyć szczegółowy SOP dla opisu zdarzenia w RCA. Powinien również istnieć format akceptowany w całej firmie, w którym pracownicy lub kierownictwo będą wprowadzać szczegóły. Dane opisowe powinny zawierać datę, godzinę, definicję incydentu, świadków, ofiary itp.
#2. Kalendarium wydarzeń lub trendów
Sekcja osi czasu powinna zawierać dokładny opis wszystkich incydentów przed, w trakcie i po wypadku lub problemie. Pomoże odkryć podstawowe przyczyny zdarzenia. Na osi czasu możesz uwzględnić takie dane, jak godzina, data, zaangażowane osoby, uszkodzone maszyny, utrudnione dane itp.
#3. Metoda i zespół dochodzeniowy
Powodzenie całego procesu RCA będzie zależało od jego metodologii oraz zespołu, który przeprowadzi procedurę. Metoda RCA powinna być zgodna ze standardowymi zasadami, narzędziami i szablonami. Jednak w zależności od procesu produkcyjnego lub systemu świadczenia usług konieczne jest dostosowanie pewnych parametrów.
Po sfinalizowaniu procedury RCA sporządź dokument RCA i wyślij go do różnych działów do przeglądu i opinii. Przeanalizuj opinie i komentarze, aby opracować ostateczny szablon analizy przyczyn źródłowych, którego będzie przestrzegać dział lub firma.
Teraz zbierz doświadczonych ludzi z procesu i wyjaśnij im procedurę RCA. Będzie to zespół, który będzie odpowiedzialny za staranne przestrzeganie zalecanej przez firmę metody RCA.
#4. Przyczyny / ustalenia dochodzeniowe
Po uzyskaniu RCA musisz zbadać problemy do maksymalnego możliwego poziomu szczegółowości. Ponownie, do tego zadania musi być oddany zespół. Możesz uwzględnić kierowników operacyjnych, współpracowników procesu, inżynierów, specjalistów ds. danych itp., W zależności od Twojej firmy.
Proces dochodzenia będzie również wymagał wstępnie zatwierdzonych procedur rejestrowania, analizowania i raportowania danych.
#5. Plan działania w celu skorygowania procesu/produktu
Gdy śledczy znajdą rozwiązania problemów RCA, musisz udokumentować te sugestie. Teraz opracuj kolejny SOP, aby przeszkolić pracowników, których dotyczy problem, jak radzić sobie z takimi incydentami w przyszłości.
Czasami firmy będą musiały uzyskać takie SOP zatwierdzone przez kierowników technicznych, kontroli jakości i kierowników fabryk, aby wszyscy byli na bieżąco.
Niektóre popularne narzędzia do analizy przyczyn źródłowych
#1. Wykres Pareto
To narzędzie RCA słynie również z zasady 80-20. Możesz go użyć do wizualizacji częstotliwości incydentów i ich skumulowanych skutków. Autor wykresu Pareto, Vilfredo Pareto, powiedział, że 20% potencjalnych błędów spowoduje 80% niepowodzeń w procesie.
Dzięki temu wykresowi możesz skupić się na 20% potencjalnych elementów produktu lub usługi, które mogą powodować wady produktu lub awarie usług.
Wykres Pareto jest zasadniczo wykresem słupkowym, który zawiera przyczyny i częstotliwość błędów. Jeśli potrafisz stworzyć dokładny wykres, wyraźnie zobrazuje on pochylenie między awariami a przyczynami. Większość menedżerów procesów uważa za zaskakujące, że małe czynniki powodują większość niepowodzeń.
#2. 5 Dlaczego?
Jest to najprostsza procedura przeprowadzania RCA. Wystarczy utworzyć szablon analizy przyczyn źródłowych z pytaniami opartymi na przyczynach. Zwykle musisz 5 razy zapytać, dlaczego doszło do incydentu. Powinno to umożliwić dotarcie do głównej przyczyny awarii procesu lub produktu.
Istnieje jednak 5 RCA opartych na Whys, które mogą zawierać więcej niż 5 pytań. Ponieważ proces ten wymaga zdolności dochodzeniowych i przesłuchania, należy postępować zgodnie z ogólnofirmowym procesem dla takiej RCA. W przeciwnym razie możesz nie ufać ustaleniom RCA, które używają losowych pytań.
Analiza 5 Why obejmuje głównie określenie problemu, a następnie 5 pytań dotyczących problemu. Na przykład, dlaczego agent przestał przetwarzać zgłoszenia klientów? Jeśli odpowiedzią jest internet, to dlaczego internet zawiódł. Po prostu zadawaj więcej pytań, aż dotrzesz do pierwotnej przyczyny.
#3. Schemat rybiej kości
Ishikawa lub diagram rybich kości to kolejna popularna wizualna metoda RCA. Ostateczny schemat wygląda jak kość rybna i stąd nazwa. Twórcą narzędzia jest Kaoru Ishikawa, znany innowator zarządzania jakością z Japonii.
Skrajna prawa lub lewa część wykresu to awaria lub problem. Następnie rysujesz linię prostą i uwzględniasz kategorie potencjalnych przyczyn, takie jak procedury, środowisko, ludzie, sprzęt itp. Teraz w tych sekcjach musisz umieścić szczegółowe przyczyny.
Firmy najczęściej używają tego narzędzia w szablonie analizy głównych przyczyn problemu, który jest nieznany lub nigdy wcześniej nie wystąpił. Co więcej, eksperci wykorzystują również diagram rybich kości do analizowania złożonych problemów, odkrywania różnych aspektów pierwotnej przyczyny i odkrywania wąskich gardeł w procesach.
#4. Wykres punktowy
Jest to narzędzie RCA, które pomaga stworzyć szablon procesu RCA dla złożonych problemów. Gdy istnieje więcej przyczyn źródłowych niż można by się spodziewać na podstawie zasady 80-20, musisz zwizualizować związek między przyczyną a skutkiem.
Wykresy punktowe są szeroko stosowanym narzędziem do znajdowania korelacji między zmiennymi kwantyfikowalnymi. Tutaj musisz zrobić wykres punktowy zmiennych przyczyny i skutku. Musisz umieścić skutki na osi X, a przyczyny na osi Y.
Jeśli wynikowy wykres punktowy pokazuje krzywą lub linię prostą, wówczas składniki są skorelowane. Jeśli nie ma korelacji, zmieniaj wartości zmiennych na osi X.
#5. FMEA
Analiza przyczyn i skutków awarii, czyli FMEA, jest bardzo popularnym narzędziem RCA wśród programistów i projektantów produktów. Pomaga zespołowi programistów w wykryciu potencjalnych problemów przed rozpoczęciem masowej produkcji produktu. Zwykle zespół używa jednego lub dwóch prototypowych produktów do identyfikacji błędów projektowych i innych problemów.
Następnie na prototypie rozpoczyna się analiza trybu awaryjnego w celu zidentyfikowania wszystkich możliwych awarii. Teraz po prostu opisz problemy w innej tabeli, poszukaj przyczyn źródłowych lub przeprowadź analizę skutków.
Do tej pory poznałeś podstawy analizy przyczyn źródłowych i jej narzędzi. Znajdź poniżej kilka przydatnych szablonów powyższych narzędzi do analizy przyczyn głównych (RCAT) z następujących bezpłatnych zasobów:
Smartsheet
Być może już wiesz Smartsheet jako jedno z wiodących narzędzi biznesowych do cyfrowej przestrzeni roboczej, zdalnej współpracy i automatyzacji przepływu pracy. Zdziwisz się, że możesz również użyć biblioteki szablonów do tworzenia dokumentów RCA, które faktycznie działają.
Biblioteka Smartsheet jest bogata w różnego rodzaju przykłady analizy przyczyn źródłowych, które z łatwością mieszczą się w wielu projektach biznesowych lub miejscach pracy. Na przykład zapewnia łatwy dostęp do następujących elementów:
- Prosty szablon RCA
- Metoda Six Sigma DMAIC dla RCA
- Szablon RCA oparty na narzędziu 5 Why
- Mapowanie przyczyn opieki zdrowotnej
- RCA dla firmy chemicznej
Powyższe szablony są również dostępne w różnych formatach, takich jak pliki Microsoft Word, szablon Microsoft Excel i pliki Adobe PDF. Możesz łatwo pobrać te formaty bez przeskakiwania przez obręcze.
Guru
The Guru szablon procedury RCA jest kolejnym wiarygodnym źródłem do sporządzania dokumentacji RCA dla firm. Przedstawia Państwu różne bezpłatne przykłady i narzędzia metody RCA, takie jak:
- Dokument RCA oparty na wykresie Pareto, który pomaga zidentyfikować problemy, takie jak brak przeszkolenia, zbyt mała liczba pracowników centrum usług i słabe przygotowanie, które powodują trudności w firmach.
- Technika 5 „dlaczego” pozwalająca określić, dlaczego wskaźnik rotacji Twojej firmy jest wyższy niż średnia rynkowa lub konkurencja.
- Diagram rybich kości jako narzędzie RCA do identyfikacji pierwotnych przyczyn, które są nowe lub nieznane.
- Six Sigma i DMAIC dla RCA
- FMEA do poszukiwania problemów, które pojawiają się w każdym cyklu rozwoju produktu.
Laboratorium szablonów
Laboratorium szablonów jest kolejnym zasobem, w którym można znaleźć różne szablony dotyczące sztuki, nieruchomości, biznesu, prawa, finansów itp. W związku z tym możesz również polegać na tym źródle, aby uzyskać wysokiej jakości treści RCA, takie jak formularze, przykłady i szablony.
Treści dostępne na tej platformie są łatwo dostępne poprzez pobieranie jednym kliknięciem. Znajdziesz dokumenty RCA w różnych formatach, takich jak Adobe PDF, Microsoft Excel i Microsoft Word.
Repozytorium dokumentów RCA jest bogate w rzeczywiste przykłady, takie jak raporty z dochodzeń RCA, puste formularze zbierania danych RCA, dokumenty RCA dla początkujących, schematy RCA za pośrednictwem rybich kości i RCA dla grupy rozwoju biznesu.
Łatwiej będzie Ci edytować szablony, gdy pobierzesz pliki Worda lub Excela. Jeśli otrzymujesz pliki PDF, musisz użyć edytora PDF, aby spersonalizować przykładowe dokumenty.
Ostatnie słowa
W tym artykule przeprowadziliśmy Cię przez dogłębną dyskusję na temat analizy przyczyn źródłowych. W artykule przedstawiono również niektóre z najważniejszych narzędzi i szablonów do analizy przyczyn źródłowych, których można używać w rzeczywistych scenariuszach.
Powinieneś nabrać pewności siebie i umiejętności podczas rozwiązywania problemów związanych z miejscem pracy lub projektem poprzez analizę przyczyn źródłowych.
Możesz być również zainteresowany tymi narzędziami struktury podziału pracy do zarządzania projektami.