Jeśli korzystałeś z narzędzia do czyszczenia skrzynki pocztowej, zobaczysz przycisk Autoarchiwizacja. Możesz jednak zastanawiać się, jak to działa i co właściwie robi. Oto, co powinieneś wiedzieć i jak możesz to wykorzystać.
Jak włączyć autoarchiwizację
Aby włączyć autoarchiwizację, przejdź do sekcji Plik > Opcje > Zaawansowane, a następnie kliknij przycisk „Ustawienia autoarchiwizacji”.
Dopóki opcja „Uruchom autoarchiwizację co” jest wyłączona (co jest domyślną wartością), autoarchiwizacja nigdy nie zostanie uruchomiona.
Po włączeniu opcji „Uruchom autoarchiwizację co” wszystkie inne opcje staną się dostępne.
W przeciwieństwie do narzędzia Oczyszczanie folderów, które ma jedno okno ustawień, a następnie umożliwia ręczne uruchamianie tych ustawień w dowolnym folderze, ustawienia autoarchiwizacji są domyślnie stosowane do każdego folderu, który ma włączoną autoarchiwizację. Możesz jednak dostosować te ustawienia dla różnych folderów.
Jak skonfigurować autoarchiwizację
Po włączeniu autoarchiwizacji będzie ona uruchamiana co 14 dni. Możesz zmienić ten interwał, wpisując dowolną wartość od 1 do 60 dni. Jeśli wprowadzisz wartość większą niż 60, program Outlook wyświetli komunikat o błędzie.
Następna opcja, „Monituj przed uruchomieniem autoarchiwizacji”, pozwala programowi Outlook wyświetlić monit przed rozpoczęciem autoarchiwizacji. Możesz wtedy przejrzeć ustawienia lub anulować operację.
Pozostałe ustawienia dotyczą tego, które elementy będą archiwizowane i jak przebiega proces archiwizacji. Opcja „Usuń przeterminowane elementy (tylko folder e-mail)” dotyczy e-maili z dodaną datą ważności. Nie wpłynie to na zadania ani wydarzenia, nawet jeśli włączysz autoarchiwizację dla tych folderów.
Ustawienia dotyczą również wydarzeń kalendarza, zadań, notatek oraz wpisów do dziennika. Jeśli opcja „Archiwizuj lub usuń stare elementy” jest włączona, domyślne ustawienia Outlooka przenoszą elementy starsze niż 6 miesięcy do nowego pliku PST o nazwie Archiwum, który jest widoczny w okienku nawigacji Outlooka.
Możesz zmienić wartość „Wyczyść elementy starsze niż” na dowolną z zakresu od 1 dnia do 60 miesięcy, wybrać inny plik .pst do archiwizacji lub wybrać opcję „Trwale usuń stare elementy”. Należy pamiętać, że ta ostatnia opcja całkowicie usuwa elementy z programu Outlook, omijając folder Elementy usunięte.
Po kliknięciu „OK” autoarchiwizacja zostanie włączona i będzie działać na podstawie ustawionego interwału. W naszych testach minęło mniej niż dziesięć minut od włączenia opcji do momentu, gdy otrzymaliśmy monit o uruchomieniu autoarchiwizacji.
Jak włączyć i dostosować autoarchiwizację dla różnych folderów
Po włączeniu autoarchiwizacji działa ona domyślnie tylko w folderach: Elementy wysłane, Usunięte przedmioty, Kalendarz oraz Zadania. Jeśli chcesz, aby działała w innych folderach, musisz ją włączyć dla każdego z nich.
Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy folder w okienku nawigacji i wybierz „Właściwości”. Możesz również uzyskać dostęp do właściwości folderu, wybierając na wstążce Folder > Właściwości folderu.
W oknie Właściwości folderu kliknij kartę Autoarchiwizacja, aby uzyskać dostęp do ustawień tego folderu.
Domyślnie ustawienie „Nie archiwizuj elementów w tym folderze” jest włączone. Jeśli chcesz, aby folder był archiwizowany, wybierz opcję „Archiwizuj elementy w tym folderze przy użyciu ustawień domyślnych”. Możesz również włączyć opcję „Archiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień” i dostosować ustawienia według własnych preferencji.
Jeśli chcesz przywrócić domyślne ustawienia autoarchiwizacji dla wszystkich folderów, wróć do sekcji Plik > Opcje > Zaawansowane > Ustawienia autoarchiwizacji i kliknij „Zastosuj teraz te ustawienia do wszystkich folderów”.
Po skonfigurowaniu wszystkich ustawień możesz pozostawić proces autoarchiwizacji działający w tle, co pozwoli na zwolnienie miejsca i zapobiegnie nadmiernemu rozrostowi folderów.
newsblog.pl