Co to jest autoarchiwizacja w programie Outlook i jak to działa?

Jeśli korzystałeś z narzędzia do czyszczenia skrzynki pocztowej, zobaczysz przycisk Autoarchiwizacja, ale możesz obawiać się, jak to działa i co zrobi. Oto, co robi i jak możesz go użyć.

Kliknięcie przycisku autoarchiwizacji powoduje, że proces przechodzi przez wszystkie foldery w Outlooku i stosuje wszelkie skonfigurowane reguły autoarchiwizacji (nie martw się, domyślna reguła autoarchiwizacji nie robi nic, więc nie możesz wyrządzić żadnej szkody kliknięcie przycisku). Ale jeśli chcesz przenieść starsze elementy do archiwum, gdzie nie będą przeszkadzać, autoarchiwizacja pozwala zautomatyzować ten proces. Przejdźmy przez konfigurację i uruchomienie.

Jak włączyć autoarchiwizację

Najpierw musisz włączyć autoarchiwizację i wybrać jej ustawienia. Przejdź do Plik> Opcje> Zaawansowane, a następnie kliknij przycisk „Ustawienia autoarchiwizacji”.

Dopóki opcja „Uruchom autoarchiwizację co” jest wyłączona (co jest wartością domyślną), autoarchiwizacja nigdy nie zostanie uruchomiona.

Po włączeniu opcji „Uruchom autoarchiwizację co” wszystkie opcje są teraz dostępne.

W przeciwieństwie do narzędzia Oczyszczanie folderów, które ma jedno okno ustawień w Opcjach plików, a następnie umożliwia uruchamianie tych ustawień w dowolnym folderze jako zadanie ręczne, pokazane tutaj ustawienia Autoarchiwizacji są ustawieniami domyślnymi. Każdy folder z włączoną autoarchiwizacją może używać tych ustawień domyślnych lub, jeśli chcesz, możesz użyć innych ustawień dla różnych folderów. Później omówimy, jak to zrobić, ale na razie spójrzmy na ustawienia domyślne.

Jak skonfigurować autoarchiwizację

Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że po włączeniu autoarchiwizacji będzie ona uruchamiana co 14 dni. Możesz to zmienić za pomocą strzałek w górę i w dół lub wpisując liczbę i możesz wybrać dowolną wartość od 1 do 60 dni. Możesz wpisać dowolną dwucyfrową liczbę, ale jeśli jest większa niż 60, program Outlook wyświetli komunikat o błędzie po kliknięciu przycisku „OK” i będziesz musiał zmienić wartość, zanim będzie można zapisać.

Następna opcja – „Monituj przed uruchomieniem autoarchiwizacji” – umożliwia wybranie przez program Outlook wyświetlania monitu przed rozpoczęciem autoarchiwizacji. Ten monit umożliwia przejrzenie ustawień lub anulowanie tego uruchomienia autoarchiwizacji, jeśli chcesz.

Pozostałe ustawienia dotyczą tego, które elementy będą archiwizowane i co się dzieje podczas procesu archiwizacji. Pierwsza opcja tutaj – „Usuń przeterminowane elementy (tylko folder e-mail)” – dotyczy e-maili, które mają dodaną datę ważności. Nie wpłynie to na zadania ani zdarzenia, nawet jeśli włączysz autoarchiwizację dla tych folderów.

Pozostałe ustawienia dotyczą wszystkich elementów, nie tylko poczty e-mail. Oznacza to wydarzenia kalendarza, zadania, notatki i wpisy do dziennika.

Zakładając, że opcja „Archiwizuj lub usuń stare elementy” jest włączona, domyślne ustawienia Outlooka przenoszą elementy starsze niż 6 miesięcy do nowego, oddzielnego pliku pst o nazwie Archiwum (domyślnie) i sprawiają, że jest on widoczny w okienku nawigacji w Outlook, dzięki czemu możesz uzyskać dostęp do zarchiwizowanych elementów w dowolnym momencie. Możesz zmienić wartość „Wyczyść elementy starsze niż” na dowolną z zakresu od 1 dnia do 60 miesięcy, wybrać inny plik .pst, w którym chcesz zarchiwizować elementy, lub wybrać opcję „Trwale usuń stare elementy”.

Ostrzegamy, że to usunięcie pomija folder Elementy usunięte, a Twoje elementy zostaną całkowicie usunięte z programu Outlook. W zależności od ustawień możesz nadal mieć do niego dostęp na swoim serwerze pocztowym, ale nie powinieneś na tym polegać. Wybierz tę opcję tylko wtedy, gdy chcesz usunąć elementy na zawsze.

Po kliknięciu „OK” autoarchiwizacja zostanie włączona. Będzie działać zgodnie z wybraną przez Ciebie wartością „Uruchom autoarchiwizację co” (domyślnie co 14 dni), począwszy od dzisiaj. Więc kiedy go włączysz, powinieneś spodziewać się, że będzie działał dość szybko. W naszych testach minęło mniej niż dziesięć minut między włączeniem go a otrzymaniem monitu z informacją, że autoarchiwizacja ma zostać uruchomiona. Autoarchiwizacja działa domyślnie tylko w kilku folderach, więc jeśli chcesz, aby działała w określonych folderach – lub chcesz dostosować sposób jej działania w różnych folderach – czytaj dalej.

Jak włączyć i dostosować autoarchiwizację dla różnych folderów

Po włączeniu autoarchiwizacji działa ona domyślnie tylko w przypadku następujących folderów:

Elementy wysłane
Usunięte przedmioty
Kalander
Zadania

Jeśli chcesz, aby działał w jakimkolwiek innym folderze, musisz go włączyć dla każdego folderu (lub wyłączyć go w dowolnym z tych czterech folderów, dla których nie chcesz, aby działał). Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy folder w okienku nawigacji i kliknij „Właściwości”.

Możesz również uzyskać dostęp do właściwości folderu, wybierając na wstążce Folder> Właściwości folderu. (W przypadku folderów, takich jak Kalendarz i Zadania, które nie pojawiają się w okienku nawigacji, jest to jedyny sposób, aby uzyskać dostęp do właściwości folderu.) Istnieje również opcja przejścia bezpośrednio do ustawień autoarchiwizacji, co pozwala zaoszczędzić krok po ponownie we właściwościach folderu.

W oknie Właściwości folderu kliknij kartę Autoarchiwizacja, aby uzyskać dostęp do ustawień tego folderu.

W przypadku większości folderów ustawienie „Nie archiwizuj elementów w tym folderze” będzie domyślnie włączone. Oznacza to, że po uruchomieniu procesu autoarchiwizacji folder zostanie zignorowany i żadne elementy w nim nie zostaną zarchiwizowane. Jeśli chcesz, aby folder został uwzględniony, włącz opcję „Archiwizuj elementy w tym folderze przy użyciu ustawień domyślnych”.

Alternatywnie, jeśli chcesz, aby ustawienia autoarchiwizacji dla tego folderu różniły się od domyślnych, włącz opcję „Archiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień” i zmień ustawienia zgodnie z własnymi preferencjami.

Jeśli w dowolnym momencie zechcesz przywrócić wszystkim folderom ustawienia domyślne, możesz wrócić do Plik> Opcje> Zaawansowane> Ustawienia autoarchiwizacji i kliknąć przycisk „Zastosuj teraz te ustawienia do wszystkich folderów”. Spowoduje to zmianę we wszystkich folderach, w których opcja „Archiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień” jest włączona, tak aby opcja „Archiwizuj elementy w tym folderze przy użyciu ustawień domyślnych” była włączona.

Po uzyskaniu domyślnych ustawień autoarchiwizacji i ustawień dla każdego folderu skonfiguruj tak, jak chcesz, możesz pozostawić proces cichej pracy w tle, zwalniając miejsce i zapobiegając nadmiernemu rozdęciu folderów.