Aby dotrzymać kroku zmieniającym się scenariuszom, usprawnianie procesów biznesowych (BPI) jest niezbędne dla każdej organizacji.
Każda firma ma do czynienia z setkami procesów biznesowych. Żaden przedsiębiorca nie może nazwać tych procesów w 100% niezawodnymi, ponieważ zawsze istnieją wąskie gardła, które kosztują ich czas i pieniądze.
Optymalizacja lub usprawnienie tych procesów biznesowych może pomóc wyeliminować wszelkie problemy powodujące niedogodności dla Twojego zespołu lub klientów. Przyjrzyjmy się, jak działa doskonalenie procesów biznesowych i jak pomaga rozwijać się Twojej firmie.
Spis treści:
Czym jest doskonalenie procesów biznesowych?
Procesy biznesowe to zadania, które wykonujesz, aby prowadzić firmę. Musisz usprawnić te procesy, aby pozostać silnym w tym konkurencyjnym świecie. Tak więc doskonalenie procesów biznesowych oznacza ciągłą optymalizację procesów biznesowych w celu zwiększenia produktywności i skuteczności.
Procesy biznesowe przedsiębiorstwa obejmują trzy rodzaje działań:
- Zadanie operacyjne: powtarzalne zadania, które firmy muszą wykonywać każdego dnia, takie jak produkcja, logistyka i raportowanie.
- Zadania kierownicze: zadania te obejmują budżetowanie, administrację i rozwój zasobów ludzkich.
- Zadania pomocnicze: Pozostałe zadania należą do tej kategorii, takie jak wsparcie techniczne, rekrutacja, księgowość itp.
Wszystkie zadania należące do tych kategorii muszą przechodzić regularne oceny i korekty, aby zapobiec nieefektywności. Dzięki BPI firmy mogą stale wprowadzać pozytywne zmiany w tych operacjach zgodnie z wkładem wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy.
Te ulepszenia albo wprowadzają nowe sposoby działania, albo usuwają wady obecnych procesów. W obu przypadkach celem jest usprawnienie procesu.
Znaczenie doskonalenia procesów biznesowych
Bez względu na to, do jakiej branży należy Twoja organizacja, musisz dostosować się do zmian, aby przetrwać konkurencję. Doskonalenie procesów biznesowych umożliwia dokonanie tej zmiany.
W trakcie tego procesu firmy mogą określić obszary wymagające poprawy i zlokalizować każdą nieefektywność wymagającą usunięcia. Pomaga organizacjom zrozumieć system i rozwijać się zgodnie z obowiązującymi standardami branżowymi.
Ponadto oferuje świeże spojrzenie na proces biznesowy w celu poprawy produktywności, jakości, relacji z klientami i rozwoju umiejętności.
Jak działa doskonalenie procesów biznesowych?
# 1. Wybierz proces
Najpierw musisz określić obszary lub procesy, które wymagają usprawnienia. Podczas gdy w firmie przebiega wiele procesów biznesowych, można nadać priorytet powtarzalnym procesom w celu poprawy.
#2. Problemy z procesem mapowania
Skoncentruj się na wybranym procesie, aby zidentyfikować problemy, które wymagają eliminacji. Mapowanie oznacza wizualizację całej operacji i znajdowanie wąskich gardeł.
#3. Analizuj procesy biznesowe
Teraz musisz przeanalizować punkty bólu, aby znaleźć problemy, które można poprawić. Możesz zadać powiązane pytania osobom odpowiedzialnym, aby uzyskać odpowiedzi.
#4. Przeprojektuj proces
Na tym etapie musisz przeprojektować proces, aby był lepszy. Wykorzystaj najbardziej odpowiednią metodologię, aby wyeliminować zidentyfikowane problemy i usprawnić procesy.
#5. Zdobądź zasoby
Aby usprawnić jakikolwiek proces biznesowy, firmy muszą zabezpieczyć niezbędne zasoby. Może to być pozyskanie nowego oprogramowania, sprzętu lub siły roboczej. Na to wszystko uzyskaj zgodę kierownictwa.
#6. Przetestuj nowy proces
Przed zastosowaniem systemu BPI w Twojej organizacji, obowiązkowym procesem jest testowanie. Sprawdź każdy krok przepływu pracy, aby nie przegapić niczego krytycznego. Jeśli potrzebujesz zmian, to jest krok, aby to zrobić.
#7. Zaimplementuj metodę
Po pomyślnym przetestowaniu i zatwierdzeniu przez kierownictwo, nadszedł czas na wdrożenie metodologii doskonalenia procesów biznesowych. Możesz zacząć na małą skalę i rozszerzyć zakres, aby uzyskać lepsze wyniki.
#8. Przejrzyj i udoskonal
Twoja praca nie kończy się na fazie wdrożenia. Musisz stale monitorować, czy nowe metody poprawiają Twój proces, czy nie. Czasami konieczne może być udoskonalenie i należy je odpowiednio wdrożyć.
Metody doskonalenia procesów biznesowych
W zależności od procesu biznesowego i branży możesz wybrać następujące metodologie dla BPI.
# 1. Metodologia zwinna
Ta metodologia uwalnia projekt od rygorystycznego terminu i pozwala na uwzględnienie większej liczby iteracji. W oparciu o opinie zespołu i klientów, Agile pozwala naprawić wyróżnione problemy. Poprawia również komunikację i współpracę między wszystkimi stronami.
#2. szczupła produkcja
Celem tej metodologii jest wyeliminowanie marnotrawstwa, a tym samym obniżenie kosztów. Poza przemysłem produkcyjnym inne firmy mogą również wdrażać jego podstawowe zasady. W tym przypadku zespoły muszą zrozumieć sposób postrzegania przez kupujących, aby wyeliminować marnotrawstwo i nadmiarowość.
#3. Six Sigma
To popularne podejście może zmniejszyć zmienność i błędy poprzez wykorzystanie danych i statystyk przy jednoczesnej maksymalizacji wartości. Six Sigma polega na użyciu DMAIC i DMADV w celu usprawnienia procesu i zwiększenia zwrotu z inwestycji.
#4. Kompleksowe zarządzanie jakością (TQM)
Firmy stosujące tę metodologię muszą zaangażować cały swój zespół, aby poprawić satysfakcję klientów. Oferuje pracownikom środowisko i kulturę pracy, w których doceniane są doświadczenia i zachęca się ich do wspólnego celu biznesowego.
#5. Teoria ograniczeń
Metodologia Teorii Ograniczeń jest powszechnie stosowana wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba natychmiastowej poprawy. Potrafi określić wąskie gardła procesu i poprawia je aż do wyeliminowania.
#6. Kaizen
Ta metodologia doskonalenia procesów biznesowych koncentruje się na praktykach Lean i Agile. Nieznacznie modyfikuje Twoją pracę i kulturę korporacyjną w celu poprawy jakości i wydajności procesów.
#7. Kanban
Kanban to wizualna technika przepływu pracy, która pozwala identyfikować problemy i eliminować wąskie gardła. W rezultacie możesz zwiększyć efektywność i monitorować postępy swojej inicjatywy.
#8. Just-In-Time
Ta metoda jest idealna dla firm produkcyjnych, które chcą zminimalizować koszty magazynowania poprzez produkcję towarów zgodnie z zapotrzebowaniem. W większości przypadków jest używany z metodologią Kanban do dokładnego prognozowania i unikania nadmiaru mocy produkcyjnych.
#9. Mapowanie procesów
Firmy mogą opracować plan doskonalenia procesów za pomocą tej techniki wizualizacji przepływu pracy. Możesz go również użyć do opracowania map dla określonych ról lub celów biznesowych.
#10. PDCA
Model ten oznacza plan, wykonaj, sprawdź i działaj. Będąc częścią metodologii Kaizen, pomaga organizacjom lokalizować nieefektywne procesy.
Korzyści z doskonalenia procesów biznesowych
Zwinność biznesowa
Dzięki doskonaleniu procesów biznesowych firmy mogą stać się bardziej zdolne do sprostania ciągle zmieniającym się wymaganiom klientów. Mogą szybko reagować na wymagania i odpowiednio dopracowywać projekty.
Lepszy wgląd w procesy
Aby wdrożyć BPI, firmy muszą wizualizować cały przepływ pracy. Pozwala im monitorować procesy biznesowe i mierzyć efektywność każdego etapu.
Ekonomiczny💰
Celem usprawnienia procesów biznesowych jest usunięcie wąskich gardeł i nieefektywności. Ponieważ pozwala zidentyfikować i wyeliminować niepotrzebne wydatki, całkowity wydatek automatycznie się zmniejszy.
Większa produktywność
Aby Twoje procesy były wydajne, BPI usuwa wszystkie powtarzalne i niepotrzebne zadania z przepływu pracy. W rezultacie produktywność pracowników wzrasta wielokrotnie.
Zgodność i bezpieczeństwo
Wdrażanie usprawnień procesów biznesowych oznacza posiadanie odpowiednio uregulowanego i zarządzanego miejsca pracy. W związku z tym firmy te mogą przestrzegać przepisów i stosować niezbędne środki bezpieczeństwa.
Zadowolenie klientów i pracowników
Każdy improwizowany proces będzie stanowił wartość dodaną dla klientów. Dzięki zadowolonym klientom możesz mieć dobrze prosperujący biznes. Sprawia również, że Twój zespół jest wydajny i produktywny, eliminując niepotrzebne zadania.
Wyzwania doskonalenia procesów biznesowych
# 1. Opór pracowników
Największym wyzwaniem, przed którym stoi BPI, jest opór ze strony pracowników. Większość ludzi jest przeciwna jakimkolwiek zmianom i woli kontynuować pracę w tradycyjny sposób. Dlatego firmy muszą sprawić, aby pracownicy zrozumieli korzyści płynące z tej poprawy. W przeciwnym razie inicjatywa zamieni się w totalną porażkę.
#2. Nieumiejętność wyznaczania celów
Podczas tego procesu przywództwo powinno mieć jasne i konkretne cele. Bez jasnych celów nie będą w stanie uzyskać pełnego obrazu kierunku, w jakim zmierza firma. Podczas gdy cele poinformują Cię, gdzie zainwestować swój czas i zasoby, ich brak spowoduje trudności w ulepszaniu procesów biznesowych.
#3. Regulacja czasu⏲️
Aby wszystko działało, musisz dać temu trochę czasu. Wiele firm uważa, że doskonalenie procesów jest niemożliwe ze względu na ich codzienną działalność. Jednak często możliwe jest usprawnienie przepływów pracy i wyznaczenie jednej osoby do realizacji tego procesu. Jednak firmy mogą nawet zatrudnić wykonawcę lub freelancera do analizy procesu.
#4. Wprowadzenie nowych technologii
Większość usprawnień procesów biznesowych wymaga pożegnania się ze starszymi aplikacjami i przyjęcia nowych technologii. Większość firm uważa to za bardzo trudne. Oprócz tego, że jest to kosztowne, musisz także zapoznać swoich pracowników z innowacyjnymi technologiami.
Zasoby edukacyjne
Podstawy doskonalenia procesów biznesowych: Udemy
Ten kurs Podstawy doskonalenia procesów biznesowych uczy ram i kroków niezbędnych do BPI. Dostosowanie procesów biznesowych do celów i znalezienie praktycznych rozwiązań usprawniających są również uwzględnione w tym kursie.
Możesz także nauczyć się korzystać z różnych narzędzi do tworzenia nowych procesów biznesowych i technik mierzenia celów z tego zasobu.
Skuteczne doskonalenie procesów biznesowych: Udemy
Ten kurs Skutecznego doskonalenia procesów biznesowych uczy wpływu doskonalenia procesów biznesowych, dzięki czemu można przeprojektować procesy organizacyjne.
Na tym kursie nauczane jest rozwijanie modelu BPI, wdrażanie go w projekcie i mierzenie postępów. Obejmuje 2,5 godziny wideo na żądanie i certyfikat po ukończeniu kursu.
Poprawa procesu biznesowego
Ta książka na temat doskonalenia procesów biznesowych mówi, jak wdrażać techniki poprawy jakości w branży usługowej.
Mówi ci wszystko, co powinieneś wiedzieć, aby natychmiast rozpocząć BPI. Z tego zasobu możesz także dowiedzieć się, jak tworzyć i szkolić zespoły w zakresie BPI, upraszczać proces, skracać czas i śledzić postępy.
Zestaw narzędzi do doskonalenia procesów biznesowych
Ta książka o Zestawie narzędzi do doskonalenia procesów biznesowych zapewni praktyczny i kompleksowy wgląd w tworzenie spójnego systemu BPI.
Omawia model BPI za pomocą pomiaru wydajności i przedstawia odpowiednie narzędzia. Ponadto możesz dowiedzieć się, jak korzystać z tych narzędzi i uzyskać szablony do wdrożenia.
Ostatnie słowa
Bez doskonalenia procesów biznesowych nie da się utrzymać konkurencji. Pozwala odkryć swoje słabości i nieefektywności, dzięki czemu możesz wdrożyć nowe metody ich poprawy.
Tutaj omówiliśmy, w jaki sposób świat usprawnia procesy biznesowe, wraz z kilkoma przydatnymi kursami i książkami, aby się tego nauczyć. Po uzyskaniu wystarczającej wiedzy zacznij wprowadzać niezbędne ulepszenia, aby przenieść swój biznes na wyższy poziom.
Możesz także dowiedzieć się o oprogramowaniu do zarządzania procesami biznesowymi.