Co to jest zlecenie pracy? [+ 4 Templates]

przez

Firmy i podmioty komercyjne uważają zlecenia pracy za źródło prawdy we wszystkim, co dotyczy budżetu pieniężnego i zadań do wykonania.

Dokumentacja jest nieodłączną funkcją każdej firmy, zarówno online, jak i offline. W cyklu życia firmy natkniesz się na wiele dokumentów handlowych, takich jak faktury, standardowe procedury operacyjne (SOP), listy dostaw itp.

Jednym z bardzo cenionych dokumentów jest bilet serwisowy, a po jego wydaniu maszyny biznesowe zaczynają dostarczać produkty/usługi i uzyskują przychody po zakończeniu zamówienia.

Wewnętrzne lub zewnętrzne zlecenia biznesowe mogą być bardzo mylące, jeśli nie masz doświadczenia w tworzeniu takich dokumentów i zarządzaniu nimi. Ale nie martw się, ponieważ ten artykuł pomoże ci zdobyć wystarczającą wiedzę na temat tego komponentu biznesowego. Bez zbędnych ceregieli przeczytaj go.

Co to jest zlecenie pracy?

Kiedy otrzymujesz zlecenie pracy od klienta, jest to formalna prośba o konserwację, dostawę produktów, świadczenie usług itp. Bilety pracy są niezbędne w formalnym biznesie, niezależnie od tego, czy zadanie jest bardzo złożone, jak budowa elektrowni, czy też ładne. proste, jak dostarczanie akcesoriów komputerowych.

Takie oficjalne dokumenty różnią się w zależności od branży. Jednak standardowe informacje, które zawierają, to podstawowe rezultaty, data rozpoczęcia, data zakończenia, osoba zgłaszająca, osoba wykonująca i osoba zamawiająca.

Ponadto ścieżka papieru biznesowego zaczyna się od zlecenia pracy. Gdy zadanie postępuje, a dokument przechodzi z jednej ręki do drugiej, działa jako formalny środek komunikacji między zaangażowanymi stronami.

I wreszcie, gdy praca jest skończona, księgowi wykorzystują ten dokument do rozliczania należności lub zobowiązań. Co więcej, audytorzy zewnętrzni lub wewnętrzni najpierw wybierają zlecenia podczas audytu dowolnej firmy.

Inne wyrażenia, których ludzie biznesu mogą używać zamiast zleceń pracy to:

  • Bilet serwisowy
  • Zlecenie wykonania pracy
  • Bilet pracy
  • Bilet pracy

Cel zamówienia na dzieła

Jedynym celem takiego dokumentu jest ewidencjonowanie wszystkich uprawnień do prac, danych usługodawcy, kosztów i czasu wykonania prac. Klienci zewnętrzni, tacy jak konsumenci i klienci wewnętrzni, tacy jak pracownicy, mogą tworzyć bilet usługi.

Następnie papier trafia do odpowiedniego zespołu, w zależności od tego, czy jest to zlecenie zewnętrzne czy wewnętrzne. Firmy często używają oprogramowania komputerowego do tworzenia voucherów, które podróżują przez wiele cyfrowych lub fizycznych biurek.

Tutaj znajdziesz w skrócie listę celów zlecenia do pracy:

  • Wyjaśnij problem, naprawę i instalację/dostawę towarów
  • Zapewnienie zasobów i sprzętu potrzebnego do wykonania pracy lub prac konserwacyjnych
  • Zaoferuj technikom szczegółowe instrukcje dotyczące pracy/zadania/konserwacji
  • Oficjalne rejestrowanie materiałów, robocizny i zasobów zużytych do ukończenia prac
  • Śledź wszystkie prace naprawcze i konserwacyjne, które zostały wykonane w ramach każdej autoryzacji
  • Zawiera dane pieniężne, takie jak koszty, podatki, opłaty, podatek itp.

Warunki zarządzania zleceniami pracy

Zatwierdzający pracę

Administracja lub osoba z tego zespołu zajmuje się przydzielaniem i zatwierdzaniem wymagań konserwacyjnych w zakresie zarządzania sprzętem. Czasami wsparcie recepcji w relacjach z klientami i odpowiedzialny za magazyn może również pełnić rolę zatwierdzającego.

Zlecający pracę

Zleceniodawca to osoba lub zespół, który domaga się wykonania określonej pracy. Konsumenci generują zlecenia pracy poprzez zakupy internetowe lub osobiste w branży usług i towarów.

W scenariuszach business-to-business klienci na poziomie komercyjnym mogą zażądać pracy lub może ona również pochodzić od zespołu wewnętrznego, na przykład menedżer operacji obsługi klienta żąda naprawy stacji roboczej.

Technicy polowi

W kartach prac konserwacyjnych technicy terenowi to inżynierowie, ślusarze, osoby zajmujące się naprawami itp., którzy posiadają umiejętności do wykonania zadania wymienionego w dokumencie zlecenia pracy.

Składniki zlecenia pracy

Firma może rejestrować wiele pozycji i powiązanych danych za pomocą dokumentów zlecenia pracy. Oto kilka przykładowych elementów, które musisz uwzględnić.

Elementy obowiązkowe

#1. Zasób jest głównym składnikiem każdego zgłoszenia zadania.

#2. Konieczne jest również nazwisko osoby zamawiającej pracę.

#3. Kolejnym istotnym elementem jest zakres prac, który określi umiejętności, narzędzia i standardową procedurę operacyjną (SOP).

#4. Zlecający pracę powinien również wypełnić pole o nazwie Opis problemu. Pomaga technikom lub facylitatorowi serwisu w szybkim zrozumieniu problemu.

#5. W dokumencie powinny również znaleźć się wymiany części maszyn lub specjalne wymagania dotyczące narzędzi.

#6. Wszystkie firmy mają jakieś zagrożenia dla zdrowia. Należy o tym wspomnieć w zleceniu pracy.

7. Bardzo wymagane są również daty i godziny. Może istnieć data rozpoczęcia, godzina rozpoczęcia, data zakończenia (oczekiwana), godzina zakończenia (oczekiwana), rzeczywista data/godzina zakończenia itp.

#8. Zlecenie serwisowe powinno również zawierać dane kontaktowe zleceniodawcy, kierownika zamówienia, technika itp. W ten sposób można podać numery telefonów komórkowych, numery telefonów, identyfikatory faksu, adresy e-mail, strony internetowe, adresy biurowe itp.

Dobrowolne składniki

#9. Bilet pracy może zawierać wiele pól sygnatariuszy dla klienta, kierownika, technika, księgowego itp.

#10. Godziny pracy powinny być również obecne w celu odpowiedniego rozliczenia i rozliczeń.

# 11. Dobrze jest mieć listę zadań w formularzu zlecenia serwisowego. Umożliwi to kierownikowi zlecenia pracy, moderatorowi i klientowi synchronizację wykonanej pracy.

#12. Nowoczesne formaty biletów serwisowych mają również dedykowane pole na znaczenie zamówienia. Na przykład, w zależności od poziomu priorytetu, menedżerowie planują zlecenia serwisowe.

#13. Możesz również dołączyć listę kontrolną narzędzi, aplikacji komputerowych, części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych itp., które należy sprawdzić i zwrócić do inwentarza.

# 14. Możesz uwzględnić szacunkowy koszt pracy dostarczonej w przypadku zamówień z kosztami otwartymi. W przypadku zamówień zbiorczych z ustaloną ceną niektóre firmy podają rzeczywisty koszt.

#15. Na koniec należy podać identyfikator zamówienia i tytuł zawodowy, ponieważ pomaga to udokumentować bilet pracy.

Rodzaje zleceń pracy

Konserwacja zapobiegawcza

Wszystkie jednostki produkcyjne lub produkcyjne firmy wystawiają bilety pracy na serwisowanie sprzętu. Pomaga uniknąć awarii maszyn i strat produkcyjnych.

Ogólny cel

Firmy wystawiają bilety serwisowe, gdy potrzebują osoby trzeciej do wykonania jednorazowego zadania, takiego jak usunięcie nieużywanego sprzętu, instalacja antywirusa na laptopach itp.

Inspekcja Maszyn

Firmy zatwierdzają jednorazowe zlecenia pracy do kontroli przez zewnętrznego eksperta w celu oceny sprzętu, aktywów lub narzędzi.

Elektryczny

Za pośrednictwem takich dokumentów klienci wewnętrzni lub zewnętrzni mogą zażądać zasilania, oświetlenia i okablowania.

Nagły wypadek

Takie zlecenia są w większości nieplanowane w celu przeciwdziałania wypadkom. Możesz wydawać takie rozkazy, aby chronić życie personelu lub uchronić kosztowny sprzęt przed trwałymi uszkodzeniami.

Specjalne projekty

Czasami trzeba zmodernizować jednostkę produkcyjną bez wymiany istniejących maszyn. Korzystając z tego biletu roboczego, prosisz specjalnie o aktualizacje sprzętu lub oprogramowania, które zwiększają produktywność.

Korzyści z używania zleceń pracy

#1. Twoja firma dokumentuje wszystkie bilety pracy wraz z niezbędnymi zapisami. Agencja audytowa poprosi o te zapisy za każdym razem, gdy będzie przeprowadzany audyt w celu potwierdzenia wyników firmy.

#2. Sprawiasz, że Twoja firma staje się bardziej przejrzysta, włączając bilety serwisowe dla każdego świadczenia usług. Klienci uwielbiają kontaktować się z agencjami, które przywiązują szczególną wagę do dokumentacji pracy i udostępniania im zebranych danych.

#3. Szybko opłacaj wewnętrznych lub zewnętrznych techników, sprawdzając zlecenie pracy i dbając o ich zadowolenie.

#4. Pomóż zespołowi inwentaryzacyjnemu z wyprzedzeniem zaopatrzyć się we wszystkie części zamienne, aby konserwacja maszyn nie napotkała żadnych wąskich gardeł.

#5. Analizuj notatki zlecenia i podejmij odpowiednie kroki, aby uniknąć awarii maszyn w przyszłości.

#6. Firmy skoncentrowane na usługach i produktach mogą racjonalnie oszacować roczny przychód, przeglądając wypełnione i zafakturowane dokumenty zlecenia serwisowego.

7. Wreszcie zlecenia pracy funkcjonują jako nić komunikacji między wieloma działami. Dzięki temu Twoje jednostki biznesowe mogą wyeliminować negatywne skutki pracy w silosach.

Oto kilka platform, na których można znaleźć gotowe szablony:

Szablony zleceń do druku: TemplateLab

SzablonOkrążenie jest jednym z najbardziej zaufanych źródeł autentycznych dokumentów biznesowych. Znajdziesz tu również wysokiej jakości szablony, formularze i formaty zleceń pracy/zleceń. Jego zawartość jest łatwa do pobrania.

W przeciwieństwie do niektórych konkurentów nie musisz ujawniać wielu informacji o sobie lub firmie, aby uzyskać link do pobrania.

Po prostu znajdź formularz odpowiedni dla Twojej pracy komercyjnej lub osobistej i kliknij przycisk pobierania, aby pobrać plik. Co więcej, możesz łatwo otwierać pliki szablonów za pomocą dowolnych aplikacji do przetwarzania tekstu i arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Word, Microsoft Excel, Dokumenty Google i Arkusze Google.

Witryna prezentuje szeroką gamę przykładów biletów serwisowych, takich jak:

  • Przykłady napraw samochodowych
  • Szablony do prac konserwacyjnych
  • Formularze do pracy IT
  • Przykłady prac zlecających projektowanie graficzne

Co więcej, te szablony zawierają mniej ograniczone formatowanie, dzięki czemu możesz spersonalizować tabele i kolumny tak, jak chcesz.

Darmowe szablony zleceń pracy: Smartsheet

Smartsheet pomaga zintegrować bilety pracy z systemem zarządzania projektami. Ponieważ jest to zastrzeżony dostawca oprogramowania do zarządzania projektami, jeśli korzystasz z bezpłatnych do pobrania szablonów i importujesz dokument do Smartsheet, nie inwestujesz pieniędzy, ale automatyzujesz cały proces otrzymywania i rozwiązywania zgłoszeń serwisowych.

Niektóre godne uwagi szablony, które możesz dobrze wykorzystać, to:

  • Bilety na prace konserwacyjne
  • Zlecenia na prace serwisowe
  • Bilety na usługi zatrzymania pracy
  • Bilet na prace związane z architekturą krajobrazu
  • Wszystkie szablony śledzenia zleceń pracy

Jego hostowane szablony są dostępne w dwóch metodach dostarczania treści. Najpierw możesz pobrać przykładowy plik w formacie PDF, Excel lub Word i dostosować go w aplikacji klasycznej obsługującej te typy plików.

Alternatywnie możesz zaimportować szablony do pulpitu nawigacyjnego projektu Smartsheet. Druga metoda jest bardzo wygodna w przypadku szybko zmieniających się i złożonych środowisk, w których osoby zatwierdzające zgłoszenia serwisowe i menedżerowie muszą zarządzać setkami zleceń pracy.

Szablony zleceń pracy: Jotform

Jeśli jesteś freelancerem lub właścicielem małej firmy, który musi obsługiwać dużych klientów biznesowych, którzy wymagają formalnych dokumentów zlecenia, możesz wypróbować szablony z Jotforma. Pomaga zaoszczędzić pieniądze z kilku powodów, takich jak:

  • Zlecanie profesjonalnego biznesu twórcom
  • Zakup licencji oprogramowania do zarządzania zleceniami pracy
  • Wyznaczanie ekspertów ds. dokumentów biznesowych, którzy mogą stworzyć dla Ciebie takie bilety pracy

Zamiast tego wystarczy użyć łatwych do dostosowania szablonów i zaimportować je do zastrzeżonego internetowego edytora PDF firmy Jotform. Obie usługi są bezpłatne do użytku komercyjnego.

Godne uwagi szablony biletów serwisowych, których możesz użyć, to:

  • Konfiguracja produktu klienta
  • Serwis pojazdów
  • Naprawa samochodów
  • Konserwacja
  • Projekt strony internetowej
  • Produkcja wideo
  • Pielęgnacja zwierząt
  • Tworzenie stron internetowych na zlecenie

Co więcej, nie musisz posiadać rozległych umiejętności technicznych, aby korzystać z edytora Jotforms. Jest to proste narzędzie do edycji plików PDF typu „przeciągnij i upuść”, z którego może korzystać każdy, kto wie, jak obsługiwać przeglądarkę internetową.

Szablony zleceń pracy: Template.net

Szablon.net to kolejne popularne miejsce na dokumenty do użytku osobistego i biznesowego. Ma stosunkowo łatwy pasek wyszukiwania, w którym możesz wpisać swoje wymagania, takie jak dokumenty, szablony, projekty graficzne itp., A platforma wyszuka kilka przykładów wysokiej jakości.

Sekcja biznesowa umożliwia dostęp do niezwykłych przykładów zleceń pracy, które można dostosować bezpośrednio w edytorze lub za pomocą aplikacji do edycji tekstu. Jednak bezpłatne korzystanie z niego jest nieco ograniczone.

Po pierwsze, musisz zasubskrybować darmowe lub płatne konto. Następnie możesz pobrać do trzech szablonów dziennie, jest to darmowe konto. Alternatywnie możesz użyć edytora. W każdym razie będzie limit pobierania.

Pozwala jednak pobierać zamówienia w różnych formatach plików, takich jak Apple Pages, Apple Numbers, Arkusze Google, Dokumenty Google, Microsoft Word i Excel.

Wniosek

Zlecenie pracy polega na ścieżce papieru. Cyfrowa transformacja firm w różnych branżach jest teraz śladem plików PDF, Dokumentów Google lub Microsoft Word na tablecie, laptopie lub telefonie komórkowym.

Krótko mówiąc, opisuje pracę do wykonania, kiedy, przez kogo i koszt zadania. Pracownicy Twojej firmy rozpoczynają wykonywanie zadań po wygenerowaniu zlecenia pracy, a pracownicy odpoczywają, gdy przychody są księgowane w księgach firmy zgodnie ze standardowymi warunkami księgowania.

Teraz, po przeprowadzeniu szczegółowej dyskusji na temat biletów serwisowych i niektórych źródeł szablonów, powinieneś być w stanie tworzyć wysokiej jakości kopie takich dokumentów.

Odnoszący sukcesy biznes potrzebuje czegoś więcej niż tylko zlecenia na pracę. Musisz podejmować świadome decyzje dotyczące tego, które zadanie zaakceptować lub przekazać, otrzymując sugestie od najlepszych sieci eksperckich.