Co to są notatki w programie Outlook i jak z nich korzystasz?

Program Microsoft Outlook umożliwia tworzenie elektronicznych karteczek samoprzylepnych, które można wyświetlać w programie Outlook lub bezpośrednio na pulpicie, dzięki czemu wszystkie te prawdziwe karteczki można usunąć z biurka.

Zanim zaczniemy, poświęćmy chwilę, aby pamiętać, że zapisywanie haseł na karteczkach Post-It, elektronicznych lub innych, jest po prostu złe. Przez lata dużo pisaliśmy o bezpieczeństwie haseł, więc poświęć chwilę, aby wybrać menedżera haseł i użyć go. Pewnego dnia nam podziękujesz.

Tworzenie nowej notatki

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest otwarcie opcji Notatki w Outlooku. W tym celu przejdź do lewego dolnego rogu okna Outlooka, kliknij trzy kropki w opcji Nawigacja, a następnie kliknij „Notatki”.

Otworzy się opcja Notatki, w której możesz dodawać, edytować i usuwać notatki.

Aby utworzyć nową notatkę, kliknij „Nowa uwaga”. Spowoduje to utworzenie nowej notatki z domyślnym rozmiarem i kolorem.

Praca z notatką

Notatki Outlooka wyglądają na proste, ale zawierają wiele funkcji w małym kwadracie. Istnieje sześć różnych obszarów Twojej notatki.

1. Sama notatka, w której możesz wpisać swój tekst.
2. Menu notatki z różnymi opcjami, które możesz wykonać na notatce.
3. „Uchwyt przenoszenia”, który można kliknąć i użyć do przeciągania notatki po ekranie.
4. Opcja zamknięcia, która wyłącza notatkę.
5. „Uchwyt zmiany rozmiaru”, który można kliknąć i przeciągnąć, aby zmienić rozmiar notatki.
6. Data i godzina ostatniej modyfikacji notatki.

Jedną rzeczą, której nie zobaczysz, jest opcja Zapisz. Po kliknięciu opcji zamykania lub nawet kliknięciu z dala od notatki do innego miejsca, notatka jest automatycznie zapisywana i nie ma wersjonowania (tak jak fizyczny post-it).

Pierwsza linia notatki staje się nazwą pliku (nawet jeśli pierwsza linia jest pusta), więc jeśli chcesz zmienić nazwę notatki, musisz przepisać pierwszą linię tekstu w niej zawartą.

Organizowanie notatek

Możesz wykorzystać fakt, że pierwsza linia notatki staje się nazwą pliku, aby pomóc Ci uporządkować notatki, czyniąc pierwsze słowo czynnością, którą musisz wykonać (np. „Do zrobienia”, „Zadzwoń”, „Przypomnienie” i tak dalej). Domyślnie notatki są wyświetlane w widoku ikon.

Spowoduje to uporządkowanie notatek według daty modyfikacji, z notatkami, które zostały ostatnio zmodyfikowane (lub utworzone) z przodu. Jeśli zmienisz widok na listę notatek, zobaczysz to wyraźniej.

Aby zamiast tego uporządkować notatki według rodzaju czynności, możesz uporządkować je według tematu, przechodząc do opcji Widok> Ustawienia widoku.

Omawialiśmy już zmianę ustawień widoku, więc nie będziemy tutaj omawiać szczegółów, ale jeśli zrobiłeś to dla swoich folderów poczty, będziesz wiedział, że jest to bardzo łatwe. Po zmianie widoku na sortowanie według tematów różne działania będą łatwiejsze do zauważenia.

Kategoryzowanie notatek według koloru

Możesz także zmienić kolor swoich notatek, zmieniając kategorię. Można to zrobić na jeden z trzech sposobów:

1. Wybierając notatkę w oknie Notatki i klikając opcję Strona główna> Kategoryzuj.

2. Klikając prawym przyciskiem myszy notatkę w oknie Notatki i wybierając „Kategoryzuj” z menu kontekstowego.

3. Klikając menu w lewym górnym rogu otwartej notatki i wybierając „Kategoryzuj” z menu.

Wybierz kolor, w jakim ma być notatka. Jeśli wcześniej nie korzystałeś z kategorii, zobaczysz opcję zmiany nazwy kategorii i koloru.

Po wybraniu kategorii cała notatka będzie pasować do wybranego koloru, a ikona zmieni kolor w oknie Notatki.

Jest to łatwy sposób na śledzenie różnych typów notatek, które posiadasz, ponieważ nie będziesz musiał czytać ani porządkować swoich notatek, aby wiedzieć, co to jest.

Dodawanie notatek do pulpitu

OK, to obejmuje tworzenie notatek i kategoryzowanie ich. Spójrzmy na dodanie ich do pulpitu. Dobra wiadomość jest taka, że ​​wystarczy otworzyć notatkę, a następnie zminimalizować Outlooka. Otwarte notatki można przeciągać i umieszczać w dowolnym miejscu na pulpicie.

Po zamknięciu Outlooka Notatki również się zamkną, co ma sens, ale nie jest idealne. Jednak po ponownym otwarciu ich pojedynczo z Outlooka otwiera się je w tym samym miejscu, w którym je zostawiłeś, więc po ich dokładnym ułożeniu pozostaną w tym samym miejscu. A jeśli jesteś typem osoby, która nigdy nie zamyka Outlooka, dopóki nie uruchomisz ponownie komputera, i tak nie będzie to duży problem.

Jeśli chcesz, aby Notatki były otwarte, ale nie Outlook, możesz zapisać notatki poza Outlookiem i otwierać je bez otwierania głównej aplikacji Outlook. Aby to zrobić, kliknij opcję menu notatki i wybierz „Zapisz jako”.

Otworzy się standardowe okno dialogowe systemu Windows, w którym można wybrać miejsce do zapisania. Zamierzamy wybrać pulpit.

Po otwarciu zapisanej wiadomości notatka otworzy się dokładnie w miejscu, w którym ją zostawiłeś, bez otwierania aplikacji Outlook. (Z technicznego punktu widzenia aplikacja Outlook jest otwarta w tle, ale nie możesz jej zobaczyć i nie otrzymasz powiadomień). Ponieważ jest to kopia notatki w Outlooku, a nie oryginalna notatka, zmiana jej nie zaktualizuj Outlooka, ale to dobrze, jeśli używasz notatek jako wizualnych przypomnień, a nie bieżącej listy zadań do wykonania.

Wysyłanie notatek do innych osób

Możesz także wysyłać notatki do innych osób. Jeśli mają Outlooka, będą mogli otwierać je jako Notatki i używać ich tak jak Ty. Aby wysłać do kogoś notatkę, kliknij opcję menu notatki i wybierz „Przekaż dalej”.

Spowoduje to utworzenie wiadomości e-mail z notatką jako załącznikiem.

Jeśli odbiorca otworzy załączoną notatkę w programie pocztowym, takim jak Gmail lub w kliencie takim jak Thunderbird, zostanie ona potraktowana jako wiadomość e-mail ze zwykłym tekstem, ale jeśli otworzy ją w programie Outlook, zostanie potraktowana jako uwaga. Jest to szczególnie przydatne do wysyłania rzeczy do współpracowników w biurze, którzy używają programu Outlook, zwłaszcza jeśli Twój zespół korzysta z Notatek.

Notatki nie są najbardziej błyskotliwą ani najbardziej bogatą w funkcje częścią Outlooka, ale jeśli jesteś maniakiem notatek Post-It, są one proste i skuteczne. I nigdy nie będziesz musiał się martwić, że zostaną usunięte przez środki czyszczące, zabraknie lepkości i odpadną lub pozostawią informacje widoczne dla każdego, kto przejdzie obok.