Czego nie wiedziałeś o szacowaniu kosztów projektu

przez

Szacowanie kosztów projektu to nie prosta matematyka, ale złożony proces.

Aby zarządzanie projektem zakończyło się sukcesem, potrzebne jest dobre oszacowanie kosztów. W całym cyklu życia projektu pojawia się wiele kosztów, ale dokładna metoda szacowania sprawia, że ​​plan nieudany staje się udany.

Obejmuje bezpośredni wkład klienta i pozwala kierownikowi projektu i zespołowi połączyć siły w celu doskonałego zrozumienia wartości biznesowej, priorytetów funkcji, list przedmiotów, które warto mieć itp.

W tym artykule dowiesz się, jak radzić sobie z tymi zagrożeniami i powiązanymi problemami, rozumiejąc szacowanie kosztów, jego znaczenie, jak zacząć, jego techniki i inne ważne rzeczy.

Zaczynajmy!

Co to jest szacowanie kosztów projektu?

Szacowanie kosztów uwzględnia koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i wiele innych czynników w celu obliczenia budżetu projektu, który spełni twoje zobowiązanie finansowe. Jest to rzeczywiście ważny krok dla udanego projektu.

Od budowy drogi do opracowania aplikacji, techniki szacowania kosztów projektów można zastosować w każdej dziedzinie. W cyklu życia zarządzania projektami szacowanie kosztów polega na dodawaniu poszczególnych kosztów przy użyciu metod szacowania i prawidłowych danych. Służy do oszacowania przyszłych kosztów projektu na podstawie dzisiejszych doświadczeń.

Aby to zrobić, musisz wykonać kilka prostych kroków:

  • Jasna identyfikacja zadań
  • Udział w przygotowaniu kosztorysów
  • Dostępność odpowiednich danych
  • Standaryzowane struktury kosztorysów
  • Rezerwy na przyszłe niepewności
  • Koszty wyłączone
  • Niezależne przeglądy szacunków
  • Korekta szacunków

Mówiąc najprościej, kosztorys to określenie środków finansowych i zasobów potrzebnych do wcześniejszej realizacji projektu o określonym zakresie. Kierownik projektu i zespół muszą wziąć pod uwagę koszty bezpośrednie i pośrednie, aby przystąpić do oszacowania.

Niektóre typowe elementy, które należy wziąć pod uwagę, to robocizna, obiekty, zasoby, materiały, sprzęt, dostawcy, ryzyko i czas.

Dlaczego szacowanie kosztów jest ważne?

Oszacowanie kosztów projektu jest możliwe dzięki wykorzystaniu technik kosztorysowania oraz struktury podziału pracy (WBS). Służy do wizualizacji zakresu projektu i przypisania kosztów do każdego zadania projektowego.

Poprzez oszacowanie kosztów projektu klient może ocenić, w jaki sposób kierownik projektu będzie w stanie obsłużyć projekt i osiągnąć cele i cele projektu. W ten sposób interesariusze projektu i kierownictwo prognozują jakość, jaką otrzymają po jego zakończeniu.

Aby pomyślnie zakończyć projekt, interesariusze muszą zaplanować budżet, który zostanie następnie zaakceptowany przez interesariuszy, aby spełnić oczekiwania jakościowe. Solidny kosztorys projektu jest niezbędny, aby zapewnić rzeczywisty wysiłek. Pomoże Ci to pozostać na właściwej drodze i harmonogramie.

Kiedy wykonać kosztorys?

Cóż, szacowanie kosztów służy do prognozowania kosztów, ceny i ilości zasobów wymaganych do ukończenia projektu. Dokładność kosztorysu projektu zależy od poziomów projektu, projektu, projektu i warunków projektu oraz szacunkowych wartości potrzebnych zasobów.

Kiedy masz zasoby, sprzęt, siłę roboczą i więcej, możesz zacząć szacować całkowity koszt projektu, podając zakres i jakość projektu. W związku z tym prognozowanie całkowitego kosztu wymaga technik, czasu trwania, zadań i innych elementów.

Jak dokładnie oszacować koszt?

Kiedy szacujesz koszty projektu, musisz podzielić projekt na poszczególne zadania i dowiedzieć się, który zespół będzie się czym zajmował. Gdy projekt jest gotowy, głównym celem jest upewnienie się, że nie przekroczysz budżetu.

Wykonanie kosztorysu obejmuje kilka prostych kroków. Omówmy je jeden po drugim.

Sporządź listę wymaganych zadań i zasobów

Pierwszym krokiem procesu szacowania kosztów jest ustalenie, jakich zasobów i zadań potrzebujesz. Aby to zrobić, możesz podzielić cały projekt na małe części. Obejmuje badania, projektowanie, rozwój front-end lub back-end, copywriting, testowanie lub poprawki błędów, uruchamianie i nie tylko.

Lista zadań różni się w zależności od projektu, ale kroki pozostają takie same. Kiedy podzielisz pracę między różnych członków zespołu według stawki godzinowej, łatwiej będzie Ci obliczyć koszt robocizny i czas potrzebny do złożenia projektu.

Zidentyfikuj i przydziel zasoby

Musisz upewnić się, że masz wystarczającą liczbę osób z odpowiednimi umiejętnościami wymaganymi do projektu, aby przydzielić zasoby. Musisz wymienić dostępnych członków i przypisać zadania zgodnie z ich wiedzą. Skutkuje to odpowiednim zaplanowaniem zasobów, co prowadzi do pomyślnego zakończenia projektu.

Oszacuj długość zadania

Tutaj musisz oszacować długość zadania, aby utworzyć harmonogram projektu z pewnym buforem. Ponieważ nie możesz przewidzieć przyszłości osoby, jest bardziej prawdopodobne, że Twój zespół weźmie dodatkowy bufor, aby projekt zakończył się we właściwym czasie bez żadnego stresu.

Korzystając z metody śledzenia czasu, możesz dokładnie wykreślić czas trwania projektu. Nie możesz oczekiwać od swojego zespołu 100% wykorzystania zasobów. To oczywiście prowadzi do zmęczenia. Idealny wskaźnik wykorzystania dla każdego zespołu wynosi 80%, pozostawiając trochę wolnego czasu dla Twojego zespołu.

Oblicz koszt projektu

Wiele razy podobne rekordy znajdziesz w swojej bazie danych. Możesz użyć poprzednich rekordów, aby przeanalizować, jak długo trwało każde zadanie i jaki był koszt.

Jeśli go nie masz, musisz obliczyć go od zera. Najpierw musisz sporządzić przybliżone oszacowanie, aby Twój zespół mógł się spotkać i ustalić dokładny czas i koszt.

Użyj narzędzi do szacowania kosztów

Ważne jest, aby śledzić wszystko. Aby uniknąć wykolejenia, musisz skupić się na zmianach i odpowiednio je zaktualizować. Dzięki narzędziom do zarządzania możesz codziennie bezproblemowo zarządzać zadaniami swojego zespołu, co skutkuje pomyślnym zakończeniem projektu.

W ten sposób możesz również śledzić budżet. Zgodnie z godziną logowania każdego członka narzędzie prognozuje status projektu. W ten sposób możesz śledzić, ile projektów jeszcze zostało do ukończenia i jaki czas pozostał.

Szacunek a wycena: różnica

Szacunki i wyceny służą podobnym celom, ale warunków nie można stosować zamiennie. Oba są różne, jeśli chodzi o to, co prezentujesz na liście. Użycie właściwego terminu we właściwym czasie zapewnia klientowi prawidłowe informacje, których potrzebuje do podjęcia decyzji.

Oszacowanie

Oszacowanie to wykształcone lub przybliżone odgadnięcie, ile będzie kosztować konkretna praca. Opiera się na informacjach dostępnych w tamtym czasie. Oszacowanie można zmienić po otrzymaniu aktualnych informacji.

Załóżmy, że zawierasz umowę na przebudowę domu, a klient musi znać koszt. Najpierw musisz sprawdzić wielkość domu i pokoi, ile pracy trzeba wykonać i co dodać, a co odjąć. W takim przypadku możesz podać szacunkową kwotę na podstawie ich wymagań, powiedzmy 30 000 USD.

Kiedy zaczynasz pracę, nagle widzisz, że cena farby nieznacznie wzrasta ze względu na jakość farby, której wymaga klient. W tym czasie Twoje szacunki zostaną odpowiednio zaktualizowane.

Cytat

Z drugiej strony wycena to ustalone zestawienie pracy w określonych ramach czasowych. Jest to prawnie wiążące i nie można go zmienić, chyba że klient poprosi o pracę wykraczającą poza zakres pracy. W przypadku zmiany zakresu należy odpowiednio zaktualizować zlecenie zmiany i dojść do ostatecznego porozumienia.

Weźmy ten sam przykład. Jeśli klient prosi o wycenę zamiast kosztorysu na początku pracy, musisz dokładnie przestudiować cenę robocizny, materiałów, czasu itp., aby przedstawić klientowi ostateczną wycenę, której nie można zmienić później, chyba że klient chce dodatkowej pracy, która nie jest wymieniona w liście ofert.

Jednak wycena jest najlepszą praktyką, gdy nie masz pewności co do ceny materiałów i oczekiwań klienta. Ale jeśli świadczysz usługi regularnie, znasz dobrze ceny swoich usług i materiałów oraz chcesz zabezpieczyć się przed dodatkową pracą, wycena może być lepszym wyborem.

Ponadto szacunki podlegają negocjacjom, podczas gdy wyceny są dokładne i prawnie wiążące.

Powszechnie stosowane techniki szacowania kosztów

W zależności od wielkości i rodzaju projektu, oczekiwań kierownictwa i interesariuszy, metody rozliczeń i innych czynników, do oszacowania kosztów projektu można zastosować różne narzędzia i techniki. Są one następujące:

  • Szacowanie analogiczne: ta technika pokazuje precedensy, które pomagają określić przyszłe koszty na wczesnych etapach projektu, korzystając z danych historycznych.
  • Szacowanie oddolne: technika oddolna to bardziej szczegółowe podejście, które szacuje pojedyncze zadania, a następnie sumuje je, aby uzyskać całkowity koszt projektu. Ta metoda jest stosowana w złożonych projektach, w których zmiennych jest jeszcze więcej, takich jak projekty budowlane, tworzenie oprogramowania itp.
  • Szacowanie z góry na dół: Technika szacowania z góry na dół jest prostą techniką określania zakresu prac po ustaleniu całkowitego kosztu projektu. Ta metoda jest powszechnie stosowana do szacowania różnych elementów na podstawie ustalonej ceny wstępnie określonej przez klienta.

  • Szacowanie parametryczne: Szacowanie parametryczne to podejście do modelowania statystycznego, które wykorzystuje dane historyczne niektórych kluczowych czynników kosztotwórczych do obliczenia kosztu nowego zadania.
  • Oszacowanie trzypunktowe: Ta technika obejmuje trzy różne scenariusze, w tym najbardziej prawdopodobny, optymistyczny i pesymistyczny. Są one umieszczane w równaniu, aby uzyskać ostateczne oszacowanie.
  • Analiza rezerw: ta technika mówi, ile rezerw na nieprzewidziane wydatki należy przydzielić. Ta metoda ma na celu uniknięcie niepewności.
  • Koszt jakości: To podejście wykorzystuje pieniądze wydane na projekt lub w jego trakcie, aby pominąć awarie. Wykorzystuje to również pieniądze zastosowane po udanym projekcie na zaradzenie niepowodzeniom.

Parametry szacowania kosztów

Musisz zadowolić klienta swoimi szacunkami, aby klient mógł prognozować jakość projektu. Jednak wiele projektów kończy się niepowodzeniem z powodu złego oszacowania kosztów.

Omówmy parametry, które należy wziąć pod uwagę przy szacowaniu kosztów projektu.

Czas

Czas jest głównym czynnikiem przy szacowaniu kosztów projektu. Czas jest wprost proporcjonalny do wysiłku. Suma całego czasu spędzonego nad projektem jest całkowitym wysiłkiem zespołu zmierzającym do ukończenia projektu. Czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań wraz z czasem buforowym jest niezbędnym krokiem do przedstawienia prawidłowego kosztorysu.

Wysiłek

Nakład pracy jest również kluczowym parametrem w szacowaniu kosztów projektu. Jednak wysiłek wymagany do ukończenia projektu daje jasne wyobrażenie o kosztach. W tym przypadku kierownik projektu musi wziąć pod uwagę zasoby, jakie zespół otrzyma, aby ukończyć projekt, a wysiłki można obliczyć zgodnie z zasobami. Mniej zasobów skutkuje większym wysiłkiem, a więcej zasobów prowadzi do mniejszego wysiłku.

Zasoby

Jak omówiono wcześniej w tym artykule, podczas szacowania kosztów uwzględniane są również zasoby. Zarządzanie zasobami to proces posiadania właściwych czynników w momencie potrzeby wykonania określonego zadania w projekcie. Przy ograniczonych zasobach trudno jest obliczyć całkowity koszt projektu.

Dokładność

Kosztorys projektu można zaakceptować tylko wtedy, gdy jest dokładny. Stosując najbardziej odpowiednią technikę szacowania kosztów, przygotowując się na nieoczekiwane koszty i korygując szacunki projektu w trakcie jego trwania, można osiągnąć precyzję.

Dokumentacja

Podczas burzy mózgów ze swoim zespołem konieczne jest udokumentowanie wszystkiego, aby móc podjąć właściwą decyzję we właściwym czasie. Będziesz musiał zapisać wszystkie założenia, aby uniknąć nieporozumień, jednocześnie umożliwiając zespołowi zrozumienie uzasadnienia oszacowania.

Wiarygodność

Ogólnie rzecz biorąc, oszacowanie kosztów projektu opiera się na wcześniejszych doświadczeniach lub faktach. Przy kalkulacji wydatków możesz zwiększyć wiarygodność kosztorysu, dodając do niego dane historyczne i ekspertyzy.

Weryfikacja

Zawsze weryfikuj przed podjęciem ostatecznej decyzji. Możesz zweryfikować działania matematyczne użyte do oszacowania kosztów projektu i sprawdzić, czy są one dokładne. Możesz polegać na dokumentacji, aby zapewnić dokładność obliczeń.

Identyfikacja ryzyka

Podczas szacowania możesz planować ryzyko. Jest to kluczowy czynnik, który wymaga rozważenia. Niektóre zagrożenia są częste, a inne przypadkowe. Musisz skutecznie zarządzać oszacowaniem, dodając trochę czasu buforowego. Zapewnia to prawidłową realizację projektu w wyznaczonym czasie oraz wystarczające środki finansowe w przypadku pilnych potrzeb.

Niektóre kroki w szacowaniu kosztów

Aby uzyskać prawidłowe i wiarygodne kosztorysy, należy wykonać kilka prostych kroków.

  • Określ cel projektu
  • Opracuj ogólny plan, organizując spotkanie z członkami zespołu
  • Zdefiniuj charakterystykę systemu, wydajność i cel
  • Określ odpowiednią technikę szacowania kosztów
  • Zidentyfikuj założenia, reguły i pozyskuj dane
  • Opracuj oszacowanie punktowe
  • Przeprowadź analizę wrażliwości
  • Przeprowadź analizę niepewności i ryzyka
  • Udokumentuj kosztorys
  • Zaktualizuj oszacowanie w odpowiednim czasie, zgodnie z wysiłkiem i zasobami

Wniosek

Szacowanie kosztów służy do przewidywania całkowitego kosztu projektu wraz z ceną i ilością zasobów potrzebnych w ramach projektu. Ma to na celu podejmowanie skutecznych decyzji inwestycyjnych. W tym celu będziesz musiał podzielić cały projekt na mniejsze części, aby lepiej oszacować zasoby, robociznę i czas.

Jednak oszacowanie kosztów łatwiej powiedzieć niż zrobić. Dlatego określenie dokładnej techniki pomoże ci stworzyć skuteczny plan szacowania kosztów dla twojego klienta.

Możesz także zapoznać się z najlepszym oprogramowaniem do zarządzania zadaniami i projektami.