Gdzie byśmy byli bez spotkań? Prawdopodobnie wykonasz więcej pracy, ale gdy liczba osób, z którymi pracujesz, osiągnie określoną liczbę, spotkania stają się konieczne. Planowanie spotkania nie jest łatwe; musisz sprawdzić i upewnić się, że wszyscy są dostępni, upewnić się, że wiedzą, kiedy jest spotkanie i wysłać plan. Jeśli pracujesz z rozproszonymi geograficznie zespołami zdalnymi, zarządzanie w różnych strefach czasowych jest jeszcze trudniejsze. Program Outlook nie jest zbyt pomocny w zakresie stref czasowych, ale umożliwia wysyłanie zaproszeń na spotkania i sprawdzanie, kto zaakceptował lub odrzucił spotkanie. Użytkownicy programu Outlook mają możliwość automatycznego akceptowania lub odrzucania zaproszeń na spotkania na podstawie ich dostępności.
Program Outlook może ostrzegać Cię o konfliktach między spotkaniami, więc ma się rozumieć, że wie, które z Twoich przedziałów czasowych są wolne. Jeśli chcesz, aby Outlook automatycznie akceptował i odrzucał zaproszenia na spotkania, musisz włączyć tę opcję.
Akceptuj i odrzucaj zaproszenia na spotkania
Otwórz program Outlook i przejdź do Plik> Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Kalendarz z kolumny po prawej stronie. Przewiń w dół do sekcji „Automatycznie akceptuj lub odrzuć” i kliknij Automatycznie akceptuj / odrzuć.
Otworzy się małe okno z trzema opcjami; pierwsza przyjmie wezwania na spotkania, druga odrzuci te, które są sprzeczne z istniejącymi zaproszeniami, a trzecia automatycznie odrzuci wezwania na spotkania cykliczne.
Ograniczenia
Możesz włączyć wszystkie te opcje, ale upewnij się, że zachowujesz swój harmonogram w sposób religijny w Kalendarzu. Jeśli masz nieplanowany czas przeznaczony na pracę nad czymś, Kalendarz potraktuje go jako czas „dostępny” i zaakceptuje zaproszenia na spotkania.
Jeśli nie masz ochoty wypełniać każdego aspektu dnia roboczego w kalendarzu, włącz tylko opcję odrzucania wezwań na spotkania, które kolidują z innymi zobowiązaniami, i odrzucania powtarzających się wezwań na spotkania. Będziesz chciał mieć większą kontrolę nad tym, które zaproszenia akceptujesz.
Program Outlook nie pozwala ustawić akceptowalnych godzin ani dostępnych godzin, które inne osoby w Twojej organizacji mogą zobaczyć, gdy zapraszają Cię na spotkanie. Jeśli tak, możesz użyć ich do zautomatyzowania przyjmowania zaproszeń. Jeśli nadal chcesz zautomatyzować przyjmowanie zaproszeń na spotkania, ale nie przeszkadza Ci wypełnianie harmonogramu, dodaj nienazwane wydarzenia w Kalendarzu na godziny, które planujesz spędzić w pracy. Program Outlook nie będzie weryfikować, czy dodajesz prawdziwe wydarzenie lub zadanie, więc po prostu dodaj cokolwiek i daj wystarczająco dużo czasu, aby pokryć czas, w którym nie możesz uczestniczyć w spotkaniu. Trochę to podkręcam, ale jest to najprostsze rozwiązanie, jakie istnieje.