Gdzie bylibyśmy bez spotkań? Choć prawdopodobnie moglibyśmy wykonać więcej zadań samodzielnie, gdy liczba współpracowników osiąga pewien poziom, organizacja spotkań staje się niezbędna. Ustalanie terminu spotkania bywa skomplikowane; konieczne jest sprawdzenie dostępności wszystkich uczestników, poinformowanie ich o terminie oraz przesłanie agendy. W sytuacji, gdy pracujesz z zespołami rozproszonymi geograficznie, zarządzanie różnymi strefami czasowymi staje się jeszcze większym wyzwaniem. Choć program Outlook nie jest idealny, jeśli chodzi o strefy czasowe, umożliwia jednak wysyłanie zaproszeń na spotkania oraz monitorowanie, kto zaakceptował lub odrzucił zaproszenie. Użytkownicy Outlooka mają możliwość automatycznego akceptowania lub odrzucania zaproszeń w zależności od swojej dostępności.
Program Outlook jest w stanie powiadomić Cię o konfliktach terminowych, co oznacza, że zna Twoje dostępne przedziały czasowe. Aby Outlook automatycznie akceptował lub odrzucał zaproszenia na spotkania, konieczne jest włączenie tej funkcji.
Akceptacja i odrzucanie zaproszeń na spotkania
Aby skonfigurować automatyczne akceptowanie lub odrzucanie zaproszeń, otwórz program Outlook i przejdź do sekcji Plik > Opcje. W oknie Opcje wybierz zakładkę Kalendarz po prawej stronie. Następnie przewiń do sekcji „Automatycznie akceptuj lub odrzucaj” i kliknij na Automatycznie akceptuj / odrzucaj.
Wtedy pojawi się okno z trzema opcjami; pierwsza z nich automatycznie przyjmie zaproszenia na spotkania, druga odrzuci te, które kolidują z już istniejącymi terminami, a trzecia automatycznie odrzuci zaproszenia na spotkania cykliczne.
Ograniczenia
Możesz aktywować wszystkie te opcje, jednak pamiętaj, aby pilnować swojego harmonogramu w Kalendarzu. Jeśli zarezerwujesz czas na pracę nad projektem, Kalendarz może uznać go za „dostępny” i zaakceptować zaproszenia na spotkania.
Jeżeli nie chcesz, aby każdy aspekt dnia roboczego był dokładnie zaplanowany w kalendarzu, rozważ włączenie jedynie opcji odrzucania zaproszeń, które kolidują z innymi zobowiązaniami oraz odrzucania powtarzających się zaproszeń. Dzięki temu zyskasz większą kontrolę nad tym, które zaproszenia przyjmujesz.
Program Outlook nie pozwala na ustalenie akceptowalnych godzin ani dostępnych terminów widocznych dla innych osób w Twojej organizacji, gdy zapraszają Cię na spotkanie. Jeśli posiadasz taką funkcjonalność, możesz wykorzystać ją do automatyzacji akceptacji zaproszeń. Jeśli jednak wciąż chcesz zautomatyzować przyjmowanie zaproszeń, ale nie przeszkadza Ci planowanie swojego kalendarza, dodaj nieoznakowane wydarzenia w Kalendarzu na godziny, które zamierzasz poświęcić na pracę. Program Outlook nie sprawdzi, czy dodajesz prawdziwe wydarzenie, więc możesz dodać cokolwiek, pamiętając, aby zapewnić wystarczająco dużo czasu na pokrycie okresów, w których nie będziesz mógł uczestniczyć w spotkaniu. Może to być nieco nieortodoksyjne, ale jest to jedno z najprostszych rozwiązań.