Czytanie wymaga poświęcenia energii poznawczej, a kalendarz programu Microsoft Outlook nie jest wyjątkiem. Jeśli jednak oznaczysz wydarzenia w kalendarzu kolorami, możesz łatwiej rozróżnić je na pierwszy rzut oka i zaoszczędzić trochę czasu i energii.
Kalendarze są nieodzownymi pomocnikami pamięci, ale ich czytanie może być uciążliwe. Dodanie kolorów do wydarzeń ułatwia wybieranie powiązanych elementów kalendarza i zrozumienie, czym one są, bez konieczności czytania każdego słowa.
Domyślnie wszystkie wydarzenia programu Outlook mają ten sam kolor.
Możesz jednak użyć kategorii, aby oznaczyć wydarzenia i wyświetlić je w tej samej kategorii tym samym kolorem.
Wtedy, nawet bez czytania tytułu każdego wpisu, od razu wiesz, które wydarzenia należą do której kategorii.
Omówiliśmy już wcześniej korzystanie z kategorii Outlooka, ale oto krótkie podsumowanie. Są one w zasadzie jak etykiety lub tagi, które możesz zastosować do e-maili, zadań i wydarzeń. Każda kategoria ma nazwę i kolor, co umożliwia sortowanie, filtrowanie lub wyszukiwanie elementów w programie Outlook na podstawie tej kategorii.
Po kliknięciu wydarzenia kalendarza w Outlooku opcja „Kategoryzuj” będzie widoczna w sekcji „Spotkanie / Spotkanie” na wstążce. Kliknij „Kategoryzuj”, aby wybrać jedną z utworzonych kategorii.
Jeśli chcesz dodać lub edytować istniejącą kategorię, kliknij „Wszystkie kategorie”.
Na poniższym obrazku możesz zobaczyć kategorie, które ustawiliśmy dla naszego kalendarza, w tym ich skróty klawiaturowe.
Aby zastosować kategorię, wybierz wydarzenie w kalendarzu. Następnie kliknij „Kategoryzuj” i wybierz kategorię lub użyj jej skrótu klawiaturowego, aby ją zastosować.
Może to zająć dużo czasu, jeśli masz dużo wydarzeń w kalendarzu, ale na szczęście istnieje skrót. Outlook umożliwia wybranie wielu wydarzeń i przypisanie kategorii do wszystkich jednocześnie.
Aby to zrobić, naciśnij Ctrl (lub Cmd na Macu), a następnie wybierz wszystkie zdarzenia, do których chcesz zastosować określoną kategorię. Następnie, tak samo jak powyżej, kliknij „Kategoryzuj” i wybierz kategorię lub użyj jej skrótu klawiaturowego, aby zastosować ją do wybranych wydarzeń.
Gdy dodasz kategorie do wszystkich wydarzeń, Twój kalendarz będzie znacznie łatwiejszy do odczytania.
Dodatkowo, jeśli podzielisz e-maile i zadania na kategorie, kolory zsynchronizują się z Twoimi wydarzeniami, dzięki czemu możesz jeszcze szybciej znaleźć odpowiednie elementy. Jest to idealne rozwiązanie, gdy musisz przygotować się do następnego spotkania!