Slack, popularne narzędzie do komunikacji w miejscu pracy, ma teraz narzędzie Workflow Builder, które pomaga w automatyzacji powtarzających się zadań. Oto, co to jest, co może zrobić i jak możesz z niego korzystać.
Kreator przepływu pracy jest dostępny tylko w Płatne plany Slacka: Standard, Plus lub Enterprise. Jeśli korzystasz z bezpłatnego abonamentu, musisz uaktualnić, aby korzystać z narzędzia Workflow Builder, chociaż możesz uzyskać bezpłatna wersja próbna płatnych planów, jeśli chcesz się nimi bawić.
Spis treści:
Co to jest Kreator przepływu pracy?
Workflow Builder umożliwia zdefiniowanie wyzwalacza, a następnie sekwencji działań. Po aktywacji wyzwalacza następuje sekwencja działań. Korzystanie z jednego z Przykłady Slacka, wyzwalaczem może być dołączenie nowej osoby do kanału. Sekwencja działań mogłaby polegać na automatycznym wysłaniu jej bezpośredniej wiadomości z przydatnymi informacjami i krótkim formularzem, aby mogła przedstawić się innym członkom kanału.
Możesz wybrać spośród następujących wyzwalaczy:
Menu czynności: ktoś ręcznie wybiera przepływ pracy z menu kanału.
Nowy wspierający: ktoś dołącza do kanału.
Reakcja emotikonów: ktoś reaguje na wiadomość za pomocą emotikonów.
Możesz mieć dowolną liczbę kroków w przepływie pracy, ale musisz wybrać jedną z następujących opcji:
Wyślij wiadomość: do osoby lub kanału.
Wyślij formularz: do osoby lub kanału.
Mimo że są to proste wyzwalacze i akcje, nadal można tworzyć dość złożone przepływy pracy, takie jak zatwierdzenia lub gromadzenie danych. Kolejnym planowanym dodatkiem Slacka jest obsługa wyzwalać przepływy pracy za pomocą interfejsu API. W teorii oznacza to, że możesz skorzystać z usług takich jak IFTTT lub Microsoft Flow, aby rozpocząć przepływ pracy Slack lub zbudować wyzwalacz we własnej aplikacji.
Na razie jednak wszystkie wyzwalacze i akcje Slacka są wewnętrzne.
Jak korzystać z narzędzia Workflow Builder?
Tworzysz przepływ pracy, a następnie publikujesz go, gdy chcesz, aby był dostępny dla innych do użytku. Aby rozpocząć, kliknij strzałkę obok nazwy obszaru roboczego, aby otworzyć menu główne, a następnie kliknij opcję „Kreator przepływu pracy”.
W panelu Kreatora przepływu pracy kliknij opcję „Utwórz przepływ pracy”.
Nadaj swojemu przepływowi pracy nazwę – inni to zobaczą, więc nadaj mu opisowy charakter. Po nazwaniu przepływu pracy kliknij „Dalej”.
Wybierz akcję wyzwalacza, aby rozpocząć przepływ pracy. W tym przykładzie użyjemy „Menu Czynności”, ponieważ chcemy, aby ludzie mogli korzystać z tego przepływu pracy, kiedy tylko tego potrzebują.
Następny krok będzie się różnić w zależności od wybranego wyzwalacza. Jeśli wybierzesz „Nowy członek kanału”, musisz wybrać kanał, na którym chcesz uruchomić przepływ pracy. Jeśli wybierzesz „Reakcja emotikonów”, musisz wybrać emoji, które mają uruchamiać przepływ pracy.
Ponieważ wybraliśmy „Menu działań”, musimy wybrać kanał, w którym ludzie mogą rozpocząć przepływ pracy, a następnie nazwać go, aby mogli go wybrać. Następnie klikniemy „Zapisz”.
Przepływ pracy jest tworzony i wyświetlany na stronie „Przegląd przepływu pracy”. Kliknij „Edytuj”, aby edytować szczegóły. W przypadku przepływu pracy „Menu czynności” możesz zmienić nazwę przepływu pracy i kanał, w którym się pojawia, ale nie możesz zmienić akcji wyzwalającej – w tym celu musisz utworzyć nowy przepływ pracy.
Teraz musisz dodać jedno lub więcej działań, aby przepływ pracy został wykonany, więc kliknij „Dodaj krok”.
Możesz wybrać opcję „Wyślij wiadomość” lub „Utwórz formularz”. W naszym przykładzie klikniemy „Dodaj” obok opcji „Utwórz formularz”.
W panelu „Utwórz formularz” wpisujesz tytuł i pytanie, a następnie wybierasz typ pytania z następujących opcji w menu rozwijanym:
Krótka odpowiedź
Długa odpowiedź
Wybierz z listy
Wybierz osobę
Wybierz kanał lub czat
W naszym przykładzie wybierzemy „Wybierz z listy”. Dodajemy również wartość do listy opcji, a następnie klikamy „Dodaj pozycję listy”, aby dodać kolejną. Powtarzaj to, aż wymienisz wszystkie opcje, z których chcesz, aby ktoś wybierał.
Możesz użyć przycisków po prawej stronie, aby przesunąć elementy w górę iw dół lub usunąć je z listy. Możesz także wybrać „Wybór domyślny” (jeśli chcesz) z menu rozwijanego poniżej elementów listy.
Po wypełnieniu pytania możesz uczynić je wymaganymi, a następnie dodać kolejne. Możesz dodawać pytania aż do wypełnienia formularza, a następnie wybrać kanał (lub osobę), do którego chcesz wysłać wyniki.
Po wypełnieniu formularza kliknij „Zapisz”.
„Przegląd przepływu pracy” pokazuje teraz dodany krok. Kliknij „Dodaj krok”, aby dodać więcej kroków do zakończenia przepływu pracy.
Gdy przepływ pracy jest gotowy, kliknij „Opublikuj” w prawym górnym rogu strony.
Panel informujący o opublikowaniu przepływu pracy pojawia się z prysznicem konfetti.
Na kanale pojawia się wiadomość, aby wszyscy wiedzieli, że opublikowałeś przepływ pracy.
Dodaliśmy nasz przepływ pracy do kanału, z którego każdy może korzystać, więc symbol przepływu pracy (błyskawica) jest teraz widoczny. Jeśli klikniesz ikonę, Twój przepływ pracy będzie widoczny dla wszystkich i będą mogli kliknąć ikonę, aby wybrać i użyć przepływu pracy.
Po kliknięciu przepływu pracy zostanie wyświetlony utworzony formularz.
Aby edytować lub zmienić przepływ pracy, kliknij strzałkę obok nazwy obszaru roboczego, aby otworzyć menu główne, a następnie kliknij opcję „Kreator przepływu pracy”.
Otworzy się panel Kreatora przepływu pracy.
Aby edytować przepływ pracy, po prostu go kliknij. Kliknij trzy kropki po prawej stronie, aby otworzyć menu umożliwiające wykonanie innych czynności, takich jak cofnięcie publikacji lub usunięcie przepływu pracy.
Z biegiem czasu spodziewamy się, że Slack doda jeszcze więcej funkcji do swoich przepływów pracy. W międzyczasie jest to jednak przydatne narzędzie do poprawy komunikacji i współpracy.
