Udostępnij teraz w social media:

Jedną z najbardziej przydatnych i najmniej zrozumiałych opcji programu Outlook jest Follow Up, narzędzie programu do przypominania pocztą e-mail. Jeśli nie pamiętasz, aby odpowiedzieć na e-maile, gdy nie ma ich już na pierwszej stronie Twojej skrzynki odbiorczej, to narzędzie jest dla Ciebie.

Follow Up przypomina o wiadomościach e-mail w wybranym przez Ciebie dniu i dodaje je do listy zadań programu Outlook. Gdy uporasz się z przypomnieniem i oznaczysz je jako wykonane, znikną one z listy zadań. Jest prosty, szybki, wydajny i łatwy w użyciu.

Aby rozpocząć, wybierz wiadomość e-mail w programie Outlook, a następnie kliknij opcję Strona główna> Dalsze działania (znajduje się w grupie „Tagi”).

W menu rozwijanym wybierz datę, w której chcesz otrzymać dalszą wiadomość e-mail. Firma Microsoft oferuje kilka szybkich akcji, w tym „Dzisiaj”, „Jutro” lub „W przyszłym tygodniu”. Możesz jednak kliknąć „Niestandardowe”, aby wybrać datę.

Menu Follow Up.

Wiadomość e-mail jest następnie podświetlana na żółto, dzięki czemu można od razu stwierdzić, które wiadomości są oznaczone do dalszych działań. Dodaje również wiadomość e-mail do listy zadań programu Outlook.

Sprawdź -   Jak zaktualizować oprogramowanie myszy myszy Corsair w systemie Linux

E-mail, który został oflagowany, jest teraz podświetlony na żółto i pojawia się na liście zadań.

Nazywa się to „dodaniem flagi” do wiadomości e-mail. Gdy to zrobisz, możesz przenieść wiadomość e-mail do dowolnego innego folderu, takiego jak Archiwum, i pozostanie ona widoczna na liście zadań – wystarczy kliknąć dwukrotnie, aby ją otworzyć.

Domyślnie program Outlook przypomina o wiadomości e-mail w wybranym dniu. Jeśli jednak chcesz wybrać dokładną datę i godzinę przypomnienia, przejdź ponownie do Strona główna> Dalsze czynności, a następnie wybierz „Dodaj przypomnienie”.

Kliknij

Otworzy się panel „Niestandardowy”, w którym możesz zmienić nazwę flagi, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz datę i godzinę przypomnienia.

Plik

Możesz także kliknąć Strona główna> Dalsze działania, a następnie wybrać „Niestandardowe”, aby uzyskać dostęp do panelu.

Kliknij

Pierwsza opcja „Oflaguj dla” to nazwa flagi, którą nadajesz e-mailowi. Pojawia się na górze wiadomości jako wskazówka informacyjna. W tym przypadku wyświetla „Kontynuacja”, która jest domyślną nazwą, datą rozpoczęcia i terminem.

E-mail z wyróżnioną wskazówką dotyczącą dalszych czynności.

Możesz wybrać inną nazwę flagi z menu rozwijanego lub wpisać własną.

Sprawdź -   Jak dodać lub usunąć konta e-mail w Mail na Maca

Plik

Zmieniliśmy nazwę flagi na „Recenzja” i odpowiednio zmieniła się wskazówka informacyjna.

E-mail z wyróżnioną wskazówką dotyczącą dalszych czynności.

Jeśli chcesz zmienić datę dalszych działań w e-mailu, możesz zmienić wartości „Start Date” i „Due Date”.

Plik

Domyślnie zadania programu Outlook działają w oparciu o „Termin”, więc jeśli go ustawisz, będzie on określał, kiedy wiadomość e-mail pojawi się na liście zadań.

Możesz także ustawić datę i godzinę, kiedy chcesz otrzymać wyskakujące przypomnienie. Domyślnie program Outlook używa domyślnego dźwięku przypomnienia, ale możesz to również zmienić, jeśli chcesz.

Zaznacz pole wyboru obok

Kiedy skończysz, kliknij „OK”, aby zamknąć panel niestandardowy.

Jeśli często korzystasz z Follow Up, może Ci się również spodobać opcja Quick Click. Pozwala to raz kliknąć wiadomość e-mail i dodać domyślną flagę. Jeśli nie zmieniłeś jeszcze domyślnych opcji w Outlooku, najedź kursorem na wiadomość e-mail, aż zobaczysz przyciski szybkiej akcji po prawej stronie – jeden z nich będzie flagą monitującą.

Plik

Jeśli nie widzisz tej opcji, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po Szybkich akcjach, aby ją dodać. Kliknięcie przycisku Quick Action powoduje domyślnie zaznaczenie wiadomości e-mail z informacją „Dzisiaj”.

Sprawdź -   Jak używać iPada jako dodatkowego wyświetlacza Maca bez Sidecar

Możesz przejść do Home> Follow Up, a następnie wybrać „Set Quick Click”, aby zmienić to ustawienie.

Kliknij

W menu rozwijanym wybierz domyślną datę, której ma używać przycisk Szybka akcja, a następnie kliknij przycisk „OK”.

Plik

Teraz, gdy najedziesz kursorem na wiadomość e-mail i klikniesz flagę Kontynuacja w Szybkich czynnościach, automatycznie użyje ona wybranej przez Ciebie daty. Jest to bardzo przydatne, jeśli przeglądasz wiadomości e-mail pod koniec dnia, aby przypomnieć sobie, aby zająć się nimi później.

Po wysłaniu wiadomości e-mail kliknij Strona główna> Dalsze informacje, a następnie wybierz „Oznacz jako zakończone” lub „Wyczyść flagę”.

Kliknij

„Oznacz jako zakończone” oznacza zadanie jako wykonane i usuwa je z widocznej listy zadań, a „Wyczyść flagę” usuwa zadanie. Każdy z nich działa, ale lubimy „Oznacz jako ukończone”, ponieważ to tak, jakby zaznaczyć coś z listy rzeczy do zrobienia.

Teraz możesz użyć flagi Follow Up!