Jak korzystać z opcji kontynuacji w programie Outlook

Jedną z najcenniejszych, a zarazem mniej intuicyjnych funkcji w programie Outlook jest opcja Follow Up, która działa jako przypomnienie w kontekście wiadomości e-mail. Jeśli często zapominasz odpowiedzieć na e-maile, które nie znajdują się już na górze Twojej skrzynki odbiorczej, to narzędzie może okazać się idealne dla Ciebie.

Funkcja Follow Up pozwala na przypomnienie o wiadomościach e-mail w ustalonym przez Ciebie terminie oraz dodaje je do listy zadań w Outlooku. Po zrealizowaniu przypomnienia i oznaczeniu go jako zakończonego, zadanie znika z listy. To rozwiązanie jest niezwykle proste i efektywne.

Aby skorzystać z tej opcji, wybierz interesującą Cię wiadomość e-mail w Outlooku, a następnie kliknij na zakładkę Strona główna, a następnie Dalsze działania (znajdziesz ją w sekcji „Tagi”).

Z rozwijanego menu wybierz datę, w której chciałbyś otrzymać przypomnienie o e-mailu. Microsoft oferuje kilka szybkich opcji, takich jak „Dzisiaj”, „Jutro” czy „W przyszłym tygodniu”. Możesz także wybrać „Niestandardowe”, aby ustawić datę według własnych preferencji.

Po wykonaniu tego kroku, wiadomość e-mail zostanie podświetlona na żółto, co ułatwi zidentyfikowanie wiadomości wymagających dalszych działań. Dodatkowo, e-mail zostanie dodany do listy zadań w Outlooku.

Proces ten nazywa się „dodawaniem flagi” do wiadomości. Po tym kroku możesz przenosić e-mail do innych folderów, na przykład do Archiwum, a mimo to pozostanie on widoczny na liście zadań – wystarczy dwukrotnie kliknąć, aby go otworzyć.

Domyślnie Outlook przypomina o wiadomości e-mail w ustalonym przez Ciebie dniu. Jeśli jednak chciałbyś ustawić konkretna datę i godzinę przypomnienia, wróć do zakładki Strona główna, wybierz Dalsze działania, a następnie kliknij „Dodaj przypomnienie”.

Otworzy się panel „Niestandardowy”, w którym możesz zmienić nazwę flagi, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz ustawić datę i godzinę przypomnienia.

Możesz również uzyskać dostęp do tego panelu, przechodząc do Strona główna > Dalsze działania, a następnie wybierając „Niestandardowe”.

Pierwsza opcja „Oflaguj dla” pozwala na nadanie e-mailowi własnej nazwy flagi, która pojawi się na górze wiadomości jako informacyjne przypomnienie. Domyślnie wyświetla się „Kontynuacja”, a także daty rozpoczęcia oraz terminu.

Możesz wybrać inną nazwę flagi z rozwijanego menu lub wpisać własną.

Po zmianie nazwy flagi na „Recenzja” zmieniła się także wskazówka informacyjna.

Aby zmienić datę dalszych działań dla e-maila, wystarczy dostosować wartości „Data rozpoczęcia” oraz „Data zakończenia”.

W Outlooku, domyślnie zadania są organizowane według „Terminu”, a ustawienie go wpłynie na to, kiedy e-mail pojawi się na liście zadań.

Dodatkowo, możesz ustawić dokładną datę i godzinę, w której chcesz otrzymać przypomnienie. Outlook domyślnie wykorzystuje standardowy dźwięk przypomnienia, jednak można to zmienić, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Gdy skończysz, kliknij „OK”, aby zamknąć panel niestandardowy.

Jeśli regularnie korzystasz z opcji Follow Up, warto zwrócić uwagę na funkcję Szybkiego Kliknięcia. Umożliwia ona dodanie domyślnej flagi do wiadomości e-mail za pomocą jednego kliknięcia. Jeśli nie wprowadziłeś jeszcze zmian w domyślnych ustawieniach w Outlooku, najedź kursorem na wiadomość, aż zobaczysz przyciski szybkiej akcji po prawej stronie – jednym z nich będzie flaga Follow Up.

Jeśli nie widzisz tej opcji, sprawdź nasz przewodnik po Szybkich Czynnościach, aby ją dodać. Kliknięcie przycisku Szybka Akcja domyślnie ustawia wiadomość e-mail z flagą „Dzisiaj”.

Możesz przejść do Strona główna > Follow Up, a następnie wybrać „Ustaw Szybkie Kliknięcie”, aby zmienić to ustawienie.

W rozwijanym menu wybierz domyślną datę, jaką ma używać przycisk Szybkiej Akcji, a następnie kliknij „OK”.

Po dokonaniu tych ustawień, gdy najedziesz kursorem na wiadomość e-mail i klikniesz flagę Kontynuacja w Szybkich Czynnościach, automatycznie zostanie ustawiona wybrana przez Ciebie data. To bardzo przydatne, szczególnie gdy przeglądasz wiadomości e-mail pod koniec dnia, aby zapamiętać, że powinieneś się nimi zająć później.

Po wysłaniu wiadomości e-mail, przejdź do Strona główna > Dalsze działania, a następnie wybierz „Oznacz jako zakończone” lub „Wyczyść flagę”.

Opcja „Oznacz jako zakończone” oznacza, że zadanie zostało zrealizowane i zostaje usunięte z widocznej listy zadań, natomiast „Wyczyść flagę” usuwa zadanie całkowicie. Obie opcje są funkcjonalne, jednak preferujemy „Oznacz jako zakończone”, ponieważ przypomina to o odznaczeniu zadania z listy rzeczy do zrobienia.

Teraz jesteś gotowy, aby skutecznie korzystać z opcji Follow Up!