Jak napisać propozycję biznesową [W/ Tips & Templates]

przez

Poznaj najlepsze porady i wskazówki, jak pisać skuteczne oferty biznesowe, które pomogą Ci sprzedawać produkty lub usługi wielu klientom.

Skuteczna propozycja biznesowa zawsze była jednym z krytycznych czynników pozyskiwania klienta lub projektu. Tradycyjne firmy dużo inwestowały w tworzenie atrakcyjnych dokumentów do projektów lub ofert sprzedaży, aby pozyskać klientów.

Teraz, gdy większość firm przeszła do trybu online, tradycja nadal istnieje. Jedyna zmiana polega na tym, że do tworzenia ofert biznesowych używasz dokumentów cyfrowych lub aplikacji do współpracy nad dokumentami.

Przedsiębiorstwa mogą sobie pozwolić na zainwestowanie pieniędzy w wyspecjalizowany zespół dokumentów biznesowych. Ale jeśli jesteś z małej lub średniej firmy, możesz nie być w stanie sobie na to pozwolić. Zamiast tego możesz szybko nauczyć się pisać oferty biznesowe i tworzyć sensowne i kompletne dokumenty ofertowe dla następnego projektu.

Co to jest propozycja biznesowa?

Propozycja biznesowa to formalny dokument wyjaśniający Twoje produkty, usługi, wiedzę i portfolio. Pomaga zdobyć nowego klienta lub klienta, przekonując ich profesjonalnymi dokumentami i artykułowanymi prezentacjami handlowymi.

W branży pisarstwa biznesowego dokumenty ofertowe służą głównie do interakcji między przedsiębiorstwami. Może jednak pojawić się potrzeba przygotowania oferty sprzedaży usług specjalistycznych skierowanych do gospodarstw domowych.

Na przykład oferujesz renowację domów konsumenckich za pomocą paneli słonecznych do wytwarzania energii elektrycznej z energii słonecznej. Alternatywnie, jesteś firmą budowlaną lub dekoratorską i chcesz zwrócić się do stowarzyszenia właścicieli domów (HOA), aby oferować usługi remontowe kompleksów mieszkalnych.

Kimkolwiek jest docelowy klient, sekretna recepta na propozycję biznesową jest dość prosta. Musisz dokładnie wyjaśnić swoją działalność, a następnie odnieść się do problemu klienta, który Twoja firma może rozwiązać.

Wraz z rozwojem kanałów cyfrowych masz wiele platform, na których możesz publikować swoje propozycje biznesowe dla przypadkowych klientów. Alternatywnie może być również konieczne przesłanie niestandardowego dokumentu ofertowego do firm, które zapraszają oficjalne dokumenty robocze od zainteresowanych stron biznesowych.

Korzyści z tworzenia propozycji biznesowej

Przede wszystkim taki dokument biznesowy działa jak uzasadnienie biznesowe i pomaga klientom zobaczyć wszystko o firmie, osiągnięciach firmy, możliwościach, zespołach itp. w jednym dokumencie, a nie w wielu zabezpieczeniach rozproszonych online.

Inne korzyści branżowe wynikające z propozycji biznesowych przedstawiono poniżej:

  • Ty i Twoi potencjalni klienci możecie jasno omówić wszystkie cele i cele projektu, nie tracąc niczego z zakresu projektu.
  • Później, gdy umowa staje się ostateczna, zarówno klient, jak i firma używają tego dokumentu do stworzenia planu taryfowego dla projektu.
  • Propozycja biznesowa to najwyższa forma dokumentu biznesowego, za pomocą którego można zwracać się do podmiotów gospodarczych z ofertami sprzedaży usług lub produktów.
  • Możesz utworzyć standardowy dokument ofertowy i dostosować go przed użyciem go do sprzedaży produktów, oferowania usług technicznych, poszukiwania inwestycji, zapraszania wniosków o partnerstwo i tak dalej.
  • Sprzedając usługi i produkty dużej firmie przez wiele miesięcy, możesz tworzyć realistyczne prognozy i plany za pomocą dokumentu ofertowego.
  • Pisemny dokument intencji biznesowych pomaga monitorować wydajność nowego projektu.
  • Niektóre dokumenty ofertowe mogą zawierać mocne i słabe strony Twojej firmy. W ten sposób dokument ułatwia przeprowadzenie analizy SWOT przy użyciu dokumentu wraz z szablonami analizy SWOT.
  • Propozycja biznesowa działa jako dowód zawarcia umowy biznesowej. Obie strony mogą wykorzystać ten dokument do prowadzenia sporów prawnych w przypadku konfliktu między usługodawcą a klientem.
  • Ty, dostawca usług biznesowych i Twój klient rozumiecie ryzyko związane z projektem przed sfinalizowaniem transakcji.

Rodzaje propozycji biznesowych

W ekosystemie biznesowym istnieją różne rodzaje propozycji biznesowych. W zależności od wymagań dokumentu ofertowego, znajdź poniżej typy:

Nieformalnie żądany

Propozycje biznesowe zamawiane nieformalnie to te, które wysyłasz potencjalnym klientom, których spotykasz na spotkaniach biznesowych, imprezach, kolacjach i konferencjach.

Żądany formalnie

Firma, która musi kupić produkty lub usługi, przegląda kilka witryn internetowych potencjalnych dostawców. Kiedy znajdą kilku odpowiednich dostawców, wysyłają formalną prośbę o dokument z propozycją biznesową, wyjaśniając swoje oczekiwania i specyfikacje.

W odpowiedzi wysyłasz niestandardowy dokument ofertowy. Nazywa się to formalnie zamówioną propozycją.

Dobrowolny

Niezamówione propozycje biznesowe to nic innego jak zimne telefony lub e-maile do firmy z innej firmy z zamiarem sprzedaży czegoś.

Teraz, zgodnie z intencją dokumentu ofertowego, propozycje biznesowe mogą być następujących pięciu typów:

# 1. Oferta sprzedaży

Jeśli jesteś firmą sprzedającą produkty lub usługi, musisz mieć do czynienia z wieloma propozycjami sprzedaży. Kierujesz zarządzanie zaopatrzeniem innej firmy, aby sprzedawać to, co produkujesz lub serwisujesz.

#2. Propozycja Inwestora

Jeśli jesteś małą, średnią lub start-upową firmą, która ma wzrost popytu na to, co robisz, możesz potrzebować więcej funduszy, aby zwiększyć skalę. Możesz uzyskać finansowanie biznesowe od banków inwestycyjnych, firm zarządzających pieniędzmi itp., wysyłając im dokumenty propozycji inwestorów.

#3. Propozycja projektu

Jeśli masz pomysł na projekt, który może rozwiązać pilny problem biznesowy w Twojej organizacji lub firmie zewnętrznej, możesz zwrócić się do interesariuszy biznesowych z propozycją projektu.

Dokument biznesowy musi zawierać jasny zarys projektu, w tym wiele zadań, podzadań i zależności. Powinien również zawierać przewidywany budżet, zapotrzebowanie na siłę roboczą, wyposażenie kapitałowe itp.

#4. Propozycja zapytania ofertowego

To kolejna forma propozycji sprzedaży dla firm. Wysyłasz go zgodnie z niestandardowymi wymaganiami poszukiwanymi przez firmę kupującą.

Możesz użyć dowolnego oprogramowania do tworzenia ofert, aby uzyskać zorganizowaną pomoc w tworzeniu takich dokumentów biznesowych.

#5. Wniosek o dotację

W przypadku organizacji non-profit różne fundusze charytatywne zapraszają przez cały rok do składania wniosków o dotacje. W takich przypadkach napisana propozycja biznesowa musi odzwierciedlać treść zawartą w zapytaniu ofertowym i propozycji inwestora.

Ponadto, w zależności od wymagań dotyczących danych wyrażonych przez klienta, dokument ofertowy może mieć następujące trzy warianty:

# 1. Propozycja zakupu produktu lub usługi (RFP)

Zapytanie ofertowe jest najpopularniejszym dokumentem propozycji biznesowej, z którym spotka się każda firma na rynku.

W zapytaniu ofertowym firma kupująca opublikuje szczegółowy opis projektu wraz z wymaganiami materiałowymi i standardami jakości. Sprzedawcy odpowiedzą na takie zapytania ofertowe swoimi ofertami na cały projekt.

#2. Zapytanie ofertowe (RFQ)

Gdy cena jest decydentem w przypadku zakupu jakichkolwiek usług lub produktów przez firmy, organizacje zapraszają dostawców do składania zapytań ofertowych. W zapytaniu ofertowym dostawcy podają cenę w zależności od specyfikacji, wymagań jakościowych i ilościowych firmy zamawiającej.

#3. Prośba o informacje (RFI)

Większość nabywców produktów i usług prosi o RFI online, na swoich tablicach ogłoszeń i za pośrednictwem krajowych gazet, aby poprosić o dokumenty biznesowe dotyczące następujących kwestii:

  • Katalogi produktów
  • Możliwości
  • cennik
  • Oferowane usługi

Standardowy format propozycji biznesowej

Format dokumentu wniosku różni się w zależności od przypadku. Jednak każda standardowa propozycja biznesowa powinna wyglądać jak w poniższym zarysie:

  • Tytuł propozycji w przypadku tytułu
  • Wniosek musi zaczynać się indeksem treści lub spisem treści
  • Podsumowanie najwyższego poziomu dokumentu lub streszczenie wykonawcze
  • Problem, który chcesz rozwiązać, znany jako opis problemu
  • Jakie rozwiązanie proponujesz?
  • Szczegółowa sekcja kwalifikacji Twojego zespołu lub firmy dotycząca problemu, który firma musi rozwiązać
  • Harmonogram projektu
  • Ryzyko i ograniczenia prawne
  • Reklamy projektu, takie jak częstotliwość rozliczeń, metoda płatności itp.
  • Szczegółowe warunki
  • Klauzula akceptacji

Jeśli oferta biznesowa jest spersonalizowana pod kątem konkretnej potrzeby zakupowej, może być konieczne dodanie katalogu produktów.

Długość propozycji biznesowej

Nie rób niepotrzebnie długiego dokumentu wniosku. Spróbuj przedstawić opis problemu, strategię rozwiązania, możliwości i specyfikacje produktu na początku dokumentu.

Ponadto całkowita objętość dokumentu nie powinna przekraczać 50 stron w przypadku projektu o przychodach w wysokości 10 000 USD. Możesz też dążyć do długości, aby recenzent mógł przejrzeć całą treść w ciągu 10–15 minut.

Jak napisać propozycję biznesową

Możesz wykonać te kroki, aby utworzyć standardową ofertę biznesową dla większości branż:

# 1. Zbieraj możliwości biznesowe

Utwórz bazę danych wszystkich możliwości biznesowych istotnych dla projektu docelowego lub problemu strony trzeciej, który chcesz rozwiązać. Możliwości te udowodnią, że masz odpowiednią siłę roboczą i umiejętności, aby służyć klientowi.

#2. Badania rynku

Przeprowadź dokładne badanie rynku pod kątem potrzebnych materiałów eksploatacyjnych. Przeanalizuj także wszelkie specjalistyczne umiejętności, których potrzebujesz do zatrudnienia. Następnie utwórz oszacowanie kosztów przed podaniem ceny projektu.

#3. Utwórz podsumowanie wykonawcze

Teraz musisz stworzyć przekonujące podsumowanie wykonawcze swojej propozycji biznesowej. Tutaj musisz przedstawić swoją firmę i jej osiągnięcia oraz przedstawić swój zespół jako zespół najlepiej dopasowany do rozwiązania problemu klienta.

#4. Zaplanuj i nakreśl projekt

Musisz także zaplanować projekt lub zamówienie, na które planujesz podpisać umowę ze swoim klientem. Zbadaj odpowiednio problem klienta lub plan zaopatrzenia, aby oszacować minimalny termin realizacji projektu.

Na tym etapie musisz także utworzyć szkic zadań i podzadań oraz znaleźć osoby, które przydzielą Ci zadania, aby jak najlepiej wykorzystać siłę roboczą.

Jak śledzić propozycję biznesową

Najlepszym sposobem na kontakt z klientem po wysłaniu dokumentu ofertowego jest wirtualne spotkanie lub rozmowa telefoniczna. Może to jednak nie być dostępne we wszystkich scenariuszach.

Na przykład wysyłałeś zimne e-maile z propozycjami biznesowymi do różnych firm w celu zabezpieczenia kontraktów. Jednak nie wiesz jeszcze, czy klient jest zainteresowany, czy nie. Co więcej, możesz również nie posiadać ich numeru telefonu.

Dlatego możesz spróbować wysłać e-mail do tych klientów. Wysyłając wiadomość e-mail, zaoferuj:

  • Przypomnij im, że jesteś wiodącym usługodawcą
  • Wymień kilka godnych pochwały wskaźników biznesowych, które osiągnąłeś
  • Poproś o wirtualne spotkanie, jeśli uznają Twoje portfolio za odpowiednie
  • Zadawaj pytania otwarte, aby zainicjować rozmowę
  • Wyróżnij ważne treści w propozycjach biznesowych i przekieruj linki do oryginalnego dokumentu

Przykłady propozycji biznesowych

W sekcji szablonów poniżej znajdziesz wiele znakomitych i sprawdzonych dokumentów ofertowych. Jednak poniżej znajdziesz kilka starannie dobranych przykładów propozycji biznesowych, z których możesz skorzystać już teraz:

# 1. Minimalistyczna propozycja biznesowa i marketingowa

  • Styl infografiki i minimalistyczny dokument z propozycją
  • Mieszanka kolorów tego dokumentu to: #222524, #fffffe, #f2c745 i #939496
  • Kroje pisma: Montserrat i Roboto
  • Rozmiar papieru: 21 × 29,7 cm

#2. Czysta minimalistyczna propozycja marketingowa

  • Jest to odpowiednie dla propozycji marketingowej
  • Paleta kolorów dokumentu to: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837 i #050707
  • Kroje pisma: Roboto, Poppins Medium, Montserrat i Poppins ExtraBold
  • Rozmiar papieru: 21 × 29,7 cm

#3. Orange Nowoczesna Propozycja Partnerstwa

  • Jeśli proponujesz umowę partnerską, wypróbuj ten szablon
  • W tym dokumencie znajdziesz te kolory: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38 i #f8b03a
  • Kroje pisma: Montserrat i Montserrat Classic
  • Rozmiar papieru: 21 × 29,7 cm

#4. Czarno-brązowa minimalistyczna propozycja profesjonalnego wydarzenia

  • Nadaje się do propozycji projektów korporacyjnych
  • Ten dokument jest dostępny w następujących kolorach: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72 i #b4b5ba
  • Czcionki: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto
  • Rozmiar papieru: 21 × 29,7 cm

Szablon propozycji biznesowej z serwisu Canva

W przypadku dokumentów ofertowych pierwszym miejscem docelowym powinna być biblioteka szablonów propozycji biznesowych Canva. Oferuje ponad 1000 szablonów. Dokument wniosku, którego szukasz, powinien znaleźć się w niszy biznesowej, w której się znajdujesz.

PandaDoc

Jeśli szukasz profesjonalnych i sprawdzonych szablonów propozycji biznesowych do prezentacji projektu, sprzedaży produktu lub zapytania ofertowego, możesz również sprawdzić bibliotekę szablonów PandaDoc. Są to darmowe szablony. W związku z tym nie powinny one wymagać żadnych opłat licencyjnych ani subskrypcji.

Jotform

Jotform ma kolekcję ponad 50 dokumentów ofertowych, które można wykorzystać w różnych scenariuszach, takich jak propozycje rozwoju aplikacji mobilnych, propozycje sprzątania, propozycje konsultacji, propozycje ofert przetargowych i inne.

Ponadto możesz bezpłatnie edytować treść dokumentu ofertowego w edytorze Jotform. Ponadto możesz wysłać dokument do wielu odbiorców w celu złożenia e-podpisu.

Podsumowanie

Do tej pory zgłębiłeś różne podstawowe tematy dotyczące propozycji biznesowych, w tym technikę ich pisania. Odkryłeś również kilka profesjonalnych platform szablonów ofert biznesowych.

Możesz wykorzystać powyższą wiedzę do napisania własnych dokumentów ofertowych lub pracy jako freelancer na platformach, na których firmy znajdują i zatrudniają freelancerów.