Pakiet biurkowy MS Office nie ma tej samej funkcji współpracy na żywo, co Office 365. To powiedziawszy, nadal pozwala wielu osobom pracować nad jednym dokumentem. Po prostu nie ma współpracy na żywo. Zamiast tego masz dokumenty główne, które możesz tworzyć, aby kontrolować inne mniejsze części dużego dokumentu. Użytkownicy mogą przekazywać opinie w postaci komentarzy, a także śledzić zmiany wprowadzone w dokumencie. Jednak gdy dokument jest gotowy, musisz poinformować o tym wszystkich pracujących nad nim. Możesz to osiągnąć za pomocą uprzejmego e-maila, którego nikt nie przeczyta. Lepszym rozwiązaniem jest proste oznaczenie dokumentu jako ostatecznego w programie MS Word.
Kiedy oznaczysz dokument jako ostateczny w MS Word, dodaje baner u góry dokumentu. Każdy, kto otworzy dokument, od razu będzie wiedział, że jest kompletny i nie będzie go dalej edytować.
Oznacz dokument jako wersję ostateczną w programie MS Word
Otwórz dokument MS Word, który chcesz oznaczyć jako ostateczny.
W przypadku pakietu Office 2013 i starszych musisz kliknąć kulę Office w lewym górnym rogu. Idź do Przygotuj> Oznacz jako ostateczne.
W pakiecie Office 2016 w lewym górnym rogu nie ma kuli pakietu Office. Zamiast tego musisz przejść do menu Plik. Na karcie Informacje kliknij opcję „Chroń dokument”. W menu, które się otworzy, kliknij „Oznacz jako wersję ostateczną”.
Na ekranie pojawi się kilka monitów z informacją, że dokument zostanie oznaczony jako ostateczny. Zaakceptuj je obie i gotowe. Możesz teraz wysłać e-mailem / udostępnić ten dokument. Za każdym razem, gdy ktoś go otworzy, zobaczy baner u góry z informacją, że dokument jest ostateczną wersją samego siebie.
Edycja dokumentu oznaczonego jako wersja ostateczna
Kiedy oznaczysz dokument jako ostateczny w MS Word, w zasadzie informujesz każdego, kto go otwiera, że nie będzie już wprowadzonych do niego zmian. Nie dodajesz warstwy zabezpieczeń do dokumentu, która uniemożliwia innym osobom edytowanie go. W rzeczywistości edytowanie dokumentu, który został oznaczony jako ostateczny, jest dość łatwe.
Otwórz to. Baner informujący, że dokument został oznaczony jako ostateczny, ma również przycisk „Mimo to edytuj”. Po prostu kliknij, a będziesz mógł edytować dokument.
Gdy zaczniesz edytować dokument lub po prostu klikniesz przycisk „Mimo to edytuj”, dokument straci znacznik „Wersja ostateczna”. Kiedy go zamkniesz i zapiszesz zmiany, znacznik „Final” jest skutecznie usuwany. Nie możesz wprowadzić żadnych rzeczywistych zmian w dokumencie, ale po kliknięciu „Edytuj mimo to” i zapisaniu pliku znacznik „Wersja ostateczna” zniknie.
Ta funkcja nie jest dostępna w systemie macOS.