Gromadzenie zbyt wielu informacji w jednej kolumnie może znacznie utrudnić analizę danych w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel. Warto rozważyć podział kolumny, korzystając z funkcji „Tekst na kolumny” lub „Wypełnienie błyskawiczne”.
Funkcja „Tekst na kolumny” przekształca jedną kolumnę w kilka, dzieląc dane na podstawie określonych separatorów. Z kolei „Wypełnienie błyskawiczne” umożliwia skopiowanie danych do nowych kolumn, pozostawiając oryginalną kolumnę nietkniętą.
Jak korzystać z opcji tekstu na kolumny w Excelu
Microsoft Excel oferuje funkcję, która pozwala na rozdzielanie długich kolumn. Działa to na zasadzie dzielenia danych przy użyciu separatorów, takich jak przecinki czy średniki.
Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, przejdź do karty „Dane” na pasku narzędzi w Excelu.
Na potrzeby demonstracji posłużymy się przykładem zestawu danych, który zawiera informacje o pracownikach, takie jak nazwiska i daty urodzenia, umieszczone w jednej kolumnie, gdzie każda wartość jest oddzielona średnikiem.
Pierwszym krokiem jest zaznaczenie komórek z danymi (na przykład A1 do A12 w przedstawionym przykładzie).
Następnie, na karcie „Dane”, kliknij przycisk „Tekst na kolumny” w sekcji „Narzędzia danych”.
Po kliknięciu otworzy się okno „Kreator konwersji tekstu na kolumny”, które pozwoli na rozpoczęcie procesu dzielenia danych. Wybierz opcję „Rozdzielany” i kliknij „Dalej”, aby kontynuować.
Domyślnie Excel spróbuje podzielić dane według każdej występującej tabulacji. W naszym przypadku jednak korzystamy z danych rozdzielonych średnikami.
Z menu bocznego wybierz separator, którym w naszym przypadku będzie średnik.
Możesz zobaczyć, jak będą wyglądały podzielone dane w sekcji „Podgląd danych” na dole okna.
Gdy będziesz gotowy, kliknij „Dalej”, aby przejść do kolejnego kroku.
W kolejnym kroku musisz określić format dla każdej kolumny. Na przykład, dla kolumny z datami możesz wybrać odpowiedni format daty. Domyślnie będzie to ustawienie „Ogólne” dla każdej kolumny.
Excel spróbuje automatycznie ustawić typ danych dla każdej kolumny, ale możesz to zrobić ręcznie. Wybierz kolumnę w sekcji „Podgląd danych”, a następnie wskaż właściwy typ z sekcji „Format danych kolumny”.
Aby całkowicie pominąć określoną kolumnę, zaznacz ją i wybierz opcję „Nie importuj kolumny (pomiń)”. Na koniec kliknij „Zakończ”, aby rozpocząć proces konwersji.
Po wykonaniu tych kroków, jedna kolumna zostanie podzielona na kilka, a poszczególne sekcje danych zostaną umieszczone w nowych kolumnach z wybranymi formatami.
Jak wykorzystać funkcję Wypełnienia błyskawicznego w Excelu
Jeżeli chcesz zachować oryginalne dane w ich pierwotnej formie, ale mimo to je oddzielić, warto rozważyć użycie funkcji „Wypełnienie błyskawiczne”.
Aby skorzystać z funkcji „Wypełnienie błyskawiczne”, rozpocznij od wpisania nagłówków kolumn w wierszu 1. Na przykład „ID pracownika” w komórce B1, „Imię” w C1 itd.
Następnie dla każdej nagłówka kolumny wybierz odpowiednią komórkę. Zaczynając od B1 (gdzie znajduje się „ID pracownika”), kliknij „Wypełnienie błyskawiczne” w sekcji „Narzędzia danych” na karcie „Dane”.
Powtórz tę czynność dla wszystkich nagłówków (C1, D1 itd.), aby automatycznie wypełnić nowe kolumny odpowiednimi danymi.
Jeśli dane w oryginalnej kolumnie są odpowiednio sformatowane, Excel automatycznie oddzieli zawartość, wykorzystując dane z oryginalnego nagłówka (A1) jako wzór. Jeśli wystąpią jakiekolwiek błędy, wprowadź odpowiednią wartość w sekwencji poniżej nagłówka, a następnie ponownie kliknij „Wypełnienie błyskawiczne”.
W naszym przykładzie zaczniemy od pierwszego przypadku danych w komórce B2 („101”) tuż pod nagłówkiem w B1 („ID pracownika”).
Nowe kolumny zostaną wypełnione danymi z oryginalnej kolumny, bazując na pierwszym wierszu lub drugiej wartości jako wzorze do odpowiedniego rozdzielenia danych.
W powyższym przykładzie długa kolumna (kolumna A) została podzielona na sześć nowych kolumn (od B do G).
Dzięki temu, że układ wierszy od 1 do 12 jest taki sam, funkcja „Wypełnienie błyskawiczne” jest w stanie skopiować i rozdzielić dane, korzystając z nagłówka i pierwszej wartości jako wskazówki.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.