Jak przełączać i dostosowywać widok konwersacji w programie Outlook

W programie Outlook 2010 firma Microsoft wprowadziła widok konwersacji, który działa podobnie do wątków konwersacji Gmaila. Jest domyślnie włączona w nowszych wersjach Outlooka, ale nie w przypadku uaktualnienia ze starszej wersji, w której była wyłączona. Więc jeśli nie wiedziałeś, że tam jest, być może nadszedł czas, aby rzucić okiem.

Co to jest widok konwersacji?

Chociaż Microsoft dużo mówił o widoku konwersacji, kiedy go wprowadzał, większość ludzi spoza korporacyjnych działów IT i czytelników wysokiej jakości witryn internetowych prawdopodobnie nie była tego świadoma. W końcu, kiedy ostatnio szukałeś i przeczytałeś artykuł o „nowych funkcjach” aplikacji, z której korzystasz?

Szkoda, ponieważ widok konwersacji to przydatna funkcja, której wiele osób chciało po obejrzeniu wątków konwersacji w nowym Gmailu Google, który zadebiutował w sezonie 2004/5. Takie było żądanie, które nagle wszyscy był rozmawiać o jak używać kolumny „Konwersacja” do grupowania wiadomości e-mail w programie Outlook 2003, chociaż powoduje to odbieranie wiadomości tylko w tym samym folderze. Więc niektóre zawiłe obejścia zostały utworzone przy użyciu dynamicznych folderów wyszukiwania, ale to wszystko było trochę prymitywne w porównaniu z prostotą Gmaila opartą na technologii AJAX.

Firma Microsoft przystąpiła do sprawy i dodała odpowiedni widok konwersacji – taki, który pobiera wiadomości e-mail ze wszystkich folderów – podczas wdrażania programu Outlook 2010. Może się to wydawać nieco późne, biorąc pod uwagę, że ich poprzednia wersja ukazała się 3 lata wcześniej (Outlook 2007), ale można tylko założyć, że menedżerowie produktu w firmie Microsoft dopiero po pewnym czasie zdali sobie sprawę, jak popularny był widok wątków w Gmailu, w którym to momencie było już za późno, aby dodać go do 2007 roku. Nieważne, Outlook 2010 go dostał i był przyzwoity wysiłek, który sprawdził się we wszystkich iteracjach od tamtej pory.

Od programu Outlook 2013 jest domyślnie włączony, ale w wielu firmach nadal jest domyślnie wyłączony przez dział IT. Ponadto, jeśli wyłączyłeś go w starej wersji Outlooka, pozostanie wyłączony po uaktualnieniu do nowej wersji. Jeden z naszych maniaków wyłączył go pięć lat temu w Outlooku 2013 i nadal jest wyłączony, ponieważ są w Outlooku 2019. Jest on domyślnie włączony również w aplikacji internetowej Outlook, więc jest tam lepiej używany, ale wielu ludzi, klient Outlook jest ich główną aplikacją pocztową.

Przyjrzyjmy się, jak ponownie włączyć widok konwersacji i jakie masz opcje dostosowywania. Lepiej późno niż wcale!

Jak włączać i wyłączać widok konwersacji

Możesz włączać i wyłączać widok konwersacji za pomocą prostego przełącznika, więc jeśli spróbujesz i nie podoba ci się to, możesz łatwo go wyłączyć. Aby go włączyć, włącz opcję Widok> Pokaż jako konwersacje.

Program Outlook wyświetli komunikat z potwierdzeniem, który umożliwia włączenie widoku w każdym folderze („Wszystkie skrzynki pocztowe”) lub tylko w bieżącym folderze („Ten folder”).

Spróbuj włączyć „Ten folder”, co da Ci szansę sprawdzenia, czy Ci się spodoba, zanim włączysz go wszędzie. Aby całkowicie wyłączyć widok konwersacji, wyłącz ponownie opcję Widok> Pokaż jako konwersacje.

Co robi Widok konwersacji?

Widok konwersacji porządkuje wiadomości w wątku w porządku chronologicznym, z najnowszą wiadomością na górze. Są one początkowo ukryte pod górną wiadomością, a trójkąt po lewej stronie oznacza, że ​​poniżej znajduje się wątek.

Kliknięcie w trójkąt rozszerza wątek i wyświetla e-maile.

Najwyższa wiadomość to nagłówek rozmowy i nie jest to wiadomość. Zamiast tego zawiera imię i nazwisko osoby, która rozpoczęła rozmowę, oraz temat. Jeśli go klikniesz, nie zobaczysz niczego w okienku odczytu.

Jeśli klikniesz dowolną wiadomość pod nagłówkiem, program Outlook wyświetli je w okienku odczytu w normalny sposób. Nowe wiadomości są automatycznie dodawane u góry rozmowy pod nagłówkiem i wyświetlane pogrubioną kursywą, co oznacza, że ​​nie zostały jeszcze przeczytane.

Konwersacja z nową wiadomością jest automatycznie wysyłana na górę folderu, więc najnowsze konwersacje są zawsze na górze.

Pokazuje to również jedną z najsilniejszych funkcji widoku konwersacji, a mianowicie to, że odbiera wiadomości e-mail z dowolnego miejsca w programie Outlook i wyświetla je w jednym miejscu z nazwą folderu zawierającego pocztę w widocznym miejscu. W tej rozmowie wiadomości e-mail znajdują się w bieżącym folderze, skrzynce odbiorczej, a także w folderze Elementy wysłane. Gdybyśmy zastosowali widok konwersacji do skrzynki odbiorczej, zobaczylibyśmy dokładnie tę samą rozmowę.

Jak dostosować widok konwersacji

W opcji Widok> Pokaż jako konwersacje znajduje się opcja Ustawienia konwersacji. Kliknij, aby wyświetlić opcje konwersacji.

Dostępne opcje:

Pokaż wiadomości z innych folderów: wyświetla wiadomości w konwersacji bez względu na to, w którym folderze się znajdują. Jeśli ta opcja jest wyłączona, zobaczysz tylko wiadomości konwersacji, które znajdują się w aktualnie przeglądanym folderze.
Pokaż nadawców nad tematem: wyświetla nazwę nadawcy u góry konwersacji zamiast tematu w trybie kompaktowym (domyślny widok folderów w programie Outlook). Poniższe zrzuty ekranu pokazują, kiedy to ustawienie jest odpowiednio włączone i wyłączone.

Zawsze rozwijaj wybraną konwersację: wyświetla aktualnie wybraną konwersację w trybie rozwiniętym przez cały czas, nawet jeśli opuścisz folder i wrócisz do niego. Jeśli chcesz, aby określona konwersacja zawsze pojawiała się w trybie rozwiniętym w każdym folderze zawierającym jedną z wiadomości e-mail w konwersacji, musisz włączyć tę opcję w każdym z folderów.
Użyj klasycznego widoku z wcięciem: wyświetla wiadomości z ukośnym wcięciem, im starsza wiadomość, tym większe wcięcie. To jest ustawienie folderu, które będzie stosowane do każdej rozmowy w folderze.

Jest jeszcze jedno ustawienie dostosowywania, które można znaleźć w menu Pliki> Opcje. Wybierz kategorię „Poczta” po lewej stronie, a następnie przewiń w dół do sekcji „Inne”, aby znaleźć ustawienie „Nie rozszerzaj automatycznie rozmów, gdy używasz klawiatury do zmiany wiadomości”.

Domyślnie to ustawienie jest wyłączone, więc gdy używasz strzałek w górę i w dół na klawiaturze do poruszania się po folderze, rozmowy są automatycznie rozwijane po ich zaznaczeniu. Jeśli włączysz to ustawienie, rozmowy pozostaną skurczone po wybraniu za pomocą klawiatury i możesz użyć klawiszy strzałek W LEWO i W PRAWO, aby ręcznie je rozszerzać i zmniejszać. Jest to szczególnie przydatne, jeśli jesteś osobą, która woli używać klawiatury, kiedy tylko jest to możliwe.

To jest widok konwersacji, próba firmy Microsoft do tworzenia wątków w konwersacjach. Uważamy, że jest całkiem niezły, z wystarczającą liczbą dostosowań, aby spodobać się różnym użytkownikom, ale nie tak bardzo, że jest trudny w użyciu. A jeśli ci to nie odpowiada, możesz go wyłączyć, ponownie wyłączając opcję Widok> Pokaż jako konwersacje.