Niezależnie od tego, czy chodzi o podróże służbowe, czy podatki, w pewnym momencie może być konieczne wypełnienie formularza dotyczącego wydatków. Jeśli nie masz firmy lub konsultanta, który dostarcza szablon, możesz go utworzyć za pomocą szablonu dostarczonego przez Word.
Przygotowanie formularza wydatków
Złożenie raportu wydatków jest niezbędną częścią każdej podróży służbowej. Chociaż każda firma może mieć własne zasady dotyczące zwrotu kosztów, ogólna struktura formularza (i zawartych w nim pozycji) pozostanie dość spójna bez względu na to, gdzie się znajdujesz.
Jeśli wypełniasz formularz wydatków dla swojej firmy, najpierw dowiedz się, czy mają wytyczne, których powinieneś przestrzegać, czy szablon, którego powinieneś użyć.
Jeśli chcesz utworzyć własny formularz wydatków, program Word zapewnia całkiem niezły szablon na początek. Chociaż może nie do końca spełniać Twoje wymagania, jest to dobre miejsce na rozpoczęcie.
Najpierw otwórz program Word. Po lewej stronie okna powitalnego kliknij „Nowy”.
Wyszukaj „wydatek” w pasku wyszukiwania.
Naciśnij „Enter”, aby wyświetlić dostępny szablon, a następnie kliknij wynik.
Pojawi się nowe okno z nazwą i opisem szablonu wraz z podglądem szablonu. Kliknij „Utwórz”.
Pojawi się nowy szablon formularza wydatków. Przyjrzyj się temu i edytuj niezbędne części. Upewnij się, że kolory i typografia są zgodne z wytycznymi wizualnymi Twojej firmy.
Po dokonaniu odpowiednich zmian możesz zapisać szablon, aż będziesz gotowy do śledzenia swoich wydatków. Prawdopodobnie dobrym pomysłem jest nagrywanie wszystkiego na bieżąco, zamiast czekać, aż podróż dobiegnie końca i robić to od razu, ponieważ łatwo jest zapomnieć o czymś, co kupiłeś kilka dni wcześniej.
Oto najczęstsze pozycje wydatków, które ludzie zwykle śledzą:
Hotel
Transport (w tym opłaty za przelot, transport publiczny i opłaty za wynajem, a czasem przebieg)
Paliwo
Posiłki
Telefon (wiele firm wymaga zakupu karty SIM do komunikacji lokalnej, podczas gdy innym może być w porządku płacenie opłat roamingowych)
Rozrywka (należy to do kategorii „rozsądny zwrot kosztów”. Prawdopodobnie dobrym pomysłem jest uzyskanie wstępnej zgody przed zabraniem klientów na dobrą zabawę. Jeśli nie, upewnij się, że nie przesadzisz przedstawiać problemy w firmie.)
Różne
Zgodnie z dobrą praktyką, zawsze najlepiej jest uzyskać wstępne zatwierdzenie wydatków przed podróżą, aby uniknąć konfliktu dotyczącego zwrotu kosztów po wydaniu pieniędzy. Pamiętaj też o limicie wydatków firmy w różnych lokalizacjach. Większość firm zapewni zwiększone limity wydatków, jeśli podróżujesz do miejsc, w których rzeczy są droższe.
Upewnij się, że nadążasz za wszystkimi rachunkami, udokumentuj wszystkie swoje wydatki, wypełnij raport z wydatków i będziesz gotowy!