Dowiedz się, jak zabezpieczyć hasłem plik PDF, aby nie martwić się o poufne pliki ze źródeł biznesowych lub osobistych.
Hakerzy zawsze znajdują sposoby na wstawianie firm i osób prywatnych w pułapki, uzyskując dostęp do ich poufnych danych i wykorzystując je w celu uzyskania korzyści finansowych.
Według Statista w trzecim kwartale 2022 r. na całym świecie doszło do 15 milionów naruszeń danych. To gwałtowny wzrost o 167% w porównaniu z drugim kwartałem tego samego roku.
Znaczna część tych ogromnych naruszeń danych pochodzi z dokumentów PDF. Istotnym powodem jest to, że firmy i osoby prywatne niechętnie chronią pliki PDF hasłem lub nie wiedzą, jak to zrobić.
Jeśli martwisz się o poufność swoich danych biznesowych lub osobowych w plikach PDF i szukasz rozwiązania, dobrze trafiłeś! Czytaj dalej, aby poznać możliwe luki w zabezpieczeniach dokumentów PDF, przypadki użycia ochrony hasłem PDF oraz narzędzia, które pomogą Ci w zabezpieczaniu plików PDF hasłem.
Spis treści:
Luki w prywatnych dokumentach biznesowych
Przestań rozpowszechniać profesjonalne dokumenty PDF wśród klientów, klientów i pracowników, jeśli używasz niezabezpieczonych plików PDF do użytku biznesowego. Gdy plik PDF Twojej firmy jest otwarty, każdy może uzyskać dostęp do jego zawartości i wykorzystać go w korzystny sposób, którego możesz nie zaakceptować.
Ponadto hakerzy nie zawsze uzyskują dostęp do poufnych danych biznesowych bezpośrednio z Twojej firmy. Może się zdarzyć, że osoby trzecie, którym udostępniasz firmowe pliki PDF, mogą stać się ofiarami ataku hakerskiego, a w konsekwencji Twojej organizacji.
Biznesowe pliki PDF ujawniają poufne i przydatne informacje, których hakerzy mogą użyć w celu uzyskania dostępu do serwerów Twojej organizacji.
Na przykład rozpowszechniasz niezabezpieczony plik PDF wśród klientów/dostawców. Hakerzy będą atakować i uzyskiwać dostęp do wiadomości e-mail lub pamięci w chmurze osób, które przechowywały dokument Twojej firmy w formacie PDF.
Dzięki otwartemu dostępowi zły aktor będzie wiedział, w jaki sposób formatujesz pliki biznesowe. Stworzą fałszywy plik, dodadzą złośliwy plik wykonywalny (.exe) do pliku PDF i odeślą go z powrotem do Twojej firmy, naśladując odpowiedź klienta.
Twój pracownik, jeśli nie został gruntownie przeszkolony w zakresie cyberbezpieczeństwa, może nie mieć wątpliwości co do dokumentu i otworzyć go wraz z plikiem wykonywalnym. Może to spowodować zainstalowanie oprogramowania ransomware na serwerze Twojej organizacji, oddając Twoje dane biznesowe w ręce hakera.
Jak pomaga ochrona hasłem PDF?
# 1. Zapobiegaj nieautoryzowanemu kopiowaniu
Ktoś, kto nie zna hasła do otwarcia pliku PDF, nie może uzyskać dostępu do dokumentu. Pomaga chronić poufne informacje przed niepożądanym kopiowaniem i wklejaniem.
Kiedy udostępniasz plik PDF chroniony hasłem klientowi/dostawcy/pracownikowi, wiesz, że możesz mu zaufać. Jeśli nie przestrzegają zasad prywatności, wiesz, że pochodzi to od określonej grupy osób, którym udostępniłeś plik PDF.
#2. Powstrzymaj bezprawny dostęp do wrażliwych danych
Jeśli przechowujesz pliki PDF bez hasła na serwerze firmowym, a pracownik bez przeglądania pliku uzyska do nich dostęp, możesz mieć duże kłopoty. Alternatywnie, niektórzy klienci mogą przypadkowo przesłać plik PDF do strony trzeciej, której nie autoryzowałeś.
W takich sytuacjach, jeśli zabezpieczyłeś swoje pliki PDF hasłem, możesz nie być ofiarą naruszenia bezpieczeństwa danych.
#3. Ochrona druku
Dzięki możliwości zachowania integralności i formatowania danych większość ludzi woli drukować z plików PDF, gdy tylko potrzebuje wydrukować dokument. Ta funkcja zwiększa również szansę na publiczne rozpowszechnienie po wydrukowaniu bez odpowiedniego pozwolenia.
Tak więc ustawienie hasła do pliku PDF ma nie tylko uniemożliwić innym kopiowanie go, ale także uniemożliwić im wydrukowanie dokumentu. Wiele aplikacji oferuje nawet opcje zatrzymania funkcji drukowania pliku PDF.
Jeśli chcesz chronić swoje dokumenty PDF przed nieautoryzowanym dostępem, użyj ich do tego celu.
#4. Unikaj zmian danych
Pliki PDF oferują niezrównaną integralność treści, co oznacza, że zawarte w nich dane pozostają dokładne i niezmienione. Musisz jednak zablokować go silnym hasłem, aby zachować spójność i ważność dokumentu. Staje się to szczególnie ważne, gdy umieściłeś komentarze i podpisy w tym dokumencie.
Poza tym dystrybucja plików PDF, które zawierają osadzone formularze pól do wypełnienia bez ochrony hasłem, jest dużym nie-nie. Dodanie ochrony edycji do takich dokumentów uniemożliwi użytkownikom przypadkowe lub dobrowolne wprowadzanie zmian podczas pracy nad nimi.
#5. Zapewnij dostęp oparty na rolach
Wiele firm umożliwia swoim pracownikom przeglądanie wewnętrznej pamięci masowej plików w chmurze, aby znaleźć to, czego potrzebują w biznesie. Jednak niektóre poufne dokumenty wewnętrzne mogą zawsze być przechowywane we wspólnym archiwum. Firmy muszą chronić te pliki przed nieautoryzowanymi osobami, nawet jeśli są one częścią organizacji.
Jeśli chodzi o dostęp do plików PDF, nie jest to jedyny powód używania haseł. Twoja sieć wewnętrzna może dostać intruzów, którzy chcą ukraść dokumenty. Podczas naruszeń danych hasła działają jako skuteczny środek kontroli dostępu w celu ochrony krytycznych danych.
#6. Zapobiegaj wyświetlaniu podglądu dokumentów prywatnych
Co więcej, pliki PDF chronione hasłem uniemożliwiają przeglądanie ich zawartości. Możesz nie myśleć, że jest to kluczowy powód do włączenia hasła, ale w niektórych sytuacjach podgląd może spowodować szkody osobiste i biznesowe.
Na przykład masz kilka plików PDF z danymi o znaczeniu krytycznym na współdzielonym komputerze lub platformie chmurowej Twojej organizacji. Jeśli kolega, który nie ma uprawnień do przeglądania danych, może podejrzeć zawartość pliku, mogą wystąpić nieprzewidziane problemy.
#7. Zapewnij zgodność branżową
Większość branż zajmujących się danymi użytkowników musi przestrzegać kilku zasad i przepisów. Obowiązują przepisy rządowe, prawa i standardy branżowe, które zapewniają prywatność i bezpieczeństwo poufnych dokumentów przed dostępem publicznym i/lub nieautoryzowanym.
W przypadku branży medycznej HIPAA reguluje sposób, w jaki organizacje medyczne powinny obchodzić się z dokumentacją medyczną pacjentów. Branża prawnicza to kolejna branża, która musi chronić poufność klientów.
Ponadto firmy prowadzące działalność w Europie muszą przestrzegać zasad RODO. Korzystając z ochrony hasłem, organizacje mogą zapewnić maksymalną zgodność ze wszystkimi przepisami branżowymi.
#8. Zatrzymaj niechciane udostępnianie
Chociaż pliki PDF są popularne ze względu na możliwość udostępniania, ta sama funkcja może być dla Ciebie szkodliwa, jeśli nie chcesz, aby Twój plik PDF był udostępniany każdej innej osobie. Udostępnienie komuś pliku PDF oznacza, że ta osoba może udostępnić go większej liczbie osób. Można temu jednak zapobiec, zabezpieczając plik hasłem.
Wiele aplikacji i platform umożliwia zapobieganie dalszemu udostępnianiu pliku PDF poprzez ograniczenie liczby urządzeń, na których użytkownik może otworzyć plik. Istnieje również możliwość dodania daty ważności. Po tym ludzie nie mogą otwierać ani udostępniać pliku.
#9. Zapobiegaj buforowaniu sieci
Oprócz powyższych punktów, innym powodem ochrony pliku PDF hasłem jest wyłączenie lokalnego buforowania. Gdy ktoś przegląda lub zmienia plik PDF za pomocą przeglądarki internetowej, może nieumyślnie zapisać kopię tego dokumentu na swoim urządzeniu.
W większości przypadków strony internetowe są zapisywane w pamięci podręcznej na dysku twardym użytkownika, aby można było z nich później korzystać w trybie offline i odzyskać pliki. Ochrona pliku PDF hasłem zapobiegnie takiej sytuacji i zapewni bezpieczeństwo dokumentu.
#10. Unikaj piractwa i chroń własność intelektualną
Pliki PDF to doskonały i niezrównany międzyplatformowy format plików do dystrybucji publikacji elektronicznych wśród subskrybentów. Z tego powodu należy podjąć niezbędne środki zapobiegające tworzeniu nieautoryzowanych plików z rozpowszechnianej kopii.
Ochrona hasłem jest bardzo korzystna, jeśli chodzi o ochronę przed piractwem niewielkich lub nieformalnych publikacji. Jeśli należysz do firmy, która rozpowszechnia dokumenty, raporty branżowe lub studia przypadków za pośrednictwem dokumentów PDF, hasło może chronić Twoje dane intelektualne przed plagiatem.
Nie wspominając o kreatywnych firmach, takich jak przemysł wydawniczy i filmowy, które muszą chronić swoje nieopublikowane rękopisy i scenariusze, aby zapobiec piractwu i wyciekom.
Jak zabezpieczyć hasłem plik PDF
Najwygodniejszym i najtańszym sposobem zabezpieczania hasłem plików PDF do użytku osobistego lub biznesowego jest aplikacja Adobe Acrobat Reader. Wykonaj następujące kroki w programie Adobe Acrobat Reader:
- Otwórz dokument PDF, który chcesz zabezpieczyć hasłem, w programie Adobe Acrobat Reader.
- Na pasku bocznym Wszystkie narzędzia wybierz Wyświetl wszystkie narzędzia.
- Otworzy się pełnoekranowe menu dostępnych narzędzi. Wybierz Chroń plik PDF. Obecnie ta funkcja jest dostępna tylko dla licencjonowanej wersji programu Adobe Acrobat Reader.
- W menu Chroń plik PDF wybierz opcję Chroń za pomocą hasła.
- Teraz wpisz nowe hasło i zweryfikuj je, wpisując ponownie.
- Kliknij Ok, aby zabezpieczyć plik PDF hasłem.
Możesz także ustawić hasło uprawnień, aby umożliwić dostęp do dokumentów PDF oparty na rolach. Na przykład pracownik, który ma dostęp tylko do hasła umożliwiającego otwarcie pliku PDF, nie może kopiować, edytować, modyfikować ani usuwać pliku PDF.
Z drugiej strony, jeśli udostępniłeś pracownikowi hasło uprawnień, może on wprowadzać różne zmiany w pliku PDF.
Niektóre aplikacje edytora PDF, takie jak Foxit, dodają dodatek MS Word. Ten dodatek umożliwia także tworzenie plików PDF z poziomu aplikacji Word. Ponadto dodatek umożliwia korzystanie z funkcji ochrony hasłem aplikacji edytora w celu szyfrowania plików PDF w celu dodatkowego zabezpieczenia.
Funkcja „Szyfruj hasłem” pakietu MS Office
Microsoft Word 2013 i nowsze wersje tej aplikacji umożliwiają ochronę hasłem pliku PDF podczas tworzenia go z pliku Word.
Proces jest dość prosty i opisany w prostych krokach:
- Gdy plik Word jest otwarty, naciśnij Alt + F i Alt + E.
- Zostanie otwarty ekran Utwórz dokument PDF/XPS.
- Kliknij opcję Utwórz plik PDF/XPS.
- Wybierz Opcje nad przyciskiem Publikuj.
- W wyświetlonym menu kontekstowym wybierz opcję Szyfruj hasłem.
- Wprowadź hasło i zweryfikuj je.
- Kliknij Publikuj, aby pobrać chroniony hasłem plik PDF z pliku programu Word.
Na komputerze Mac przy użyciu aplikacji Preview
Aplikacja Podgląd w systemie macOS jest domyślną przeglądarką plików PDF i obrazów na komputerach Mac. Umożliwia także użytkownikom komputerów Mac edycję plików PDF i plików graficznych. Ponadto możesz użyć domyślnego edytora PDF, aby dodać ochronę hasłem do pliku dokumentu. Znajdziesz tę opcję w menu Eksportuj aplikacji.
Chroń plik PDF hasłem za pomocą programu Adobe Acrobat
Zabezpiecz plik PDF hasłem to internetowe narzędzie firmy Adobe, które pomaga zaszyfrować plik PDF za pomocą silnego hasła online. Wystarczy odwiedzić powyższą aplikację internetową i wybrać plik ze swojego komputera, aby ograniczyć dostęp do plików PDF za pomocą haseł.
Zobaczysz wizualny interfejs do wprowadzenia i potwierdzenia hasła po przesłaniu niezabezpieczonego pliku PDF. Kliknięcie Zapisz hasło spowoduje zaszyfrowanie dokumentu hasłem. Po zakończeniu zobaczysz przycisk Pobierz, aby pobrać plik PDF na laptopa lub komputer stacjonarny.
PDF 2 Go.com: Chroń PDF
Chroń PDF przed PDF 2 Go.com oferuje zaawansowany interfejs do zabezpieczania plików PDF hasłem i przydzielania dostępu na podstawie ról. Możesz także importować pliki PDF z pamięci masowej w chmurze, takiej jak Dropbox i Dysk Google.
Po zaimportowaniu pliku wprowadź hasło, aby otworzyć dokument i potwierdź je. Następnie wybierz ograniczenia, które chcesz dodać, takie jak Zapobiegaj drukowaniu, Zapobiegaj kopiowaniu i Zapobiegaj modyfikowaniu. Jeśli wybierzesz ograniczenia, musisz dodać osobne hasło do kontroli uprawnień.
pdfFiller autorstwa airSlate
pdfFiller firmy airSlate oferuje funkcję ochrony hasłem PDF dla zarejestrowanego konta. Aby uzyskać dostęp do aplikacji internetowej pdfFiller, musisz zarejestrować się za pomocą adresu e-mail. Możesz przesyłać pliki PDF i wybrać opcję Chroń, klikając ikonę menu kebab na każdym pliku i ustawiając hasło.
Możesz także utworzyć chroniony hasłem folder PDF, aktywując folder zaszyfrowanych dokumentów w pdfFiller.
Ostatnie słowa
Obecnie większość firm i zainteresowanych osób chroni pliki PDF hasłem, aby uniemożliwić hakerom dostęp do danych osobowych. Niezależnie od tego, czy udostępniasz CV pracodawcy, czy wysyłasz klientowi dokument zawierający zakres pracy w formacie PDF, musisz zabezpieczyć te pliki hasłem.
Większość edytorów PDF ma rygorystyczne narzędzia szyfrujące, które chronią pliki PDF hasłem bezpośrednio z laptopa, komputera PC lub smartfona. Istnieją również aplikacje w chmurze. Możesz użyć wyżej wymienionych narzędzi, aby zabezpieczyć swoje pliki PDF przed wścibskimi oczami.
Możesz być także zainteresowany najlepszymi edytorami PDF do użytku osobistego lub biznesowego.