Gdy wysyłasz wiadomość e-mail do grupy kontaktów programu Outlook (formalnie nazywanej listą dystrybucyjną), możesz chcieć ukryć adresy e-mail w grupie przed odbiorcami. Oto najłatwiejszy sposób ochrony prywatnych informacji.
Spis treści:
Co to jest grupa kontaktów?
W Office 365 (O365), subskrypcyjnej wersji pakietu Office firmy Microsoft, dwie oddzielne grupy zastąpiły listy dystrybucyjne:
Grupy O365: Zaprojektowane do współpracy w locie między grupą osób, te grupy obejmują udostępnioną skrzynkę pocztową, kalendarz, magazyn plików, Planner i Notatnik OneNote. Są świetne dla małych zespołów projektowych, organizacji prób lokalnej grupy teatralnej lub innych scenariuszy, w których potrzebujesz szybkich i prostych narzędzi do współpracy.
Grupy kontaktów: jest to zbiór adresów e-mail dodanych do grupy. Zamiast dodawać każdą z nich indywidualnie do wiadomości e-mail, możesz wysłać e-maila z nazwą grupy, a wszyscy w tej grupie zostaną dodani jako odbiorcy. Jeśli uważasz, że brzmi to dokładnie jak lista dystrybucyjna, masz rację, z jednym istotnym wyjątkiem: domyślnie listy dystrybucyjne (i grupy O365) pojawiają się w globalnej książce adresowej Twojej organizacji, aby wszyscy mogli je zobaczyć. Grupy kontaktów są dla Ciebie osobiste.
Jeśli nie masz usługi O365 i korzystasz z autonomicznej wersji pakietu Office bez aplikacji internetowych, nadal możesz mieć dostępne listy dystrybucyjne. Pokażemy Ci, jak ukryć nazwy odbiorców w grupie kontaktów, ale te same kroki działają w przypadku list dystrybucyjnych.
Dlaczego miałbyś ukrywać nazwy w grupie kontaktów?
Czasami jest to zwykła uprzejmość. Twoi znajomi mogą być w porządku, jeśli kontaktujesz się z nimi przez e-mail, ale prawdopodobnie nie chcą, aby ich informacje kontaktowe były udostępniane wszystkim, do których wysyłasz masowe wiadomości e-mail.
Mnóstwo problemów z ochroną danych i zgodnością daje dobre powody do ukrycia czyjegoś adresu e-mail. Jeśli masz do czynienia z jakimikolwiek poufnymi informacjami, zwłaszcza finansowymi lub medycznymi, prawdopodobnie jesteś zobowiązany do zachowania poufności tożsamości ludzi.
Adresy e-mail są często łatwe do powiązania z prawdziwą osobą, ponieważ są one uważane za „informacje umożliwiające indywidualną identyfikację” zarówno przez ustawę HIPAA w Stanach Zjednoczonych, jak i przez RODO w Europie. Jeśli więc na przykład wysyłasz e-maila do grupy wsparcia, nie powinieneś udostępniać informacji kontaktowych odbiorcy.
Jak ukryć nazwy w grupie kontaktów?
Dobra wiadomość jest taka, że ukrywanie nazwisk za pomocą opcji UDW podczas tworzenia wiadomości e-mail jest proste.
BCC oznacza ukrytą kopię. Prawie na pewno skorzystałeś z opcji DW (kopia do wiadomości), gdy chcesz dołączyć osobę, która nie jest głównym odbiorcą wiadomości e-mail. BCC działa dokładnie tak samo, jak CC, z tą różnicą, że odbiorcy BCC widzą tylko nazwę nadawcy i osobę w polu „Do”.
Osoby, które otrzymały kopię zapasową, również nie zobaczą, czy ktoś otrzymał odpowiedź, i nie otrzymają żadnych odpowiedzi, jeśli ktoś kliknie „Odpowiedz wszystkim”.
Pole BCC nie jest domyślnie widoczne podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail, ale dostęp do niego jest łatwy. Otwórz nową wiadomość w Outlooku i kliknij Opcje> UDW.
Spowoduje to wyświetlenie pola UDW w nowej wiadomości.
Musisz to zrobić tylko raz. W przyszłości we wszystkich e-mailach będzie widoczna opcja UDW. Jeśli chcesz ukryć pole UDW, kliknij Opcje> UDW w dowolnej wiadomości e-mail i nie pojawi się ponownie.
Teraz, gdy jest już widoczne, wprowadź swoje imię i nazwisko w polu „Do”, a grupę kontaktów w polu „UDW”.
Wszyscy w grupie kontaktów otrzymają wiadomość e-mail, ale będą mogli zobaczyć tylko osobę, która ją wysłała (Ciebie) oraz osobę w polu „Do” (także Ciebie).
Gdy to zrobisz po raz pierwszy, rozważ umieszczenie w e-mailu notatki wyjaśniającej osobom, z których korzystasz BCC, aby chronić ich prywatność. Dzięki temu mniej obeznani z technologią odbiorcy nie będą się zastanawiać, dlaczego otrzymają wiadomość e-mail, która wygląda tak, jakby pochodziła od Ciebie!