01/20/2022

Jak utworzyć etykiety wysyłkowe w programie Word z listy programu Excel

Udostępnij teraz w social media:

Być może używasz programu Microsoft Excel do porządnego organizowania listy mailingowej. Jednak gdy przygotujesz się do drukowania etykiet wysyłkowych, musisz użyć funkcji korespondencji seryjnej, aby utworzyć je w programie Word z listy programu Excel. Oto jak.

Krok pierwszy: przygotuj swoją listę mailingową

Jeśli masz już utworzoną listę mailingową w Excelu, możesz bezpiecznie pominąć ten test. Jeśli jeszcze nie utworzyłeś listy, pomimo braku funkcji etykiety wysyłkowej w programie Excel, nadal zdecydowanie zalecamy korzystanie z programu Excel, ponieważ jest lepszy do organizowania i utrzymywania danych niż korzystanie z tabeli programu Word.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest utworzenie nagłówka kolumny odpowiadającego danym, które znajdują się w każdej kolumnie. Umieść te nagłówki w pierwszym wierszu każdej kolumny.

To, które nagłówki umieścisz, zależy od tego, jakie informacje planujesz wykorzystać w etykietach wysyłkowych. Tytuły są zawsze ładne, ale przed utworzeniem etykiet ważne jest, aby wiedzieć, przez jaki tytuł przechodzi dana osoba. Ponadto, jeśli lista jest przeznaczona dla firm, a nie pojedynczych osób, możesz pominąć nagłówki „Imię” i „Nazwisko”, a zamiast tego wpisać „Nazwa firmy”. Aby właściwie zilustrować kroki, w tym przykładzie posłużymy się osobistą listą mailingową. Nasza lista będzie zawierała następujące nagłówki:

Sprawdź -   Jak zmienić kolejność wielu monitorów w systemie Windows 10

Imię
Nazwisko
Adres ulicy
Miasto
Stan
Kod pocztowy

To są standardowe informacje, które znajdziesz na etykietach wysyłkowych. Jeśli chcesz, możesz nawet wstawiać obrazy do etykiet wysyłkowych, ale ten krok pojawi się później w programie Word.

Po zakończeniu tworzenia nagłówków przejdź dalej i wprowadź dane. Po zakończeniu lista powinna wyglądać mniej więcej tak:

Śmiało, zapisz swoją listę i przejdźmy do Microsoft Word.

Krok drugi: skonfiguruj etykiety w programie Word

Otwórz pusty dokument Word. Następnie przejdź do zakładki „Korespondencja” i wybierz „Rozpocznij korespondencję seryjną”.

Rozpocznij korespondencję seryjną

W wyświetlonym menu rozwijanym wybierz „Etykiety”.

Wybierz Etykiety z menu

Pojawi się okno „Opcje etykiet”. Tutaj możesz wybrać markę etykiety i numer produktu. Po zakończeniu kliknij „OK”.

Sprawdź -   Jak tworzyć niestandardowe style nagłówków w programie MS Word

Opcje etykiet

Twoje kontury etykiet pojawią się teraz w programie Word.

Etykieta kontury

Uwaga: jeśli kontury etykiet nie są wyświetlane, przejdź do opcji Projekt> Krawędzie i wybierz „Wyświetl linie siatki”.

Krok trzeci: Połącz swój arkusz roboczy z etykietami Worda

Zanim będzie można przesłać dane z programu Excel do etykiet w programie Word, należy je połączyć. Wróć do zakładki „Korespondencja” w dokumencie programu Word, wybierz opcję „Wybierz odbiorców”.

wybierz odbiorców

Pojawi się menu rozwijane. Wybierz „Użyj istniejącej listy”.

Użyj istniejącej listy

Pojawi się Eksplorator plików Windows. Użyj go, aby zlokalizować i wybrać plik listy mailingowej. Po wybraniu pliku kliknij „Otwórz”.

zlokalizuj listę mailingową

Pojawi się okno „Select Table”. Jeśli masz w skoroszycie wiele arkuszy, pojawią się one tutaj. Wybierz ten, który zawiera Twoją listę. Pamiętaj, aby włączyć opcję „Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn”, jeśli jeszcze nie jest, a następnie kliknij „OK”.

Wybierz tabelę

Twoje etykiety są teraz połączone z arkuszem roboczym.

Krok czwarty: Dodaj pola korespondencji seryjnej do etykiet

Nadszedł czas, aby dodać pola korespondencji seryjnej do etykiet programu Word. Wybierz pierwszą etykietę, przejdź na kartę „Korespondencja”, a następnie kliknij „Blokowanie adresu”.

Sprawdź -   Jak zmienić kolejność kolumn w Eksploratorze plików w systemie Windows 10

blok adresu

W wyświetlonym oknie „Wstaw blok adresu” kliknij przycisk „Dopasuj pola”.

Dopasuj pola

Pojawi się okno „Dopasuj pola”. W grupie „Wymagane dla bloku adresu” upewnij się, że każde ustawienie odpowiada kolumnie w skoroszycie. Na przykład „Imię” powinno pasować do „Imię” i tak dalej. Po potwierdzeniu, że wszystko jest ustawione prawidłowo, kliknij „OK”.

Dopasuj odpowiednie pola

Wróć do okna „Wstaw blok adresu”, sprawdź podgląd, aby upewnić się, że wszystko wygląda dobrze, a następnie kliknij „OK”.

Wyświetl podgląd etykiety

> pojawi się teraz na Twojej pierwszej etykiecie.

Blok adresu na pierwszej etykiecie

Wróć do karty „Korespondencja”, a następnie kliknij „Aktualizuj etykiety”.

zaktualizuj etykiety

Po wybraniu> powinno pojawić się na każdej etykiecie.

Blok adresowy na każdej etykiecie

Teraz możesz już wykonać korespondencję seryjną.

Krok piąty: wykonywanie korespondencji seryjnej

Teraz, aby zobaczyć, jak dzieje się magia. Na karcie „Korespondencja” kliknij „Zakończ i scal”.

zakończ i scal

Z wyświetlonego menu rozwijanego wybierz „Edytuj poszczególne dokumenty”.

Edytuj poszczególne dokumenty

Pojawi się okno „Scal do nowego dokumentu”. Wybierz „Wszystkie”, a następnie kliknij „OK”.

scal do nowego dokumentu

Twoja lista z programu Excel zostanie teraz scalona z etykietami w programie Word.

Zakończono scalanie

Teraz pozostaje tylko wydrukować etykiety i wysłać pocztę!

x