Funkcja osi czasu w Arkuszach Google to narzędzie, które umożliwia użytkownikom monitorowanie działań i powiązanych zmian. Pozwala na wizualizację zależności między wydarzeniami, a także na wyznaczanie celów i kamieni milowych, co pomaga unikać opóźnień i skutecznie dążyć do realizacji zamierzeń.
Jak utworzyć oś czasu w Arkuszach Google?
Oś czasu to nowa i przydatna funkcja w Arkuszach Google, dostępna dla każdego, kto potrzebuje monitorować postępy w realizacji indywidualnych planów lub projektów.
Ułatwia śledzenie zadań, zdarzeń, celów oraz kamieni milowych, a także umożliwia przegląd harmonogramów, aby mieć pewność, że terminy nie zostaną przekroczone.
Organizacje mogą wykorzystać oś czasu do monitorowania projektów, które angażują wiele zespołów i wymagają śledzenia różnorodnych działań. Ułatwia to menedżerom i innym osobom przeglądanie harmonogramów projektów, zrozumienie aktualnej sytuacji i identyfikowanie obszarów wymagających dodatkowego wsparcia w celu osiągnięcia wyznaczonych celów.
Narzędzie to jest również przydatne w planowaniu kampanii marketingowych i wprowadzaniu nowych produktów na rynek. Oś czasu pozwala na wizualizację zmian w czasie i szybkie identyfikowanie trendów oraz wzorców w danych.
Dzięki możliwości filtrowania i sortowania danych, łatwiej można zidentyfikować ewentualne problemy lub obszary wymagające poprawy. Osie czasu w Arkuszach Google są łatwo konfigurowalne, aby dopasować je do specyficznych wymagań projektu, zespołu czy osoby.
W dalszej części artykułu omówimy, jak krok po kroku utworzyć oś czasu za pomocą Arkuszy Google.
Warto pamiętać, że Arkusze Google i funkcja osi czasu są bardzo elastyczne. Możliwe jest dostosowanie kolumn i danych do indywidualnych potrzeb.
Przejdźmy do tworzenia osi czasu, która będzie służyła do śledzenia działań w projekcie:
Aby uzyskać pełny widok osi czasu, w arkuszu Google należy utworzyć odpowiednie kolumny, zgodnie z poniższymi wytycznymi:
Minimalne kolumny wymagane do utworzenia osi czasu to:
- Data rozpoczęcia: Termin rozpoczęcia danego działania
- Data zakończenia: Termin zakończenia danego działania
- Tytuł karty: Nazwa każdego zadania lub wydarzenia
Uwaga: Kolumny dat początkowej i końcowej mogą być sformatowane za pomocą funkcji „DATA WARTOŚĆ”, aby zapewnić właściwy typ danych. Domyślny format daty można ustawić, wybierając kolumnę daty początkowej, następnie Format – Liczba – Data.
Opcjonalne kolumny, które można wykorzystać przy tworzeniu osi czasu:
- Szczegóły karty: Krótki opis każdego zadania lub wydarzenia
- Czas trwania: Ilość czasu potrzebna na wykonanie danego zadania
- Kolor karty: Każdemu zadaniu można przypisać kolor, aby ułatwić wizualizację
- Grupa kart: Umożliwia grupowanie kart w tym samym rzędzie osi czasu na podstawie wybranej kolumny
Można dodawać dowolną liczbę kolumn, takich jak kolor karty, odpowiedzialny za zadanie, terminy, nadchodzące wydarzenia, działania weekendowe czy plany.
Teraz zobaczmy, jak utworzyć widok osi czasu w Arkuszach Google:
Poniżej przedstawione są przykładowe dane do śledzenia postępów projektu.
Zaznacz wszystkie wiersze danych, przejdź do menu Arkusze, kliknij „Wstaw”, a następnie wybierz „Oś czasu”.
Po wybraniu opcji „Oś czasu” z menu wstawiania, pojawi się okno z wyborem komórek.
Kliknij „OK”, a zostanie wstawiony nowy arkusz o nazwie „Oś czasu”.
Po wybraniu arkusza „Oś czasu” można zobaczyć wizualizację postępów projektu na jednej osi czasu.
Wszystkie informacje dotyczące projektu znajdują się w jednym arkuszu. Dzięki temu można szybko reagować i podejmować działania, jeśli istnieje ryzyko przekroczenia terminów.
Aby uzyskać szczegółowe informacje o danym zadaniu lub wydarzeniu, wybierz je na osi czasu. Szczegóły pojawią się po prawej stronie arkusza.
Personalizacja widoku osi czasu
U góry arkusza Google znajdują się opcje umożliwiające dostosowanie widoku osi czasu do indywidualnych potrzeb.
Zobaczmy, w jaki sposób te opcje mogą ułatwić korzystanie z arkusza osi czasu:
- „Dzisiaj”: Kliknięcie tej opcji spowoduje przejście do aktualnego dnia na osi czasu.
- „Interwał wyświetlania”: Pozwala na wyświetlanie osi czasu w ujęciu tygodniowym, miesięcznym, kwartalnym, itp.
- „Tryb przeglądania”: Użytkownik może wybrać tryb „Skondensowany” lub „Wygodny” (domyślnie). Tryb skondensowany pozwala na lepsze dopasowanie danych na karcie, gdy chcemy przeglądać arkusz z mniejszą ilością wolnej przestrzeni. Tryb wygodny pozostawia więcej miejsca pomiędzy kartami.
- „Powiększenie”: Opcja umożliwia zmianę rozmiaru okna arkusza, co jest przydatne podczas wyświetlania na ekranach o różnej wielkości.
- „Udostępnij”: Ważna opcja umożliwiająca udostępnianie osi czasu współpracownikom, zespołom lub interesariuszom z określonymi uprawnieniami.
Oś czasu Google oferuje również zaawansowane opcje, takie jak łączenie danych z BigQuery z Google Cloud i Looker z ponad 50 źródeł danych połączonych z Looker.
Podsumowanie
Jeśli poszukujesz elastycznego narzędzia do zarządzania zadaniami, wydarzeniami lub postępami projektu od początku do końca, a także chcesz otrzymywać informacje, które pomogą w uniknięciu opóźnień, wybierz oś czasu Google.
Zachęcamy również do zapoznania się z naszym przewodnikiem krok po kroku, dotyczącym wyróżniania i usuwania duplikatów w Arkuszach Google.