Zmienia się sposób, w jaki wykonujemy nasze obowiązki zawodowe. Tradycyjne biura przekształcają się w zdalne przestrzenie pracy, a zespoły rozproszone stają się coraz bardziej powszechne. Praca zdalna zyskuje na znaczeniu dzięki technologii, która umożliwia pracownikom efektywne działanie z każdego miejsca, zachowując przy tym stałą łączność. W miarę jak zmieniają się warunki pracy, ewoluują również wymagania dotyczące przestrzeni roboczej oraz sposobu monitorowania pracowników. Kluczowym aspektem staje się zapewnienie bezpiecznego oraz etycznego sposobu na zdalne śledzenie aktywności komputerowej pracowników.
Metody monitorowania pracowników powinny być tak zaprojektowane, aby nie zakłócały codziennych obowiązków i dostarczały rzetelnych danych na temat wydajności. Ważne jest również, aby nie wymagały one dużych zasobów, co pozwoli na ich efektywne działanie także na komputerach o niższej wydajności.
Jak funkcjonuje oprogramowanie do monitorowania komputerów?
Oprogramowanie do monitorowania komputerów oferuje wiele funkcji, takich jak śledzenie produktywności, rejestrowanie czasu pracy, kontrola obecności, nagrywanie ekranu czy monitorowanie aktywności w sieci. Jak jednak działają te aplikacje?
Monitorowanie aktywności w Internecie
Monitor aktywności komputerowej to zaawansowana aplikacja, która inteligentnie zbiera dane. Pracodawcy mają możliwość wyboru aplikacji używanych do pracy, takich jak Slack, oraz blokowania tych, które nie są związane z obowiązkami, na przykład gier komputerowych. Z podobnymi zasadami można podchodzić do różnych stron internetowych, co pozwala na łatwe identyfikowanie czasu spędzonego na działaniach nieproduktywnych.
Oprogramowanie do śledzenia pracowników
Oprogramowanie monitorujące rejestruje aktywność pracownika w czasie rzeczywistym. Firmy, które nie korzystają z tego typu narzędzi, często polegają na logowaniu się pracowników do aplikacji czatu jako znaku ich obecności w pracy. Oprogramowanie do monitorowania idzie o krok dalej; nie tylko potwierdza, że pracownik jest online, ale także określa, czy jest aktywny czy bezczynny. Monitorowanie nie ogranicza się do kilku aplikacji, lecz obejmuje cały system, co pozwala na ocenę zaangażowania pracownika we wszystkie wykonywane zadania. To skuteczny sposób na śledzenie godzin pracy oraz automatyczne rejestrowanie obecności.
Nagrywanie ekranu
Aplikacje do monitorowania komputerów mogą w tle uruchamiać rejestratory ekranu. Niektóre z nich wykonują regularne zrzuty ekranu, podczas gdy inne nagrywają filmy z aktywności na ekranie. Zrzuty ekranu i nagrania są opatrzone znacznikami czasowymi, co umożliwia przeglądanie aktywności w określonych dniach i godzinach.
Kickidler
Dla organizacji pragnących zdalnie monitorować swoich pracowników, polecamy Kickidler, który oferuje szereg przydatnych funkcji i spełnia wszystkie istotne wymagania.
Elastyczny czas pracy i obecność
W przypadku pracowników zdalnych elastyczne godziny pracy są standardem, co utrudnia śledzenie przepracowanego czasu oraz obecności, gdy pracownicy pracują w różnych porach dnia. Podział dnia pracy na mniejsze segmenty sprawia, że obliczenie całkowitych godzin pracy staje się jeszcze bardziej skomplikowane. Może to prowadzić do problemów zarówno dla pracowników, którzy mogą tracić na wynagrodzeniu za nadgodziny, jak i dla pracodawców, którzy muszą pilnować minimalnych celów godzinowych.
Kickidler skutecznie śledzi liczbę przepracowanych godzin, nawet gdy są one podzielone na mniejsze bloki czasowe. Oferuje również automatyczny system rejestracji obecności, który nie wymaga angażowania pracowników, co pozwala im skupić się na swoich obowiązkach bez dodatkowych zadań.
Szkolenie i wsparcie techniczne
Kickidler rejestruje aktywność na monitorowanych komputerach, co czyni go doskonałym narzędziem do szkolenia oraz oceny wiedzy pracowników na temat ich zadań. Dodatkowo, dzięki monitorowaniu systemów, firmy mogą zapewnić zdalną pomoc techniczną i efektywniej rozwiązywać problemy, opierając się na zgromadzonych danych. Pracownicy nie muszą martwić się o dokumentację problemów, które mogą napotkać.
Reagowanie na incydenty i pomoc w sytuacjach kryzysowych
Kickidler może monitorować konkretne działania związane z kluczowymi słowami, na przykład jeśli pracownik użyje terminu „torrent” podczas pracy. W przypadku infekcji wirusowej, rejestracja kluczowych zdarzeń oraz historia aktywności pozwalają pracodawcom zidentyfikować źródło problemu i podjąć szybkie kroki w celu jego rozwiązania. Kickidler nie jest programem antywirusowym, ale analiza ostatniej aktywności na komputerze może pomóc działowi IT w określeniu rodzaju infekcji oraz w znalezieniu skutecznego rozwiązania.
Dodatkowo, dla pracowników, którzy mają tendencję do zapominania haseł lub stosowania nieodpowiednich praktyk związanych z bezpieczeństwem, Kickidler monitoruje sposób zarządzania poufnymi informacjami, co umożliwia organizacjom egzekwowanie zasad bezpieczeństwa w razie potrzeby.
Bezpieczeństwo danych
Dla firm zajmujących się wrażliwymi danymi, Kickidler umożliwia śledzenie działań, takich jak otwieranie plików czy odwiedzane strony internetowe. Gdy pracownicy zaczynają kopiować lub przesyłać poufne informacje, kierownictwo może interweniować, aby zapobiec kradzieży danych.
Narzędzie do współpracy
Kickidler to nie tylko narzędzie do monitorowania pracowników przez kierownictwo. Można je również wykorzystać do uzyskiwania codziennych aktualizacji dotyczących postępu pracy i przekazywania ich reszcie zespołu. Zamiast polegać na indywidualnych raportach od pracowników, kierownictwo może korzystać z funkcji śledzenia aktywności Kickidlera, aby na bieżąco informować o postępach w realizacji zadań.
Co więcej, w przypadku pracowników korzystających z elastycznego czasu pracy i nieobecnych w czasie wymaganych aktualizacji, raporty Kickidlera mogą stanowić ważne źródło informacji o ich postępach.
Aspekty prawne
Pracownicy obsługujący wrażliwe dane i kontaktujący się z klientami są odpowiedzialni za działania podejmowane przez firmę wobec tych klientów. W sytuacji, gdy coś pójdzie nie tak, a klienci zgłaszają skargi na zachowanie pracownika lub jakość świadczonej usługi, nagrania oraz dzienniki zebrane przez Kickidler mogą być użyte do obrony pracownika. Dodatkowo, nagrania te mogą posłużyć jako materiał do analizy błędów oraz szkolenia pracowników w zakresie unikania podobnych sytuacji w przyszłości. Ogólnie rzecz biorąc, dostarczają one istotnych dowodów, które mogą szybko rozwiązać ewentualne problemy.
Koszty korzystania z Kickidlera
Koszt korzystania z Kickidlera wynosi 9 dolarów miesięcznie, a dostępne są również plany na 3 i 6 miesięcy w cenach odpowiednio 24 i 30 dolarów. Istnieją także opcje roczne, gdzie roczny plan kosztuje 50 dolarów, trzyletni 100 dolarów, a plan dożywotni 170 dolarów. Ceny te dotyczą jednej licencji, ale dostępne są również opcje licencjonowania zbiorczego, które są bardziej opłacalne.
Kickidler oferuje wersję demonstracyjną, która pozwala na zapoznanie się z funkcjonalnościami aplikacji. Można również skorzystać z 14-dniowej wersji próbnej, aby wypróbować możliwości programu przed jego zastosowaniem w monitorowaniu pracowników.
Monitorowanie versus szpiegowanie
Istotne jest rozróżnienie pomiędzy monitorowaniem a szpiegowaniem pracowników. Oprogramowanie monitorujące powinno być instalowane z pełną wiedzą i zgodą pracowników. Najlepiej, aby byli oni świadomi wszelkich zasad oraz wymagań dotyczących monitorowania już w momencie zatrudnienia. Optymalną praktyką jest korzystanie z aplikacji monitorujących na komputerach dostarczonych przez firmę, zamiast prosić pracowników o używanie własnych urządzeń, na których następnie instalowane będą programy do monitorowania.
Dlaczego pracodawcy decydują się na monitorowanie pracowników?
Pracownicy często postrzegają oprogramowanie do zdalnego monitorowania jako narzędzie do nadzoru, które może służyć do ich karania. Kluczowe jest zatem, aby organizacje wyjaśniły konieczność wprowadzenia tego typu oprogramowania. Zrozumienie, dlaczego takie narzędzie jest istotne w ich pracy, może przyczynić się do poprawy relacji między pracodawcą a pracownikiem.
Monitor aktywności komputerowej bywa postrzegany jako rozwiązanie sprzyjające jedynie zarządzaniu i karaniu pracowników. Choć takie obawy są uzasadnione, to jednak zdalne monitorowanie przynosi także korzyści pracownikom. Przede wszystkim może służyć jako obiektywne narzędzie oceny, gdy inne subiektywne metody mogą zawieść. Umożliwia również lepsze szkolenie i stanowi dodatkową ochronę prawną w sytuacjach, gdy brakuje dowodów na prawidłowe postępowanie pracownika.
Obawy związane z oprogramowaniem do zdalnego monitorowania nie są całkowicie bezpodstawne. Często prowadzą one do utraty autonomii, w której osoby na wyższych stanowiskach mogą wykorzystywać takie narzędzie do mikrozarządzania pracownikami oraz ścigania ich za każdy drobny błąd. Dlatego ważne jest, aby nie tylko pracownicy, ale także menedżerowie rozumieli, że celem oprogramowania jest zwiększenie efektywności i automatyzacja rutynowych zadań, takich jak rejestrowanie czasu pracy, a nie nadzór nad każdym krokiem pracownika.
Czy monitorowanie komputerów pracowników jest legalne?
Wybierając rozwiązanie do zdalnego monitorowania, warto zapoznać się z przepisami dotyczącymi monitorowania, nagrywania i rejestrowania w danym kraju. Na przykład, może być legalne śledzenie aplikacji, z których korzysta pracownik, ale niekoniecznie legalne monitorowanie odwiedzanych przez niego stron internetowych lub wprowadzanych danych.
Kickidler oferuje tryb cichego działania, który umożliwia monitorowanie bez wiedzy pracowników, co może być przydatne w niektórych sytuacjach, jednak wiąże się to z potencjalnymi konsekwencjami prawnymi.
Ryzyko mikrozarządzania
Kickidler dostarcza szczegółowych danych na temat aktywności poszczególnych pracowników, co naturalnie może skłaniać kierownictwo do dążenia do zwiększenia wydajności. Chociaż Kickidler pozwala na identyfikację skutecznych praktyk, istnieje ryzyko, że narzędzie to zostanie wykorzystane do mikrozarządzania.
Ważne jest, aby nie wykorzystywać go do nadzorowania każdego aspektu pracy. Na przykład, nagrania ekranu powinny być stosowane jedynie w sytuacjach, gdy istnieje podejrzenie poważnych naruszeń regulaminu.
newsblog.pl