Jak znaleźć i usunąć duplikaty w Arkuszach Google

Jeśli jesteś zwykłym użytkownikiem Arkuszy Google, prawdopodobnie napotkałeś problem polegający na tym, że przypadkowo dodałeś zduplikowane wpisy do arkusza kalkulacyjnego. Ta sytuacja może zepsuć zestaw danych, nad którym tak ciężko pracowałeś. Możesz nie wiedzieć, że wystąpiła instancja, zwłaszcza gdy twój komputer zwariuje lub gdy uderzysz w gładzik na laptopie.

Zbyt łatwo jest coś przeoczyć, gdy w arkuszu kalkulacyjnym znajduje się ogromna ilość danych. Typowe wyniki obejmują błędy obliczeń i zduplikowane komórki, które są trudne do zidentyfikowania podczas wyszukiwania źródła problemu.

Na szczęście dostępnych jest kilka różnych metod wyróżniania duplikatów w arkuszach kalkulacyjnych.

• Użyj wbudowanej funkcji usuwania duplikatów.
• Użyj podświetlania, aby znaleźć duplikaty.
• Skopiuj unikalne komórki i przenieś je do nowego arkusza.
• Użyj wyszukiwarki duplikatów innej firmy.
• Utwórz tabelę przestawną, która zlicza duplikaty indywidualnie.

Powyższe procesy ułatwiają znalezienie zduplikowanych wpisów, dzięki czemu można je usunąć lub zignorować, jeśli to konieczne. Oto twoje opcje.

Użyj funkcji usuwania duplikatów Arkuszy Google

Niezależnie od tego, czy próbujesz znaleźć duplikaty w jednej kolumnie, dwóch kolumnach, czy w całym arkuszu, funkcja Usuń duplikaty dokładnie usuwa komórki z tymi samymi danymi. Należy jednak pamiętać, że usuwa wszystkie duplikaty, nawet jeśli nie są powiązane z tymi samymi danymi.

Zaznacz kolumny, które chcesz sprawdzić pod kątem zduplikowanych danych.

W menu u góry wybierz „Dane -> Oczyszczanie danych”, a następnie wybierz „Usuń duplikaty”.

Pojawi się okno dialogowe. Zaznacz pola obok każdej kolumny na liście, którą chcesz zaznaczyć, lub możesz zaznaczyć „Zaznacz wszystko”, a następnie kliknąć „Usuń duplikaty”.

Arkusze Google wyświetlają liczbę znalezionych i usuniętych kopii, dzięki czemu możesz upewnić się, że proces przebiegł zgodnie z przeznaczeniem.

Korzystanie z wbudowanej funkcji „Znajdź i usuń duplikaty” Arkuszy Google jest najprostszym sposobem na wyeliminowanie duplikatów, ale czasami warto przejrzeć kopie przed ich usunięciem. Świetnym sposobem na to jest podkreślenie kolorów.

Wyróżnij duplikaty za pomocą kolorów w celu łatwego usunięcia

Jeśli chodzi o identyfikowanie błędów w arkuszach kalkulacyjnych, kolejnym dobrym sposobem jest użycie wyróżnień do wyróżnienia wszelkich nieprawidłowych informacji.

Otwórz „plik Arkuszy Google”. i zaznacz „kolumnę lub kolumny”, które chcesz edytować.

Na pasku menu u góry wybierz „Format”.

Z menu rozwijanego wybierz Formatowanie warunkowe.

Wybierz żądany „zakres” z nowego menu, które się pojawi.

W sekcji „Reguły formatowania” zmień listę rozwijaną zatytułowaną „Formatuj komórki, jeśli…” na „Formuła niestandardowa to”.

Wklej następującą „formułę” w polu znajdującym się pod opcją „Niestandardowa formuła to”:
=liczba(A:A,A1)>1.

W sekcji „Styl formatowania” wybierz „Ikona koloru wypełnienia”, aby podświetlić zawartość żółtym (lub dowolnym wybranym kolorem) tła komórki.

Kliknij „Gotowe”, aby zapisać zmiany, przejrzeć swoje duplikaty i usunąć te, które uznasz za legalne.

Twój arkusz kalkulacyjny będzie teraz podświetlał zduplikowane komórki wybranym kolorem i możesz przeskanować zaznaczenie w poszukiwaniu duplikatów.

Uwaga: Najlepiej podświetlić komórki kolumny zaczynając od wiersza 1, zamiast wybierać komórki pośrodku. Formuła nie lubi używania wiersza 2 jako pierwszej kolumny. Brakowało kilku duplikatów w wybranym polu (A2:B9). Po dodaniu wiersza 1 (A1:B9) znalazł wszystkie kopie. Zobacz dwa obrazy poniżej.

Obraz nr 1: pokazuje pominięte duplikaty podczas wybierania komórek wiersza 2 jako pierwszych komórek (A2 i B2):

Obraz #2: pokazuje wszystkie duplikaty podczas wybierania komórek wiersza 1 jako pierwszych komórek (A1 i B1):

Upewnij się, że wszystkie istniejące duplikaty są poprawne, ponieważ niektóre kopie wcale nie są duplikatami. Może to być ten sam numer dla dwóch różnych kont, użytkowników, pracowników itp. Po potwierdzeniu komórek naśladujących, których nie potrzebujesz, usuń je. Na koniec możesz zamknąć menu formatowania i przywrócić standardowy kolor komórkom.

Kopiuj unikalne komórki w Arkuszach Google w celu łatwego usuwania duplikatów

Jeśli wolisz automatycznie sortować surowe dane, najlepiej jest skopiować wszystkie unikalne komórki, a nie duplikaty. Ten proces zapewnia szybsze sortowanie i filtrowanie. Jeśli masz pewność, że Twoje informacje są prawidłowe i wolisz zamiast tego usunąć duplikaty, wypróbuj poniższą metodę.

Otwórz „Dokument Arkuszy”, który chcesz posortować. Zaznacz „kolumnę”, którą chcesz edytować. Ten proces rejestruje zakres kolumn dla następnego kroku.

Kliknij „pustą kolumnę”, w której chcesz, aby pojawiły się unikalne wpisy. Po podświetleniu (nie klikaj komórki), wklej następującą formułę: =UNIKALNE(). Powinien naturalnie zostać umieszczony w górnej komórce.

Wpisz „współrzędne komórki” oryginalnej kolumny w nawiasie, na przykład: (A3:A9).

Naciśnij „Enter”, aby przenieść nowe dane do kolumny, którą wyznaczyłeś wcześniej.

Po zakończeniu możesz ręcznie sprawdzić wpisy lub zaimportować dane do roboczego arkusza kalkulacyjnego.

Użyj dodatku innej firmy, aby znaleźć i usunąć duplikaty w arkuszach

Dostępne są wtyczki online do użytku z Arkuszami Google. Dodatki znajdziesz w Google Workspace Marketplace, w tym narzędzia do automatycznego usuwania zduplikowanych wpisów.

Usuń duplikaty przez Ablebits

Odpowiednie narzędzie znane jako Usuń duplikaty przez Ablebits pozwala szybko znaleźć duplikaty w całym arkuszu informacji lub przeszukując maksymalnie dwie kolumny.

Możesz przenosić, usuwać i wyróżniać wyniki. Narzędzie zawiera dwie konfiguracje kreatora: znajdź i usuń duplikaty oraz znajdź unikalne komórki lub cechy w dokumencie. Te dwie opcje ułatwiają śledzenie informacji na bieżąco.

Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z narzędzia kreatora do wyszukiwania informacji może być tego warte na dłuższą metę. Ta opcja jest przeznaczona głównie dla użytkowników stale poszukujących duplikatów w swoich arkuszach kalkulacyjnych i którzy wolą spędzać czas na robieniu czegoś innego.

Użyj tabeli przestawnej, aby znaleźć zduplikowane wiersze w arkuszach

Tabela przestawna to wygodne narzędzie do dokładniejszego przyglądania się danym. Tabela przestawna nie usuwa automatycznie zduplikowanych komórek ani wierszy; zapewnia podział kolumn, które mają duplikaty, dzięki czemu możesz ręcznie przejrzeć swoje dane i zobaczyć, co, jeśli w ogóle, musisz usunąć.

Tworzenie tabeli przestawnej jest bardziej skomplikowane niż inne metody przedstawione w tym artykule. Musisz dodać tabelę przestawną dla każdej kolumny, aby upewnić się, że wyniki są jednolite i dokładnie identyfikują duplikaty.

Uwaga: jeśli nie masz nazw kolumn w arkuszu kalkulacyjnym, tabele przestawne nie będą działać dokładnie w celu znalezienia duplikatów. Spróbuj tymczasowo dodać nowy wiersz, a następnie nazwij kolumny, używając tego nowego wiersza.

Oto kroki, jak używać tabeli przestawnej do identyfikowania zduplikowanych komórek lub wierszy.

Wybierz „wszystkie dane tabeli”, a następnie przejdź do „Dane -> Tabela przestawna”.

W razie potrzeby dostosuj zakres komórek, a następnie wybierz „Utwórz”.

Wybierz „Dodaj”, który znajduje się obok „Wierszy”. Ten krok wybiera kolumnę do wyszukiwania duplikatów. Tak, dobrze to przeczytałeś. Wybierz żądaną kolumnę z menu rozwijanego. Jeśli zgubisz edytor tabeli przestawnej, kliknij wypełnioną komórkę, aby ją przywrócić.

Teraz wybierz „Dodaj” obok „Wartości” i wybierz „taką samą kolumnę jak powyżej”, ale ustaw ją tak, aby podsumowała „LICZBA” lub „ILE.LICZB”. Powinien już być domyślny.

Nowa tabela przestawna identyfikuje wszystkie duplikaty, jak pokazano poniżej.

Jeśli chcesz wyświetlić inną kolumnę, możesz powtórzyć powyższe kroki (aby zachować poprzednie wyniki) lub ponownie otworzyć edytor tabeli przestawnej i zmienić istniejącą tabelę.

Tabela przestawna zmieni się, aby pokazać nowe korekty.

Jak wspomniano wcześniej, metoda tabeli przestawnej jest nieco bardziej skomplikowana. Mimo to daje Ci konkretny raport o lokalizacji zduplikowanych wpisów, który może być pomocny w analizie danych. Więcej informacji na temat tabel przestawnych można znaleźć w samouczku Alphr dotyczącym tworzenia, edytowania i odświeżania tabel przestawnych w Arkuszach Google.

Ogólnie rzecz biorąc, zduplikowana komórka w Arkuszach Google może powodować problemy z danymi, jeśli nie zachowasz ostrożności, zwłaszcza podczas sortowania informacji finansowych w przydatnym arkuszu kalkulacyjnym.

Najczęstsze przyczyny duplikatów to:

• Kilka osób dodało tego samego klienta, fakturę, kategorię, przedmiot itp.
• Importy danych są dodawane do już istniejących danych po raz drugi.
• Akcje kopiowania/wklejania dodały zduplikowane wpisy.

Na szczęście identyfikacja, usuwanie i usuwanie identycznych komórek danych jest zaskakująco łatwe w Arkuszach Google, co jest pozytywne, jeśli ciągle masz do czynienia z arkuszami kalkulacyjnymi w codziennym przepływie pracy. Jeśli szukasz czegoś do szybszego sortowania treści, zawsze możesz użyć dodatku, takiego jak Usuń duplikaty przez Ablebits, aby upewnić się, że Twoje informacje są dobrze posortowane i uporządkowane.

Czy masz jakieś doświadczenia, wskazówki lub pytania dotyczące korzystania z którejkolwiek z metod wymienionych w tym artykule? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.