Standardowe okno tworzenia wiadomości e-mail zawiera pole Do, pole Nadawca i pole tematu. Możesz także zobaczyć dwa inne pola: CC i BCC. Te dwa pola nie są polami obowiązkowymi, tzn. możesz wysłać wiadomość e-mail bez ich wypełniania i często mogą być ukryte w domyślnym interfejsie użytkownika.
Spis treści:
DW i UDW
Pola CC i BCC to pola do wpisania e-maila lub kilku e-maili. Gdy wyślesz wiadomość, otrzymają ją wszystkie osoby uwzględnione w polach Do, DW i UDW.
CC oznacza Carbon Copy, a BCC oznacza Blind Carbon Copy. Jeśli nie jesteś pewien, co oznacza kopia węglowa, jest to termin ukuty z reliktu świata rzeczywistego; kalka. Kalka maszynowa to papier pokryty atramentem (który poplami Twoje ręce i wszystko, z czym się zetknie). Jest włożony między dwie kartki. Piszesz na papierze na górze, który jest automatycznie kopiowany na papier poniżej dzięki uprzejmości kalki.
Warto wiedzieć, że CC i BCC nie wysyłają oddzielnych wiadomości. Do wszystkich wysyłana jest ta sama wiadomość, ten sam wątek.
Różnica między CC a BCC
Adresy e-mail wpisane w polu DW są widoczne dla wszystkich innych osób, do których wysłana jest wiadomość. Jeśli wyślesz kogoś w wiadomości e-mail, adresaci dodani w polu Do będą mogli zobaczyć wszystkich uwzględnionych w polu DW.
Adresy e-mail wpisane w polu UDW nie są dla nikogo widoczne. Są „ślepe” lub ukryte. Jeśli chcesz wysłać do kogoś wiadomość e-mail, ale jednocześnie dodać kogoś innego do listy odbiorców bez wiedzy innych osób, pole BCC jest narzędziem do pracy.
Etykieta e-mail: Korzystanie z CC
Nie ma żadnych praw i pism świętych dotyczących używania CC i BCC. Istnieje jednak etykieta e-mail, której należy przestrzegać podczas korzystania z tych pól. Jeśli tego nie zrobisz, zdobędziesz wrogów w pracy.
Pole CC powinno być używane, gdy;
Chcesz informować kogoś o czymś, ale to nie wymaga od niego odpowiedzi
Czujesz, że wiadomość jest czymś, o czym dana osoba może w pewnym momencie potrzebować wiedzieć
Wspólny przełożony
Opiekun/kierownik dla Ciebie i drugiej osoby, jeśli pracujesz w różnych działach/sekcjach. Jest to najlepsze rozwiązanie, jeśli przełożony/kierownik wymaga dokumentacji, kiedy praca jest przydzielana między działami.
Kiedy nie używać CC;
Utrzymywanie przełożonego na bieżąco, gdy nie jest to potrzebne.
Aby wykorzystać wiadomość jako dokumentację wykonywanej pracy
Aby udowodnić punkt
Sprzeczne stosowanie CC;
Nie powinieneś niepotrzebnie używać CC i umieszczać ludzi w wiadomościach, gdy nie trzeba ich uwzględniać. To powiedziawszy, jeśli podejrzewasz, że współpracownik nie będzie kontynuował czegoś, chyba że przełożony jest zawarty w wiadomości, równie dobrze możesz go dodać.
Powinieneś go również użyć, jeśli kierownik zażąda dowodu, że pracujesz.
Etykieta e-mail: Korzystanie z BCC
Korzystanie z BCC w zasadzie oznacza, że „mówisz” komuś. Używaj tego ostrożnie. Nikt nie wie, kto jeszcze otrzymał wiadomość po dodaniu osób do pola BCC. Pomyśl o tym jako o nagrywaniu spotkania w tajemnicy lub pozwalaniu komuś na podsłuchiwanie.
BCC należy stosować oszczędnie i ostrożnie. Nadejdzie czas, kiedy będziesz musiał go użyć i będzie oczywiste, kiedy będziesz musiał to zrobić. Poza tym nie pisz BCC w e-mailach. Zamiast tego użyj pola CC.
Wniosek
Pole BCC jest ukryte, więc nikt nie będzie wiedział, że go użyłeś. Pole CC nie jest ukryte i jego użycie będzie oczywiste. Odbiorcy będą wiedzieć, czy zostali dodani do pola CC czy BCC. Upewnij się, że osoby, które masz BCC, nie korzystają z przycisku Odpowiedz wszystkim.
