Karta zespołu to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zwiększenie współpracy i pracy zespołowej w projekcie, firmie lub firmie. Kiedy odpowiednio stworzysz taki dokument, możesz zmotywować i zachęcić członków swojego zespołu do pracy jako jeden podmiot.
Dokumentowanie ról i obowiązków zespołu projektowego oraz regularne przeglądy stały się potrzebą godziny. Dzieje się tak, ponieważ branże i firmy zmieniają się w niespotykanym tempie. Firmy zaczęły wdrażać karty zespołów i ich szablony, aby nadążyć za potrzebami ery cyfrowej.
Chcesz dowiedzieć się więcej o kartach zespołu? Kontynuuj czytanie tego artykułu, aby znaleźć dogłębną dyskusję na ten temat, jego cele, korzyści, szkice i bezpłatne szablony, które poprowadzą Cię w rzeczywistych sytuacjach.
Spis treści:
Czym jest karta zespołu?
Aby zdefiniować zasoby, przeszkody i cele zespołu projektowego, właściciele lub menedżerowie projektów korzystają z dokumentu karty zespołu. Czasami taki statut może również wyznaczać granice i kierunek działania zespołu. Krótko mówiąc, jest bardzo podobny do planów produktowych lub projektowych, z wyjątkiem tego, że statut zespołu dotyczy tylko pojedynczego zespołu.
Karta zespołu projektowego powinna jednoznacznie określać obowiązki i role każdego członka zespołu. Podkreśla, że koncentruje się na wynikach członków zespołu i na tym, jak narysować plan dostaw na jakiś czas. Ponadto zapewnia płynne zaangażowanie zespołu w perspektywie długoterminowej oraz podczas znaczących zmian w projekcie lub firmie.
Kierownictwo wyższego szczebla, jego podwładni, kierownicy projektów i członkowie zespołu projektowego powinni osiągnąć konsensus przed ustanowieniem statutu zespołu. Ma to złagodzić zamieszanie związane z rolą zespołu w procesie biznesowym lub projekcie.
Cele tworzenia karty zespołu
Karta członków zespołu projektowego jest nieodzowną częścią szerszego procesu planowania zasobów projektowych. Powinieneś przygotować dokument mając na uwadze następujące cele:
- Po pierwsze, określ rezultat projektu, nad którym zespół będzie pracował w postaci rezultatów. Tymi rezultatami mogą być usługi, produkty lub proste rezultaty.
- Następnie musisz ustawić role dla członków zespołu na podstawie wyników poszczególnych projektów. Na przykład przypisanie programisty front-end, programisty back-end, projektanta, testera i marketera do projektu tworzenia aplikacji.
- Trzecim elementem jest określenie odpowiedzialności w oparciu o role. Uwzględnij odpowiednie klauzule, aby zapewnić wymaganą zmianę odpowiedzialności, gdy wymaga tego projekt.
- Musisz również ustawić odpowiedni kanał relacji od dolnego poziomu do najwyższego poziomu projektu. Zapewni odpowiedni łańcuch dowodzenia do zgłaszania zadań, błędów i elementów dostarczanych.
- Wreszcie, powinien istnieć zestaw podstawowych zasad zgodnych z polityką akceptowalnego zachowania firmy.
Korzyści z używania karty zespołu
Oto korzyści, których możesz oczekiwać od karty członka zespołu:
- Jeśli pracownicy Twojej firmy boją się nowych przekształceń, karta zespołu może pomóc im wejść na pokład, ponieważ działa jako przewodnik.
- Pomaga także zespołowi lub kierownikowi projektu ustalić odpowiedzialność w zespołach, aby zapewnić, że pracownicy automatycznie wybierają swoje zadania.
- Karty zespołu zawierają szczegółowe obowiązki i role wszystkich członków zespołu. Dzięki temu zasoby nie tracą czasu na zgadywanie swoich zadań w ramach projektu.
- Interesariusze biznesowi i właściciele projektów będą znali cel zespołu. Umożliwi to wyższemu kierownictwu podejmowanie strategicznych decyzji o zwiększeniu lub zmniejszeniu siły zespołu.
- Karty zespołów pomagają również kierownikom projektów w rozwiązywaniu konfliktów, gdy wiele zespołów aktywnie pracuje nad jednym projektem.
Ważne atrybuty karty zespołu
Atrybuty kart zespołu będą się zmieniać z projektu na projekt. Ale następujące dziesięć cech jest dość powszechnych:
- Cele i misja zespołu
- Tło projektu
- Wzmianka o budżecie, szkoleniach i zasobach
- Struktura operacyjna zespołu
- Role i obowiązki członków zespołu
- Mierniki oceny wydajności zespołu
- Zarys zakresu projektu i udziału zespołu
- Przewodnik po komunikacji umożliwiający ustalenie polityki spotkań zespołu
- Lista zadań projektowych i kamieni milowych
- Podpisy wszystkich członków zespołu
Po uwzględnieniu powyższych atrybutów możesz wykorzystać swoją wyobraźnię i kreatywność, aby ulepszyć statut zespołu.
Tworzenie karty zespołu: przewodnik krok po kroku
Karta członków zespołu autorskiego jest przyjemna i łatwa, gdy używasz dobrego szablonu. Powinieneś także preferować wspólne opracowywanie dokumentu, zamiast pozwalać jednej osobie na pracę nad nim. Oto jak możesz stworzyć taki dla własnego projektu lub firmy:
#1. Rozpocznij od kontekstu karty, takiego jak określenie oczekiwań interesariuszy, zdolności wnoszenia wkładu przez członków zespołu, osobistych oczekiwań i lidera zespołu.
#2. Przekaż pytania wszystkim członkom i poproś ich o napisanie własnych odpowiedzi.
#3. Teraz nadszedł czas, aby sporządzić deklarację misji do karty zespołu. Możesz zacząć od zebrania informacji o celach sukcesu, celach do osiągnięcia, pracy o wartości dodanej w celu wsparcia zespołu itp.
#4. Następnym krokiem jest stworzenie kamieni milowych, celów i terminów związanych z misją projektu. Tutaj możesz wyjaśnić role, obowiązki i mentorów. Dodatkowo możesz wspomnieć:
- Kto będzie raportował do kogo
- Osoba oceniająca indywidualne wyniki
- Kto ma obowiązek komunikowania się z wyższą władzą?
#5. Następnie musisz stworzyć szczegółowy zarys oceny wyników. Musisz skonfigurować metryki, interwały oceny, tryb oceny i format oceniania.
#6. Po sfinalizowaniu powyższej zawartości przejdź do fizycznego drukowania dokumentu do udostępnienia. Możesz także rozesłać projekt karty w formie cyfrowej. Niezależnie od trybu udostępniania musisz uzyskać potwierdzenie od każdego członka zespołu.
Oto kilka najlepszych darmowych propozycji szablonów kart zespołu, aby stworzyć najwyższej jakości karty zespołu dla potrzeb zawodowych:
Fresk
Fresk to popularne narzędzie do tablic, które umożliwia wspólne tworzenie kart zespołu. Jeśli korzystasz z szablonu karty zespołu tego narzędzia do współpracy, możesz bez wysiłku nakreślić istotne elementy połączenia i komunikacji zespołu. Powinieneś także być w stanie określić zestaw umiejętności i koncepcji, które będą kierować Twoim zespołem w przyszłości.
Istnieją dwie różne wersje szablonu karty zespołu Mural. Jeden to przykład ukończonego statutu zespołu, a drugi to pusty projekt tego samego dokumentu. Po zakończeniu tworzenia dokumentu w ramach współpracy wyeksportuj go w różnych formach, takich jak PDF, PNG i spakowany HTML z danymi.
Miro
Miro to kolejna udana tablica do współpracy online dla zespołów zdalnych i hybrydowych. Zawiera również kilka bezpłatnych szablonów karty zespołu, które można łatwo dostosować. Ponadto możesz udostępnić łącze do szablonu online całemu zespołowi w celu wspólnej pracy nad statutem firmy lub zespołu projektowego.
Miro przedstawia również pełne instrukcje dotyczące edytowania swoich bezpłatnych szablonów, takich jak karta zespołu dla działu sprzedaży lub zespół akademicki w swoim portalu szablonów. Możesz zarejestrować się za darmo za pomocą swojego konta Google i zacząć personalizować przykładowy dokument zgodnie z Twoim projektem. Jeśli chcesz wyeksportować dokument, możesz zapisać go jako obraz, plik PDF lub szablon Miro.
Twórczy
Twórczy to ceniona na całym świecie wizualna przestrzeń robocza do tworzenia schematów blokowych, diagramów, infografik i kart zespołu. Posiada obszerną bibliotekę szablonów dla różnych dokumentów biznesowych, w tym kart dla zespołów projektowych. W ten sposób możesz wybrać ten, który spełnia wymagania Twojej firmy lub projektu i go edytować.
Jednak Creately oferuje ograniczoną liczbę szablonów kart zespołu dla bezpłatnych użytkowników. Możesz wybrać format trzy na trzy lub dwa na trzy na dwa. Dostępne szablony firmy Creatly są odpowiednie dla lekkich i skoncentrowanych dokumentów czarterowych zespołu. Mówiąc o eksporcie, oferuje formaty PDF, JPEG, CSV, PNG i SVG.
DocFormaty
DocFormaty to najwyżej oceniany i niezawodny portal dla szablonów dokumentów biznesowych, takich jak propozycje wydarzeń, oceny pracowników, broszury marketingowe itp. Na tej stronie znajdziesz również kilka przykładowych dokumentów dotyczących czarteru zespołu. W DocFormats dostępnych jest ponad 10 szablonów kart zespołu.
Jego biblioteka zawiera karty projektów, opieki zdrowotnej, zwinnego rozwoju, kolumnowe i wizualne karty zespołów. Z portalu można pobrać pliki RTF i Word. Następnie możesz edytować dokument zgodnie ze swoimi wymaganiami.
Sample.net
Być może odwiedziłeś Sample.net za wysokiej jakości i godne zaufania treści dokumentów biznesowych, sprzedażowych i marketingowych. Tym razem zachęcamy do ponownej wizyty, aby otrzymać ponad 50 gotowych do pracy szablonów kart zespołu.
Oferuje różnorodne przykładowe dokumenty dotyczące kart zespołu w zakresie zadań grupowych, granic zespołu, pracy zespołowej, ocen, projektów graficznych, planu działań zarządczych, kierownictwa wykonawczego i wielu innych.
Dokumenty szablonów są w różnych typach plików. Możesz kliknąć jeden szablon, aby uzyskać podgląd typu pliku do pobrania. Większość plików do pobrania jest dostępna w formatach PDF, więc będziesz potrzebować narzędzia do edycji PDF, aby dostosować szablony.
Końcowe przemyślenia
Ten artykuł powinien działać jako odniesienie do kart zespołu i ich szablonów, gdy musisz utworzyć je dla swojego projektu lub firmy. Możesz również postępować zgodnie z przewodnikiem krok po kroku dotyczącym tworzenia wspomnianego powyżej statutu zespołu.
Co więcej, artykuł przedstawia również 5 popularnych i najlepszych szablonów kart zespołu, z których możesz korzystać bezpłatnie w odpowiednich projektach i operacjach biznesowych.
Samo napisanie karty zespołu, która będzie działać, to nie koniec twoich obowiązków. Musisz go odpowiednio udostępnić zespołowi i właścicielom projektu. Ponadto musisz zabezpieczyć dokument przed wścibskimi oczami w świecie cybernetycznym. Dlatego powinieneś używać dowolnego oprogramowania do zarządzania dokumentami, aby bezproblemowo administrować treścią.