Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami: Trello czy Notion?
Czy poszukujesz idealnego narzędzia do zarządzania projektami, które sprosta potrzebom Twojego zespołu i firmy? Być może stoisz przed dylematem, czy postawić na intuicyjne, wizualne podejście Kanban w Trello, czy na minimalistyczne, oparte na bazach danych funkcje Notion.
Jeśli tak, trafiłeś we właściwe miejsce! Dzięki mojemu doświadczeniu w testowaniu i recenzowaniu oprogramowania, w tym artykule porównam popularne narzędzia do organizacji pracy i projektów: Trello i Notion.
Zapraszam Cię do zapoznania się z tym kompleksowym przewodnikiem, w którym przeanalizuję mocne i słabe strony obu platform, aby pomóc Ci podjąć świadomą i przemyślaną decyzję.
Czym jest Trello?
Trello to nowoczesne, dynamiczne i wizualne narzędzie do zarządzania projektami, odpowiednie dla różnorodnych użytkowników: od osób indywidualnych po duże korporacje. Oferuje prosty i intuicyjny sposób śledzenia postępów prac, planowania zadań, przydzielania obowiązków i dodawania komentarzy. Szczególnie cenione jest przez freelancerów i osoby pracujące zdalnie za swoją łatwość użytkowania.
Umożliwia tworzenie tablic, list i kart, które mogą odzwierciedlać różne aspekty życia osobistego lub zawodowego. Zarządzanie zadaniami staje się niezwykle proste dzięki interfejsowi opartemu na zasadzie „przeciągnij i upuść”.
Z punktu widzenia biznesu, Trello sprawdza się jako narzędzie do współpracy przy projektach i koordynacji zespołów. Współdzielone tablice, łatwość przydzielania zadań i komunikacja na platformie wspierają firmy w zarządzaniu projektami i pracownikami, niezależnie od tego, czy pracują zdalnie, stacjonarnie czy hybrydowo.
Zobacz również: Trello vs. monday.com: Porównanie narzędzi do zarządzania projektami
Trello jako narzędzie do zarządzania projektami (PM)
Zarządzanie projektami nie musi oznaczać mozolnego tworzenia wykresów Gantta w Excelu. Trello oferuje świeże podejście do wizualnego zarządzania projektami, które na pewno Ci się spodoba.
Niezależnie od tego, czy planujesz swoje codzienne obowiązki, czy kierujesz firmą zatrudniającą tysiące pracowników, Trello oferuje wszystko, czego potrzebujesz: prostotę, intuicyjny interfejs, funkcje PM i przystępną cenę.
Oto funkcje PM, dzięki którym Trello staje się niezastąpionym narzędziem:
- Szablony Trello PM pomagają błyskawicznie rozpocząć projekty, bez potrzeby długiego planowania.
- Za pomocą automatyzacji Butler, możesz zautomatyzować tablice Kanban i inne widoki projektu za pomocą reguł i poleceń.
- Dzięki Power-Upom połączysz Trello z innymi aplikacjami i sprawisz, że stanie się ono jedynym narzędziem, którego potrzebujesz Ty i Twój zespół.
- Integracje Trello otwierają nowe możliwości zwiększenia produktywności i rentowności projektów.
- Siedem różnorodnych wizualizacji zadań i podzadań:
- Tablice Kanban z funkcją „przeciągnij i upuść”.
- Widok osi czasu, który ułatwia zrozumienie postępów projektu.
- Widok kalendarza, umożliwiający planowanie, zmianę harmonogramu i szacowanie wykorzystania zasobów.
- Widok tabeli, dający dostęp do dużej ilości informacji o zadaniach.
- Widok panelu, który zapewnia przegląd jednego lub wielu projektów.
- Widoki obszaru roboczego, pozwalające na wizualizację projektów z różnych działów.
- Widoki map, które umożliwiają spojrzenie na projekty z perspektywy geograficznej.
Jak działa Trello?
Twoja przygoda z zarządzaniem projektami w Trello zaczyna się od utworzenia nowego obszaru roboczego. W obrębie obszaru roboczego możesz tworzyć tablice, a na tablicach dowolną liczbę list i kart. Tablice możesz również dodawać bezpośrednio, ale i tak musisz wybrać dla nich nadrzędny obszar roboczy.
Przyciski nawigacyjne Trello znajdują się w lewym górnym rogu oraz na panelu po lewej stronie. Po utworzeniu nowego obszaru roboczego, Trello automatycznie przełącza widok na nowo utworzony obszar. Aby znaleźć istniejące obszary lub zapoznać się z szablonami, użyj przycisków takich jak „Obszary robocze”, „Ostatnie”, „Oznaczone gwiazdką” i „Szablony”.
Gdy znajdziesz się w wybranym obszarze, panel nawigacyjny po lewej stronie umożliwia przeglądanie tablic Kanban, sprawdzanie kto pracuje nad projektem na zakładce „Członkowie” lub przełączanie się między alternatywnymi widokami projektu, takimi jak tabela czy kalendarz.
Zalety Trello w zarządzaniu projektami
Trello jest niezwykle proste w obsłudze, co jest jego ogromną zaletą. Naukę korzystania z niego można opanować w bardzo krótkim czasie.
Poniżej przedstawiam pozostałe korzyści:
- Dzięki wielokierunkowej strategii szyfrowania aplikacji, dokumenty firmowe i zawodowe są bezpieczne. Dane są szyfrowane zarówno w stanie spoczynku, jak i podczas przesyłania.
- Niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze stacjonarnym, Chromebooku czy smartfonie, Trello oferuje dedykowane aplikacje, które synchronizują dane między urządzeniami. Możesz przerwać pracę na smartfonie z Androidem i wznowić ją na komputerze z systemem Windows w dowolnym miejscu i czasie.
- Dostępny jest bezpłatny okres próbny, co pozwala przetestować platformę przed dokonaniem zakupu.
- Trello jest bardzo elastyczne i może być wykorzystywane do projektów o różnym charakterze, od zadań osobistych po złożone projekty biznesowe.
Ograniczenia Trello jako narzędzia PM
- Trello nie posiada wbudowanej osi czasu projektu w formie wykresu Gantta. Możesz jednak dodać ją za pomocą dodatku Power-Up.
- Nie można w łatwy sposób skonfigurować automatycznych sekwencji zadań ani wizualizować zależności między nimi.
- W porównaniu z dedykowanymi narzędziami PM, Trello ma podstawowe możliwości raportowania.
Zobacz również: Trello kontra ClickUp: wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami
Czym jest Notion?
Notion to narzędzie do zwiększania produktywności oparte na blokach. Możesz z powodzeniem wykorzystać je do tworzenia organizacji wiki, planów rozwoju produktów, stron z celami i kluczowymi wskaźnikami (OKR), notatek ze spotkań czy planów wakacyjnych.
Jako edytor treści oparty na blokach, Notion pozwala dodać niemal wszystko do tablicy zarządzania projektem, m.in. bloki tekstowe, nagłówki, tabele, cytaty, objaśnienia i zdjęcia.
Atutem Notion jest to, że swoją pracę możesz opublikować jako publiczną stronę internetową, do której każdy może uzyskać bezpieczny dostęp bez możliwości edycji. Jest to szczególnie przydatne przy projektach crowdfundingowych czy o charakterze publicznym – Notion umożliwia stworzenie tablicy projektowej i opublikowanie jej w formie strony internetowej.
Notion jest wszechstronny, odpowiedni zarówno dla indywidualnych użytkowników, jak i firm. Możesz tworzyć w nim własne widoki i przepływy pracy, wykorzystując podejście oparte na niskim kodzie. Ta opcja jest niezwykle przydatna, gdy chcesz zapewnić swoim klientom wyjątkowe doświadczenia.
Notion jako narzędzie do zarządzania projektami (PM)
Notion to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami. Oferuje szereg funkcji PM, takich jak bloki. Znajdziesz w nim m.in. widoki projektów, opcje sortowania i filtrowania, zależności projektów, podgrupy, bazy danych i właściwości projektów – wszystko, czego potrzebujesz.
Ponieważ Notion jest minimalistycznym narzędziem wymagającym niewielkiej ilości kodu, rozpoczęcie pracy z nim od pierwszego dnia może być nieco trudne. W takiej sytuacji przydatna okazuje się funkcja Szablonów Notion, gdzie znajdziesz setki bezpłatnych, gotowych szablonów. Możesz również poszukać płatnych szablonów od doświadczonych programistów.
Jak działa Notion?
Notion działa jako elastyczne narzędzie do tworzenia treści, wykorzystujące system oparty na blokach. Możesz tworzyć tablice projektowe, układając i dostosowując bloki. Bloki mogą reprezentować różne typy informacji, takie jak tekst, bazy danych, kalendarze, widoki itp.
Notion dostosowuje się do Twoich indywidualnych potrzeb, np. za pomocą kilku kliknięć możesz przełączyć tablicę Kanban w bazę danych lub odwrotnie.
W przypadku pracy zdalnej Notion oferuje wspólne przestrzenie robocze, do których można zapraszać członków zespołu z wewnątrz i z zewnątrz firmy. Możesz także używać go jako osobistej przestrzeni roboczej do zarządzania obowiązkami domowymi, zadaniami zawodowymi czy swoimi zainteresowaniami.
Aby rozpocząć zarządzanie projektami, dodaj pustą stronę w Notion. Następnie wypełnij ją wybranymi elementami, takimi jak tabele, tablice, kalendarze i galerie, wykorzystując obszar roboczy edytora bloków. Jeśli w Twojej firmie jest kilka projektów lub działów, możesz utworzyć dla nich oddzielne obszary Notion Teamspace i dodać do nich strony Notion.
Zalety Notion w zarządzaniu projektami
Podstawową zaletą Notion jest możliwość tworzenia stron z wykorzystaniem niskiego kodu. Jeśli masz doświadczenie w zarządzaniu projektami i chcesz tworzyć unikatowe widoki, które wyróżnią Twoją firmę, to narzędzie jest dla Ciebie. Ponadto Notion daje możliwość przekształcenia strony w różne formaty, takie jak wiki, bazy danych, strony internetowe, pulpity nawigacyjne czy zautomatyzowane przepływy pracy.
Pozostałe zalety:
- Bezpłatny okres próbny dla projektów o charakterze niekomercyjnym.
- Bezpłatna wersja próbna obejmuje wszystkie podstawowe funkcje niezbędne do zarządzania złożonymi projektami.
- Publikowanie stron jako działające strony internetowe bez ponoszenia kosztów hostingu.
- Minimalistyczna platforma do zarządzania projektami, która nie rozprasza uwagi.
Ograniczenia Notion jako narzędzia PM
- Notion ma dość wysoką krzywą uczenia się.
- Elastyczność i możliwość dostosowania narzędzia mogą być przytłaczające dla nowych użytkowników.
- Brak klasycznej osi czasu w stylu Gantta.
- Stworzenie osi czasu projektu w Notion wymaga specjalistycznej wiedzy i sporego wysiłku, jeśli nie chcesz korzystać z gotowych szablonów.
Trello kontra Notion: porównanie funkcji
Poniższa tabela pomoże Ci zrozumieć, które narzędzie będzie lepsze dla Twojego projektu.
| Funkcje | Trello | Notion |
| Automatyzacja | Łatwe tworzenie automatyzacji, dzięki wskazówkom wyświetlanym na ekranie. | Automatyzacja przepływów pracy w projektach to trudne zadanie. |
| Szablony | Ogromny zbiór szablonów PM dla wielu nisz. | Notion oferuje głównie podstawowe szablony za darmo. Zaawansowane szablony należy kupić od zewnętrznych programistów. |
| Pojemność przesyłanych plików | Nieograniczona, począwszy od planu bezpłatnego. | Limit 5 MB w planie darmowym. Nieograniczona w planach płatnych. |
| Rozmiar przesyłanego pliku | 10 MB/plik dla planu bezpłatnego. 250 MB/plik dla planów płatnych. | 5 GB za załącznik tylko w planach płatnych. |
| Historia strony i dziennik aktywności | Dostępny log i historia obszarów roboczych przez cały czas. | Notion usuwa historię po 7 dniach w planie darmowym, po 30 dniach w planie Plus i po 90 dniach w planie Biznes. Nieograniczona historia tylko w planie Enterprise. |
| Funkcja strony internetowej | Brak możliwości publikacji tablic Trello jako strony internetowej. | Możliwość publikacji stron Notion jako stron internetowych. |
| Wykresy Gantta i osie czasu | Łatwe tworzenie z Power-Upów. | Możliwość samodzielnego opracowania lub wykorzystania płatnych szablonów. |
| Administrator obszaru roboczego | Dostępny w planach Premium i Enterprise. | Dostępny tylko w planie Enterprise. |
| Dostęp API | Niedostępny. | Dostępny. |
| Automatyka baz danych | Niedostępna. | Dostępna. |
| Tworzenie budżetu projektów | Nieobsługiwane. | Obsługiwane. |
| Tworzenie rachunków i faktur | Nieobsługiwane. | Dostępne. |
| Dostęp do pomocy i wsparcia | Łatwy. | Wymagający. |
Zarządzanie projektami – przypadki użycia Trello
Trello idealnie sprawdza się w projektach z obszarów takich jak marketing, projektowanie, inżynieria, HR czy zarządzanie produktami. Oto przykłady użycia Trello:
#1. Planowanie kalendarza treści
Trello to doskonałe narzędzie do zarządzania kalendarzem treści. Zespoły marketingowe mogą tworzyć tablice Trello do celów planowania.
Na tablicach można dodawać listy reprezentujące etapy tworzenia treści, takie jak generowanie pomysłów, szkicowanie, edycja i publikacja. Karty mogą odpowiadać poszczególnym elementom treści, takim jak wpisy na blogu czy posty w mediach społecznościowych, i zawierać zadania i terminy, aby dotrzymać harmonogramu.
#2. Śledzenie leadów i rurociąg sprzedaży
Śledzenie leadów i monitorowanie rurociągu sprzedaży jest również niezwykle proste z Trello. Utwórz tablice dla różnych projektów sprzedażowych, a następnie listy reprezentujące lejek sprzedaży: pozyskiwanie leadów, kwalifikacja, negocjacje i zamknięte transakcje. Poszczególne karty Trello mogą reprezentować potencjalnych klientów, a Ty możesz przypisać je do konkretnych sprzedawców.
Zarządzanie projektami – przypadek użycia Notion
Notion znajduje zastosowanie w projektach z dziedzin takich jak projektowanie, produkcja, inżynieria i rozwój produktów. Poniżej przykład użycia Notion w jednym z projektów:
#1. Plan rozwoju produktu i planowanie funkcji
Zespoły zajmujące się rozwojem produktów i oprogramowania często wykorzystują Notion do realizacji etapów projektów. Możesz skonfigurować bazę danych, aby śledzić funkcje lub historie użytkowników, wraz ze szczegółami, takimi jak priorytet, status, osoby przydzielone i terminy. Następnie możesz powiązać elementy bazy danych z elementami projektu, np. widokami tabeli, tablicy, osi czasu czy kalendarza, aby uzyskać natychmiastową wizualizację.
Dodatkowo, dzięki elastycznym właściwościom, relacjom i filtrom Notion, masz możliwość szczegółowej kategoryzacji i ustalania priorytetów cech produktu. Możesz także zintegrować w Notion dokumenty, makiety i notatki ze spotkań.
Trello kontra Notion: werdykt
Jeśli szukasz narzędzia do podstawowego i zaawansowanego zarządzania projektami, Trello jest świetnym wyborem.
Przede wszystkim jest to proste narzędzie, które każdy może szybko opanować. Nowi użytkownicy mogą z powodzeniem wykorzystywać je do zarządzania projektami na małą skalę, np. przy planowaniu hobby, listach zadań, udostępnianiu dokumentów, współpracy w małych zespołach itp.
Notion wymaga więcej praktyki, zarówno od nowych, jak i doświadczonych menedżerów projektów. Aby skutecznie zarządzać projektami w Notion, musisz zrozumieć wykorzystanie osi czasu projektu, pól projektu, zadań, zależności zadań i właściwości bloków.
Po drugie, cena Trello jest również bardziej przystępna niż Notion. W darmowej wersji Trello otrzymujesz sporą ilość funkcji do zarządzania projektami komercyjnymi dla małego zespołu. Bezpłatna wersja Notion jest dość ograniczona i dostępna tylko dla użytkowników indywidualnych.
W przypadku planów płatnych, standardowy plan subskrypcji Trello oferuje więcej funkcji w bardziej przystępnej cenie niż analogiczna subskrypcja Notion.
Zachęcam również do zapoznania się z alternatywnym oprogramowaniem Jira, które może wspomóc sprawne zarządzanie projektami.