Kluczowe momenty, zwane kamieniami milowymi, to zdarzenia o fundamentalnym znaczeniu dla przebiegu całego projektu. Menedżerowie projektów wykorzystują specjalne wykresy do monitorowania postępów i osiągania zamierzonych celów.
Kamienie milowe ilustrują, w jaki sposób realizowane są cele projektu, ustalone na jego starcie.
Definicja kamienia milowego może wydawać się prosta. Jednakże, nie wszyscy członkowie zespołu projektowego mogą rozumieć je w ten sam sposób, co może prowadzić do trudności w zarządzaniu, jeśli nie ma pełnej synchronizacji w zespole.
Przejdźmy zatem do sedna tematu. W tym artykule przybliżymy, czym są kamienie milowe projektu, jak tworzyć wykresy, jakie korzyści one niosą i wiele więcej, używając przystępnego języka.
Czym jest wykres kamieni milowych? 📈
Zanim przejdziemy do omawiania wykresów, najpierw wyjaśnijmy, czym są same kamienie milowe. Pełnią one rolę punktów kontrolnych, które pozwalają ocenić postęp prac w projekcie. Można je traktować jako drogowskazy, wskazujące istotne etapy na osi czasu projektu. Przykładowo, mogą to być:
- Data rozpoczęcia i zakończenia projektu.
- Zaplanowana prezentacja postępów projektu klientowi, partnerowi zewnętrznemu lub innym interesariuszom.
- Punkt, w którym konieczna jest dyskusja z inwestorami na temat aktualizacji budżetu.
- Przekazanie ważnego rezultatu, np. prototypowej aplikacji mobilnej 📱 do zespołu obsługi klienta w celu zebrania opinii w trakcie procesu zwinnego rozwoju produktu.
Kamienie milowe umożliwiają przejrzystą wizualizację kluczowych elementów projektu i pozwalają szybko ocenić, na jakim etapie znajduje się rozwój produktu lub projektu w danym momencie.
Definicja wykresu kamieni milowych staje się teraz bardziej zrozumiała. To narzędzie, które wizualizuje etapy rozwoju projektu lub produktu. W praktyce, oprogramowanie do zarządzania projektami wykorzystuje wykresy Gantta lub inne struktury osi czasu, na których umieszcza się kamienie milowe.
Na osi czasu projektu, kamienie milowe zawierają istotne informacje, takie jak data rozpoczęcia, termin realizacji, osoba odpowiedzialna i inne. Podobnie jak wykresy Gantta, wykresy kamieni milowych posługują się symbolami, które są umieszczane na osi czasu. Taka struktura umożliwia porównanie planowanych i rzeczywistych terminów realizacji.
Przykładowe symbole na wykresie to: pionowa biała strzałka oznaczająca zaplanowane ukończenie oraz pionowa czarna strzałka, która sygnalizuje faktyczne ukończenie. Biały romb symbolizuje zaplanowane zakończenie, którego data jeszcze nie minęła, a czarny romb ♦️ wskazuje na zaplanowane zakończenie, które już nastąpiło.
Dlaczego wykresy kamieni milowych są ważne dla menedżerów projektów?
Jeśli jesteś menedżerem projektu lub osobą odpowiedzialną za cykl rozwoju produktu, wykresy kamieni milowych okażą się niezwykle przydatne z kilku powodów:
Kontrola terminów
Podział dużego projektu na mniejsze etapy i kamienie milowe pozwala na ustalenie wielu terminów cząstkowych, zamiast jednego ostatecznego terminu. Dzięki temu zespół ma stałą motywację do pracy i nie czeka z realizacją zadań do ostatniej chwili.
Utrzymywanie ważnych dat w centrum uwagi
Szablony wykresów kamieni milowych ułatwiają planowanie projektu, uwzględniając nadchodzące długie weekendy, spotkania zarządu, szkolenia zespołowe i inne ważne wydarzenia.
Identyfikacja wąskich gardeł w projekcie
Zadania związane z rozwojem produktu, które są zależne od zewnętrznych partnerów lub dostawców, mogą stać się wąskim gardłem, ponieważ ich terminy nie zawsze są uwzględnione w harmonogramie projektu.
Wykresy kamieni milowych pozwalają na uwzględnienie takich czynników zewnętrznych, np. konieczność dostawy od dostawcy przed przejściem do kolejnego etapu. Dzięki temu menedżerowie mogą unikać sytuacji, w których projekt utknie w martwym punkcie.
Efektywne wykorzystanie zespołu projektowego
Dzięki podziałowi projektu na mniejsze fragmenty, menedżerowie mogą analizować kamienie milowe i określać, jakie umiejętności są potrzebne do ich realizacji. W konsekwencji, mogą przydzielać zadania poszczególnym członkom zespołu, bazując na ich kompetencjach.
Przejrzystość w kwestiach finansowych
Kamienie milowe są kluczowym elementem raportowania postępów projektu inwestorom. Pomagają zobrazować, na co są przeznaczane środki finansowe i jaki jest prognozowany zwrot z inwestycji. W ten sposób można utrzymać zainteresowanie finansujących i zapewnić stały przepływ gotówki.
Dlaczego wykresy kamieni milowych są lepsze od arkuszy kalkulacyjnych?
Poniżej przedstawiono kilka wad korzystania z arkuszy kalkulacyjnych w zarządzaniu projektem, w porównaniu z dedykowanym oprogramowaniem do tworzenia wykresów kamieni milowych:
#1. Arkusze kalkulacyjne nie zapewniają automatycznej aktualizacji danych, co oznacza, że konieczne jest ręczne przeglądanie wielu arkuszy, aby poznać aktualny stan projektu i kamieni milowych. Następnie należy ręcznie wysyłać e-maile i kontaktować się z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne zadania.
#2. Wykresy kamieni milowych w arkuszach kalkulacyjnych nie powiadamiają automatycznie całego zespołu o osiągnięciu kamienia milowego. Konieczne jest samodzielne śledzenie wszystkich arkuszy w poszukiwaniu ukończonych etapów.
#3. Większość aplikacji do obsługi arkuszy kalkulacyjnych nie oferuje integracji z innymi narzędziami do zarządzania projektami, relacjami z klientami (CRM), śledzenia czasu pracy czy wideokonferencji. Przygotowanie danych i statusów projektu dla interesariuszy wymaga zatem dużego nakładu pracy przed każdym spotkaniem.
#4. Arkusze kalkulacyjne oferują ograniczone możliwości raportowania, ograniczające się do obliczeń numerycznych, wykresów i tabel. Dedykowane aplikacje do zarządzania projektami z wykresami kamieni milowych posiadają zaawansowane funkcje raportowania, takie jak wykresy spalania, wykresy prędkości, skumulowane wykresy przepływu i wiele innych.
Jak stworzyć wykres kamieni milowych?
#1. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celów projektu. W tym celu należy wykorzystać dowolne narzędzie do zarządzania projektami i stworzyć harmonogram. Należy również zapisać cele projektu w kartach zadań oraz określić szacowaną datę rozpoczęcia i zakończenia projektu.
#2. Kolejnym krokiem jest utworzenie listy zadań. Zadania projektowe należy zapisać w porządku chronologicznym. Przykładowo, w projekcie tworzenia strony internetowej, należy najpierw zarejestrować domenę i wybrać dostawcę hostingu, a następnie rozpocząć prace nad samą stroną.
#3. Należy powiązać zadania z przedziałami czasowymi lub konkretnymi datami, w zależności od nakładu pracy potrzebnego do ich realizacji.
#4. Następnie należy zidentyfikować kamienie milowe w projekcie. Aby ocenić, czy dany element projektu kwalifikuje się jako kamień milowy, należy odpowiedzieć na następujące pytania. Jeśli odpowiedź na wszystkie brzmi „Tak”, dany element jest kamieniem milowym:
- Czy ten element jest istotnym punktem kontrolnym, który informuje o postępie projektu?
- Czy ten element ma wpływ na harmonogram projektu?
- Czy ten element wymaga przeglądu przez interesariuszy projektu?
#5. Teraz należy utworzyć oś czasu projektu w wybranym narzędziu do zarządzania projektami. Należy połączyć cele, zadania, produkty, etapy i kamienie milowe w logiczną całość. Podczas tworzenia osi czasu, zidentyfikowane zostaną zależności między zadaniami, które mogą prowadzić do przestojów w projekcie.
#6. Na koniec należy udostępnić wykres kamieni milowych zespołowi projektowemu i interesariuszom. Można również włączyć powiadomienia i e-maile, aby wszyscy byli na bieżąco z aktualizacjami projektu.
Określanie kamieni milowych w zarządzaniu produktem
Większość procesów rozwoju produktu opiera się na metodykach zwinnych, gdzie kluczowe daty nie są już traktowane jako sztywne kamienie milowe. Produkty są wypuszczane i ulepszane na bieżąco.
Dlatego w zarządzaniu produktem, kamienie milowe powinny być konkretnymi celami, które zespół ma osiągnąć po zakończeniu danego cyklu rozwoju lub sprintu. Przykłady kamieni milowych w zarządzaniu produktem to:
- Osiągnięcie założonego celu kluczowego wskaźnika wydajności (KPI).
- Dodanie nowych funkcjonalności do produktu.
- Uruchomienie aplikacji mobilnej na nowym rynku.
- Wsparcie dla zespołu sprzedaży i marketingu.
- Udział w konferencji lub targach i promocja produktu.
- Początek lub koniec kwartału fiskalnego.
Poniżej przedstawiamy kilka polecanych szablonów wykresów kamieni milowych dla menedżerów produktu.
Bezpłatne szablony kamieni milowych projektu
Sprawdź szablony Smartsheet, aby poznać różnorodne podejścia do wykresów kamieni milowych w różnych typach projektów. Znajdziesz tam szablony kamieni milowych projektu, harmonogramy projektów z kamieniami milowymi, kamienie milowe w pozyskiwaniu biznesu, plany kamieni milowych i inne.
Jeśli planujesz zarządzać projektami lub rozwojem produktów przy użyciu tych szablonów, musisz ręcznie śledzić statusy, ponieważ szablony są dostępne w formatach Microsoft Word, Excel i PowerPoint. Niektóre z nich można pobrać w formacie PDF, co ułatwia przesyłanie raportów z kamieni milowych projektu drogą elektroniczną.
Możesz zacząć od prostego szablonu, zawierającego statyczny wykres kamieni milowych i oś czasu. Tabela statyczna zawiera nagłówki, takie jak osoba przypisana do kamienia milowego, komentarze, status i inne.
Wykres kamieni milowych
Wykres kamieni milowych Lucidspark ułatwia wizualizację celów i kamieni milowych. Jest prosty w obsłudze i pozwala na szybkie uporządkowanie kamieni milowych projektu poprzez wprowadzenie odpowiednich szczegółów. Edycja szablonu nie wymaga poświęcenia dużej ilości czasu.
Domylnie jest to matryca składająca się z 3 kolumn i 4 rzędów. Kolumny od lewej do prawej przedstawiają kamień milowy 1, kamień milowy 2, kamień milowy 3 i cel końcowy. Rzędy, od góry do dołu, przedstawiają produkty, kroki i daty.
Możesz kopiować i wklejać istniejące pola tekstowe, aby uwzględnić zadania lub produkty, które reprezentują kamienie milowe. Dodatkowo, możesz łączyć kamienie milowe z zadaniami, etapami, zależnościami itp., korzystając z funkcji Dragline.
Szablony wykresów kamieni milowych
Jeśli wraz z zespołem pracujesz nad dużym projektem z wieloma zadaniami, terminami i produktami, możesz skorzystać z przykładowego wykresu kamieni milowych z Miro.
Gotowy wykres kamieni milowych nadaje się do śledzenia wielu projektów i zadań, używając statycznych wykresów i wizualnych osi czasu. Ułatwia planowanie ważnych wydarzeń w określonych odstępach czasu w cyklu życia projektu.
Przykładowy wykres kamieni milowych umożliwia także współpracę w czasie rzeczywistym z zespołem ds. rozwoju produktu poprzez udostępnianie linków. Możesz również przełączyć tablicę w tryb prezentacji, jeśli chcesz przedstawić ważne osiągnięcia interesariuszom projektu.
Kreator wykresów Gantta
ProjectManager to wiodące narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala tworzyć wykresy Gantta z uwzględnieniem kamieni milowych. Wykresy są dostępne online i umożliwiają konfigurację automatycznych powiadomień, raportowanie, ocenę postępów projektu i wiele innych funkcji.
Narzędzie ułatwia wizualizację kamieni milowych w widoku listy, tablicy i kalendarza projektu. Kamienie milowe są zaprojektowane tak, aby harmonijnie współgrały z wykresem Gantta. Na osi czasu projektu kamienie milowe są oznaczone symbolami rombu.
Możesz dodawać i dostosowywać kamienie milowe za pomocą menu wykresu Gantta. W menu wstążki zobaczysz symbol diamentu. Kliknięcie go umożliwia dodanie nowego kamienia milowego lub edycję istniejącego.
Kamienie milowe projektu
Creately to kolejna popularna platforma oferująca profesjonalne szablony i diagramy. Na stronie internetowej można znaleźć wiele ciekawych szablonów wykresów kamieni milowych, które są zrozumiałe zarówno dla zespołów rozwoju produktu, jak i dla interesariuszy.
Prawidłowo zaprojektowany wykres kamieni milowych, wykorzystujący wykresy Gantta i osie czasu projektu, może pełnić rolę centralnego miejsca do zarządzania projektami. Creately umożliwia współpracę z zasobami zewnętrznymi i wewnętrznymi w czasie rzeczywistym. Dodatkowo, można skonfigurować powiadomienia, aby otrzymywać informacje o wprowadzanych zmianach na tablicy milowej.
Wykres kamieni milowych projektu
Office Timeline to popularne narzędzie, które współpracuje online i offline z aplikacjami pakietu Microsoft Office, takimi jak PowerPoint i Excel. Choć większość funkcji jest płatna, można skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej, aby zwizualizować kamienie milowe. Jeśli uznasz szablon za przydatny, możesz wykupić licencję komercyjną od Office Timeline.
Wykres kamieni milowych zawiera oś czasu projektu oraz podstawowe symbole, takie jak romby, koła i kwadraty, które oznaczają kamienie milowe. Oś czasu projektu to horyzontalna skala, na której prezentowane są kamienie milowe. Możesz dodać dane kamieni milowych, takie jak data rozpoczęcia, opis, zasoby i data zakończenia.
FAQ
Czym różni się wykres Gantta od wykresu kamieni milowych?
Wykresy Gantta i wykresy kamieni milowych to różne narzędzia do zarządzania projektami. Wykresy Gantta pokazują, jakie czynności należy wykonać w projekcie, aby go ukończyć.
Natomiast wykres kamieni milowych określa daty końcowe, do których trzeba zrealizować określone elementy projektu lub przedstawić raport.
Podsumowanie
Kamienie milowe mają duży wpływ na powodzenie każdego projektu. Jeśli jesteś menedżerem projektu i nie ustaliłeś kamieni milowych, teraz jest idealny moment, aby to zrobić. Jeżeli jesteś członkiem zespołu i chcesz ułatwić sobie pracę poprzez wyznaczenie kamieni milowych, porozmawiaj o tym z menedżerem projektu.
W tym artykule omówiliśmy podstawy kamieni milowych, wykresów kamieni milowych oraz ich zalety. Dowiedziałeś się również, jak stworzyć taki wykres dla dowolnego projektu lub procesu rozwoju produktu. Przedstawiliśmy również kilka przydatnych szablonów wykresów, które możesz zacząć wykorzystywać od razu, bez konieczności tworzenia ich od zera.
Zachęcamy również do zapoznania się z artykułem „Mapa drogowa projektu: przewodnik i bezpłatne szablony”, aby uzyskać dodatkową wiedzę o raportowaniu projektów dla interesariuszy.
newsblog.pl