Zasoby magazynowe stanowią istotny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Zaliczają się do nich przedmioty, które firma wykorzystuje w procesie produkcji, a następnie sprzedaje, osiągając zysk.
W zależności od rodzaju działalności i branży, różne formy zapasów będą miały zastosowanie.
Kluczowe jest, aby stany magazynowe nie były zbyt niskie, ani nie przekraczały zapotrzebowania wynikającego z zamówień klientów.
Niewłaściwe zarządzanie zapasami może negatywnie odbić się na przychodach oraz ogólnej kondycji finansowej firmy.
Zbyt małe zapasy mogą skutkować niezadowoleniem klientów, natomiast nadmierne ich gromadzenie generuje straty z powodu marnotrawstwa.
Dlatego też, dogłębne zrozumienie istoty zapasów i ich rodzajów jest niezbędne do podejmowania świadomych decyzji, dostosowanych do potrzeb konkretnego biznesu.
Przeanalizujmy zatem, czym są zapasy i jakie wyróżniamy ich typy.
Czym są zapasy?
Zapasy to po prostu zgromadzone towary.
Towary te mogą obejmować artykuły, materiały i produkty, które przedsiębiorstwo przechowuje w celu sprzedaży lub wykorzystania ich do wytworzenia nowych produktów, które następnie zostaną sprzedane z zyskiem. Firma zarządza tymi zasobami i na bieżąco je aktualizuje, aby móc zaspokoić potrzeby swoich klientów.
Zapasy stanowią aktywa, zarówno te materialne, jak i niematerialne, które posiadają wartość wymienną i potencjał generowania przychodów.
W kontekście produkcji, zapasy obejmują gotowe produkty przeznaczone na sprzedaż, surowce niezbędne do produkcji, a także półprodukty znajdujące się na hali produkcyjnej lub w magazynie.
Przykład: W przypadku firmy odzieżowej, do zapasów zaliczymy gotową odzież, surowce takie jak bawełna, tkaniny, skóra, igły, nici itp., półprodukty tekstylne oczekujące na pakowanie lub dalszą obróbkę, jak również odzież przechowywaną w celu kontroli jakości.
W sektorze usług, zapasy mają zazwyczaj charakter niematerialny, ponieważ nie dochodzi do obrotu fizycznymi towarami. W tym przypadku zapasami mogą być działania niezbędne do wygenerowania sprzedaży lub obiekty, zarówno materialne jak i niematerialne, które wspierają sprzedaż.
Przykład: W przypadku linii lotniczej zapas stanowią miejsca, które należy zapełnić. Podobnie, firma hostingowa będzie miała w swoim zapasie serwery wirtualne.
Aby sprostać oczekiwaniom klientów, niezbędne jest efektywne zarządzanie zapasami. Można to robić za pomocą arkusza kalkulacyjnego, notatnika lub specjalistycznego oprogramowania. Umożliwi to śledzenie stanu magazynowego, zapewni dostępność potrzebnych artykułów i pozwoli na realizację zamówień klientów w dowolnym momencie.
Rodzaje zapasów
Firmy każdej wielkości i z różnych branż wykorzystują zapasy w procesie produkcji i sprzedaży. Niestety, nieumiejętnie zarządzane zapasy mogą przysporzyć wielu problemów.
W zależności od specyfiki branży, zapasy mogą przyjmować różnorodne formy. Skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga znajomości rodzajów zapasów, aby móc wybrać te, które najlepiej pasują do profilu danej firmy.
Chociaż istnieje wiele różnych rodzajów zapasów, skupimy się na czterech głównych, które powinieneś znać.
Zapasy surowców
Surowce to elementy lub materiały, które podlegają dalszemu przetworzeniu w celu wytworzenia produktu finalnego. Mogą to być części składowe wyrobów lub elementy nieprzetworzone, które nie zostały jeszcze użyte w produktach gotowych, ani w zapasach w toku.
Surowce są łączone lub modyfikowane w procesie produkcji, tworząc nowy produkt. Po przetworzeniu w wyrób gotowy, często nie przypominają one swoich pierwotnych form.
Firmy produkcyjne mogą pozyskiwać surowce z własnej produkcji jako produkt uboczny lub zaopatrywać się u zewnętrznych dostawców.
Surowce można podzielić na:
- Surowce bezpośrednie: są one bezpośrednio wykorzystywane w procesie produkcji gotowego wyrobu
- Surowce pośrednie: są one częścią kosztów fabryki lub kosztów ogólnych.
Producenci na ogół zarządzają swoimi surowcami, jednak firmy handlowe mogą samodzielnie przetwarzać surowce lub brać udział w procesie selekcji i dystrybucji.
Pojęcie surowców stosowane jest głównie w przemyśle produkcyjnym i usługowym, natomiast nie odnosi się do handlu.
Przykład: Surowcami w przemyśle odzieżowym mogą być bawełna, guma, igły, nici, jedwab i inne. Są to surowce bezpośrednie dla tej branży, natomiast materiałami pośrednimi będą żarówki, wynajem powierzchni magazynowej, baterie, maszyny itp., które zapewniają ciągłość pracy zakładu.
Optymalizacja zapasów surowców ma kluczowe znaczenie dla zaspokojenia potrzeb klientów, a jednocześnie pozwala na uniknięcie strat. Nie należy gromadzić większych zapasów surowców niż jest to konieczne.
Zbyt duża ilość zapasów generuje wysokie koszty transportu, wymaga więcej przestrzeni magazynowej, a w przypadku zepsucia, przeterminowania lub wycofania materiałów, powoduje straty finansowe. Problem ten jest szczególnie widoczny w branży spożywczej i napojowej, farmaceutycznej i kilku innych.
Z drugiej strony, nie można dopuścić do sytuacji, w której brakuje zapasów surowców. W takiej sytuacji nie będzie można wyprodukować wystarczającej ilości produktów, które chcą kupić klienci.
Należy więc dążyć do zachowania równowagi, na bieżąco śledząc, zarządzając, aktualizując i uzupełniając zapasy zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem rynkowym.
Zapasy produkcji w toku
Produkcja w toku (WIP) to rodzaj zapasów, na który składają się elementy będące w trakcie procesu przekształcania w produkt finalny. Są to półprodukty, przetworzone z surowców i poddane pewnym procesom, które prowadzą do powstania nowego produktu.
Zapasy WIP obejmują elementy, komponenty, podzespoły i zespoły w trakcie procesu produkcyjnego. Z perspektywy kosztów, obejmują nie tylko materiały fizyczne, ale również koszty pracy i koszty ogólne. Zapasy WIP znajdują się na hali produkcyjnej i nie są jeszcze gotowe do sprzedaży. Do czasu zakończenia procesu produkcyjnego podlegają one modyfikacjom i kontroli jakości.
Przykład: W branży produkcji komputerów, komputery w trakcie procesu dodawania funkcji lub urządzeń peryferyjnych i kontroli jakości stanowią zapas WIP.
Podobnie w firmie produkującej szampon, sam szampon wraz z butelkami, w których jest przechowywany i które oczekują na kontrolę jakości również należą do zapasów WIP.
Generalnie, im mniejszy jest stan zapasów WIP, tym lepiej. Dzieje się tak dlatego, że dopóki zapasy nie zostaną przekształcone w wyrób gotowy, nie przynoszą one żadnego pożytku, ponieważ nie można ich sprzedać i osiągnąć zysku. Chociaż w niektórych przypadkach takie materiały można sprzedać po określonej cenie, nie przyniesie to firmie większego zysku.
Przechowywanie dużych zapasów WIP może być ryzykowne w przypadku wystąpienia klęski żywiołowej, która zniszczy magazyny, lub ataku cybernetycznego, który naruszy dane i uszkodzi elementy fizyczne. Z tego powodu wiele firm uważa zapasy WIP za mało przydatne i dąży do ich wyeliminowania.
Dlatego też pożądane jest minimalizowanie ilości zapasów w toku. Ponadto, można zoptymalizować czas potrzebny na przekształcenie zapasów WIP w produkt końcowy, stosując wydajniejsze procedury i narzędzia, które zwiększają produktywność. Pomoże to zmniejszyć wartość zablokowanych zapasów, szybko ją uwolnić i osiągnąć lepsze wyniki.
Zapasy wyrobów gotowych
Zapasy wyrobów gotowych są prawdopodobnie najłatwiejsze do zrozumienia. Są to produkty końcowe, w pełni gotowe do sprzedaży klientom. Klientem może być bezpośredni konsument lub inna firma, która nabywa produkt, aby wykorzystać go w swojej ofercie i sprzedać go dalej swoim klientom.
Wyroby gotowe to produkty, które przeszły pełen proces produkcyjny, pakowanie i kontrolę jakości. Są one w pełni przygotowane do sprzedaży i marketingu na wybranym rynku, w sklepach stacjonarnych lub internetowych.
Wyroby gotowe to efekt końcowy całego procesu produkcyjnego, od wykorzystania surowców i ich przetworzenia w pożądany produkt za pomocą narzędzi i procedur, poprzez montaż części, zapewnienie jakości i pakowanie produktu. Wyroby gotowe są zbywalne, bezpośrednio wpływając na przychody firmy.
Przykład: W przypadku firmy produkującej samochody, wyrobami gotowymi będą samochody lub partie załadowane na ciężarówki, gotowe do sprzedaży. Dla firmy jubilerskiej wyrobami gotowymi będzie biżuteria wystawiona w sklepie i przeznaczona do sprzedaży klientom.
Podobnie, firma produkująca tkaniny będzie miała gotowe wyroby, takie jak gotowe dżinsy, topy, sukienki, koszule itp., które zostały zapakowane i przygotowane do dostarczenia dystrybutorom.
Zapasy MRO
Zapasy materiałów konserwacyjnych, naprawczych i operacyjnych (MRO), zwane również zapasami remontowymi, obejmują elementy potrzebne do montażu produktu, ale nie wchodzące w skład gotowego wyrobu.
W kategorii kosztów, koszty konserwacji i wsparcia są dodawane do tego rodzaju zapasów, wraz z materiałami potrzebnymi do modyfikacji i wzmocnienia produktu, a także poprawy jego estetyki.
Jak sama nazwa wskazuje, zapasy MRO obejmują elementy wykorzystywane w operacjach, naprawach i konserwacji danego produktu. Elementy te pozostają w magazynie, nawet po wysłaniu produktu końcowego, ponieważ klient może potrzebować usług naprawczych i konserwacyjnych w dowolnym momencie.
Zapasy MRO mają kluczowe znaczenie w codziennej działalności firmy. Wiele firm włącza do tego rodzaju zapasów opakowania. W takim przypadku opakowania dzieli się na pierwotne i wtórne.
- Opakowanie pierwotne: odnosi się do opakowania, bez którego produkt nie może być używany, np. puszki do napojów energetycznych lub małe pojemniki do przechowywania balsamu itp.
- Opakowanie wtórne: to zewnętrzne opakowanie towarów, które chroni je przed uszkodzeniem podczas transportu lub przenoszenia, a także nadaje im estetyczny wygląd. Może to być karton, w którym przechowywany jest balsam, lub opakowanie zbiorcze napojów energetycznych itp.
Materiały eksploatacyjne MRO są wykorzystywane podczas produkcji, naprawy lub pakowania, ale nigdy nie stanowią integralnej części produktu finalnego. Są to materiały wspomagające proces produkcyjny.
Przykład: Zapasy MRO mogą obejmować szeroką gamę produktów. W firmie produkcyjnej mogą to być półki, maszyny, sprzęt ochronny, taki jak maski i rękawiczki, komputery, biurka, krzesła, artykuły biurowe i wiele innych.
W warsztacie motocyklowym zapasy MRO będą obejmować elementy potrzebne do naprawy lub konserwacji motocykli, od lawet do pojazdów po śrubokręty, nakrętki i śruby, płyny chłodzące, oleje silnikowe i inne.
Inne rodzaje zapasów
Oprócz wymienionych wyżej głównych rodzajów zapasów, warto wspomnieć o kilku dodatkowych:
Zapas usług
Jest to rodzaj zapasu MRO, który obejmuje koszty ludzkiej pracy w procesie produkcji. Proces produkcyjny wymaga nie tylko materiałów i maszyn, ale także zaangażowania ludzi do obsługi maszyn, pracy na liniach montażowych i wykonywania innych procesów, co generuje znaczne koszty.
Przykład: Pracownicy tacy jak inżynierowie, technicy, operatorzy maszyn, pracownicy biurowi, wykonawcy i inni.
Zapas buforowy / zapas bezpieczeństwa
Rynki produkcyjne i handlowe charakteryzują się zmiennością. Może to mieć negatywny wpływ na proces produkcji i sprzedaży. Zapas buforowy pomaga w takich sytuacjach. Obejmuje on elementy przechowywane w magazynie, aby zrekompensować nieoczekiwane zdarzenia, takie jak nagły wzrost popytu, strajki pracowników, opóźnienia w transporcie itp.
Przykład: Sklep w rejonie narażonym na cyklony może gromadzić zapasy artykułów gospodarstwa domowego w oczekiwanych miesiącach, aby poradzić sobie z nagłym wzrostem popytu.
Zapas oddzielony od produkcji
Dodatkowe elementy przechowywane na każdym stanowisku linii produkcyjnej określa się jako zapasy oddzielone. Zapobiegają one zatrzymaniu produkcji i zapewniają ciągłość pracy, dzięki dostępności wszystkich potrzebnych materiałów. Jest to szczególnie przydatne dla firm produkujących towary, w których poszczególne etapy produkcji mają różną prędkość.
Przykład: Kierownik działu w firmie produkującej komputery odkłada niektóre części na każdym etapie produkcji, aby zapewnić ciągłość procesu. W przypadku braku którejkolwiek z części, można wykorzystać zapasy oddzielone.
Zapas cykliczny
Zapasy cykliczne obejmują artykuły zamawiane regularnie w partiach, co pozwala na zminimalizowanie kosztów magazynowania i zapewnienie odpowiedniego poziomu zapasów. Materiały te są częścią jakiegoś regularnego procesu lub są bezpośrednio wykorzystywane w produkcji.
Przykład: Firma tekstylna regularnie zamawia bawełnę w dużych partiach. W przypadku braku bawełny, nowy transport uzupełni zapasy, wykorzystując wyznaczoną przestrzeń magazynową.
Zapas tranzytowy
Są to elementy, takie jak surowce, które firma przewozi z miejsca na miejsce transportem kolejowym lub drogowym. Mogą to być również gotowe produkty, które firma przewozi ciężarówką do sklepu.
Przykład: Sklep internetowy zamawia 100 koszul i płaci za nie. Koszule są w drodze i mają dotrzeć do sklepu od dostawcy.
Zapas teoretyczny
Zapas teoretyczny, inaczej księgowy, to minimalny zapas, jakiego potrzebuje organizacja do zakończenia danego procesu, eliminując jednocześnie czas oczekiwania. Jest on często wykorzystywany w przemyśle spożywczym i produkcyjnym.
Przykład: Marka produkująca biżuterię wydaje 20% środków na surowce, ale rzeczywiste wydatki wynoszą 23%. Różnica 3% stanowi zapas teoretyczny, który został zmarnowany.
Zapas nadmiarowy
Zapas nadmiarowy lub przestarzały to niewykorzystane lub niesprzedane surowce lub towary, których firma nie planuje sprzedawać lub używać. Niestety, firma nadal ponosi koszty związane z ich przechowywaniem.
Przykład: Firma wyprodukowała 2000 par butów na wyprzedaż w Czarny Piątek, ale udało jej się sprzedać tylko 1800 par. Czarny Piątek dobiegł końca, a zainteresowanie zakupem butów spadło. Firma musi więc sprzedać je po obniżonej cenie lub przechowywać w magazynie, co wiąże się z ponoszeniem kosztów.
Znając różnice pomiędzy poszczególnymi typami zapasów, możesz wybrać te, które najlepiej pasują do Twojej firmy.
Po dokonaniu wyboru odpowiedniego rodzaju zapasów, pojawia się kolejne pytanie – jak je śledzić i zarządzać nimi?
Jak Sortly może pomóc?
Sortly oferuje pomoc w śledzeniu, zarządzaniu i aktualizacji zapasów i aktywów, niezależnie od rodzaju zapasów. Jest to jedno z najlepszych rozwiązań na rynku, zwłaszcza dla małych firm.
Funkcje programu obejmują:
- Kompleksowe zarządzanie zapasami, niezależnie od branży.
- Śledzenie produktów za pomocą kodów kreskowych lub kodów QR i ich aktualizacja.
- Automatyczne alerty monitorujące ważne daty i stany magazynowe, ułatwiające podejmowanie decyzji.
- Zarządzanie zapasami z każdego miejsca i urządzenia, komputera stacjonarnego, laptopa, tabletu lub smartfona.
- Możliwość przyznawania dostępu różnym użytkownikom i bezpiecznego zarządzania poziomami uprawnień.
- Śledzenie dzienników, aby zrozumieć, kto co robi, i unikanie zagrożeń bezpieczeństwa.
- Tworzenie niestandardowych raportów PDF i CSV zawierających dane o działaniach i stanach zapasów.
Ceny: Sortly oferuje bezpłatną wersję próbną. Jest to idealne rozwiązanie dla małych startupów i osób prywatnych. Oferuje jedną licencję, pole niestandardowe oraz 100 wpisów z obsługą e-mail i dostępem do Centrum pomocy.
Płatne plany Sortly zaczynają się od 29 USD miesięcznie i są przeznaczone dla małych firm. Oferują trzy licencje, dziesięć pól niestandardowych, nieograniczone generowanie etykiet z kodami QR oraz 2000 wpisów z obsługą e-mail i Centrum pomocy.
Podsumowanie
Zapasy to aktywa, które obejmują wszystkie towary i elementy niezbędne firmie do wytworzenia produktu finalnego. Zrozumienie różnych rodzajów zapasów pomoże Ci zrozumieć różnice między nimi i wybrać te najbardziej odpowiednie dla Twojego biznesu.
Optymalizacja zapasów jest kluczowa, aby upewnić się, że nie brakuje ich, ani nie jest ich zbyt dużo. Możesz wykorzystać oprogramowanie do zarządzania zapasami, aby śledzić, zarządzać i aktualizować zapasy oraz stale zwiększać swoje przychody.
newsblog.pl