Szablony planów projektów pomagają zespołom być na dobrej drodze do osiągania celów dzięki lepszej produktywności, współpracy i wydajności.
Gdy projekt przebiega sprawnie, nie tracąc ani jednego kroku, wszyscy zaangażowani w ten proces, od członków zespołu po menedżerów, mają uśmiech zwycięstwa na twarzach.
Podczas uruchamiania projektu jest wiele procesów i zadań, od burzy mózgów i produkcji po monitorowanie projektu i analizę raportów.
Zespoły muszą dbać o każdy szczegół, aby projekt był na bieżąco, taki jak umawianie spotkań, przypisywanie pracy, przyjmowanie opinii, usprawnianie przepływu pracy i tak dalej.
Może to być trochę trudne i czasochłonne, jeśli zrobisz wszystko ręcznie.
Ale korzystając z szablonów planów projektów, możesz usprawnić każdy proces i przechowywać dokumentację w jednym miejscu. Daje to jasny plan pokazujący, od czego zacząć i które zadanie jest priorytetem.
W ten sposób każdy wie, co należy zrobić i w jakim czasie musi ukończyć cały projekt.
W rezultacie możesz przyspieszyć przepływ pracy i szybko osiągnąć cele, jednocześnie mierząc jakość.
Rozumiemy kilka rzeczy na temat planu projektu, jego podstawowych składników, zalet, niektórych nakazów i zakazów oraz najlepszych szablonów planu projektu.
Spis treści:
Co to jest plan projektu?
Plan projektu definiuje dokument lub arkusz Excela, w którym możesz przechowywać wszystkie kluczowe szczegóły swoich projektów, w tym daty rozpoczęcia i zakończenia, kamienie milowe, właścicieli, zadania, terminy itp. Umożliwia członkom zespołu zarządzanie ich zadaniami zgodnie z podane instrukcje, nie tracąc ani jednego kroku.
Doskonały plan projektu zawiera zestawienie Twojej pracy, listę zasobów, harmonogram projektu, strukturę podziału pracy i oczywiście plan ryzyka. Pomaga w zapobieganiu dużym wysiłkom i nadmiernemu budżetowi.
Co rozumiesz przez szablon planu projektu?
Szablon planu projektu to narzędzie, które działa jako element konstrukcyjny dla projektów o wysokiej wartości. Korzystanie z tych szablonów ułatwia rozpoczęcie pracy z planem projektu. Szablony planu projektu obejmują przykładowe przypisania, znaczniki zadań, sekcje, kartę priorytetów i nie tylko.
Mając plan projektu jako plan komponentów, Twój zespół może dogłębnie zrozumieć projekt, aby osiągnąć cele. A dobry szablon planu projektu pomaga określić elementy dostarczane projektu, harmonogram i zakres.
Jakie są najważniejsze elementy planu projektu?
Plany projektów mogą się różnić w zależności od projektu, ale wszystkie zawierają mniej więcej ten sam rodzaj informacji. Idealny plan projektu zawiera:
- Streszczenie, które podsumowuje wszystkie informacje o projekcie na jednej stronie
- Cele projektu, które określają końcowy cel projektu
- Kluczowe obowiązki określające role każdej osoby w zespole
- Kluczowe rezultaty i zadania, które podkreślają najbardziej niezbędne rezultaty oraz zadania w całym projekcie
- Dostępne zasoby, aby upewnić się, że masz wszystkie zasoby do ukończenia projektu i w razie potrzeby doda trochę więcej
- Analiza ryzyka pomaga zidentyfikować możliwe zagrożenia przed rozpoczęciem projektu, aby odpowiednio ułożyć plan
- Kluczowe kamienie milowe określają metryki potrzebne do pomiaru postępu projektu
- Proponowany termin projektu pokazuje szacowany czas dla każdego zadania, elementu wynikowego i kamienia milowego.
- Szczegóły budżetu pokazują proponowany budżet projektu
- Plany awaryjne
- Strategie komunikacji, które należy utrzymywać przez cały czas trwania projektu
- Strategia ewaluacji do oceny sukcesu i niepowodzeń projektu
Dlaczego planowanie projektu jest kluczowe?
Osoba będąca ekspertem w obsłudze projektów może powiedzieć, co jest potrzebne do zarządzania całym projektem. Ale w świecie technologii wszystko się zmieniło. Teraz znajdziesz wiele narzędzi, takich jak szablony planów projektów, aby łatwo zaplanować projekt od samego początku.
Przyjrzyjmy się zaletom korzystania z szablonów planowania projektów.
Poprawia wydajność zespołu
Kiedy menedżerowie mają doskonałe plany dotyczące swoich projektów, mogą śledzić każdego członka zespołu na podstawie jego zadań i terminów. Zachęca Twój zespół do efektywnej pracy.
Działa to szczególnie, gdy pracujesz nad długimi projektami, w których zespołowi może brakować motywacji. Korzystając z szablonów planów projektu, Twój zespół może śledzić swoje postępy i uczyć się na błędach, aby osiągać lepsze wyniki. Dzięki jasnemu obrazowi wszystkiego Twoja wydajność może znacznie wzrosnąć.
Zwiększa produktywność
Kiedy pracujesz nad projektem bez solidnego planowania projektu, będziesz musiał zastanowić się, jakie kroki podjąć dalej i jak daleko zaszedłeś w projekcie. Ale dzięki planowaniu projektu poznasz dokładny status swojego projektu i co dalej. W ten sposób oszczędzasz czas i ciężką pracę, co przekłada się na wyższą produktywność.
Lepsza współpraca zespołowa
Idealne narzędzie do planowania projektu mówi wszystkim w zespole dokładnie, co należy zrobić w czasie, aby osiągnąć cel. W związku z tym wszyscy członkowie zespołu znajdują się na tej samej stronie, umożliwiając menedżerowi łatwe przypisywanie ról, ocenę postępów i wydajności oraz poszukiwanie obszarów do poprawy. Zespoły mogą również łatwo komunikować się ze sobą, korzystając z pełnych posiadanych informacji.
Poprawia jakość projektu
Kiedy nie ma zamieszania ani wątpliwości dzięki jasno określonemu planowi, możesz pracować z ufnością. Każdego dnia zaczynasz swoje zadanie, wiesz od czego zacząć i co zakończyć tego samego dnia. Pracujesz odpowiednio i kończysz pracę na czas. W perfekcyjnym planowaniu projektu istnieje również czas buforowy, aby zdać sobie sprawę, że musisz powtórzyć jakiekolwiek zadanie.
Co robić i czego nie robić w planowaniu projektu
Co należy:
- Pomyśl o nowym rozwoju
- Bądź wspierającym członkiem
- Chroń swój zespół przed niepotrzebnymi zakłóceniami
- Bądź pozytywnie nastawiony przez cały projekt
- Poświęć czas potrzebny na wykonanie swoich zadań
- Wyznaczaj cele i pracuj nad nimi
- Bierz odpowiedzialność
- Wyznaczaj kamienie milowe i terminy
Nie:
- Nie ignoruj złych wiadomości
- Staraj się nie podejmować niepotrzebnego ryzyka podczas planowania
- Unikaj dzielenia się jakimikolwiek planami przed dyskusją
- Uniemożliwić swojemu zespołowi angażowanie się w niepotrzebne rzeczy
- Nigdy nie wpadaj w panikę z powodu wyniku; ciągle się poprawiaj
Przyjrzyjmy się teraz niektórym z najlepszych szablonów planów projektu.
Smartsheet
Uzyskaj obszerną listę szablonów za pomocą Plan projektu Smartsheet dla programu Microsoft Word. Możesz użyć szablonów do kierowania, prowadzenia i zarządzania projektem w toku. Korzystanie z prostych szablonów planów projektu pomoże Ci śledzić szczegóły projektu, zarządzać terminami i wizualizować status projektu.
Smartsheet pomaga zachować wszystkie krytyczne szczegóły w formie dokumentu, takie jak daty rozpoczęcia i zakończenia, szczegóły budżetu, potrzebne zasoby i nie tylko, dzięki łatwemu w użyciu i wszechstronnemu szablonowi. Jest to platforma oparta na chmurze, która pozwala Twojemu zespołowi dobrze planować, zarządzać każdym szczegółem projektu i przesyłać raporty.
Ustaw swój główny cel, zidentyfikuj działania wymagane do osiągnięcia tego celu i przypisz osobę odpowiedzialną za każde zadanie za pomocą szablonu planu działania. Ponadto możesz przypisać priorytet do zadań, dat listy i statusu widoku, aby kontynuować projekt.
Dzięki Smartsheet nigdy nie przegapisz żadnych kroków w całym projekcie. Profesjonalnie zaprojektowane szablony mogą utrzymywać wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy, wyższe kierownictwo i klientów na bieżąco na każdym etapie projektu.
Smartsheet oferuje szablony, z którymi chciałbyś pracować, takie jak plan realizacji projektu, jednostronicowy plan projektu, plan projektu do druku, plan projektu Agile, plan projektu budowlanego, plan zarządzania programem, wykres kamieni milowych, lista kontrolna projektu, lista zadań projektu, śledzenie, raport o stanie i nie tylko.
Wypróbuj Smartsheet za darmo i zachwyć swój zespół kompleksowymi szablonami.
Wrike Szablony
Usuń bariery, osiągnij swoje cele i znajdź lepszą przejrzystość w swoim projekcie dzięki Wrike. To solidne narzędzie może zmienić sposób, w jaki planowałeś projekt i pomóc Ci zrobić wszystko na wyciągnięcie ręki.
Uzyskaj 360-stopniowy wgląd, zaawansowaną automatyzację i współpracę między działami z łatwością. Wrike oferuje różne szablony, które dodatkowo pomagają ustalić cel, kamienie milowe i terminy projektu, przypisując zadania każdemu członkowi.
Szablon planu komunikacji pomaga uporządkować krytyczne informacje w całym projekcie, określając, kto jest za co odpowiedzialny, co zawierają i jaka jest częstotliwość. Dzięki temu szablonowi możesz na bieżąco informować interesariuszy.
Szablony Wrike oferują efektywne podejście do zarządzania projektem, dzieląc złożone projekty na łatwe do zarządzania. Możesz przypisywać terminy, wizualnie śledzić postępy i dostarczać projekt w ramach budżetu i czasu. Ponadto za pomocą szablonów planowania projektu można zarządzać przychodzącymi żądaniami za pomocą formularza i śledzić ogólną wydajność za pomocą praktycznych raportów.
Uruchom Wrike za darmo.
Laboratorium szablonów
Laboratorium szablonów oferuje 48 profesjonalnych szablonów dla Microsoft Excel, Word i PDF do planowania i realizacji projektu. Niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie projektu wydarzenia, planowanie remontu domu, planowanie przebudowy kuchni czy planowanie projektu IT, otrzymasz wszystko w szablonie, aby efektywnie zarządzać projektami.
Za pomocą tych szablonów na pewno możesz zobaczyć, co tam jest i co będzie dalej. Możesz wyznaczać cele, identyfikować rezultaty, planować plany, tworzyć plany wsparcia w sytuacjach awaryjnych, zarządzać komunikacją, zasobami ludzkimi itp. TemplateLab pomaga również w łatwym wykonaniu zadań w określonym czasie i budżecie.
Korzystając z szablonów planowania projektu, możesz zdefiniować każde główne zadanie, zapewnić przegląd zarządzania i strukturę kontroli oraz oszacować wymagane zasoby i czas. Wizualizując szablony według własnych preferencji, zrozumiesz, co umieścić w danym wierszu lub kolumnie, aby uzyskać doskonałe raporty.
Możesz pobrać przykładowe szablony planów projektu w formacie PDF, aby zobaczyć, jak wszystko będzie wyglądało podczas uruchamiania projektu. TemplateLab oferuje również bezpłatne szablony planów w formacie Word, Excel lub PDF, które pomogą Ci zaplanować projekty.
poniedziałek.com
Zacznij od gotowych szablonów oferowanych przez poniedziałek.com dla lepszego planowania projektów w Twojej organizacji. Centrum szablonów oferuje różne szablony dla różnych firm, branż i zespołów.
Przenieś kamienie milowe, terminy, budżet, interesariuszy, zadania i nie tylko w jednym miejscu, aby doskonale planować i zarządzać każdym aspektem projektu. Śledź postępy i upewnij się, że żadne zadania nie umkną. Pomaga również zrozumieć przepływ etapów z różnymi widokami, dzięki czemu możesz mieć oko na nadchodzące terminy.
Możesz tworzyć grupy według etapu lub kategorii projektu, a następnie udoskonalać je, aby pokazać własność zespołową i indywidualną. Kategoryzuj każde zadanie na podstawie priorytetu i statusu, aby Twój zespół miał jasny wgląd we wszystko, co musi wiedzieć.
Zintegruj z istniejącymi narzędziami biznesowymi, aby synchronizować terminy, pliki i wiele więcej, ułatwiając i przyspieszając pracę. Możesz także zintegrować go z Gmailem, Dropbox, Excelem, Jira, Kalendarzem Google, Outlookiem i Dyskiem.
Kliknij w górę
Niezależnie od tego, czy planujesz prosty czy złożony projekt, Kliknij w górę oferuje najbardziej przydatne szablony do perfekcyjnego planowania projektu, dzięki czemu nigdy nie przegapisz niczego w swoim przepływie. Zawiera również gotowy dokument, który pomaga organizować różne elementy projektu w jednym dokumencie.
Szablon mapy drogowej umożliwia informowanie członków zespołu o osi czasu projektu w pełnej formie wizualnej. Określ oczekiwania i połącz się z wyznaczonymi zadaniami, aby uzyskać lepsze wrażenia. Ponadto szablon budżetu ułatwia wizualizację wydatków i planowanie przyszłego budżetu.
Szablony ClickUp dają pewność w ustalaniu priorytetów planowania projektu, statusu organizacji i nie tylko. Uporządkuj swoje przepływy pracy, terminy i pliki, aby móc skupić się na tworzeniu pracy. Oferuje również szablon wykresu Gantta, który daje jasny obraz projektu.
Zacznij korzystać z szablonów za darmo.
Następnie przyjrzyjmy się oprogramowaniu do zarządzania projektami, które pozwala łatwo zarządzać całym projektem.
poniedziałek.com
Współpracuj, zarządzaj i planuj dowolny projekt w poniedziałek, od projektów podstawowych po złożone. Pozwól członkom zespołu dawać z siebie wszystko, łączyć każdą ruchomą część projektu w jedną platformę i wywierać większy wpływ, aby osiągnąć swoje cele.
Dzięki temu oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz nawet zarządzać wieloma projektami. Monday.com umożliwia tworzenie pulpitów nawigacyjnych, rozumienie wąskich gardeł, poznawanie zagrożeń, przydzielanie zadań swoim zespołom i nie tylko, dzięki czemu możesz działać szybciej.
Automatyzuj zatwierdzanie projektów i ustalaj priorytety zadań, aby zaoszczędzić cenny czas i wysiłek. Otrzymasz także konfigurowalne formularze, aby natychmiast tworzyć przedmioty na tablicach i łatwo śledzić rzeczy po drodze. Możesz także monitorować wydajność i łatwo podejmować skuteczne decyzje.
Wypróbuj poszczególne projekty za darmo i poznaj ich zastosowanie.
Smartsheet
Witamy w nowym świecie zarządzania pracą dzięki Smartsheet, który pozwala zarządzać projektami, automatyzować procesy i skalować programy przedsiębiorstwa na jednej platformie. Zapewnia zestaw przepływów pracy, pulpitów nawigacyjnych, raportów i widoków do śledzenia i przechwytywania planów, harmonogramów i zasobów.
Firmy każdej wielkości mogą z łatwością i bez obaw skalować, aby dostarczać najwyższą możliwą wartość dzięki wymaganym szablonom i narzędziom. Smartsheet integruje się również z oprogramowaniem, którego już używasz w swojej organizacji. Jest pomocny dla specjalistów IT, projektantów i innych osób, które polegają na projektach.
Znajdź potrzebne zasoby i zacznij zarządzać swoim projektem od początku.
Praca zespołowa
Uruchom swój ważny projekt za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami Teamwork. Pozwala na przeglądanie wszystkiego od początku do końca w jednym miejscu, dzięki czemu możesz łatwo zarządzać projektami.
Uzyskaj zaawansowane funkcje, których potrzebujesz do zarządzania swoim projektem, od śledzenia czasu po alokację zasobów i budżetowanie. Dodaj biurko, czat, Spaces lub CRM do zarządzania projektami, aby bezproblemowo skonfigurować zarządzanie projektami, aby uzyskać jeszcze lepsze wrażenia.
Rozpocznij bezpłatny okres próbny już dziś i zwiększ produktywność i rentowność.
Wniosek
Zarządzanie projektami od początku do końca jest wyzwaniem dla organizacji. Korzystaj z najlepszych szablonów i oprogramowania do planowania projektów, aby planować i realizować projekty z większą elastycznością, łatwością i pewnością. Pomaga zaoszczędzić czas oraz zmniejszyć wysiłek i stres psychiczny.
Możesz również zapoznać się z niektórymi szablonami map drogowych projektu.