Google Workspace: doskonałe narzędzia do bezpiecznej, wydajnej i opartej na współpracy kultury pracy.
Zdalnie czy nie, nie można oczekiwać sukcesu podczas pracy w silosach. A Google Workspace (dawniej GSuite) to miejsce, w którym pracujecie razem w czasie rzeczywistym.
W oparciu o subskrypcję Google Workspace to grupa wielu aplikacji, w tym:
GmailArkuszeCloud SearchSpotkanieSlajdyJamboardFormularze czatuAdministratorKalendarzWitrynyPunkt końcowyDyskZachowajVaultDokumentySkrypt aplikacjiWork Insights
Same w sobie są to proste aplikacje, dla których można łatwo znaleźć substytuty. Ale razem mogą być niezbędnym spoiwem, którego szukałeś, aby pomóc w funkcjonowaniu Twojej firmy jako jedności.
Najpierw zobaczymy niektóre z tych indywidualnych aplikacji wspomagających współpracę, a następnie wbudowane narzędzia bezpieczeństwa i administracyjne.
Spis treści:
Gmail
Wszyscy korzystamy z Gmaila (darmowego), odkąd po raz pierwszy położyliśmy ręce na komputerach. Jednak biznesowy aspekt Gmaila pozostaje ukryty przed takimi użytkownikami.
Wysyłanie e-maili to tylko jeden aspekt Gmaila, ale inne, takie jak integracja z Google Meet, Chatem itp., sprawiają, że jest to więcej niż to, co wydaje się możliwe z powierzchni.
Możesz na przykład przełączyć się na Google Chat i Meet z Gmaila, aby zachować każdą rozmowę w jednym miejscu z opcją zapisania lub usunięcia historii po 24 godzinach.
Ponadto Smart Compose ułatwia pracę jako nadawcy wiadomości e-mail. Dzięki sztucznej inteligencji otrzymujesz sugestie podczas pisania e-maili. Możesz także włączyć personalizację, aby uzyskać większą dokładność, która z czasem się poprawia.
Kolejną doskonałą cechą Gmaila jest filtrowanie spamu. Dzięki uczeniu maszynowemu Gmail zatrzymuje ponad 99,9% spamu. Chociaż jest to doskonała funkcja dla bezpieczeństwa osobistego, jest równie lub bardziej ważna w komunikacji biznesowej.
Jednak jako podmiot biznesowy @twojamarka.com to najlepszy adres e-mail, jaki możesz uzyskać, a używanie @gmail.com jest postrzegane jako ogólne.
Rozwiązując ten problem, możesz użyć niestandardowej domeny i poprosić Gmaila o rozmawianie o Twojej firmie. Google Workspace obsługuje również łatwe przejście od starszych dostawców poczty e-mail, takich jak Microsoft Outlook.
Gmail w obszarze roboczym ma również to, czego możesz potrzebować do skutecznego marketingu e-mailowego. Możesz skorzystać ze wstępnie zaprojektowanych układów, dodać własny smak i użyć funkcji wielokrotnego wysyłania, aby za jednym razem dotrzeć do dużej grupy odbiorców.
Czat i Spaces Google
W tym miejscu rozmawiasz z rówieśnikami, udostępniasz dokumenty, planujesz spotkania i możesz załatwić sprawy bez korzystania z aplikacji do przesyłania wiadomości innych firm, takich jak Slack.
Jest to podzielone na dwie części: Czat i Spaces.
Możesz założyć Czat Google podobny do dowolnej aplikacji do przesyłania wiadomości, takiej jak Slack lub WhatsApp. Umożliwia to rozmowę z dowolną osobą wewnętrzną lub zewnętrzną, która ma tylko konto Google.
Dodatkowo Chat oferuje również rozmowy grupowe.
Z drugiej strony przestrzenie najlepiej nadają się do projektów. Na przykład sekcje Czat i udostępnianie w Spaces są podobne do kanałów Slack, w których możesz dodawać osoby, udostępniać pliki itp.
Dodatkowo możesz przydzielać zadania członkom swojego zespołu i śledzić ich postępy.
W Google Workspace istnieją dwa rodzaje Spaces. Pierwsza z nich jest ograniczona, w której mogą uczestniczyć tylko dodani członkowie. Druga przeznaczona jest dla całej organizacji, gdzie każdy może dołączyć do określonej przestrzeni za pomocą linku.
Tutaj separatorem między darmowymi wersjami a L Workspace jest wsparcie dla integracji aplikacji. Setki aplikacji (takich jak Twitter, Asana, Zapier itp.) są dostępne do kontrolowania bez konieczności wyprowadzania się.
Co ciekawe, Google wdrożyło przetwarzanie języka naturalnego, aby tworzyć podsumowania w czatach i przestrzeniach. Stworzy to krótką wersję całej rozmowy na górze, aby nadrobić wszystko za jednym spojrzeniem.
Spotkanie Google
Spotkanie Google jest natywnym zamiennikiem Workspace dla dowolnej aplikacji do wideokonferencji innej firmy, takiej jak Zoom.
Firma Google ogłosiła dodanie automatycznej transkrypcji i podsumowania spotkań w przyszłych aktualizacjach. Zapewnia to bardziej produktywne spotkania i sprawia, że każda rozmowa jest istotna na późniejszych etapach.
Źródło: Google
Co więcej, dostarczanie wideo skorzysta na nadchodzącym przywracaniu Portrait, które pomoże złagodzić warunki, takie jak słabo oświetlone otoczenie, gorsze kamery internetowe lub niestabilne sieci.
Podobnie funkcje, takie jak oświetlenie portretowe, zapewniają wygląd studyjnej jakości podczas spotkań online.
Chociaż chodziło głównie o wideo, takie rzeczy jak De-pogłos będą filtrować echo, zapewniając optymalne wrażenia słuchowe każdemu, niezależnie od akustyki przestrzeni.
Chociaż Meet może gościć wielu uczestników, czasami to nie wystarcza dla gigantycznej organizacji. W takich przypadkach Meet oferuje funkcję transmisji na żywo dla nawet 10 000 uczestników. Co więcej, w nadchodzących aktualizacjach każdy, kto ma dostęp do transmisji na żywo, będzie mógł brać udział w pytaniach i odpowiedziach lub ankietach, co zapewni wszystkim więcej integracji.
Chociaż Google Meet to przede wszystkim bezpłatne oprogramowanie do wideokonferencji, niektóre funkcje premium są zarezerwowane dla płatnych subskrybentów.
Dodatkowe gadżety obejmują dłuższy czas trwania spotkania (do 24 godzin), większą liczbę uczestników (do 500), podnoszenie rąk, pokoje grupowe, ankiety, dołączanie przez telefon itp.
Poza tym inteligentna redukcja szumów, śledzenie obecności i nagrywanie rozmów sprawiają, że Workspace Meet sam w sobie jest wyjątkowym pakietem.
Dodatkowo możesz utworzyć oddzielną stronę rezerwacji, aby pomóc klientom znaleźć przedział czasowy najlepiej nadający się do dyskusji. I to jest aktualizowane za każdym razem, gdy ktoś rezerwuje czas, wspominając o wolnych slotach.
Spotkania prowadzone przez Google Meet są bezpieczne klasy biznesowej. Wszystko jest szyfrowane podczas przesyłania, a udostępnianie ekranu uczestnikom jest bezpieczne bez obawy, że ktoś węszy. Jednak w późniejszych aktualizacjach użytkownicy będą sami zarządzać kluczami szyfrowania i będą mogli zdecydować się na szyfrowane spotkania typu end-to-end.
Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google
To jest najwięcej, z których Ty i Twój zespół będziecie korzystać jako organizacja.
Narzędzia te pozwalają maksymalnie 100 osobom jednocześnie wyświetlać, edytować lub komentować pojedynczy plik na podstawie ich poziomów uprawnień.
Te narzędzia są zintegrowane z Meet, przenosząc współpracę na nowy poziom. Dzięki temu ludzie mogą nie tylko pracować nad tym samym dokumentem, ale także widzieć i rozmawiać ze sobą.
Ogranicza to wiele ruchów w przód i w tył i pomaga wprowadzać poprawki w czasie rzeczywistym, aby uzyskać najlepsze wyniki w jak najkrótszym czasie.
Poza tym tryb obrazu w obrazie umożliwia wielozadaniowość, jednocześnie obserwując przebieg wydarzeń i wskakując od razu, gdy nadejdzie czas działania.
Podczas gdy większość funkcji jest dostępna dla bezpłatnych użytkowników, Google Workspace ma pewną przewagę.
Po pierwsze, przestrzeń do magazynowania jest podwojona nawet w warstwie podstawowej, która staje się nieograniczona w przypadku wyższych subskrypcji i większych zespołów (ponad pięć). W przypadku zespołu liczącego mniej niż pięć osób pamięć przypisana każdemu użytkownikowi może wzrosnąć do 1 TB, czyli znacznie więcej niż w przypadku bezpłatnej wersji (15 GB).
Ponadto jednym kliknięciem można udostępnić dokument całej organizacji i umożliwić jego wyszukiwanie.
Kolejną unikalną funkcją Dokumentów Google Workspace jest automatyczne podsumowanie. Chociaż zawsze można to zrobić ręcznie, automatyzacja ułatwia w razie potrzeby opcjonalną edycję.
Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, Google planuje objąć Dokumenty, Prezentacje i Arkusze tą samą ochroną przed złośliwym oprogramowaniem i phishingiem, co wdrożona w Gmailu.
Zapewni to otrzymywanie alertów o każdym takim linku lub próbie, która może zagrozić bezpieczeństwu osobistemu lub firmowemu.
kalendarz Google
Najrzadziej używany jest kalendarz. Pozwala jednak na doskonałe planowanie, zapewniając, że nie nachodzisz na zajęty slot nikogo.
Najlepszy przypadek użycia dla kalendarz Google łączy kalendarze wszystkich, aby zobaczyć oczekiwaną dostępność. Poza tym możesz tworzyć i udostępniać kalendarze wskazujące konkretne wydarzenia, które odbiorcy mogą połączyć z własnymi.
Ponadto wszystkie spotkania skonfigurowane w Kalendarzu są synchronizowane wszędzie, unikając wszelkich możliwych kolizji.
Jamboarda Google
Jamboardy Google to cyfrowe tablice pomagające rodzić pomysły napędzające innowacje. Działają jako wspólna przestrzeń, w której można rysować, wymazywać, dodawać obrazy itp.
Twórca Jamboarda może zezwolić innym na przeglądanie (z datą wygaśnięcia lub bez niej) lub redaktorów.
Treści Jamboarda można też przenieść na fizyczną, cyfrową tablicę, którą można kupić oddzielnie od Google.
Jednak wszystko, co omawialiśmy na Jamboardzie, jest dostępne dla każdego użytkownika z kontem Google. Ponownie wyróżnikiem, na korzyść użytkowników Workspace, jest udostępnianie za pomocą jednego kliknięcia do Twojej instytucji.
Wyszukiwarka Google Cloud
Wyszukiwarka Google Cloud to wyjątkowa funkcja dostępna dla użytkowników Google Workspace. To narzędzie wnosi moc wyszukiwarki Google do Twojej firmy.
Mówiąc prościej, jest to miejsce, w którym możesz natychmiast przeszukiwać całe repozytorium dokumentów biznesowych (takie jak Dokumenty, Prezentacje, Arkusze kalkulacyjne itp.).
A najlepsze jest wykrywanie dokumentów z kontrolą dostępu. Oznacza to, że Twoi pracownicy zobaczą w wyszukiwarce w chmurze tylko te dokumenty, do których uzyskali dostęp.
Oprócz samodzielnego zastosowania wyszukiwanie w chmurze jest ściśle zintegrowane z aplikacjami Google Workspace, takimi jak Gmail, Dokumenty, Dysk itp.
Inni
Ponieważ ta sekcja ma na celu współpracę w miejscu pracy, połączyliśmy pozostałe aplikacje Workspace w tej sekcji.
Skarbiec Google
Skarbiec Google pomaga zachować dane użytkownika dla wszystkich aplikacji Workspace, dzięki czemu nie stracisz dostępu do niczego, jeśli ten użytkownik opuści organizację.
Możesz używać Vault do przechowywania wiadomości z Gmaila, plików na Dysku, wiadomości na czacie (z włączoną historią), nagrań z Google Meet i powiązanych plików, Witryn, danych Workspace Google Voice itp.
Jednak Vault przechowuje tylko te dane, którym mu polecisz. Ponadto dane dotyczące żadnego usuniętego użytkownika nie będą dostępne w Vault. W takim przypadku Google zaleca zawieszenie użytkowników zamiast ich usuwania.
Vault oferuje również dostęp do danych oparty na rolach.
Podsumowując, Vault rejestruje każdą aktywność wszystkich Twoich pracowników w jednym miejscu, które możesz wyeksportować w celach prawnych lub innych.
Witryny Google
Chociaż WordPress jest znany jako najłatwiejszy sposób tworzenia stron internetowych, Witryny Google to najlepsza opcja, aby stało się to jeszcze szybciej.
I chociaż możesz to wykorzystać na niezbędną witrynę biznesową, świeci, gdy chcesz zaprezentować konkretny projekt lub zbudować witrynę wydarzenia.
To wszystko jest przeciągane i upuszczane bez żadnego kodowania.
Witryny obsługują również używanie domeny niestandardowej, aby nadać witrynie własną tożsamość. Alternatywnie można opublikować go za darmo z ogólnym adresem internetowym dostarczonym przez Google.
Możesz także współpracować przy dowolnym projekcie internetowym utworzonym za pomocą tego narzędzia. Wreszcie, wszystkie witryny zaprojektowane za pośrednictwem Witryn są responsywne na różnych urządzeniach i rozdzielczościach.
Punkt końcowy
Endpoint pomaga zarządzać urządzeniami pracowników na wypadek ich kradzieży, aby zachować poufne dane firmy.
Dzięki temu możesz wymusić silne hasła i zdecydować się na czyszczenie urządzenia lub konta w ciężkich przypadkach. Punkt końcowy to wieloplatformowe narzędzie chroniące informacje biznesowe w systemach Windows, Mac, Linux, Android, iOS i ChromeOS.
Dodatkowo możesz użyć tego, aby udostępnić określone aplikacje biznesowe w Google Play lub Apple App Store.
Skrypt aplikacji
App Script to niskokodowa platforma aplikacji Google, której można używać do rozszerzania funkcji Workspace o HTML, CSS i JavaScript.
Cel jest prosty: zautomatyzuj najprostsze rutynowe zadania, aby pomóc Ci skupić się na tym, co ważne.
Jest to wstępnie załadowane interfejsami API Workspace i ma natywną integrację z ponad 100 usługami Google.
Statystyki pracy Google
To jest sposób na ocenę przyjęcia Google Workspace w Twojej firmie.
Możesz zobaczyć wykorzystanie poszczególnych aplikacji Google i porównać je ze starszymi aplikacjami. Insights można również skonfigurować tak, aby wyświetlały dane na poziomie zespołu lub grupy albo dla całej organizacji.
Nie ogranicza się to jednak do adopcji. Zamiast tego możesz również sprawdzić dane dotyczące współpracy dla aplikacji Workspace. Daje to dane związane z udostępnianiem dokumentów, współedycją, spotkaniami itp., wskazując na wpływ tych narzędzi w czasie rzeczywistym na kulturę pracy.
Mimo to dane nie będą utrudniać podstawowej prywatności Twoich pracowników, ponieważ są one gromadzone w postaci zbiorczej dla zespołu składającego się z dziesięciu lub więcej osób. Chociaż administratorzy mogą zwiększyć ten limit w przypadku większych organizacji.
Wreszcie administratorzy mogą eksportować raporty w celu dalszej analizy i decyzji kierowniczych.
Wniosek
Oto kilka sposobów, dzięki którym Google Workspace może pomóc Ci współpracować i wydajnie pracować.
Ale to nie wszystko. Masz również dostęp do Google Workspace Marketplace, aby jeszcze bardziej zwiększyć wydajność.
PS: Za pomocą tych narzędzi możesz również dostosować Google Workspace do innego poziomu. Poza tym zapoznaj się z tym indywidualnym przewodnikiem po Google Workspace, aby dowiedzieć się, jak może odmienić Twoją firmę jako samodzielny przedsiębiorca.