Pliki PDF są powszechnie wybieranym formatem do publikacji dokumentów w internecie. Choć wiele osób korzysta z edytorów tekstu, takich jak Microsoft Word, do tworzenia swoich dokumentów, to zazwyczaj konwertują je do formatu PDF przed opublikowaniem. MS Word oferuje wbudowaną funkcję, która umożliwia łatwe eksportowanie dokumentów do PDF, zapewniając przy tym doskonałą jakość. Istnieje jednak pewien problem: rozmiar pliku. Pliki PDF generowane przez MS Word mogą być znacznie większe, niż powinny. Jeśli dokument zawiera obrazy, jego rozmiar jeszcze bardziej wzrośnie. To może być problematyczne, zwłaszcza gdy zamierzamy publikować dokument online lub wysłać go mailem. Na szczęście istnieją proste metody na optymalizację plików PDF tworzonych w MS Word.
Eksportowanie dokumentu do formatu PDF
Aby rozpocząć, otwórz dokument, który chcesz wyeksportować. Następnie przejdź do zakładki Plik i wybierz opcję Eksportuj.
Na ekranie eksportu kliknij przycisk „Utwórz PDF/XPS”. Zostaniesz przekierowany do okna dialogowego „Opublikuj jako PDF lub XPS”, gdzie będziesz mógł zapisać swój dokument.
Redukcja rozmiaru pliku
Podczas eksportu masz dwie dostępne opcje optymalizacji plików PDF w MS Word. Domyślna opcja „Standardowa” generuje plik, który jest znacznie większy. Aby uzyskać mniejszy rozmiar, wybierz opcję „Minimalizuj rozmiar” w oknie dialogowym „Opublikuj jako PDF lub XPS”.
Wybór standardowych czcionek
W Microsoft Word możesz korzystać z dowolnej czcionki zainstalowanej w systemie. Problem pojawia się jednak, gdy nie każdy użytkownik ma te same czcionki. W przypadku wysyłania dokumentu MS Word, czcionki mogą nie być zgodne. Gdy wyeksportujesz dokument do formatu PDF, czcionki zostaną osadzone w pliku, co zwiększy jego rozmiar. Jeśli dana czcionka jest kluczowa dla projektu, należy wziąć pod uwagę kompromis dotyczący rozmiaru pliku.
Jeśli nie masz szczególnych preferencji dotyczących czcionek, najlepiej wybrać jedną z czcionek standardowych, które są powszechnie obsługiwane przez przeglądarki PDF, takich jak Times New Roman, Arial czy Helvetica.
W przypadku, gdy Twój plik PDF pozostaje nadal zbyt duży do wysłania mailem, możesz skorzystać z narzędzi do kompresji online, aby dodatkowo zmniejszyć jego rozmiar. Należy jednak zachować ostrożność przy dokumentach z dużą ilością obrazów, ponieważ nie ma wielu opcji ich kompresji. W przypadku dokumentów tekstowych istnieje większa szansa na stworzenie mniejszego pliku, co ułatwi jego udostępnienie.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.