Które narzędzie do podpisu elektronicznego jest lepsze?

Elektroniczne podpisy, znane również jako ePodpisy, stanowią nieocenioną pomoc w prowadzeniu działalności gospodarczej, szczególnie w kontaktach z partnerami, pracownikami zdalnymi oraz klientami z całego świata.

Czy pamiętasz jeszcze chwile, gdy tradycyjnie podpisywałeś dokumenty długopisem na papierze?

Tradycyjny podpis wymaga skanowania, drukowania, osobistego spotkania, wysyłki pocztą lub faksem, co może być czasochłonne i skomplikowane.

W tym miejscu pojawia się rozwiązanie – podpis elektroniczny.

Dropbox Sign oraz DocuSign to dwie znakomite platformy do elektronicznego podpisywania dokumentów, które warto rozważyć.

Przeanalizujmy zatem te dwie platformy, aby określić, która z nich lepiej spełni Twoje potrzeby.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny (ePodpis) to legalny i efektywny sposób na szybkie podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej. Zyskał zaufanie na całym świecie ze względu na swoje bezpieczeństwo. Podpisy elektroniczne skutecznie zastępują podpisy odręczne w wielu procesach.

Mówiąc prościej, ePodpis to podpis w cyfrowej formie. Wykorzystuje komputery lub urządzenia elektroniczne do weryfikacji tożsamości sygnatariusza i zabezpieczenia dokumentu.

Elektroniczne wyrażenie zgody na warunki dokumentu lub zbiór danych, połączone z podpisem cyfrowym, jest uznawane za podpis elektroniczny. Wyróżniamy trzy główne rodzaje ePodpisów:

• Podpisy elektroniczne zwykłe
• Podpisy elektroniczne zaawansowane
• Podpisy elektroniczne kwalifikowane

Podpisy elektroniczne mają szerokie zastosowanie, od transakcji handlowych i umów po procedury administracyjne. Są one uznawane, respektowane i legalne w skali globalnej. Wprowadzając ePodpisy, przyspieszysz proces podpisywania i zaoszczędzisz cenny czas.

Podpisy elektroniczne to nowa era w relacjach biznesowych. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać zaufaną aplikację do ich obsługi.

Dzięki narzędziom do ePodpisu możesz w prosty i szybki sposób rozwiązać problemy związane z podpisywaniem dokumentów. Zapewnisz klientom bezpieczeństwo i sprawny obieg dokumentów bez wychodzenia z biura.

To również ekologiczne podejście, które pomaga ograniczyć zużycie papieru. Dodatkowo, ułatwia porządkowanie, archiwizację i dostęp do dokumentów.

Wykorzystanie ePodpisów to także oszczędność czasu i pieniędzy. Wpływa pozytywnie na efektywność procesów w firmie i zwiększa produktywność.

Podpisy elektroniczne znajdują zastosowanie w wielu sektorach, takich jak sprzedaż, HR, finanse, IT, biotechnologia, administracja i wiele innych.

Przejdźmy do porównania Dropbox Sign i DocuSign, zaczynając od Dropbox Sign.

Czym jest Dropbox Sign?

Dropbox Sign (wcześniej HelloSign) to aplikacja do podpisywania dokumentów i zarządzania transakcjami cyfrowymi. Umożliwia śledzenie podpisów, przeglądanie historii, podpisywanie dokumentów, zapewnia zgodność z przepisami i wiele więcej.

Umożliwia gromadzenie podpisów elektronicznych i dodawanie prawnie wiążących podpisów do dokumentów. Dropbox, właściciel platformy, obiecuje klientom szybsze finalizowanie transakcji, terminowe wypełnianie dokumentów bez błędów, natychmiastowe włączanie nowych pracowników do firmy i wiele więcej.

Dropbox Sign jest przydatny także dla freelancerów. Umożliwia im łatwe wysyłanie umów do klientów i otrzymywanie podpisanych dokumentów. Platforma jest solidna, oferuje wiele integracji, opcje personalizacji marki i inne.

Z platformy mogą korzystać zarówno użytkownicy prywatni, jak i duże firmy. Aplikacja działa na różnych urządzeniach, dzięki czemu możesz z niej korzystać w dowolnym miejscu.

Dropbox Sign obsługuje ponad 20 języków i integruje się z popularnymi narzędziami, takimi jak Salesforce, Slack i HubSpot. Ułatwia przepływ pracy i komunikację między klientami, dostawcami oraz współpracownikami.

Dzięki Dropbox Sign możesz:

• Gromadzić podpisy elektroniczne w bezpieczny sposób, dzięki szyfrowaniu danych
• Szybko finalizować transakcje, dzięki zautomatyzowanym procesom składania ofert i podpisywania umów
• Automatyzować zadania, zwiększać zgodność z przepisami i zarządzać ryzykiem dzięki sztucznej inteligencji
• Kierować dokumenty do odpowiednich pracowników, aby usprawnić wewnętrzny obieg dokumentów
• Tworzyć i modyfikować umowy, korzystając z gotowych szablonów i opcji personalizacji
• Zastąpić papierową dokumentację pracą bez użycia papieru, dbając o środowisko

Dropbox Sign oferuje darmowy plan z podstawowymi funkcjami i trzema prośbami o podpis miesięcznie. To dobra opcja dla osób, które potrzebują podpisywać niewielką liczbę dokumentów.

Funkcje Dropbox Sign

Dropbox Sign posiada unikalne funkcje, które czynią go doskonałym wyborem dla każdego. Koncentruje się na upraszczaniu procesów dla użytkowników i organizacji. Przyjrzyjmy się jego kluczowym cechom:

#1. Szablony

Często używane dokumenty możesz przekształcić w szablony Dropbox Sign. Dzięki temu, każda prośba o podpis staje się szybka i prosta. Sformatowanie dokumentów zajmuje zaledwie kilka minut.

Proces formatowania dokumentów obejmuje zaledwie cztery kroki:

• Prześlij dokument: wybierz dokument, który wysyłasz regularnie, np. umowę o poufności.
• Określ sygnatariuszy: przypisz role osobom podpisującym, np. klient, właściciel firmy, pracownik.
• Umieść pola: przeciągnij i upuść pola podpisu w odpowiednich miejscach dla każdej roli.
• Zapisz, wyślij i ponownie użyj: po utworzeniu szablonu wysyłka dokumentu jest szybka i bezproblemowa.

Dzięki tej funkcji możesz zautomatyzować swoją pracę, uprościć masową wysyłkę dokumentów i przygotować je do natychmiastowego podpisania.

#2. Edycja dokumentów

Edytor dokumentów jest standardowym elementem każdej aplikacji do podpisu elektronicznego. Umożliwia dodawanie pól, w których sygnatariusze mogą wpisać potrzebne dane. Dropbox Sign oferuje funkcje nawigacyjne, które wyróżniają go na tle konkurencji.

Dropbox Sign umożliwia także dodanie własnej identyfikacji wizualnej i dostosowanie języka aplikacji. W ten sposób wzmocnisz swoją markę i poprawisz komunikację. Do personalizacji e-maili możesz wstawić logo firmy, slogan, edytować nazwę nadawcy oraz stopkę e-maila.

#3. Wysyłanie dokumentów

Dropbox Sign oferuje wiele opcji wysyłki dokumentów, w tym poprzez wygenerowanie linku do podpisu lub wysyłkę pliku CSV z masowymi podpisami i podpisami osobistymi.

Wysyłając dokumenty e-mailem, możesz dostosować tytuł, dodać załączniki, spersonalizować wiadomość dla sygnatariuszy oraz ustawić adres do wiadomości DW.

#4. Podpisywanie i przechowywanie dokumentów

Dropbox Sign oferuje przydatne funkcje, takie jak przycisk „Dalej”, który automatycznie przenosi użytkowników do następnego pola do podpisu.

Dostęp do podpisanych dokumentów powinien być prosty i szybki. Dropbox Sign to platforma chmurowa, która przechowuje wszystkie Twoje dokumenty i zapewnia do nich dostęp w dowolnym momencie.

#5. Bezpieczeństwo

Oprogramowanie do podpisu elektronicznego musi być wyposażone w zaawansowane zabezpieczenia i spełniać wymogi prawne. Dropbox Sign oferuje szyfrowanie SSL, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, zgodność z prawem międzynarodowym, HIPAA, ESIGN i bezpieczne przechowywanie dokumentów.

Narzędzie zapewnia raporty z audytu, umożliwiające śledzenie wszelkich zmian i działań w każdym dokumencie. Są one automatycznie dołączane do podpisywanych dokumentów.

#6. Integracje i API

Dropbox Sign oferuje wiele integracji i interfejs API, który usprawnia obieg dokumentów. Możesz zintegrować ulubione narzędzia z Dropbox Sign i tworzyć dedykowane aplikacje, wykorzystując jego funkcje.

#7. Obsługa klienta

Dropbox Sign oferuje skuteczną obsługę klienta, wykorzystując czat na żywo i kanały e-mail. Dostępne jest wsparcie 24/7, strona z informacjami o stanie aplikacji, baza wiedzy oraz powiadomienia o aktualizacjach.

Czym jest DocuSign?

DocuSign, założony w 2003 roku, to jedna z pionierskich aplikacji do podpisu elektronicznego, z ponad milionem klientów, 44 wersjami językowymi i 400 integracjami.

To narzędzie do ePodpisów umożliwia gromadzenie i zarządzanie dokumentami z dowolnej lokalizacji i urządzenia. Zapewnia ścieżki audytu i usprawnia przepływ pracy. Z DocuSign możesz łatwo wysyłać, potwierdzać notarialnie i podpisywać dokumenty cyfrowe.

Ponadto możesz łatwo przekierowywać dokumenty do odpowiednich pracowników, aby zorganizować wewnętrzne procesy. Narzędzie pomaga automatyzować zadania, zwiększać zgodność i zarządzać ryzykiem, dzięki funkcjom zarządzania cyklem życia kontraktów oraz zaawansowanej sztucznej inteligencji.

Możesz tworzyć różnego rodzaju umowy i modyfikować je zgodnie z potrzebami, wykorzystując szablony wielokrotnego użytku.

DocuSign jest dostosowany do wielu branż i sektorów biznesowych. Jest idealny, jeśli regularnie potrzebujesz podpisywać dokumenty i nie masz nic przeciwko dodatkowym opłatom.

Dzięki szerokim opcjom integracji możesz połączyć DocuSign z firmowymi narzędziami i usprawnić procesy biznesowe. Nieograniczona liczba szablonów pozwoli Ci zaoszczędzić czas, ponieważ możesz wielokrotnie wykorzystywać te same wzory dokumentów.

DocuSign oferuje dostępność na poziomie 99,99%. Z jego usług korzysta ponad 180 krajów. Dostęp do umów jest możliwy z poziomu aplikacji mobilnej i przeglądarki internetowej.

Zostań bohaterem swojej firmy, ograniczając ręczne zadania i usprawniając procesy wysyłania, podpisywania i zarządzania dokumentami z DocuSign.

Funkcje DocuSign

DocuSign oferuje elastyczne funkcje, które pomagają małym i dużym firmom w szybkim przechowywaniu i edycji dokumentów. Funkcje takie jak szablony, raporty z audytu, podpisy osobiste, podpisy wielostronne, prawnie wiążące podpisy i inne, pozwalają na usprawnienie pracy.

Omówmy bardziej szczegółowo niektóre z funkcji:

#1. Tworzenie dokumentów

Z milionami użytkowników na całym świecie DocuSign przetwarza codziennie ponad milion dokumentów. Ułatwia to dostęp do dokumentów i zapewnia ich kompatybilność. Oferuje:

• Szeroką obsługę typów plików: DocuSign obsługuje wszystkie popularne typy plików, takie jak Microsoft Excel, Word i PowerPoint. Obsługuje również formaty .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx i inne.
• Konwersję formularzy PDF: dzięki tej funkcji szybko przygotujesz dokumenty do podpisu. Po przesłaniu pliku PDF DocuSign automatycznie rozpoznaje i konwertuje go do pól osoby podpisującej.
• Ponad 20 standardowych i niestandardowych tagów i pól: dzięki temu możesz łatwo poprowadzić klientów i partnerów do właściwych miejsc. Możesz używać standardowych tagów, takich jak podpisy, tytuły, inicjały, nazwy firm, teksty, liczby, nazwiska.
• Rysunek: pole to umożliwia sygnatariuszom i nadawcom wstawianie podpisów i obrazów bezpośrednio do dokumentu.

DocuSign oferuje również integrację przechowywania w chmurze, automatyczne umieszczanie tagów, PowerForms i dodatkowe dokumenty w tej sekcji.

#2. Pola danych

Zaawansowane opcje sprawdzania pól w DocuSign automatyzują logikę biznesową i usprawniają proces podpisywania dokumentów. Możesz z łatwością zintegrować DocuSign z innymi aplikacjami, aby wstępnie wypełnić formularze.

• Pełna funkcjonalność formularzy: projektuj formularze w dowolny sposób, dzięki funkcjom pól wyboru, rozwijanych list, pól tekstowych, walutowych, numerycznych, przycisków opcji i innych.
• Pola danych stron trzecich: możesz łączyć pola z danymi z zewnętrznych usług. Dane aktualizowane są automatycznie, co eliminuje żmudną pracę.
• Walidacja danych: ogranicz typ danych wprowadzanych w danym polu, aby uniknąć błędów. Funkcja ta eliminuje potrzebę ponownej wysyłki dokumentów i pomaga uniknąć błędów. Obejmuje to takie opcje jak adres e-mail, numer telefonu, kod pocztowy, tekst, data i numer ubezpieczenia społecznego.
• Formatowanie i logika pól: możesz ukrywać pola i ujawniać je w zależności od potrzeb. Wartości są automatycznie obliczane na podstawie danych wprowadzonych w innych polach. Pola zablokowane zabezpieczają dane, a pola połączone zapewniają, że wszelkie zmiany są odzwierciedlane we wszystkich podobnych polach.
• Oznaczenia pól i dokumentów: DocuSign umożliwia edycję wybranych pól. Możesz zarządzać żądaniami i zmieniać inicjały. Historia transakcji pozwala śledzić wszystkie zmiany.

#3. Przepływ pracy podpisywania

DocuSign umożliwia określenie liczby sygnatariuszy i kolejności ich podpisywania. Możesz przypisywać odbiorcom różne role i uprawnienia, kontrolując każdy etap procesu.

Funkcje obejmują routing szeregowy, równoległy, mieszany, masową wysyłkę, uprawnienia odbiorców, prawidłową dokumentację, przypomnienia i powiadomienia, widoczność dokumentów i szablony.

#4. Uwierzytelnianie osoby podpisującej

Dzięki wielopoziomowemu uwierzytelnianiu masz pewność, że sygnatariusze są prawdziwi. Zwiększa to bezpieczeństwo i ochronę danych.

Obejmuje uwierzytelnianie oparte na e-mailu, kodzie dostępu, SMS-ie, telefonie, weryfikację tożsamości, uwierzytelnianie stron trzecich i inne.

#5. Wysyłanie i podpisywanie

Łatwo wysyłaj dokumenty za pomocą DocuSign i pozwól klientom podpisać i odesłać je w ciągu kilku minut. DocuSign sprawia, że proces wysyłania i podpisywania jest szybki i prosty.

Funkcje obejmują responsywne podpisywanie, powiadomienia SMS, możliwość podpisywania i wysyłania w trybie offline, aplikacje mobilne, dostęp współdzielony, elastyczne podpisywanie i opcje personalizacji marki.

#6. Raportowanie

Wydajne raportowanie w DocuSign bardzo ułatwia pracę. Administratorzy kont i użytkownicy mają przejrzysty wgląd w działania na koncie.

Statystyki biznesowe są dostępne w czasie rzeczywistym i poprzez harmonogram raportów. Obejmuje to status w czasie rzeczywistym, wgląd w proces podpisywania, eksport danych, raporty dokumentów, raporty konta i wiele innych.

DocuSign oferuje również szeroki zakres funkcji, takich jak zgodność z przepisami, dodatkowe usługi, archiwizacja i przechowywanie dokumentów, dostępność, bezpieczeństwo, administracja międzynarodowa i zasady dotyczące haseł.

Dropbox Sign a DocuSign

Oba narzędzia do ePodpisu dają podobne rezultaty. Ostatecznie, oba służą do wysyłania dokumentu do podpisania. Główne różnice między DocuSign a Dropbox Sign to funkcje, ceny i wsparcie. Przeanalizujmy te różnice.

Dropbox Sign DocuSign
Umożliwia integrację w wyższych planach Umożliwia integrację w każdym planie Posiada standardowe funkcje Posiada zaawansowane funkcje Bardziej odpowiedni dla małych firm Bardziej odpowiedni dla średnich i dużych firm Dropbox Sign jest tańszy DocuSign jest droższy Ograniczona liczba szablonów Szablony wielokrotnego użytku w wybranych planach Brak opcji zarządzania kontaktami Możliwość zarządzania kontaktami Brak opcji porównywania dokumentów Możliwość porównywania dokumentów Brak opcji planowania czasu udostępniania plików Możliwość planowania czasu wysyłki plików Użytkownicy i odbiorcy mogą wysyłać i podpisywać dokumenty w 22 językach Możliwość wysyłania dokumentów w 14 językach, odbiorcy mogą podpisywać w 44 językach Jednym kliknięciem można wysyłać dokumenty do dużej listy odbiorców w wyższych planach Automatyczne wysyłanie e-maili i unikalnych dokumentów po zaimportowaniu listy odbiorców Oferuje wsparcie e-mail i internetowe Oferuje wsparcie e-mail, telefoniczne i internetowe

Podsumowanie

Zarówno Dropbox Sign, jak i DocuSign to doskonałe narzędzia do ePodpisu, które mogą być przydatne dla różnych typów firm. Dropbox Sign to świetna opcja dla małych firm, ponieważ jest tańsza i oferuje podstawowe funkcje. DocuSign z kolei, jest lepszym wyborem dla większych firm, które potrzebują zaawansowanych funkcji.

Aby dowiedzieć się, które narzędzie lepiej sprawdzi się w Twoim przypadku, przetestuj oba rozwiązania. Praktyczne wypróbowanie pozwoli Ci podjąć świadomą decyzję.

Oba narzędzia oferują bezpłatne okresy próbne, co ułatwia szybki start i podjęcie decyzji o wyborze.

Sprawdź również jak dodać podpis do dokumentu Word.